Erfolgreich ein Just-in-Case-Bestandsmanagement einführen

In den frühen achtziger Jahren entwickelte sich das Just-in-Time Supply-Chain-Management zu einer Möglichkeit für Unternehmen, ihre Lagerbestände zu reduzieren und nur die Artikel vorzuhalten, die zur Erfüllung bekannter Aufträge benötigt werden.

In den letzten Jahren und insbesondere seit der Coronavirus-Pandemie hat das Just-in-Case (JIC) Bestandsmanagement in der Lieferkette an Bedeutung gewonnen.

Hier wird ein risikoaverses Konzept verfolgt, bei dem die Unternehmen mehr Lagerbestände halten und ihre Lieferkette redundant gestalten, um auf unerwartete Nachfragespitzen reagieren oder Lieferunterbrechungen abfedern zu können.

Eine Aufstockung der Lagerbestände erhöht zwar die Lagerhaltungskosten und bindet Kapital, könnte aber auf lange Sicht rentabler sein. Die Verfügbarkeit des richtigen Lagerbestands könnte den Umsatz steigern und den Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Konkurrenten verschaffen.

Die Fähigkeit, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren, bedeutet auch, dass die Unternehmen eine hervorragenden Ausgangslage schaffen, um Wachstum zu ermöglichen.

In diesem Beitrag erläutern wir, wie Sie eine Just-in-Case-Bestandsmanagementstrategie umsetzen können, ohne zu viel Kapital in unnötigen Beständen zu binden.

Wie man ein JIC-Bestandsmanagement mit optimalen Lagerbeständen einführt

Ein JIC-Bestandsmanagement muss nicht zwingend bedeuten, dass die Bestände in die Höhe getrieben werden müssen. Mit einigen einfachen Maßnahmen können Sie diesen Ansatz nutzen, um das Risiko in der Lieferkette zu mindern und gleichzeitig die Bestandsinvestitionen unter Kontrolle zu halten.

Die wichtigsten Elemente der Bestandsführung zur Unterstützung Ihrer JIC-Bestandsstrategie sind:

• Genaue Nachfrageprognosen
• Verwendung von Sicherheitsbeständen
• Vermeidung von Engpässen – insbesondere bei den essenziellen Bestandsartikeln
• Klassifizierung der Bestände
• Verfolgen Sie Überbestände, um die Entstehung von Altbeständen zu verhindern.

Schauen wir uns die einzelnen Punkte genauer an.

Genaue Nachfrageprognosen sind entscheidend für die Verwaltung der JIC-Bestände

Beim Just-in-Case-Bestandsmanagement sollte es nicht darum gehen, so viel wie möglich auf Lager zu haben, um schlechte Prognosen zu vertuschen. Genaue Bedarfsprognosen sind die Grundlage für ein erfolgreiches JIC-Konzept. Es ist eine wichtige Aufgabe, das optimale Gleichgewicht zwischen der Deckung der Nachfrage und der Vermeidung unnötiger Investitionen in den Lagerbestand zu finden.

Für eine präzise Vorhersage sollten Sie historische Absatz- oder Nachfragedaten (quantitative Vorhersage) mit Marktkenntnissen über mögliche Schwankungen (qualitative Vorhersage) kombinieren. Das Hinzufügen von „menschlichem Input“ zu statistischen Berechnungen ist in Zeiten der Marktinstabilität sehr nützlich.

Faktoren, die für eine genaue Nachfrageprognose zu berücksichtigen sind

Bei der Erstellung von Prognosen ist es wichtig zu berücksichtigen, wo sich Ihre Bestandsartikel in ihrem Produktlebenszyklus befinden. Der Grund dafür ist, dass ein Artikel in jeder Phase ein anderes Nachfrageprofil aufweist, was sich auf die Berechnung der Prognose auswirkt.

Die Kenntnis des Nachfrageprofils oder -typs eines jeden Lagerartikels hilft Ihnen bei der Auswahl der besten Algorithmen zur Berechnung der Nachfrage für eine möglichst genaue Prognose.

Weitere Faktoren, die sich auf die Genauigkeit der Nachfrage auswirken, sind:

• Nachfragetrends – die Produktnachfrage wird sich aufgrund von Modeerscheinungen, technologischen Veränderungen sowie sozialen, wirtschaftlichen und rechtlichen Faktoren ändern.
• Saisonale Nachfrage – religiöse Festlichkeiten und saisonale Witterungsbedingungen können die Kaufgewohnheiten beeinflussen.
• Qualitative Inputs – dazu gehören künftige (geplante) Ereignisse und externe Marktfaktoren, wie Verkaufsförderungsmaßnahmen und Aktivitäten der Wettbewerber.

