Lagerhållningskostnader: Vad de är, hur du beräknar dem och hur du minskar dem

Lagerhållningskostnader kan i det tysta dränera företagets kassaflöde. Ju mer lager du har, desto mer kapital binds upp i rörelsekapital, lagerutrymme, försäkringar, hantering och risken att produkter tappar i värde innan de säljs.

För tillverkare, grossister, distributörer och återförsäljare handlar utmaningen om att hitta rätt balans mellan hög tillgänglighet och att undvika överlager eller inaktuella produkter som urholkar marginalerna.

Vad är lagerhållningskostnader inom lagerstyrning?

Enkelt uttryckt är lagerhållningskostnader den totala kostnaden för att hålla lager innan produkterna säljs. De motsvarar ofta 20% till 30% av lagrets värde per år, vilket gör dem till en viktig faktor för kassaflöde, lönsamhet och lagereffektivitet.

Lagerhållningskostnader är ett samlingsbegrepp för fyra specifika kostnadstyper:

1. Kapitalkostnader
2. Kostnader för lagerutrymme
3. Lagerrelaterade servicekostnader
4. Lagerrelaterade riskkostnader

Om dessa kostnader inte hanteras på rätt sätt kan de urholka marginalerna. För att förstå var det sker är det bra att dela upp lagerhållningskostnaderna i de fyra områden som vanligtvis har störst påverkan på lagerprestandan. Då blir det också enklare att se deras verkliga påverkan på resultatet.

Hur beräknar man lagerhållningskostnader?

När du har förstått vilka faktorer som driver lagerhållningskostnaderna är nästa steg att beräkna vad de faktiskt uppgår till i din verksamhet. Ett enkelt sätt att göra detta är att jämföra dina totala årliga lagerhållningskostnader med ditt genomsnittliga lagervärde.

Om ditt genomsnittliga lagervärde exempelvis är 500 000 pund och dina årliga kostnader för lagring, service, risk och kapital uppgår till totalt 125 000 pund, är din lagerhållningskostnad 25%. Det innebär att en fjärdedel av lagrets värde varje år går åt enbart för att hålla varor i lager. Med det i åtanke ska vi titta närmare på var dessa kostnader vanligtvis uppstår.

När du har beräknat lagerhållningskostnaden är det också klokt att se över din lageromsättningshastighet. Den visar hur snabbt de varor du köper in rör sig genom verksamheten. Du kan läsa mer i vår artikel, ”Lageromsättningshastighet – formel, exempel och guide”

1. Kapitalkostnader

Kapitalkostnader är vanligtvis den största delen av lagerhållningskostnaderna eftersom de speglar det kapital som är bundet i lagret. De omfattar allt som är kopplat till inköp av varor, exempelvis inköpskostnader, förlorad ränta eller avkastning när rörelsekapital binds upp i lager samt alternativkostnaden för att inte kunna använda pengarna till andra investeringar i verksamheten, till exempel tillgångar eller affärsprojekt.

Därför behöver inköpsteam säkerställa att de köper rätt produkter, i rätt volymer, vid rätt tidpunkt och till rätt kostnad. Att beställa för mycket av säsongsprodukter eller binda upp sig i långsamt rörliga artiklar kan leda till överlager, vilket innebär att kapital binds i varor som är onödiga eller för dyra. Det minskar de resurser som annars hade kunnat användas för andra investeringar i verksamheten.

Externa faktorer, som svängningar i tillgång och efterfrågan på råvaror, kan också göra att kapitalkostnaderna ökar eller minskar. Även om företag inte kan kontrollera dessa förändringar kan de reagera snabbare med bättre insyn och planering.

2. Kostnader för lagerutrymme

Kostnader för lagerutrymme är de utgifter som uppstår för att hålla lagret säkert, lättillgängligt, i gott skick och redo för försäljning. Dessa kostnader kan delas upp i fasta och rörliga kostnader. Fasta kostnader omfattar exempelvis hyra eller finansiering av lagret, medan rörliga kostnader inkluderar belysning, uppvärmning, ventilation och kostnader för den fysiska hanteringen av varorna.

Lagerkostnaderna varierar beroende på hur verksamheten är organiserad. Om du äger ditt lager har du ofta större kontroll över kostnaderna än om du använder en tredjepartslogistikpartner, 3PL. Oavsett upplägg är det viktigt att säkerställa att du lagerför rätt produkter i rätt volymer för att möta efterfrågan, utan att värdefullt lagerutrymme upptas av långsamt rörliga artiklar.

ABC analys eller mer avancerade metoder för lagerklassificering kan hjälpa till att identifiera vilka artiklar som bör lagerföras i större volymer och vilka som bör hållas på en lägre nivå eller inte lagerföras alls.

Att automatisera lagerhanteringen kan också bidra till högre produktivitet och lägre dagliga driftskostnader.

3. Lagerrelaterade servicekostnader

Att lager hålla handlar inte bara om pengar och lagerutrymme. Det kräver också system, personal och processer för att säkerställa att allt fungerar som det ska. Lagerrelaterade servicekostnader omfattar försäkringar, IT utrustning och, i vissa länder, skatter. De inkluderar även den tid och det arbete som krävs för att hantera lagret på ett korrekt sätt. När lagernivåerna ökar och sortimentet blir mer komplext stiger vanligtvis även dessa kostnader.

