Överlager: Orsaker, konsekvenser och lösningar

Överlager, är en av lagerhållande företags största utmaning. Även företag med effektivt lagerkontroll, kan ackumulera felaktiga artiklar i sitt lager som bygger upp ett överlager. Detta överskott av lager upptar inte bara värdefullt utrymme utan är också en av de största orsakerna till kassaflödesproblem, vilket kan hämma företagets tillväxt.

Vad är överlager?

Överlager eller överskottslager är en term inom lagerstyrning som definieras som: ”Artiklar med ett tillgängligt lagersaldo som överstiger ett årsbehov eller ett visst antal månaders behov.” Vilken tidsram som väljs beror på produktens specifika produktlivscykel.

För att analysera nuläget är det lämpligt att titta på det tillgängliga lagersaldot snarare än genomsnittslagret. För att beräkna hur stor del av det tillgängliga lagersaldot som är överlager används följande formel:

Överlager = Tillgängligt lagersaldo – Behov under definierad tidsperiod

Vanliga orsaker till överlager

Överlager orsakas oftast av någon eller i en kombination av:

1. Felaktiga efterfrågeprognoser
2. Ineffektiv lagerpåfyllnad
3. Brist på förståelse och uppföljning av produktlivscykeln

1. Överlager på grund av felaktiga efterfrågeprognoser

Dina lagernivåer kommer att öka om du överprognostiserar marknadens behov och beställer mer artiklar än du sannolikt kommer att sälja. Det är därför viktigt att få dina efterfrågeprognoser så korrekta som möjligt. Detta innebär att identifiera artiklar med säsongsbetonade mönster och/eller uppåt-/nedåtgående trender för alla artiklar och sedan löpande justera prognoserna därefter.

Du måste också ta hänsyn till externa faktorer, såsom dina konkurrenters aktiviteter – om dina konkurrenter till exempel sänker sina priser eller lanserar en ny produkt kan det leda till att försäljningen av dina produkter minskar. Samma kan gälla om det utvecklats ny teknik eller utveckling som förändrar behovet av din produkt. Läs mer om hur ni kan förbättra era efterfrågeprognoser här.

2. Överlager på grund av ineffektiv lagerpåfyllnad

Effektiv varupåfyllning innebär att man beställer rätt mängd artiklar vid rätt tidpunkt för att möta den prognostiserade efterfrågan. Dålig påfyllning beror ofta på manuella processer som inte tar hänsyn till information såsom nuvarande lagernivåer, ledtider för leverantörer, den bredare försörjningskedjan, artikelns produktlivscykel och varornas värde för verksamheten.

Affärssystem (ERP) har vanligtvis inte en djupare funktionalitet för att kontinuerligt justera beställningspunkter och kvantiteter i linje med utbuds- och efterfrågevariabler. Du kan förhindra en uppbyggnad av överlager genom att kontinuerligt justera dina beställningspunkter och kvantiteter i linje med utbud och efterfrågan, med hjälp av lageroptimeringssystem kopplat till ditt affärssystem.

Denna automatisering påskyndar beräkningarna och eliminerar risken för mänskliga fel, så att du har kvar kontrollen över din lagerhantering.

3. Överlager på grund av bristande hänsyn till produktlivscykeln

Alla produkter går igenom olika faser i en produktlivscykel – från introduktion, genom mognad, till nedgång (även om produkter inte nödvändigtvis alltid följer livscykeln linjärt). Överlager uppstår ofta då man inte tagit hänsyn till den nedåtgående trenden i produktens livscykel, vilket visas i diagrammet nedan.

Även om det fortsatt finns en efterfrågan på produkten, så börjar den att fasas ut, och om du misslyckas med att upptäcka det så riskerar du att fortsätta att beställa samma nivåer av artikeln baserat på tidigare efterfrågemönster. Lagerplanerare som inte aktivt kan övervaka efterfrågestadierna för sina SKU:er riskerar att fastna med en stor mängd överlager på grund av felaktiga prognoser.

I bästa fall kan man sälja av sitt överlager och gå jämnt ut mot sin investering eller bara förlora en mindre andel av vinsten. Men om överlager inte likvideras övergår det vanligtvis till att bli föråldrat lager, vilket nästan alltid leder till en stor och smärtsam kostnad.

Vanliga missuppfattningar om överlager

Företag kan ibland felaktigt tro att ett visst överlager har sina fördelar. Här vill vi höja ett varningens finger, då det i de flesta fall tvärtom är skadligt för företaget. Nedan reder vi ut några av de vanligaste missförstånden.

Att alltid ha lager till hands innebär att alltid ha produkter redo att uppfylla försäljningsmöjligheter – eller hur? Även om detta verkar logiskt i teorin, så i praktiken blir företag att binda upp för mycket kapital med överlager för att garantera produktens tillgänglighet. Att ha 100 % uppfyllnadsgrad på alla produkter är inte alltid det smartaste när du försöker hantera lagerkostnader och lageromsättning på ett effektivt sätt.

Smarta lagerplanerare vet att de måste balansera att låga lagernivåer samtidigt som man säkerställer att produkter finns tillgängliga för att möta efterfrågan.