Nachfrageausreißer prüfen

In Zeiten, in denen die Nachfrage unvorhersehbar ist, können vermehrt Ausreißer auftreten, z.B. wenn die tatsächliche Nachfrage viel höher oder niedriger ist als die Prognose.

Ausreißer bei der Nachfrage können künftige Prognosen verfälschen. Deshalb ist es wichtig, sie zu überprüfen und zu entscheiden, ob sie in die Vorhersagen einbezogen werden sollen oder nicht.

Entfernen Sie Perioden von Stockouts

Es ist auch wichtig, Zeiträume, in denen Artikel nicht vorrätig waren, aus den Prognosen zu entfernen. Es ist nicht ratsam, künftige Prognosen auf der Grundlage dieser früheren Nachfrageniveaus zu erstellen, da sie zu niedrig ausfallen werden.

Dies kann durch einfaches Ausklammern der Nachfrage für diese Zeiträume geschehen oder durch die Ermittlung des Volumens der entgangenen Verkäufe und deren Wiederaufnahme in die Prognose.

Berechnung des Sicherheitsbestandes für ein besseres JIC-Bestandsmanagement

Der Sicherheitsbestand wird von vielen Unternehmen genutzt, um die Just-in-Case-Strategien zu implementieren, da er ihnen hilft, Unterbrechungen in der Lieferkette oder Nachfragespitzen zu bewältigen.

Der Sicherheitsbestand ist auch von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, die Ziele für die Bestandsverfügbarkeit zu erreichen, ohne unnötige Bestände zu führen. Daher ist es wichtig, die Sicherheitsbestände genau zu bestimmen.

Es gibt viele Möglichkeiten, den Sicherheitsbestand zu berechnen, von der einfachen Hinzufügung eines festen Pufferbestands zu allen Artikeln bis hin zur Verwendung statistischer Berechnungen, die Nachfrage- und Vorlaufzeitabweichungen berücksichtigen. In unserem Ratgeber „Der Sicherheitsbestand im Lager“ erklären wir dies genauer:

Es ist wichtig zu verstehen, dass der Sicherheitsbestand ein zusätzlicher Bestand über den üblichen Zyklusbestand hinaus ist. Der Gedanke dahinter ist, dass Sie nach dem Aufbrauchen Ihres zyklischen Bestands (d.h. des Bestands, den Sie auf der Grundlage Ihrer Nachfrageprognose einkaufen) immer noch eine gewisse Reserve für unerwartete Nachfrageveränderungen oder Lieferengpässe haben.

Der Sicherheitsbestand sollte zusätzlich zu Ihren üblichen Lagerbeständen berechnet werden. Sie können diese dann auf der Grundlage Ihrer Kenntnisse über die Volatilität von Angebot und Nachfrage anpassen, ohne dass Ihre übliche Lagerhaltungspolitik beeinträchtigt wird.

Vermeidung von Fehlbeständen durch JIC-Bestandsstrategien

Wenn Sie potenzielle Engpässe bei den Lagerbeständen „voraussehen“ können, lässt sich handeln, bevor es zu Engpässen kommt. Sie können diese Informationen auch nutzen, um Nachbestellungsparameter und Sicherheitsbestände anzupassen, damit sich eine solche Situation nicht wiederholt.

Ein Risk-of-run-out-Report hilft Ihnen zu verstehen, bei welchen Artikeln das Risiko am größten ist, dass sie ausgehen, wann das der Fall sein wird und wie hoch die fehlenden Mengen sein werden.

Dies ist eine eher reaktive Taktik, die jedoch dazu beitragen kann, die Lagerbestände insgesamt niedrig zu halten und unkompliziert auf aufkommende Risiken zu reagieren.

Mit diesen wichtigen Informationen kann Ihr Team einen Plan zur Bewältigung der Konsequenzen aufstellen, z.B. eine Eilbestellung organisieren, mit dem Verkaufsteam kommunizieren oder den Bestand umverteilen (bei dem Vorhandensein mehrerer Standorte).

In unserem Handbuch „10 Regeln für die Verbesserung der Verfügbarkeit von Beständen in Zeiten der Knappheit“ erläutern wir die erwähnten Risk-of-run-out-Reports detaillierter.

