Så förhindrar du lagerbrist med lageroptimering

Vanliga orsaker till brist på lagerartiklar

Som inköpare och lagerplanerare står man ständigt inför utmaningar och risker i att förutse efterfrågan. Den ökade volatiliteten de senaste åren med omvärldshändelser som Covid-19, krig i Ukraina, ekonomisk nedgång har medfört oundvikliga konsekvenser och påverkan på utbud och efterfrågan av lagerartiklar.

Detta kan leda till komponentsbrister, som leder till att tillverkningar blir försenade. Det finns också högre risker i en global supply chain för fraktutmaningar, så som den orsakade av containerbristen. Många inköpare och lagerplanerare letar efter sätt att säkra tillgången på lagerartiklar eftersom det annars kan orsaka problem i hela organisationen.

Tyvärr finns det ingen enkel lösning på de globala de utmaningar för att helt och hållet undvika lagerbrist. Det finns dock åtgärder du kan genomföra för att förbättra er lagerplanering och bättre säkra tillgång på lagerartiklar.

Motverka lagerbrist med hjälp av ‘risk of run out’ rapporter

Under tider av störningar i försörjningskedjan är lagerbrist en oundviklig konsekvens. För att mildra störningarna och konsekvenserna för er och era kunder så är det därför viktigt att vidta de åtgärder som går.

För att kunna göra detta behöver du först veta vilka lagerartiklar som löper störst risk att ta slut, när det är troligt att de tar slut och under hur lång tid ni kommer att ha brist på de lagerartiklarna.

När ni har denna information till hands så kan du hjälpa era olika avdelningar att förstå deras kommande lagerutmaningar och lägga upp en handlingsplan för att hantera konsekvenserna och fördela ut artiklarna smartare.

Nyckeltal som indikerar risk för lagerbrist:

• Dagar i lager – antal dagar kvar i lager innan artikeln tar slut
• Bristtid – antal dagar till artikeln är slut i lager
• Maximal bristtid – den längsta tidsperiod som artikeln kommer vara slut i lager
• Bristkvantitet – antalet artiklar som ni kommer att ha slut av i lager
• Maximal bristkvantitet – högst antal artiklar som ni kommer att ha slut av i lager

Dessa nyckeltal kan alla räknas ut och sammanställas i en ‘risk of run out’ rapport.

En mer grundläggande rapport för ‘risk of run out’ kan enkelt sättas upp med hjälp av följande data:

• Aktuella lagerartiklar (kom ihåg att även inkludera varor som har beställs och som är under transport)
• Efterfrågeprognoser
• Ledtider

Använd säkerhetslager för att förhindra lagerbrist

När det är stor risk för brist på lagertillgänglighet så kan det vara klokt att tillfälligt öka sitt säkerhetslager och inkludera det i era beräkningar för lagerhantering. Detta kommer att ge dig ett extra buffertlager till hands.

Till exempel så kan du med hjälp av ovannämnda ‘risk of run out’ rapport lägga in varningar på 50% av dina säkerhetsnivåer, så att er lagerbrist visar sig när ni fortfarande har kvar hälften av ert säkerhetslager (då vet du att ni har kvar lite extra som back-up).

Säkerställ att er data är tillförlitlig och uppdaterad

Det är viktigt att betona att din ‘risk of run out’ rapport endast kommer att vara användbar om du har korrekta uppgifter om dina nuvarande lagernivåer, pålitliga efterfrågeprognoser och ledtider. Utan korrekt data kan du inte ta välgrundade beslut.

Om efterfrågan och ledtider är konsekventa kan du uppdatera din rapport en gång i veckan, kanske mindre. I en dynamisk försäljningsmiljö med ordrar som ändras oftare skulle du behöva uppdatera rapporten så ofta som möjligt.

Även om denna process låter tidskrävande, så kan du välja att bara fokusera din rapport på dina mest kritiska eller lönsamma artiklar. Ni kan använda ABC- klassificering för att kategorisera era artiklar vilket hjälper era att identifiera och prioritera vilka ni bör fokusera er tid på.

Sätt att undvika lagerbrist och lindra problemen

Med bättre förvarningar om vilka lagerartiklar som riskerar att ta slut så kan ditt team lägga upp en plan för att lindra problemen. Vi listar nedan några olika tillvägagångssätt.

Omfördelning mellan lagerställen

Det är inte ovanligt att man har för mycket av vissa varor på ett lager och brist på ett annat. Det är inte heller ovanligt att man rear ut sitt överlager i en region och köper in nytt i en annan region. Se till att istället omfördela artiklar så att ni nyttjar era lagerställen maximalt med hälsosamma lagernivåer på samtliga ställen.

Begränsa beställningar/försäljning av ”risk”-artiklar

Ett annat sätt är att lägga in begränsningar på hur mycket man kan beställa av de artiklar som ligger med risk för att ta slut. Det kommer att förhindra att kunder eller interna avdelningar lägger för stora beställningar i onödan.

På liknande sätt så kan du även begränsa försäljningen genom att höja era priser för att på så sätt minska efterfrågan, utan att behöva skylta med att de är “slut i lager”.

Optimera ert nätverk av leverantörer

Vid tillfällen då pålitligheten och förmågan att leverera som vanligt är begränsad hos dina leverantörer så kan man diversifiera dessa. Detta kan innebära att lägga till fler leverantörer som ligger närmare geografiskt för att förhindra leveransförseningar eller att utöka sitt nätverk över hela världen för att ta bort eventuella lokala påverkningar. Syftet är att öka dina valmöjligheter när du behöver skaffa mer lager i en nödsituation.

Spara extra lager för nyckelkunder

Om du har viktiga nyckelkunder som du inte kan svika eller som är mer lönsamma än andra så kan du bestämma dig för att hålla tillbaka beställningar på lagerartiklar för att se till att deras beställningar utförs först. På så sätt behåller man relationen till sina nyckelkunder och ger hög service under en tid av krisande lagertillgänglighet.

Informera kunder i förväg så att de kan hitta andra lösningar

Även om det inte är bra att behöva berätta för sina kunder att de tyvärr inte kommer kunna beställa sina vanliga artiklar från er så är det god praxis att i förväg varna om problem med lagertillgänglighet. Detta ger dina kunder mer tid att leta efter alternativa leverantörer och lösningar vilket kommer att minska frustrationen mot er. Er dialog och förtroende som leverantör ökar även och kommer vara till fördel framåt vid fortsatta störningar i leveranskedjor.

Använd EazyStock för att förutsäga situationer med lagerbrist

Även om en ‘risk of run out’ rapport hjälper dig att förstå dina kommande lagerbegränsningar så kommer det att ta värdefull tid att underhålla och en manuell process att hantera. Alternativet är att använda en programvara för att ta fram rapporterna åt dig.

Ett lageroptimeringsverktyg, som EazyStock, ansluter till ditt befintliga affärssystem och automatiserar uträkningen för lagertillgänglighet.

EazyStock använder er nuvarande lagerdata och historisk försäljning för att förutsäga kommande efterfråga. Den klassificerar även dina lagerartiklar, så att du vet vilka som är mest kritiska för din verksamhet.

När leveranserna börjar återgå till det normala kan EazyStock hjälpa dig möta uppgångar i efterfrågan av produkter som kanske varit svåra att få tag i under en tid. Med smartare, automatiserade inköp och ett optimerat lager, så kommer ni kunna sänka kostnader och lägga värdefull tid på att istället arbeta strategiskt och bygga.

Vill du veta mer om hur ni kan uppnå samma servicegrader genom EazyStock så kan du boka en demo med en av våra experter här.