Just-in-case voorraadbeheer implementeren

In het begin van de jaren ’80 ontstond just-in-time ketenbeheer. Bedrijven konden zo hun voorraden beperken en alleen artikelen in voorraad houden die noodzakelijk waren om de verwachte orders te vervullen.

In de afgelopen jaren, en vooral sinds de corona-pandemie, is just-in-case (JIC) ketenbeheer populairder geworden.

Dit is een voorzichtigere aanpak, waarbij bedrijven meer voorraden opslaan en hun bevoorradingsketen versterken, zodat ze kunnen inspelen op onverwachte pieken in de vraag of verstoringen in het aanbod kunnen opvangen.

Hoewel grotere voorraden tot hogere kosten leiden en meer kapitaal vastzetten, kan dit op lange termijn toch rendabeler zijn. Door de juiste voorraad ter beschikking te hebben, kunnen bedrijven meer verkoop genereren en een stapje voor blijven op hun concurrenten.

Doordat ze snel op marktevoluties kunnen reageren, bevinden bedrijven zich ook in een uitstekende positie om groei te bevorderen.

In dit artikel leggen we uit hoe je een strategie van just-in-case voorraadbeheer kunt implementeren zonder dat je te veel kapitaal vastzet in overbodige voorraadartikelen.

Hoe implementeer je JIC voorraadbeheer met optimale voorraadniveaus

Just-in-case voorraadbeheer betekent niet dat je buitensporige voorraden moet aanleggen. Met een aantal eenvoudige tactieken kun je deze aanpak gebruiken om de risico’s voor de toeleveringsketen beperken, waarbij je de investeringen in voorraden stevig onder controle houdt.

De belangrijkste aspecten van voorraadbeheer ter ondersteuning van je JIC voorraadstrategie zijn:

• Nauwkeurige vraagvoorspelling
• Buffervoorraden aanleggen
• Anticiperen op voorraadtekorten – vooral van essentiële voorraadartikelen
• Voorraadclassificatie
• Overtollige voorraden opvolgen om veroudering te vermijden

Laten we ze elk eens nader bekijken.

Nauwkeurige vraagvoorspelling is cruciaal voor JIC voorraadbeheer

Just-in-case voorraadbeheer betekent niet dat je zo veel mogelijk voorraad moet inslaan om slechte vraagvoorspellingen te verdoezelen. Nauwkeurige vraagvoorspelling is van fundamenteel voor een succesvolle JIC-aanpak. Het is van cruciaal belang om aan de vraag te voldoen, zonder te veel te investeren in onnodige voorraden.

Om nauwkeurige voorspellingen te maken, moet je de historische verkoop- of vraaggegevens (kwantitatieve voorspellingen) combineren met kennis van mogelijke schommelingen op de markt (kwalitatieve voorspellingen). Een menselijke inbreng toevoegen aan statistische berekeningen is erg nuttig tijdens perioden van marktinstabiliteit.

Te overwegen factoren voor nauwkeurige vraagvoorspelling

Wanneer je voorspellingen maakt is het belangrijk om na te gaan waar je voorraadartikelen zich bevinden in hun levenscyclus. Een artikel heeft namelijk in elk stadium een ander vraagprofiel, wat gevolgen heeft voor de manier waarop je de voorspelling berekent.

Als je het vraagprofiel of -type van elk voorraadartikel kent, kun je de beste algoritmen kiezen om de vraag te berekenen. Zo maak je de meest nauwkeurige voorspelling.

Andere factoren die de nauwkeurigheid van de vraag beïnvloeden zijn onder andere:

• Trends – de vraag naar bepaalde producten varieert als gevolg van modes, technologische veranderingen, en sociale, economische en juridische factoren.
• Seizoensgebonden vraag – feestdagen en seizoenen kunnen het koopgedrag beïnvloeden.
• Kwalitatieve inputs – deze omvatten toekomstige gebeurtenissen en externe marktfactoren, zoals verkoopacties en activiteiten van concurrenten.

Controleer uitschieters in de vraag

Wanneer de vraag onvoorspelbaar is, kun je meer uitschieters zien, b.v. wanneer de reële vraag veel hoger of lager is dan de voorspelling.

Uitschieters in de vraag kunnen de komende voorspellingen verdraaien, dus is het belangrijk om ze te bekijken en te beslissen of je ze al dan niet in je voorspellingen opneemt.

Verwijder perioden met voorraadtekorten

Het is ook erg belangrijk om perioden waarin artikelen niet op voorraad waren uit de voorspellingen te schrappen. Het is niet verstandig om vooruitzichten te baseren op deze vraagniveaus uit het verleden, aangezien die te laag zullen zijn.

Je doet dit door gewoon de vraag te schrappen, of door de volumes van verloren verkoop te identificeren en die weer in de voorspelling op te nemen.

Buffervoorraden berekenen voor een beter JIC voorraadbeheer

Buffervoorraden worden gebruikt door veel bedrijven die “just-in-case” voorraadstrategieën hanteren. Zo kunnen ze namelijk beter inspelen op verstoringen van de toeleveringsketen of pieken in de vraag.

Buffervoorraden zijn ook van cruciaal belang om de streefcijfers inzake bevoorrading te halen, zonder daarbij onnodige voorraden aan te houden. Het is dus noodzakelijk om de buffervoorraden op orde te hebben.

Er bestaan allerlei manieren om de buffervoorraad te berekenen, van simpelweg een vaste hoeveelheid buffervoorraad aan alle artikelen toevoegen, tot het gebruik van statistische berekeningen die rekening houden met variaties in vraag en doorlooptijd. We leggen het nader uit in onze whitepaper Hoe bereken je buffervoorraden voor voorraadbeheer.