Ju större lager du har, desto högre blir ofta försäkringspremien. Det är en av anledningarna till att det är så viktigt att upprätthålla en god lageromsättningshastighet för att hålla kostnaderna nere.

Genom att automatisera lagerhantering och påfyllnadsprocesser kan företag samtidigt öka produktiviteten, minska det manuella arbetet och sänka de dagliga kostnaderna för lagerstyrning.

Om teamen förlitar sig på manuell planering eller arbetar i system som inte är integrerade med varandra kan servicekostnaderna snabbt öka. Mer tid går då åt till att lösa akuta problem, skynda på beställningar och korrigera misstag som hade kunnat undvikas. Rätt programvara för lageroptimering kan minska den belastningen genom att förbättra prognoser, påfyllnad och lagerkontroll. Det gör det möjligt att sänka lagernivåerna utan att riskera servicenivån.

När lösningen används på rätt sätt ska den också ge en tydlig avkastning på investeringen. Programvara för lageroptimering, som exempelvis EazyStock, kan ge avkastning redan inom några månader efter implementering, minska lagernivåerna med upp till 30% och samtidigt kraftigt reducera lagerhållningskostnaderna.

4. Lagerrelaterade riskkostnader

Även om du har rätt produkter på rätt plats finns det alltid en risk kopplad till att hålla lager. Det inkluderar risken för svinn, vilket innebär att varor försvinner under lagring snarare än genom försäljning. Det kan bero på administrativa fel, exempelvis felaktiga leveranser, felplacerade varor eller system som inte uppdateras korrekt. Det kan också handla om stöld, inklusive interna stölder, eller skador som uppstår under transport.

Lagerrelaterade riskkostnader omfattar även risken att produkter tappar i värde medan de ligger på lagret. Varor kan försämras, bli för gamla, bli inaktuella eller behöva säljas till rabatterade priser på grund av förändringar i kundernas efterfrågan. Ju längre ett överlager blir liggande, desto större är risken att marginalerna urholkas innan produkterna slutligen säljs.

Lagerhållningskostnader, lönsamhet och miljöpåverkan

Sammantaget har dessa kostnader en direkt påverkan på företagets lönsamhet. Lagerhållningskostnader motsvarar vanligtvis mellan 20% och 30% av lagrets värde, vilket gör dem alldeles för betydande för att ignoreras. När för mycket kapital binds upp i lager får verksamheten mindre flexibilitet att investera i andra områden, mindre utrymme att skydda sina marginaler och större exponering mot svinn, inkurans och ineffektiva processer.

När för mycket kapital binds upp i lager minskar verksamhetens möjligheter att investera i innovation, tillväxt och andra strategiska initiativ. Samtidigt ökar risken för svinn, inkurans och ineffektiva processer. Ett alltför stort lager påverkar dessutom hållbarhetsarbetet negativt eftersom fler produkter riskerar att bli osäljbara, kasseras eller kräva onödig lagring, transport och energiförbrukning. Genom att hålla rätt lagernivåer kan företag därför stärka både lönsamheten och hållbarheten i leveranskedjan

Hur du minskar lagerhållningskostnaderna

Den goda nyheten är att det går att minska lagerhållningskostnaderna utan att bara skära ned lagernivåerna rakt över hela sortimentet. Att minska lagret med 10% till 30% på ett kontrollerat sätt kan ge en betydande effekt. Det frigör rörelsekapital, sänker kostnader för lagring och försäkring samt minskar risken för att produkter blir inaktuella eller behöver säljas till reducerade priser. Dessutom skapas mer utrymme för de produkter som verkligen driver affären.

Nyckeln är att göra det på ett smart sätt, med bättre efterfrågeprognoser, effektivare påfyllnadsprocesser och tydliga lagerpolicyer. På så sätt kan kassaflöde och lönsamhet förbättras utan att servicenivåerna påverkas negativt.

Genom att se över säkerhetslagernivåer, använda lagerklassificering för att fokusera på rätt artiklar, minska mängden inaktuella och långsamt rörliga produkter samt automatisera påfyllnaden går det att hålla lagernivåerna i linje med den faktiska efterfrågan.

När marginalerna är pressade kan låga lagerhållningskostnader göra stor skillnad för den totala lönsamheten. Här kan EazyStock hjälpa till. Genom att förbättra efterfrågeprognoserna, automatisera påfyllnaden och ge teamen bättre insyn i lagrets prestanda hjälper EazyStock företag att minska överlager, frigöra rörelsekapital och samtidigt upprätthålla höga servicenivåer. I stället för att förlita sig på manuell planering eller magkänsla kan inköps och supply chain team fatta snabbare och mer datadrivna beslut som säkerställer att lagernivåerna speglar den verkliga efterfrågan.

Om dina lagerhållningskostnader är högre än de borde vara kan vårt team av experter inom lageroptimering hjälpa dig att analysera dina lagernivåer och identifiera möjligheter att förbättra efterfrågeprognoser, leverantörsstyrning och lagerplanering.