Hur fungerar Just In Case-metoden för lagerhantering

I början av 1980-talet blev Just In Time (JIT) inom Supply Chain Management ett välkänt begrepp och metod för att minska lagernivåer och ta in artiklar när de behövdes för att uppfylla faktiska beställningar eller precis innan de skulle användas i tillverkningsprocesser.

Under de senaste åren, och särskilt i kölvattnet av Corona pandemin, har många företag insett att JIT-metoden i vissa fall byggt upp en för stor sårbarhet i osäkra tider. Som ett svar på detta har konceptet Just In Case (JIC) vuxit fram och blivit än mer populärt.

JIC inom lagerhantering är ett mer försiktigt tillvägagångssätt där företag tar sig an mer lager och adderar redundans till sin försörjningskedja för att kunna reagera på snabba förändringar i efterfrågan eller bristande tillgång på artiklar.

Ökade lagernivåer leder traditionellt till högre transportkostnader och mer uppbundet kapital. Men det kan också visa sig vara mer lönsamt på lång sikt om man med rätt lager tillgängligt bättre kan möta efterfrågan och generera mer försäljning.

Genom att ta höjd i sina lagernivåer så ökar även förmågan att snabbt kunna reagera på fluktuationer vilket ger konkurrensfördel och möjliggör tillväxt.

I den här artikeln förklarar vi hur du kan implementera en Just In Case-strategi för er lagerhållning utan att riskera att binda upp för mycket kapital och bli stående med inkuranta artiklar.

Just In Case-metoden för att nå optimala lagernivåer

JIC lagerhantering innebär inte att man blåser upp sitt lager till riktigt höga nivåer för att kunna ta höjd för alla potentiella scenarios. Snarare ska man med några enkla taktiker och tillvägagångssätt minimera riskerna för en fluktande försörjningskedja samtidigt som lagerinvesteringarna hålls under noggrann kontroll.

För att åtstakomma detta så består en Just In Case strategi av:

• Pålitliga efterfrågeprognoser
• Dimensionerat säkerhetslager
• Förmåga att förutse lagerbrist – särskilt av kritiska lagerartiklar
• Lagerklassificering
• Kontroll av överlager

Vi kommer att gå igenom var och en av dom delarna i mer detalj nedan.

Pålitliga efterfrågeprognoser är avgörande för JIC lagerhantering

Det är viktigt att poängtera att JIC-metoden inte går ut på att täcka upp för dåligt utförda efterfrågeprognoser. Tvärtom, det är en kritisk uppgift att hitta rätt balans mellan att möta efterfrågan utan att överinvestera i onödigt mycket lager, vilket gör att bra efterfrågeprognoser är grundläggande för en framgångsrik JIC-strategi.

Bra efterfrågeprognoser bygger på en kombination av historisk försäljnings- och efterfrågedata (kvantitativa prognoser) och marknadskännedom om potentiella fluktuationer (kvalitativa prognoser). Att lägga till den ”mänskliga aspekten” till statistiska beräkningar är extra användbart under tider av krisande försörjningskedjor och en oförutsägbar världshandel.

Faktorer att ta hänsyn till för att skapa pålitliga efterfrågeprognoser

När du förbereder prognoser är det viktigt att tänka på var dina lagerartiklar befinner sig i sin produktlivscykel. Detta eftersom varje artikel har olika efterfrågemönster beroende på vart de är i sin produktlivscykel, vilket påverkar prognosen.

Genom att känna till och kategorisera artiklar utefter vilket stadie de befinner sig i kan lagerplanerare och inköpare planera lagret och inköp bättre, vilket leder till korrekta lagernivåer för att möta kundernas varierande efterfrågan.

Andra faktorer att ta i beaktning för bättre efterfrågeprognoser är:

• Efterfrågetrender – trender i branschen, nya teknologier som ersätter gamla eller socioekonomiska förändringar kan förändra efterfrågan över tid.
• Säsongsvariationer – religiösa högtider, traditioner, väder och säsongsbetonade handelsmönster kan påverka efterfrågan på olika sätt.
• Kvalitativa input – Dessa kan innefatta planerade säljkampanjer, externa marknadsfaktorer såsom omvärldshändelser och konkurrenters aktiviteter påverkar också efterfrågan.

Kontrollera avvikelser i efterfrågeprognoser

I krisande tider och vid oförutsägbar efterfrågan så kan du se fler extremvärden (outliers) i dina prognoser. Det är perioder där den faktiska efterfrågan varit mycket högre eller lägre än prognosen.

Avvikelser kan förvränga kommande prognoser, så det är viktigt att granska dem och bestämma om de ska inkluderas i kommande prognoser eller inte.

Ta bort perioder med lagerbrist från prognoser

Det är också viktigt att ta bort perioder då artiklar har varit slutsålda från dina prognoser. Om du baserar kommande prognoser på dessa efterfrågenivåer kommer du att få för låga lagernivåer.

Antingen kan ni välja att ta bort dessa från dina uträkningar eller så kan du identifiera vilka volymer ni förlorade i försäljning och addera tillbaka till prognosen.

Beräkna säkerhetslager för bättre JIC lagerhantering

Säkerhetslager används av många företag som implementerar Just In Case-strategier eftersom det hjälper att hantera störningar i försörjningskedjan eller få höjd för toppar i efterfrågan.

Säkerhetslager är också avgörande för att uppnå bättre lagertillgänglighet utan att bygga upp onödigt mycket lager. Det är därför viktigt att kunna sätta korrekta säkerhetslagernivåer.

