5 metoder för lageranalys som ger bättre lagerkontroll

Lageranalys är processen att fastställa den optimala lagernivån för ett företag, så att man kan undvika både lagerbrist och för stora lagernivåer. Detta är särskilt viktigt för grossister inom handel med varaktiga varor, där efterfrågan på marknaden kan variera kraftigt över tid. Att ha god insyn i lagret, effektiva processer för att hantera lagernivåer samt förmågan att övervaka och reagera på förändringar i kundernas efterfrågan är avgörande för en framgångsrik lagerstyrning.

Att hantera lagret på ett korrekt och träffsäkert sätt är avgörande för grossister. När lagernivåer ska optimeras finns det många vanliga utmaningar att ta hänsyn till. Lagerkontroll kan snabbt hamna i obalans när lagerplatser fylls med överlager eller inkuranta produkter, vilket binder kapital, pressar budgeten och minskar det tillgängliga rörelsekapitalet.

Lagerkontroll och lageroptimering kan liknas vid att gå på lina med ögonbindel. Utan rätt verktyg och processer är risken stor att det går fel. Saknas förutsättningar för tillförlitliga prognoser kan både lönsamhet och tillväxt påverkas negativt.

Genom att välja rätt metod för lageranalys kan distributörer få en tydligare bild av vilka produkter som driver intäkter, vilka som binder kapital och var lagernivåerna behöver justeras.

I den här guiden går vi igenom fem vanliga metoder för lageranalys och visar när de är som mest användbara för att fatta smartare beslut om påfyllnad. Dessa metoder inom lagerstyrning är särskilt värdefulla för team som vill förbättra tillgängligheten, minska svinn och överlager samt behålla kontrollen över rörelsekapitalet.

Översikt över metoder för lageranalys

Lageranalys, lagerkontroll och lagervärdering – vad är skillnaden?

Lageranalys, lagerkontroll och lagervärdering hänger nära samman, men de är inte samma sak. Var och en fyller en viktig funktion för att skapa en effektiv och lönsam lagerstyrning.

• Lageranalys handlar om att förstå hur lagret presterar, hur efterfrågan förändras över tid och vilka artiklar som kräver mest uppmärksamhet.
• Lagerkontroll fokuserar på de dagliga processerna som används för att hantera lagernivåer, påfyllnad och varuflöden i lagret.
• Lagervärdering är den redovisningsmetod som används för att fastställa värdet på lagret. Den påverkar bland annat kostnaden för sålda varor, företagets resultatrapportering och balansräkning.

För distributörer uppnås de bästa resultaten när alla tre områden samverkar. Lageranalysen visar vad som händer i lagret, lagerkontrollen gör det möjligt att agera på insikterna och lagervärderingen hjälper ekonomiavdelningen att förstå det faktiska värdet och kostnaden för det lager som hålls i verksamheten. Metoder för lagervärdering, såsom FIFO, LIFO och genomsnittskostnad, spelar en viktig roll eftersom de påverkar både kostnaden för sålda varor och hur lagret redovisas i balansräkningen.

Kostsamma misstag i lageranalysen som distributörer gör

Vi är alla mänskliga och misstag händer. Men inom supply chain kan även små fel få stora konsekvenser. Här är tre vanliga utmaningar inom lageranalys som många grossister och distributörer ställs inför, och som kan bli mycket kostsamma om de inte hanteras i tid.

1. Hanterar inte överlager. Regelbunden analys av överlager hjälper distributörer att identifiera produkter med låg omsättningshastighet innan de binder upp för mycket rörelsekapital eller riskerar att bli inkuranta. En effektiv övervakning av lagret säkerställer att rätt prioritet ges till de mest lönsamma produkterna med hög omsättning och gör det samtidigt möjligt att skilja ut artiklar som kanske finns i stora volymer, men som är mindre lönsamma eller säljer långsammare. Att känna till lageromsättningshastigheten på artikelnivå är avgörande när man analyserar lagrets hälsa. Har du till exempel tillräckligt av dina A-klassificerade produkter i lager för att möta efterfrågan? Och behöver du verkligen fortsätta lagerföra en C-klassificerad produkt, eller binder den bara upp värdefullt rörelsekapital? Att inte hantera överlager i tid kan dessutom leda till att produkter blir inkuranta, vilket kan bli ännu mer kostsamt för verksamheten

2. Bristande hantering av inkuranta varor. En effektiv hantering av inkuranta varor innebär att identifiera riskutsatta artiklar i ett tidigt skede, sätta upp tydliga kriterier för uppföljning och agera innan produkterna förlorar ytterligare värde. Alla grossister verkar i en föränderlig och ibland oförutsägbar marknad. Därför uppstår det ibland situationer där oönskade eller inkuranta produkter blir liggande i lagret till följd av för stora inköp eller en oväntad nedgång i efterfrågan. Även om dessa produkter sällan kan säljas med god lönsamhet behöver de avvecklas från lagret för att undvika ännu större ekonomiska förluster över tid. De flesta artiklar som inte har sålts på tolv månader kan klassificeras som inkuranta och bör systematiskt avlägsnas från lagret för att minska onödiga lagerhållningskostnader.