Det är viktigt att inte blanda ihop överlager med säkerhetslager. Säkerhetslager är en strategisk och beräknad lagernivå som hjälper till att minska risken för lagerbrist på grund av oväntade händelser. Effektiva säkerhetslagernivåer säkerställer att det alltid finns tillgängligt lager för att möta försäljningskrav och hålla kunder nöjda.

Säkerhetslagernivåerna bör justeras baserat på efterfrågeprognoser, säsongsvariationer, trender, ledtider för leverantörer och en produkts plats i dess livscykel. Detta säkerställer att ett företag inte lämnas med överlager.

De flesta företag gör besparingar när de köper artiklar i större kvantiteter, i så kallade bulkköp. Det kan även minska fraktkostnader då t.ex. en stor order är billigare än frakt- och hanteringskostnader från flera mindre batchordrar. Men att göra stora beställningar ökar också risken och osäkerheten i den beräknade efterfrågan.

Mer träffsäkra efterfrågeprognoser och strategiskt optimerade påfyllningsprocesser kommer att ge större kostnadseffektivitet utan bördan av överlager. Nyckeln är att hitta den optimala beställningstiden och -kvantiteten för att säkerställa en kontinuerlig lagerbalans för att möta efterfrågan med lagerhopning.

Nackdelar med överlager

Att bära för mycket överlager medför stora kostnader. Nedan är tre av de främsta anledningarna till varför du behöver en bra policy för hantering av överlager och säkerställa att du bibehåller sunda lagernivåer.

• Höga alternativkostnader – Höga lagernivåer binder upp kapital som skulle ha kunnat investeras i andra affärsområden eller projekt. Kostnaden för varulager erhålls inte förrän det säljs, och ju längre tid det tar, desto längre förblir det rörliga kapitalet otillgängligt.
• Ökade kostnader för lagerhållning – Kostnaden för lagring kan inkludera lagerhyra, verktyg, löner, underhåll och finansiella kostnader för lagerhållningen. Överlager av långsamt rörliga produkter äter upp utrymme i ditt lager som kunde användas för mer efterfrågade produkter. Lagernivåerna kan minskas med upp till 30 % genom att förbättra prognosmetoder och påfyllningsprocesser.
• Kvalitets- och produktförsämring – Att lagra föremål längre än beräknat kan leda till kvalitetsproblem. I dessa situationer kan företag behöva sälja av lager till ett reducerat pris eller köpa nytt material som ersättning – vilket båda kan vara kostsamma.

Hur man blir av med överflödigt lager?

Om du har överskott av lager finns det flera sätt att minska det. När du väl har gjort det är det viktigt att implementera rätt processer för att säkerställa att det inte byggs upp igen.

• Rabatter och försäljning – Detta är det vanligaste alternativet. Vi ser regelbundet snabba försäljningar och kampanjer i slutet av säsongen när företag förbereder sig för nya produkter.
• Omplacering av produkter – Om ditt lager inte har efterfrågan på sitt ursprungliga syfte eller kundprofil, kan det fungera för en alternativ bransch eller marknad?
• Paketera produkter – I likhet med rabatter, kan du paketera artiklar för att göra dem mer attraktiva för dina kunder?
• Returnera lager till leverantörer – Fråga dina leverantörer om de har ett återköpsalternativ eller ett sätt att returnera varor för rabatt på framtida köp.
• Likvidationsbolag. – Du kan hitta ett företag som är villigt att köpa allt ditt överlager, och även om detta sannolikt kommer att bli kraftigt rabatterat, kan du frigöra utrymme i ditt lager.
• Skriv av eller donera – Om du inte kan sälja överlager kan du behöva skriva av det och ta det ekonomiska slaget.
• Donera eller återvinna – Om det är möjligt kan du donera lager eller leta efter industriella återvinningsalternativ för att undvika att det hamnar på deponi.

Hur vet jag om jag har överlager?

Om du börjar se artiklar som samlar damm eller om du har svårt att hitta plats för nya artiklar, kan du anta att du har överlager. Men det kan också visa sig finnas artiklar du inte trodde var överlager som faktiskt inte går åt lite mycket och börjar dala i efterfrågan. Ett första steg är att analysera ditt lager och kategorisera det i en av dessa tre kategorier::

Omsättningslager – Det här är det lager du planerar att sälja, baserat på dina prognoser.
Överlager – Det lager som överstiger din prognostiserade efterfrågan (plus säkerhetslagret) för en viss produkt.
Föråldrat lager – När lager finns kvar på lagret men det inte finns någon efterfrågan (vanligtvis under minst 12 månader).

Det är värdefullt att kategorisera in sitt lager i dessa segment för att förstå om du har problem med överlager eller inkurant lager.

På EazyStock kan vi göra en analys av er lagerhälsa, där vi använder vår mjukvara för att analysera dina nuvarande lagernivåer och tillhandahålla ovanstående insikter, samt ge dig värdefulla och praktiska rekommendationer för att göra nödvändiga förbättringar.

Lösningar och hantering av överlager

Är du intresserad av att lära dig hur man kan får ner dina nivåer på överlager och minimera risken för lagerbrist? Kontakta EazyStock och boka in ett möte för att upptäcka hur vår mjukvara kan hjälpa dig bättre hantera överlager, minska lagerkostnader samtidigt som effektivitet och lönsamhet ökar.