Hur kan man bättre hantera överlager

Vad är överlager?

Överlager eller överskottslager är en term inom lagerstyrning som kan definieras som: ”Artiklar med ett tillgängligt lagersaldo som överstiger ett årsbehov eller ett visst antal månaders behov.”

Vilken tidsram man väljer beror på hur snabba produktlivscyklerna är för den specifika produkten.

För att analysera nuläget är det lämpligt att titta på det tillgängliga lagersaldot snarare än genomsnittslagret. För att beräkna hur stor del av det tillgängliga lagersaldot som är överlager används följande formel:

Överlager = Tillgängligt lagersaldo – Behov under definierad tidsperiod

Vanliga orsaker till överlager

Överlager orsakas oftast av någon eller i en kombination av:

1. Felaktiga efterfrågeprognoser
2. Ineffektiv lagerpåfyllnad
3. Brist på förståelse och uppföljning av produktlivscykeln

1. Överlager på grund av felaktiga efterfrågeprognoser

Dina lagernivåer kommer att öka om du överprognostiserar marknadens behov och beställer mer artiklar än du sannolikt kommer att sälja. Det är därför viktigt att få dina efterfrågeprognoser så korrekta som möjligt. Detta innebär att identifiera artiklar med säsongsbetonade mönster och/eller uppåt-/nedåtgående trender för alla artiklar och sedan löpande justera prognoserna därefter.

Du måste också ta hänsyn till externa faktorer, såsom dina konkurrenters aktiviteter – om dina konkurrenter till exempel sänker sina priser eller lanserar en ny produkt kan det leda till att försäljningen av dina produkter minskar. Samma kan gälla om det utvecklats ny teknik eller utveckling som förändrar behovet av din produkt. Läs mer om hur ni kan förbättra era efterfrågeprognoser här.

2. Överlager på grund av ineffektiv lagerpåfyllnad

Effektiv varupåfyllning innebär att man beställer rätt mängd artiklar vid rätt tidpunkt för att möta den prognostiserade efterfrågan. Du kan förhindra en uppbyggnad av överlager genom att kontinuerligt justera dina beställningspunkter och kvantiteter i linje med utbud och efterfrågan

3. Överlager på grund av bristande hänsyn till produktlivscykeln

Alla produkter går igenom olika faser i en produktlivscykel – från introduktion, genom mognad, till nedgång (även om produkter inte nödvändigtvis alltid följer livscykeln linjärt). Överlager uppstår ofta då man inte tagit hänsyn till den nedåtgående trenden i produktens livscykel, vilket visas i diagrammet nedan.

Även om det fortsatt finns en efterfrågan på produkten, så börjar den att fasas ut, och om du misslyckas med att upptäcka det så riskerar du att fortsätta att beställa samma nivåer av artikeln baserat på tidigare efterfrågemönster. Lagerplanerare som inte aktivt kan övervaka efterfrågestadierna för sina SKU:er riskerar att fastna med en stor mängd överlager på grund av felaktiga prognoser.

I bästa fall kan man sälja av sitt överskottslager och gå jämnt ut mot sin investering eller bara förlora en mindre andel av vinsten. Men om överskottslager inte likvideras övergår det vanligtvis till att bli föråldrat lager, vilket nästan alltid leder till en stor och smärtsam kostnad.

Vanliga missuppfattningar om överlager

Företag kan ibland felaktigt tro att ett visst överlager har sina fördelar. Här vill vi höja ett varningens finger, då det i de flesta fall tvärtom är skadligt för företaget. Vi reder ut några av de vanligaste missförstånden nedan.

“Man kan effektivt uppnå högre servicenivåer med överlager”

Att alltid ha lager till hands innebär att alltid ha produkter redo att uppfylla försäljningsmöjligheter – eller hur? Även om detta verkar logiskt i teorin, så i praktiken blir företag att binda upp för mycket kapital med överlager för att garantera produktens tillgänglighet. Att ha 100 % uppfyllnadsgrad på alla produkter är inte alltid det smartaste när du försöker hantera lagerkostnader och lageromsättning på ett effektivt sätt.