3. Analyserar inte säsongsvariationer i lagret. En viktig del av att säkerställa att utbudet möter efterfrågan är att förstå hur kundernas köpbeteende för en viss produkt påverkas av säsongsvariationer. Genom att analysera säsongsmönster blir det lättare att förutse och planera för perioder med både högre och lägre efterfrågan. Det kan innebära att inköpstakten behöver justeras under olika delar av året eller att extra lager behöver byggas upp för att säkerställa tillgänglighet under högsäsonger. För grossister är en genomtänkt hantering av säkerhetslager ett av de bästa sätten att hantera variationer i efterfrågan och skapa större stabilitet i leveranskedjan.

Vanliga metoder för lageranalys

Lageransvariga använder flera olika metoder för att analysera lagernivåer. De vanligaste metoderna bygger antingen på att mäta den totala lageromsättningen (det vill säga kostnaden för sålda varor dividerat med genomsnittligt lagervärde) eller på att använda den genomsnittliga dagliga kostnaden för sålda varor för att beräkna hur många dagars lager som finns kvar.

Användbara nyckeltal och formler för lageranalys

Lageranalys blir betydligt enklare när alla arbetar utifrån samma siffror. Dessa nyckeltal och formler är en bra utgångspunkt för att utvärdera lagrets hälsa, identifiera produkter med låg omsättningshastighet och förstå hur snabbt lagret omvandlas till försäljning.

Dessa nyckeltal är användbara var för sig, men de blir ännu mer kraftfulla när de kombineras med efterfrågeprognoser, leverantörernas ledtider, säsongsvariationer och servicenivåmål. Att hålla mindre lager kan se effektivt ut på papperet, men om det leder till fler lagerbrister, utebliven försäljning eller akuta inköp förbättrar det inte den faktiska lagerprestandan.

Olika metoder, tekniker och arbetssätt används för lageranalys. Vi går igenom de 5 vanligaste metoderna för lagernalys nedan.

1. ABC analys är en metod för att kategorisera lagerartiklar utifrån deras värde för verksamheten. Inom lagerstyrning hjälper ABC analys företag att fokusera tid, budget och planeringsinsatser på de artiklar som har störst betydelse. De mest värdefulla produkterna placeras i kategori A, ”de få men avgörande”, medan de minst värdefulla hamnar i kategori C, ”de många men mindre betydelsefulla”. Klassificeringarna A, B och C tilldelas produkter med högt, medelhögt respektive lågt årligt förbrukningsvärde. Genom att placera A-klassificerade produkter närmare lagrets in- och utleveransytor kan företag spara både tid och arbetskostnader vid hantering av kundorder. Programvara för lageroptimering används ofta för att identifiera vilka artiklar som bör placeras i respektive kategori

2. Lageromfördelning innebär att produkter automatiskt flyttas mellan olika lagerplatser, exempelvis mellan flera lageranläggningar där efterfrågan på vissa artiklar kan variera mellan olika regioner. Omfördelning är särskilt viktigt för företag som vill undvika att köpa in mer av produkter som redan finns i stora volymer någonstans i det egna lagernätverket. Metoden lämpar sig väl för branscher med hög omsättningshastighet eller tydliga säsongsvariationer, eftersom tillgången till produkterna blir mindre beroende av leverantörernas ledtider.

Som i exemplet nedan kan en grossist med flera lageranläggningar omfördela överlager från Lager 2 till Lager 3 till en bråkdel av kostnaden jämfört med att köpa in nytt lager från tillverkaren eller leverantören. Efterfrågan kan fortfarande mötas, samtidigt som företaget undviker att binda ytterligare rörelsekapital.

3. Först in, Först ut (FIFO) är en metod där de äldsta lagervarorna säljs först och de senast inkomna produkterna säljs sist. FIFO är särskilt användbar när äldre lager behöver omsättas först, exempelvis för produkter med utgångsdatum, begränsad hållbarhet eller hög risk att bli inkuranta. När en vara säljs tas den äldsta kostnaden som är kopplad till artikeln bort från lagret. Den kostnaden redovisas sedan i resultaträkningen som en del av kostnaden för sålda varor. FIFO innebär också att de senaste inköpskostnaderna för en artikel ligger kvar i lagerkontot och redovisas i balansräkningen. Detta är idag den vanligaste metoden som distributörer använder för produkter med utgångsdatum.