Je moet goed begrijpen dat een buffervoorraad een extra voorraadniveau is bovenop je gebruikelijke werkvoorraad. De bedoeling is dat je, als je werkvoorraad opgebruikt is (de voorraad die je op basis van je voorspelling verwacht te verkopen), nog enige reserve overhoudt voor onverwachte schommelingen in vraag of aanbod.

De buffervoorraad moet berekend worden als aanvulling op je gebruikelijke voorraadniveaus. Je kunt ze vervolgens aanpassen op basis van je inzicht in de schommelingen in vraag en aanbod, zonder dat je gebruikelijke voorraadbeleid in het gedrang komt.

Anticiperen op voorraadtekorten met JIC voorraadstrategieën

Als je mogelijke voorraadtekorten ziet aankomen, kun je actie ondernemen voor er effectief één is. Je kunt deze informatie ook gebruiken om bijbestellingsparameters en buffervoorraden aan te passen, waarmee je voorkomt dat hetzelfde nog eens gebeurt.

Een uitputtingsrisicorapport helpt je om te bepalen welke voorraadartikelen het meeste ‘risico’ lopen om op te raken, wanneer ze waarschijnlijk op zullen raken, en hoeveel je waarschijnlijk tekort zult komen.

Het is een responsieve tactiek, maar wel één die je kan helpen om de totale voorraadniveaus beperkt te houden en te reageren op opkomende risico’s.

Met deze cruciale informatie kan je team een plan opstellen om de gevolgen aan te pakken. Zo kun je bijvoorbeeld een noodbestelling regelen, met het verkoopteam communiceren of de voorraad herverdelen.

We leggen uitputtingsrisicorapporten nader uit in ons e-book Tien regels voor voorraadbeheer en een betere beschikbaarheid in tijden van schaarste.

Voorraadclassificatie en JIC voorraadbeheer

De belangrijkste voorwaarde voor succes met een just-in-case voorraadstrategie is: Behandel niet alle voorwerpen op dezelfde manier! Een JIC-aanpak zal veel doeltreffender zijn als je hem in wisselende mate toepast op je totale voorraad. Het is niet verstandig om alle artikelen op dezelfde manier te behandelen, want sommige zullen meer risico lopen op onregelmatige levertijden/vraag dan andere.

Door je voorraad in te delen voorkom je een te algemene aanpak. Met behulp van ABC analyse kun je je voorraadartikelen in categorieën verdelen en aan elke groep een ander voorraadbeleid toekennen.

Als je voorraad in drie groepen is verdeeld, kun je bijvoorbeeld beslissen om voorrang te geven aan de voorspellingen en meer buffervoorraad aan te leggen van je A artikelen, aangezien die het meeste ‘risico’ opleveren voor de bevoorradingsketen en hun vraag wisselvalliger is dan je B en C-artikelen.

Je leest meer over ABC voorraadanalyse in onze blog “ABC analyse cruciaal bij voorraadoptimalisatie“.

Het gebruik van pick-classificatie is een geavanceerdere aanpak. Daarmee bepaal je de artikelen die je het vaakst pickt en verkoopt, en voorzie je een JIC voorraadbeleid dat de beschikbaarheid bevordert, bijvoorbeeld door de buffervoorraad te vergroten, het op te nemen in een uitputtingsrisicorapport, enz.

Naarmate de pickfrequentie van een bepaald artikel daalt, kun je de behoefte aan een JIC voorraadbeleid verminderen.

Overtollige voorraden opvolgen

Een groot risico van een just-in-case aanpak is dat het tot overtollige voorraden kan leiden. Deze kunnen moeilijk te verkopen zijn en uiteindelijk verouderd raken.

Je kunt dit voorkomen door de ‘gezondheid’ van je voorraad in de gaten te houden:

Gezonde voorraad – als de voorraadniveaus gezond zijn, komen ze overeen met je vraagvoorspellingen. Met een JIC-beleid beschik je ook over een vooraf berekende buffervoorraad die je af en toe kunt aanwenden.
Overtollige voorraad – overbevoorrading ontstaat wanneer je een heleboel voorraad hebt liggen die niet beweegt en veel groter is dan voorzien in je vooruitzichten. Het is erg belangrijk om deze niveaus in de gaten te houden, aangezien voorraden verouderd kunnen raken, verdrongen kunnen worden door nieuwere modellen, of hun marktwaarde kunnen verliezen.
Verouderde voorraad – wanneer een voorraadartikel langere tijd geen vraag heeft gekend, kan je het als verouderd beschouwen. In dit stadium zijn artikelen van invloed op je omzet, onderneem dus actie als je dit stadium bereikt!

Software voor voorraadbeheer gebruiken om je JIC strategie te implementeren

Het lijkt erg lastig om de vele noodzakelijke rapporten voor een just-in-case voorraadplan te beheren. Software voor voorraadbeheer kan je hierbij echter helpen.

Software voor voorraadbeheer kan helpen om de voorraden nauwkeurig in te delen, de vraag te voorspellen, optimale buffervoorraden te berekenen, en uitputtingsrisicorapporten te genereren.

Met alle bovenstaande informatie in één systeem, krijg je volledig overzicht van je hele voorraad.

Bovendien maakt EazyStock het eenvoudiger om in te grijpen voordat de risico’s werkelijkheid worden, dankzij een hele reeks waarschuwingen die wijzen op uitschieters in de vraag, artikelen die dreigen op te raken of artikelen die tekenen van veroudering vertonen.

Je geeft je inkopers ook meer tijd om met leveranciers te manegen, klanten te beheren en naar het grotere, strategische, plaatje te kijken.

Als je meer wilt weten over EazyStock, maak dan snel een afspraak voor een gesprek met één van onze consultants.