Smarta lagerplanerare vet att de måste balansera att låga lagernivåer samtidigt som man säkerställer att produkter finns tillgängliga för att möta efterfrågan.

“Överskottslager tillåter högre säkerhetslagernivåer (buffertlager)”

Det är viktigt att inte blanda ihop överskottslager med säkerhetslager. Säkerhetslager är en strategisk och beräknad lagernivå som hjälper till att minska risken för lagerbrist på grund av oväntade händelser. Effektiva säkerhetslagernivåer säkerställer att det alltid finns tillgängligt lager för att möta försäljningskrav och hålla kunder nöjda.

Säkerhetslagernivåerna bör justeras baserat på efterfrågeprognoser, säsongsvariationer, trender, ledtider för leverantörer och en produkts plats i dess livscykel. Detta säkerställer att ett företag inte lämnas med överlager.

“Det är värt att ha överskottslager för att göra besparingar genom bulkköp”

De flesta företag gör besparingar när de köper artiklar i större kvantiteter, i så kallade bulkköp. Det kan även minska fraktkostnader då t.ex. en stor order är billigare än frakt- och hanteringskostnader från flera mindre batchordrar. Men att göra stora beställningar ökar också risken och osäkerheten i den beräknade efterfrågan.

Nackdelar med överlager

Att bära för mycket överlager medför stora kostnader. Nedan är tre av de främsta anledningarna till varför du behöver en bra policy för hantering av överlager och säkerställa att du bibehåller sunda lagernivåer.

• Höga alternativkostnader
• Allt för höga lagernivåer binder upp kapital som skulle ha kunnat investerats i andra affärsområden eller projekt. Kostnaden för varulager erhålls inte förens det säljs, och ju längre tid det tar, desto längre tid förblir det rörliga kapitalet otillgängligt.
• Ökade lagerföringskostnaderKostnaden för lagring kan inkludera lagerhyra, verktyg, löner, underhåll och finansiella kostnader för lagerhållningen.Överlager av långsamt rörliga produkter äter upp utrymme i ditt lager när du kan ha mer efterfrågade produkter istället. Lagernivåerna kan minskas med upp till 30 % genom att helt enkelt förbättra prognosmetoder och påfyllningsmetoder.
• Kvalitets- och produktförsämringAtt lagra föremål längre än beräknat kan leda till kvalitetsproblem. I dessa situationer kan företag behöva sälja av lager till ett reducerat pris eller köpa nytt material som ersättning – vilket båda kan vara kostsamma.

Hur vet jag om jag har överlager?

Alla typer av inventarier kan delas upp i tre kategorier:

Omsättningslager: Det här är det lager du planerar att sälja, baserat på dina prognoser.
Överlager: Det lager som överstiger din prognostiserade efterfrågan (plus säkerhetslagret) för en viss produkt.
Föråldrat lager: När lager finns kvar på lagret men det inte finns någon efterfrågan (vanligtvis under minst 12 månader).

Det är värdefullt att kategorisera in sitt lager i dessa segment för att förstå om du har problem med överlager eller inkurant lager.

På EazyStock erbjuder vi en kostnadsfri, analys av er lagerhälsa, där vi använder vår programvara för att analysera dina nuvarande lagernivåer och tillhandahålla ovanstående insikter, samt ge dig värdefulla och praktiska rekommendationer för att göra nödvändiga förbättringar.

Lösningar och hantering av överlager

Är du intresserad av att lära dig hur man kan får ner dina nivåer på överlager utan att riskera lagerbrist? Kontakta EazyStock och boka in ett möte för att upptäcka hur vår mjukvara kan hjälpa dig bättre hantera överlager, minska lagerkostnader samtidigt som effektivitet och lönsamhet ökar.