Att hantera lager på ett effektivt sätt är komplext. Flertalet aktiviteter, processer och personer är involverade i att beställa, ta emot, lagerhålla, plockning och skicka artiklar med det gemensamma målet att hålla kunder nöjda med rätt beställningar i rätt tid.
Nyckeltal (KPI:er) för lagerhantering är viktigt eftersom det hjälper verksamheter att analysera och förstå hur resultatet påverkas av dessa olika aktiviteter och processer. Med uppföljning och förståelse av sina nyckeltal blir det lättare att identifiera förbättringsområden för att fatta strategiska, datastyrda beslut.
Med en mängd nyckeltal tillgängliga inom lager och inköp att hålla koll på. Det är därför viktigt att säkerställa att ni använder rätt nyckeltal för just er verksamhet för att uppnå maximal effektivitet. Detta är de 10 KPI:erna vi rekommenderar att ni håller koll på.
När du definierar era mål och nyckeltal måste du se till målen har betydelse och kan fungera som verktyg för er verksamhet. Se nedan några riktlinjer för hur man sätter upp bra KPI:er:
Nyckeltal bör följa “SMART-konceptet” och undvika att vara för breda eller svåra att mäta. SMART-konceptet går ut på att mål ska vara Specifika, Mätbara, Accepterat, Relevanta och Tidsatta. Till exempel, istället för att säga “vi vill öka vår lageromsättning” så bör samma mål omformuleras till “vi vill öka lageromsättningen med X% till slutet av detta år”.
Nyckeltal kommer att påverka hur dina anställda presterar i sina roller. Säkerställ därför att de mätvärden du väljer främjar samarbetsvilja (snarare än konkurrens mellan avdelningar) och bidrar till medarbetarnas motivation.
När dina KPI:er är på plats, glöm inte att de måste följas upp och regelbundet kommuniceras ut till alla i din verksamhet. Anställda behöver förstå dess betydelse och hur nyckeltalen individuellt påverkas av deras egna prestationer.
Nyckeltal kan grupperas i fyra kategorier:

Lagerhållningskostnad innefattar den verkligen kostnaden för att hålla lager. Dessa kostnader inkluderar:
Lagerhållningskostnader beräknas genom att summera ovanstående omkostnader och dividera med den genomsnittliga årliga lagerkostnaden. Transportkostnaderna uttrycks i procent och värdena varierar vanligtvis i genomsnitt mellan 15-20%.
Formel:

Om den är hög:
Var uppmärksam på:
Gammalt lager är inte ett ”gratis lager”. Ju längre varorna blir stående, desto mer plats tar de upp och desto mer kapital binds.
Effektivare lager- och inköpsprocesser hjälper till att förbättra detta nyckeltal. Om du kan hålla artiklar i rörelse genom ditt lager och undvika överskott och inkurant lager, kommer ditt nyckeltal för lagerhållningskostnad att vara i gott skick!
Lageromsättningshastighet mäter hur snabbt lager säljs och ersätts, eller omsätts, under en fördefinierad tidsperiod (vanligtvis under ett år).
Formel:


Lageromsättningshastighet är en bra indikator på effektiviteten i dina lagerhanteringsprocesser. En högre omsättning innebär generellt sett högre effektivitet.
Om den är låg:
Var uppmärksam på:
Var försiktig med att sänka lagernivåerna utan att utföra en ordentlig analys över hela lagret för att förbättra din omsättningshastighet, eftersom detta kan ske på bekostnad av orderuppfyllelsen. Undvik även att köpa in stora volymer utan att efterfrågan motsvarar det. Att köpa 500 enheter och bara sälja 100 tyder på långsam, stillastående omsättning och leder till att 400 enheter blir bundet kapital.
Läs vår eGuide för fler tips.
Detta mått visar det genomsnittliga antalet dagar som lagret hålls innan det säljs, vilket speglar hur lång tid det tar att frigöra kapital. Ett lägre värde är bättre, eftersom det indikerar att ni inte binder lager längre än nödvändigt och kan frigöra kapital snabbare.
Formel:

