5 strategier för att reducera ditt överlager
Om du söker på ordet ”överlager” kommer du att finna en uppsjö av företag som erbjuder sig köpa upp ditt överlager så att du omedelbart kan frigöra både kapital och hyllor på lagret. Kanske kan låta som en snabb lösning på kassaflödesproblem? Frågan är bara – till vilken kostnad?
Överlager har många nackdelar och risken att artiklarna blir inkuranta är en av dem. Att sälja av ett överskottslager är ett snabbt sätt att minska dina lagernivåer och mildra kassaflödesproblem, men det är definitivt inte det smartaste. Ofta leder strategin i stället till att din vinstmarginal får sig en törn.
I den här bloggposten kikar vi på sätt att proaktivt minska överlager minimera riskerna för ett inkurant lager.
Identifiera överlager och inkuranta lager
Börja med att testa dela in ditt lager i tre kategorier:
Hälsosamt lager (omsättningslager): Det här är det lager du planerar att sälja, baserat på dina prognoser.
Överlager: Det lager som överstiger din prognostiserade efterfrågan och även det säkerhetslager du har för en viss produkt.
Inkurant lager: Artiklar som finns kvar på lagret när det inte längre finns någon efterfrågan över en längre tid (oftast minst 12 månader).
Nu när du har delat upp ditt lager i dessa tre kategorier har du en bra utgångspunkt för att förstå om du har problem med överlager eller inkurant lager.
Utvärdera om ditt överlager utgör en risk (att bli inkurant)
Ibland är det ok med högre lagernivåer än vad din prognostiserade efterfrågan kräver. Du kan till exempel ha höga nivåer av snabbrörliga produkter som du säljer kontinuerligt utan att det utgör något problem. Särskilt om enhetsprisen på artiklarna är relativt låga. Rör sig artiklarna snabbt kan du enkelt justera lagernivåerna genom att köpa in lite mindre nästa gång det är dags att fylla på.
Överlager blir en risk när du har överdrivet höga nivåer av artiklar som rör sig långsamt eller har oregelbundna mönster med perioder av väldigt låg vs hög efterfrågan. Det kan också bli problematiskt med artiklar som är i slutet av sin produktlivscykel och därmed har en sjunkande efterfrågan. Du behöver därför identifiera vilka som är dina högriskartiklar och göra upp en plan för hur du ska minska lagret innan det hinner bli inkurant.
Förstå orsakerna till ditt överskott och inkuranta lager
Det finns en rad möjliga orsaker till varför du har för mycket lager. Oftast beror det på något av följande:
- Bristfälliga efterfrågeprognoser
- Ett behov av att hantera leveransrisker, tex när du ofta har leverantörsstörningar
- Strävan efter att uppnå en 100%-ig tillgänglighet (servicegrad)
- En komplex logistikkedja (tex multi-echelon eller flera distribuerade lagerställen)
- Helt enkelt dåliga inköpsbeslut
Proaktiva strategier för att minimera överlager
1. Förebygg överlager med bättre efterfrågeprognostisering
Om dina eftefrågeprognoser regelbundet leder till för mycket eller för lite lager är det dags att se över hur du kan förbättra dem. Först och främst är efterfrågeprognoser baserade på antal “stock days” en förenklad och inadekvat metod för att förutse efterfrågan. Du bör i stället överväga att börja använda tekniker som tar hänsyn till skiftande efterfrågemönster, säsongsvariationer och kampanjer på artikelnivå.
Statistiska beräkningar av efterfrågan är de bästa och bör som sagt göras för varje enskild artikel, regelbundet. Har du ett för stort produktutbud för att sköta detta manuellt finns verktyg som EazyStock. EazyStock analyserar din produktportfölj på artikelnivå och tilldelar varje artikel ett efterfrågemönster beroende på var i produktlivscykeln de befinner sig. Detta innebär att allteftersom dina produkter förflyttar sig genom tillväxt, mognad och nedgångsstadierna kommer algoritmerna automatiskt att uppdateras för att prognosen ska bli så exakt som möjligt.
Detta innebär att när produkterna rör sig genom tillväxt-, mognads- och nedgångsstadierna och deras efterfrågemönster förändras, kommer algoritmerna som används för att beräkna efterfrågan att uppdateras dynamiskt för att upprätthålla korrekta prognoser genom produktlivscykeln.
Du kan fördjupa dig ytterligare i att förbättra noggranheten i efterfrågeprognoser i vår artikel här.