4. Sist in, Först ut (LIFO) innebär att de senast producerade eller inköpta varorna säljs först. LIFO kan användas i vissa redovisningsmiljöer där kostnaderna stiger över tid och där redovisningsreglerna tillåter metoden. LIFO är en populär redovisningsmetod bland tillverkare och distributörer som hanterar produkter där inköpskostnaderna förändras ofta. I dessa fall används de dyrare varorna först. Om kostnaden för sålda varor ökar över tid leder användningen av LIFO till lägre beskattningsbar inkomst och därmed lägre inkomstskatt jämfört med FIFO. Under en längre tidsperiod, eller när kostnaderna ökar kraftigt, kan skillnaden i skattebetalningar bli betydande.

5. Genomsnittskostnad används mer sällan eftersom metoden behandlar äldre och nyare lager på samma sätt och helt enkelt beräknar den genomsnittliga kostnaden för hela lagret, oavsett dess aktuella marknadsvärde. Metoden skapar en genomsnittlig kostnad baserad på både äldre och nyare lager, vilket kan vara fördelaktigt när inköpspriserna varierar regelbundet. Samtidigt kan den vara mindre tillförlitlig när det gäller att korrekt redovisa kostnaden för sålda varor och lagervärden i balansräkningen.

Vilken metod är bäst för grossister?

För grossister som säljer varaktiga varor kan LIFO vara ett fördelaktigt alternativ om kostnaden för råmaterial eller färdiga produkter från leverantörer tenderar att öka över tid, vilket den ofta gör. I sådana situationer leder LIFO vanligtvis till en lägre beskattningsbar inkomst jämfört med FIFO.

Samtidigt bör distributörer komma ihåg att FIFO kan vara det bättre valet om målet är att upprätthålla en stark balansräkning. En stark balansräkning kan underlätta vid låneansökningar, bidra till att möta investerares förväntningar och ge ett positivt intryck hos branschanalytiker. Med FIFO tenderar rörelsekapitalet att framstå som starkare.

Hur väljer man rätt metod för lageranalys?

Det finns ingen enskild metod för lageranalys som passar bäst för alla distributörer, produkter eller lager. Vilken metod som är rätt beror på vilket problem du försöker lösa. Om för mycket kapital är bundet i produkter med låg omsättningshastighet kan ABC analys vara en bra utgångspunkt för att identifiera vilka artiklar som kräver mest uppmärksamhet. Om en produkt finns tillgänglig i ett lager men saknas i ett annat kan lageromfördelning vara ett effektivt sätt att förbättra tillgängligheten utan att omedelbart behöva köpa in mer lager. Omfördelning kan också minska behovet av att köpa in större kvantiteter av produkter som riskerar att bli inkuranta. Eftersom många leverantörer kräver större beställningar för att erbjuda volymrabatter kan omfördelning vara ett betydligt mer kostnadseffektivt alternativ.

Om dina produkter har ett utgångsdatum, försämras över tid eller snabbt riskerar att bli inkuranta är FIFO vanligtvis det säkraste operativa alternativet, eftersom de äldsta produkterna används först. Om inköpskostnaderna varierar och du vill ha en enkel bild av lagervärdet kan genomsnittskostnad vara lättare att hantera. LIFO kan vara användbart i vissa redovisningsmiljöer där kostnaderna stiger över tid, men distributörer bör säkerställa vilka redovisningsregler som gäller innan de väljer att använda metoden.

I praktiken behöver de flesta grossister kombinera flera olika metoder. ABC analys hjälper till att prioritera planeringsinsatser, FIFO stödjer en effektiv lagerrotation, lageromfördelning förbättrar tillgängligheten i hela lagernätverket och lagervärderingsmetoder hjälper ekonomifunktioner att redovisa lagret på ett korrekt sätt.

För den som helt enkelt vill arbeta med ett genomsnitt av kostnader är metoden genomsnittskostnad det enklaste alternativet.

Hur programvara för lageroptimering förbättrar lageranalysen

Manuell lageranalys kan snabbt bli tidskrävande, särskilt när man hanterar tusentals artiklar över flera filialer, lager eller geografiska regioner. Programvara för lageroptimering samlar efterfrågedata, lagernivåer, leverantörernas ledtider, servicenivåer och artikelklassificeringar i en gemensam plattform.

I stället för att förlita sig på statiska kalkylblad kan lagerteam använda automatiserad analys för att identifiera överlager, uppmärksamma artiklar som riskerar att få lagerbrist, justera nivåerna av säkerhetslager, modellera säsongsvariationer och rekommendera mer träffsäkra påfyllnadsnivåer. Det gör lageranalysen mer proaktiv och hjälper distributörer att agera innan lagerrelaterade problem leder till utebliven försäljning, nedskrivningar eller onödiga lagerhållningskostnader. För lagerteam hos distributörer innebär det att lageranalysen går från att vara en historisk rapporteringsuppgift till att bli ett dagligt beslutsstöd för att optimera lagret.