Om den är hög:
Var uppmärksam på:
Att hålla lager under lång tid för att kunna möta oväntade order är inte kostnadseffektivt. Det tar upp utrymme som kunde användas för artiklar som säljer snabbare och ökar risken för skador eller inkurans. I stället riskerar lagret att behöva skrivas av, vilket direkt påverkar resultatet negativt.
Detta nyckeltal för lagerhållning håller reda på antalet försenade beställningar orsakade av lagerbrist. Den visar andelen beställningar som inte kan uppfyllas vid den tidpunkt då en kund vill göra en beställning.
En hög restorderfrekvens kan indikera att du har dåliga efterfrågeprognoser och planering, vilket påverkar kundnöjdheten negativt.
Formel:

Om dina beställningar ofta innehåller flera rader och försändelser så kan du också gå igenom de faktiska orderraderna för mer precision.
Om den är hög:
Var uppmärksam på:
Restorder innebär inte automatiskt att försäljningen säkras. Upp till 40 % av kunderna kan i stället välja att handla någon annanstans för att få tag i de saknade varorna.
Ordercykeltiden mäter tidsperioden mellan beställningar hos din leverantör till utleverans. Ger inblick i ledtiderna och snabbhet i leveransen vilket kan korrelera med kundnöjdheten.
Genom att analysera detta nyckeltal kan du förstå hur effektivt du förbereder och behandlar dina beställningar. Om du har effektiva processer eller automatisering bör du kunna hantera beställningar mer frekvent. Ju oftare du beställer, desto mindre lager behöver du hålla, vilket minskar fraktkostnaderna och förbättrar din omsättningshastighet.
Påfyllning kan dock begränsas av dina leverantörers beställningsbestämmelser när det gäller beställningsfrekvens och krav på minsta minsta beställningskvantitet.
Om den är hög:
Se över interna processer och minska manuella moment genom automatisering. Optimera lagerlayouten och prioritera snabbflyttande artiklar i plock och pack.
Samarbeta tätare med transportörer kring upphämtningsfönster och servicenivåer för att korta ledtider.
Förbättra efterfrågeprognoserna och utvärdera leverantörernas ledtider för att minska risken för förseningar.
Var uppmärksam på:
Lojala kunder väntar inte på ditt lager om de kan få varorna snabbare någon annanstans. Tid är pengar och om ledtiderna blir för långa kommer kunderna att välja en leverantör som kan leverera snabbare.
Även om ett affärssystem till viss del kan innehålla funktionalitet för efterfrågeprognoser, är vår rekommendation att överväga att investera i en programvara för lageroptimering. En mjukvara för efterfrågeprognoser kommer inte bara dynamiskt att prognostisera din efterfrågan, utan också blicka längre in i framtiden, och ta hänsyn till ledtider och potentiella lagernivåer.
Var uppmärksam på:
Noggranna efterfrågeprognoser är avgörande för att kunna säkerställa lagertillgänglighet, maximerad försäljningen och hålla kunder nöjda utan att bygga upp överlager.
Detta nyckeltal analyserar hur pricksäkra dina prognoser är mot den faktiska försäljningen. Om glappet mellan prognosen och utfallet i försäljningen är litet så indikerar det att din efterfrågeprognos är pricksäker. Ju noggrannare dina efterfrågeprognoser är, desto bättre är din lageromsättningshastighet och vilket också ger möjlighet till sänka transportkostnader.
Efterfrågeprognoser kan sättas av säljavdelningen baserat på kvalitativ data eller historiska försäljningssiffror. Statistiska efterfrågeprognoser som även tar hänsyn till efterfrågetyper, trender och säsongsvariationer tenderar dock att vara mycket mer pålitliga.
Det finns många formler för att beräkna prognosnoggrannhet, eller prognosfel, inklusive MAPE (the Mean Absolute Percent Error) och MAD – (the Mean Absolute Deviation).