2. Använd inte överlager för att hantera leveransrisker
Att bygga upp överlager är inget bra sätt att förebygga strul med leverantörsledtider och andra störningar i leveranskedjan. Istället bör du hantera problemet genom att:
Planera för distributörernas helgdagar i förväg: Om du har vet när dina distributörer stänger fabrikerna för årliga högtider som det kinesiska nyåret, Thanksgiving eller jul kan du i god tid justera inköpsdatumen därefter. Mjukvaroro för lageroptimering, som EazyStock, kan göra detta enklare genom att automatisera rekommenderade beställningar och hålla koll med leverantörskalendrar för att optimera beställningar.
Håll koll på dina leverantörsledtider: Se till att du har koll på dina leverantörers olika ledtider och huruvida dom håller sina SLAs (serviceavtal) eller om de ofta levererar för sent. Om det senare visar sig stämma är det någonting konkret att ta tag i och lösa tillsammans med leverantören. Under tiden kan ett väl avvägt säkerhetslager i viss grad täcka förseningar.
Läs mer om effektiv lagerpåfyllning för mer information om hantering av utbuds- och efterfråganvariabler för att minska överlager.
3. Sluta bygga överlager för att förhindra lagerbrist
Att skyhöga lagernivåer är det enda sättet att undvika lagerbrist är en vanlig missuppfattning. Av alla tips i den här bloggposten är detta det absolut viktigaste. Det är i allra högsta grad möjligt att ha en hög servicegrad utan att bygga upp stora överlager. Nyckeln är att använda tekniker för lageroptimering när du sätter upp dina inköps- och lagerstrategier.
En ABC-analys kan vara en bra utgångspunkt, men det är inte allt. Du behöver även prioritera vilka artiklar som ska lagerläggas baserat på dess efterfrågetyper, plockfrekvens, efterfrågevolatilitet och lönsamhet. Utifrån detta kan du sätta ultimata lagernivåer för varje artikel utifrån vilket värde de genererar för er verksamhet. En typisk lagermatris kan se ut såhär:
Artiklarna i de ljusoranga rutorna, längst ner till höger, plockas mest frekvent och har ett lågt styckpris. Dessa kan därför lagerhållas i större kvantiteter än de bruna som plockas mer sällan och är mycket dyrare.
Ditt företags lagermatris kommer vara unik för just er verksamhet. Och du kan ha flera olika matriser för olika produktkategorier.
För varje kategori i matrisen sätts ett servicegradsmål. Detta mål är oftast högre för produkter som plockas oftare och har ett lägre värde. Utmaningen ligger i att hitta en balans mellan kapitalet som du investerar i lager och dina ideala mål för produkttillgänglighet.
Om du har lagerstrategier på plats för varje artikel med individuella lagernivåer och servicegradsmål är risken att bygga upp överlager liten.
Att skapa en så detaljerad matris kan dock vara utmanande utan ett verktyg som gör alla uträkningar. Det är där EazyStock kommer in i bilden, systemet gör grovjobbet åt dig och flyttar samtliga artiklar genom matrisen vartefter de går genom sina produktlivscykler. Baserat på detta får du automatiskt de optimala lagernivåerna för att kunna nå högsta möjliga servicegrad utan att binda upp för mycket kapital.
4. Optimera lagernivåer genom hela försörjningskedjan
Om du har flera distribuerade lagerställen blir det extra utmanande att förebygga överlager. Om du till exempel inte har centraliserat återanskaffningen är det inte ovanligt att inköpare och planerare beställer ’lite extra’ på flera olika håll, vilket kan leda till ganska stora överlager om man ser till hela lagernätverket.
I stället behöver du planera och hantera alla lagerställen i nätverket centraliserat. Med ett verktyg som EazyStock kan du ta hela lagernätverket med i dina efterfrågeberäkningar och inköp så att du har tillräckligt, men inte överdrivet mycket, av varje artikel på rätt lagerställe. Du kan även omdistribuera lager från ett ställe där efterfrågan är låg, till ett annat där du säljer mer av en viss produkt.
När du har en helhetsbild över hela ditt lager och kan hantera det centralt kommer du se att överlager snabbt reduceras till ett minimum.