Bestandsklassifizierung und JIC Bestandsmanagement

Die wichtigste Regel für den Erfolg einer „Just in Case“-Bestandsstrategie lautet: Behandeln Sie nicht alle Artikel gleich! Ein JIC-Ansatz ist viel effektiver, wenn Sie ihn in unterschiedlichem Maße auf Ihren Bestand anwenden. Es ist nicht ratsam, alle Artikel gleich zu behandeln, da bei einigen das Risiko unregelmäßiger Vorlaufzeiten oder unregelmäßiger Nachfrage größer ist als bei anderen.

Die Klassifizierung Ihres Lagerbestands hilft, einen „pauschalen Ansatz“ zu vermeiden. Mit Hilfe der ABC-Analyse können Sie Ihre Lagerartikel kategorisieren und jeder Gruppe unterschiedliche Lagerhaltungsstrategien zuordnen.

Wenn Sie beispielsweise Ihren Bestand in drei Gruppen untergliedern, könnten Sie beschließen, den A-Artikeln Priorität einzuräumen und einen höheren Sicherheitsbestand an A-Artikeln zu halten, da diese das größte Versorgungsrisiko und die größte Nachfrageschwankung aufweisen im Gegenzug zu den B- und C-Artikeln.

Mehr über die ABC-Analyse erfahren Sie in unserem Blogbeitrag „Die ABC-Analyse für eine optimierte Beschaffung und Einkauf“.

Ein progressiverer Ansatz wäre die Verwendung einer Klassifizierung nach Entnahmehäufigkeit. Dann können Sie die Artikel identifizieren, die Sie am häufigsten kommissionieren und verkaufen, und sicherstellen, dass Sie für diese eine geeignete JIC-Bestandsstrategie etablieren, um die Verfügbarkeit zu verbessern, z.B. den Sicherheitsbestand zu erhöhen und diese Infos in den Risk-of-runout-Report mit aufzunehmen usw.

Wenn die Pick-Häufigkeit eines Artikels sinkt, können Sie den Umfang an JIC-Lagerhaltungsmaßnahmen verringern.

Nachverfolgung von Überbeständen

Ein großes Risiko bei der Anwendung eines „Just-in-Case“-Ansatzes besteht darin, dass es zu übermäßigen Lagerbeständen kommen kann, die sich schwer absetzen lassen und schließlich veralten.

Eine Möglichkeit, dies zu verhindern, besteht darin, den „Gesundheitszustand“ Ihres Bestands zu überwachen:

Gesunde Bestände – wenn die Bestände gesund sind, spiegeln sie Ihre Nachfrageprognosen wider. Bei einem JIC-Vorgehen können Sie darüber hinaus auch über einen zusätzlichen Sicherheitsbestand verfügen, den Sie bei Bedarf wieder auffüllen.
Überschüssige Bestände – von Überbeständen spricht man, wenn im Lager große Mengen an Waren vorhanden sind, die sich nicht bewegen und weit über den in den Prognosen vorgesehenen Mengen liegen. Es ist wichtig, diese Bestände im Auge zu behalten, da sie allmählich an Qualität abbauen, durch neuere Modelle ersetzt werden oder an Marktwert verlieren können.
Veraltete Bestände – wenn für einen Artikel über mehrere Zeiträume keine Nachfrage besteht, kann er als veraltet eingestuft werden. An diesem Punkt beginnen die Artikel, sich auf Ihr Betriebsergebnis auszuwirken, also handeln Sie, bevor Sie dieses Stadium erreichen!

Einsatz von Software zur Bestandsoptimierung bei der Umsetzung Ihrer JIC-Strategie

Den Überblick über die vielen Reports zu behalten, die für die Verwaltung eines Just-in-Case-Bestandsplans erforderlich sind, mag sich wie eine entmutigende Aufgabe anhören. Eine Software zur Bestandsoptimierung kann jedoch dabei unterstützen!

Software zur Bestandsoptimierung kann helfen, den Bestand genau zu klassifizieren, die Nachfrage zu prognostizieren, optimale Sicherheitsbestände zu berechnen und Berichte über das Risiko von Fehlbeständen zu erstellen.

Mit all den oben genannten Informationen in einem System haben Sie einen vollständigen Überblick über Ihr gesamtes Bestandsportfolio.

Darüber hinaus bietet EazyStock eine Vielzahl von Warnhinweisen, die auf Nachfrageausreißer, auslaufgefährdete Artikel oder Anzeichen von Veralterung bestimmter Artikel hinweisen und so das Eingreifen erleichtern, bevor die Risiken Realität werden.

Außerdem haben Ihre Bestandsteams dann mehr Zeit, sich um Lieferanten und Kunden zu kümmern und das große Ganze im Auge zu behalten.

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