Se vårt blogginlägg om beräkning av prognosfel för de specifika beräkningarna.
Om noggrannheten är låg:
Var uppmärksam på:
Vi lever inte i en perfekt värld med jämn och stabil efterfrågan. Ekonomiska förutsättningar förändras kontinuerligt, och om prognoserna inte tar hänsyn till trender, säsongsvariationer, kampanjer och andra påverkande faktorer riskerar de att bli missvisande. Det leder i sin tur till felaktig påfyllning och obalanserade lagernivåer.
Lager i förhållande till försäljning jämför mängden lager du har tillgänglig för försäljning med det du redan har sålt för att utvärdera dina lagernivåers hälsa.
Du kan använda detta förhållande för att finjustera dina lagernivåer så att de kontinuerligt optimeras, vilket kan leda till minskade lagerhållningskostnader, förbättrat kassaflöde, bibehållande av höga marginaler och minimering av lagerbrister.
Formel:


Om den klättrar:
Var uppmärksam på:
Lager‑till‑försäljnings‑kvoten visar hur mycket lager som återstår vid månadens slut efter genomförd försäljning. Genom att uppmärksamma ökande lagernivåer i kombination med minskande försäljning kan ni justera påfyllning och inköp i tid – och därmed undvika potentiella kassaflödesproblem.
Måttet används också för att beräkna lämpliga påfyllningsmängder, så att prognostiserad efterfrågan kan mötas utan att behöva ta till restorder.
Försäljningshastigheten jämför det totala sålda lagret med det totala lagret som tas emot från en leverantör. Detta kan hjälpa dig att bedöma noggrannheten i dina efterfrågeprognoser, framhäva populära produkter och minska lagerhållningskostnaderna. Alla dessa faktorer bidrar till att förstå effektiviteten i er leverantörskedja.
Formel:

Om den är låg:
Var uppmärksam på:
Starka leverantörsrelationer är avgörande för att kunna leverera hög service. Genom att ha kontroll på var ni över‑ eller underbeställer kan ni skicka mer träffsäkra försäljningsprognoser och order till era leverantörer. Det minskar behovet av akuta beställningar och förebygger onödig stress – både för er och för era leverantörer.
Detta enkla nyckeltal mäter procentandelen av beställningar som returneras.
Formel:

Generellt vill man hålla detta nyckeltal så lågt som möjligt, eftersom det annars kan indikera kvalitetsproblem eller missbelåtenhet från kunder. Dock, inom vissa branscher, i synnerhet inom detaljhandeln, har antal returer ökat kraftigt på senaste år då det gjorts lättare tillgängligt för konsumenter.
För att effektiv mäta nyckeltalet andel returer bör man därför bryta ner och dela in returerna utefter olika retur-anledningar. På så vis kan du kategorisera in om returen berodde på att artikeln felaktig skickats eller om det var konsumenten som beställde flera av samma artikel för att utnyttja sin retur-policy.
Om avkastningen är hög:
Var uppmärksam på:
När du beräknar returgraden är det viktigt att inkludera data om utbyten för att få en mer korrekt bild av lönsamheten. Blanda inte ihop returer med lageromsättning, höga returvolymer kan bromsa omsättningen och ge intryck av låg produktnöjdhet, trots att försäljningen i sig fungerar väl.

Dessa nyckeltal för lagerhantering kan vara så övergripande eller specifika som du och ditt affärssystem tillåter. Processen att lokalisera artiklar, packa och skicka dem är kärnverksamheten för de flesta lager och därför är kontroll av effektiviteten i varje steg viktigt för att identifiera förbättrad produktivitet.
Nyckeltal för plock-, packnings- och leverans kan avslöja var din lagerprocess är särskilt stark och vart det krävs förbättringar.
För att beräkna plockprecisionen används formeln:

För att beräkna packprecisionen används formeln:

För att beräkna leveransprecisionen används formeln:

Om precisionen sjunker:
Var uppmärksam på:
Offra inte precision för snabbhet. Prioritera precision i första hand för att minimera fel och de kostnader som uppstår när misstag behöver rättas till.
Servicenivån är ett av de viktigaste nyckeltalen för lagerhållning och inköp.
Servicenivå mäter om en artikel var slut i lager när den efterfrågades, vilket leder till en ouppfylld beställning. Alla varor som inte finns i lager, även om det bara är en SKU, kommer att leda till en ofullständig beställning som kan påverka kundnöjdheten. KPI:er för servicenivå är därför nära korrelerad med kundservice.
Inledningsvis bör du ställa in önskad servicenivå baserat på hur kritisk lagervaran är för ditt företag (oftast baserat det på hur mycket intäkter den ger) och dess prognostiserade efterfrågan och volatilitetsnivå. Till exempel bör lönsamma produkter som ständigt säljer bra ha en hög servicegrad på cirka 99 %, medan olönsamma varor som har intermittent efterfrågan skulle kunna ha en lägre servicenivå på cirka 85 %. För att sätta dessa nivåer kan en ABC-analys användas eller andra lagerklassificeringsmodeller.
Med dina servicenivåer inställda måste du sedan mäta dem när ordertransaktioner äger rum och rapportera den faktiska siffran mot målet.
Ett avancerat verktyg för lagerhantering som EazyStock använder mer komplexa algoritmer för att sätta servicenivåmål. Tillsammans med variablerna ovan tas också hänsyn till ledtiden för SKU:n, och både utbuds- och efterfrågefaktorer för att beräkna om ordern kommer att kunna uppfyllas. EazyStock använder sedan servicenivåmål för att ställa in lagerparametrar såsom återbeställningspunkter, säkerhetslager och orderkvantiteter för att säkerställa att efterfrågan kan uppfyllas och att risken för lagerbrist minimeras.
Om den är låg:
Var uppmärksam på:
Säkerställ att rätt siffror används när du bedömer om en order är uppfylld. Att registrera en order som 100 % levererad bara för att allt tillgängligt lager skickats riskerar att dölja den faktiska, lägre servicenivån.
Genom att mäta lagerdifferenser kan du kvantifiera lagerförluster som uppstår till följd av stöld, skador eller fel, samt identifiera brister i ordernoggrannhet och lagerkontroll. Det hjälper dig också att undvika att lista artiklar som är slut i lager eller inte är säljbara.
Formel:

Om den är hög:
Var uppmärksam på:
För varje enhet som inte kan redovisas förlorar du pengar. Kontrollera lagernivåerna regelbundet för att säkerställa att du inte lovar kunder produkter som inte finns i lager, något som riskerar att driva dem till konkurrenter.

Perfekt ordergrad visar andelen order som levereras i rätt tid, i rätt kvantitet, oskadade och med korrekt dokumentation. Måttet används för att bedöma operativ effektivitet och kundnöjdhet. Sträva efter 95 % eller högre där det är möjligt.

En perfekt ordergrad på 95 % eller högre bidrar till lägre kostnader, färre returer och ökad kundlojalitet.
Om den är låg:
Var uppmärksam på:
En hög perfect order rate garanterar inte automatiskt en bra kundupplevelse om kunden ändå behöver returnera produkten. Använd därför måttet tillsammans med precision i plock, pack och leverans. Att förbättra POR kan i vissa fall bromsa plock- eller packprocessen och även öka kostnaderna, till exempel om mer hållbart emballage krävs.
Stockout rate visar hur ofta efterfrågan inte kan uppfyllas på grund av att artiklar saknas i lager. En hög indikerar ofta bristfälliga eller otillräckligt träffsäkra prognosmetoder.
Formel:

Om den är hög:
Var uppmärksam på:
Om kunder inte kan få tillgång till de varor de behöver när de behöver dem, söker de sig vidare till andra leverantörer. Byter de leverantör köper de sällan bara en enskild produkt, hela kundkorgen följer ofta med. Får de god service utan att mötas av lagerbrist är sannolikheten hög att de stannar kvar där.
Det finns många nyckeltal som du kan använda för att analysera din lagerhantering, och i denna artikel har vi diskuterat fjorton nyckeltal som vi anser vara mest relevanta.
På EazyStock anser vi att de mest betydelsefulla nyckeltalen för lager är de som visar hur väl du optimerar dina lagernivåer. Varför? Eftersom lagerbrister och, å andra sidan, överlager kan ge upphov till en mängd ytterligare problem för företag, allt från ekonomiska svårigheter till minskad kundnöjdhet. Vi går mer ingående på sex avgörande nyckeltal för lagerhantering i vår eGuide här.
För att omvandla nyckeltal till momentum som driver lagereffektivitet, sparar tid och frigör kapital, följ dessa steg:
Vill du veta mer om EazyStocks lösning för lageroptimering och hur den kan hjälpa dig att följa upp samt förbättra nyckeltal för inköp och lagerhantering, tveka inte att höra av dig.
Den viktigaste KPI:n för lagerstyrning är lageromsättningshastighet, även kallad inventory turnover. Den visar hur snabbt lagret säljs och ersätts under en given period, oftast ett år. Lageromsättningshastigheten beräknas genom att dividera kostnaden för sålda varor med det genomsnittliga lagervärdet.
En bra lageromsättningshastighet varierar beroende på bransch, företag och artikeltyp. Långsamt rörliga artiklar har ofta en omsättning mellan 2 och 4, medan snabbrörliga och högmarginalprodukter kan ha en omsättning på 10 eller mer. En högre lageromsättning indikerar i regel att företaget är effektivt på att hålla rätt lagernivåer utan att bygga upp kostsamma överlager.
Lageromsättningshastigheten beräknas genom att dividera kostnaden för sålda varor med det genomsnittliga lagervärdet. Det genomsnittliga lagervärdet räknas fram genom att summera ingående och utgående lagervärde och dela summan med två.
Långsamt rörligt eller inkurant lager kan identifieras genom en låg lageromsättningshastighet över en period på sex till tolv månader. Långsamt rörliga artiklar har ofta en omsättning mellan 2 och 4, medan inkuranta artiklar har en omsättning på 0 eller 1, vilket indikerar att efterfrågan i praktiken saknas.
Lageromsättning mäter hur snabbt lagret säljs och ersätts under en viss tidsperiod, medan sell‑through rate jämför hur stor andel av mottaget lager som faktiskt har sålts. I stället för att fokusera på hur snabbt lagret omsätts ger sell‑through rate en bild av leveranskedjans effektivitet, prognosprecision och vilka produkter som är mest efterfrågade. Sell‑through rate beräknas som antalet sålda enheter dividerat med antalet mottagna enheter, multiplicerat med 100.
Lagerhållningskostnaden beräknas genom att summera alla lagerrelaterade overheadkostnader och dividera dessa med det genomsnittliga årliga lagervärdet. Kostnaden uttrycks oftast i procent och ligger vanligtvis mellan 15 och 20 procent. I lagerhållningskostnaden ingår kapitalkostnader, kostnader för lagringsutrymme, lagerrelaterade servicekostnader såsom försäkring och säkerhet, samt riskkostnader som svinn, inkurans och föråldring.
Perfect Order Rate är andelen order som levereras i tid, i rätt kvantitet, utan skador och med korrekt dokumentation. KPI:n mäter både operativ effektivitet och kundnöjdhet. Perfect Order Rate beräknas genom att ta totalt antal order minus misslyckade order, dividera med totalt antal order och multiplicera med 100. En POR på 95 % eller högre bidrar till lägre kostnader, färre returer och ökad kundlojalitet.
En hög bristfrekvens är ofta ett tecken på bristande prognosprecision och ineffektiv lagerstyrning. När kunder inte kan få tag på de produkter de behöver vid rätt tidpunkt söker de sig till alternativa leverantörer. När en kund väl byter leverantör handlar det sällan om en enskild artikel – hela kundens inköpsvolym riskerar att flyttas. Företag som konsekvent kan leverera utan bristsituationer har därför betydligt bättre förutsättningar att behålla sina kunder över tid.