Det finns många sätt att beräkna ett väldimensionerat säkerhetslager. En av de enklaste metoderna är att man adderar ett bestämt antal artiklar som buffert till alla sina artiklar. Man kan också applicera olika statistiska beräkningar som tar hänsyn till efterfrågan och variationer för ledtider.

I vår eBook – Lär dig dimensionera ert säkerhetslager, förklarar vi mer i detalj hur sådana beräkningar och metoder kan gå till och hur ni får ett bra dimensionerat säkerhetslager.

Det är viktigt att förstå att säkerhetslager är en extra adderad lagernivå utöver ditt vanliga lagerbestånd. Tanken är att när du har använt upp ditt lager (de artiklar du förväntat dig att sälja baserat på din prognos), så kommer du fortfarande att ha en viss marginal för förändringar i efterfrågan.

Säkerhetslager bör beräknas utöver dina vanliga lagernivåer. Du kan sedan justera dem, baserat hur försäljningen och hur din förståelse utvecklas för volatiliteten i den artikelns efterfrågan, utan att det stör dina vanliga lagerpolicyer.

Förutse lagerbrist med Just in Case-strategier

Om du kan förutse en potentiellt kommande lagerbrist så har du möjlighet att agera och ta åtgärder för att förhindra den. Med bättre information på hand finns tid för att justera beställningsparametrar och säkerhetslagernivåer och förhindra att samma sak inträffar igen.

En risk-of-run-out-rapport hjälper dig att förstå vilka lagerartiklar som löper störst risk att ta slut, när de sannolikt tar slut och med vilken kvantitet du sannolikt kommer att vara utan

Det är en mer reaktiv taktik som kan hjälpa dig att hålla nere de totala lagernivåerna och agera på kommande risker.

Med information till hands kan ditt team lägga upp en plan för att hantera konsekvenserna, t.ex. organisera en extra beställning, kommunicera med säljteamet eller omfördela lager.

Vi förklarar risk-of-run-out-rapporter mer i detalj i vår ebook-
Tio sätt att säkra tillgången på lagerartiklar trots krisande logistikkedjor.

Lagerklassificering och JIC lagerhantering

Den främsta regeln för att framgångsrikt implementera JIC lagerhantering är; behandla inte alla artiklar lika!

En JIC-metod kommer att vara mycket effektivare om du applicerar varierande åtgärder beroende på artiklarna i ditt lager. Vissa artiklar löper större risk för att ta slut medans andra att bli hyllvärmare.

Att klassificera dina artiklar hjälper till att förhindra ett ”allmänt tillvägagångssätt”. Den vanligaste metoden för lagerklassificering är att använda ABC-klassificering. Med hjälp av ABC-analys så kategoriseras dina lagerartiklar och tilldelas olika lagerpolicyer per grupp.

Till exempel, med ditt lager uppdelat i tre grupper, kan du bestämma dig för att prioritera prognoser och ha mer säkerhetslager för dina A-artiklar, eftersom de löper störst ”risk” och är mer kritiska än dina B- och sedan C-artiklar.

Ett mer avancerat tillvägagångssätt skulle vara att använda plockklassificering. I plockklassificering kan du identifiera artiklar som du plockar och säljer oftast och se till att du använder en JIC-lagerpolicy för att förbättra tillgängligheten, t.ex. öka säkerhetslager, inkludera en risk-of-run-out-rapport etc.

När en artikels plockningsfrekvens minskar kan du minska behovet av JIC-lagerpolicyer.

Kontroll av överlager

En stor risk med att använda en Just In Case metodik är att det kan leda till att man bygger upp ett överlager som kan vara svåra att flytta och till slut resultera i föråldrade artiklar. Ett sätt att förhindra detta är att hålla koll på hur välmående ditt lager är:

Lagernivåer – när lagernivåerna är sunda speglar de dina efterfrågeprognoser
Överlager – överlager är när du har mycket lager på hyllor som inte rör sig och är långt över de kvantiteter som anges i dina prognoser. Det är viktigt att hålla ett öga på dessa nivåer eftersom de kan tappa i marknadsvärde.
Inkurant lager – när en lagervara inte har haft någon efterfrågan under ett antal perioder kan den klassas som föråldrad. Vid det här laget börjar objekten att påverka din försäljning negativt, så agera innan du når detta stadium!

Använda en mjukvara för lageroptimering för din Just In Case-strategi

Att hålla koll på alla rapporter och parametrar som behövs för att hantera en Just In Case-strategi kan låta som en skrämmande uppgift. Det finns även mjukvaror som automatiserar flertalet av dessa rapporter.

En mjukvara för lageroptimering kan hjälpa till att klassificera lagret korrekt, prognostisera efterfrågan, beräkna optimala säkerhetslagernivåer och löpande uppdatera risk-of-run-out-rapporter.

Med den viktigaste informationen i ett system får du en fullständig överblick över hela din lagerstyrning.

Plus, med en mängd varningar för att lyfta fram avvikelser i efterfrågan, artiklar som riskerar att ta slut eller visar tecken på inkurans, så gör EazyStock det lättare att agera innan riskerna blir verklighet. Genom att slippa manuella uträkningar så sparar du även tid som kan användas till att utveckla leverantörs relationer, hantera kunder eller utveckla långsiktiga strategier.

Om du vill veta mer om EazyStock, varför inte boka ett snabbt samtal med en av våra experter på lageroptimering.