5. Återanskaffa smartare
Det är lätt att frestas att köpa in stora kvantiteter för att få ett lägre styckpris. Och om det handlar om snabbrörliga produkter kanske den här strategin inte är så dålig. Men för långsammare artiklar med oregelbunden eller avtagande efterfrågan bör du tänka om. Det är sällan en bra idé att tvingas rea ut produkter då de riskerar att bli obsoleta, oavsett vilket styckpris du betalat från början. Gör matten: det kanske är mer lönsamt att betala ett högre enhetspris för en mindre kvantitet än att binda upp för mycket kapital i lagret.
Överlager kan också bero på att du behöver möta höga krav på minsta beställningskvantiteter (MOQ). Om så är fallet, se om du kan omförhandla med dina leverantörer eller hitta alternativ med lägre MOQ. Det kan vara bättre att betala en högre enhetspris för mindre orderkvantiteter än att ha kontanter i lager som inte rör sig tillräckligt snabbt genom lagret.
Sammanfattning
Över- och inkurant lager kan leda till stora problem och att hitta proaktiva sätt att förebygga att för mycket lager byggs upp kan ha stora fördelar. Bättre kassaflöde, mer omsättningskapital, en bättre lageromsättning och lägre lagerkostnader kommer allt sammanlagt hjälpa dig till en mer hälsosam vinstmarginal.
Gör vår självutvärdering för att få bättre koll på din lagerhälsa eller om du vill förstå hur EazyStock kan hjälpa till att minska risken för överlager i din verksamhet, kontakta oss för en personlig demo.
Vanliga frågor om strategier för att reducera överlager
Överlager uppstår när lagernivåerna överstiger den prognostiserade efterfrågan. Varorna kan fortfarande sälja, men efterfrågan är för låg för att de ska omsättas inom en rimlig tidsperiod. Om inköpen inte justeras fortsätter överlagret att byggas upp.
Inkurant lager är varor som inte haft någon efterfrågan under minst tolv månader. De har vanligtvis börjat som överlager, men efterfrågan har fortsatt falla tills den är helt obefintlig.
För att identifiera inkurant lager går du igenom samtliga artiklars efterfrågehistorik och markerar alla artiklar som inte haft någon efterfrågan under minst tolv månader. Dessa klassas som inkuranta.
Det bästa sättet att undvika inkurant lager är att stoppa överlager från att byggas upp. Men när det redan skett bör du agera snabbt. Vanliga metoder inkluderar:
- Kör kampanjer och rabatter. Paketera artiklar för att öka försäljningsattraktiviteten.
- Utforska nya marknader eller målgrupper – exempelvis andra branscher, länder eller nya försäljningskanaler.
- Sälj lagret till en aktör specialiserad på överskottslager (ofta till kraftig rabatt).
- Som sista utväg: skriv av och kassera varorna för att slippa fortsatta lagerhållningskostnader.
Att skriva av lager som inkurant eller ”dead stock” innebär att varor som inte längre är säljbara tas bort från balansräkningen och deras värde bokförs som en förlust. Processen brukar innehålla följande steg:
- Identifiera inkuranta artiklar och ta bort dem från det aktiva lagret. Dokumentera artikeldata såsom antal, beskrivning, kostnad och anledning.
- Beräkna förlustens värde baserat på den ursprungliga kostnaden (inte försäljningspriset).
- Bokför avskrivningen med antingen direktavskrivningsmetoden eller avsättningsmetoden.
- Avveckla lagret genom att kassera, återvinna eller donera det.
- Analysera orsaken till att lagret blev inkurant och inför åtgärder som minskar risken att det händer igen.
För stora lagernivåer binder kapital som hade kunnat användas i andra delar av verksamheten – exempelvis marknadsföring, produktutveckling eller för att köpa rätt artiklar. Dessutom ökar lagerhållningskostnaderna: kapitalkostnader, lagringskostnader, servicekostnader och riskkostnader som svinn, skador, inkurans och föråldring.
Ju längre lagret ligger, desto större risk att varorna försämras, blir omoderna eller helt osäljbara. När varor säljs till rabatterat pris eller måste kasseras minskar avkastningen kraftigt, vilket direkt påverkar resultat och marginaler negativt.
Förebyggande åtgärder är avgörande. Några viktiga strategier är:
- Förbättra prognosprecisionen – Lageroptimeringsprogram som EazyStock analyserar varje artikel och tilldelar en efterfrågetyp för att använda rätt algoritm vid varje tidpunkt. Algoritmen justeras automatiskt när efterfrågemönster förändras.
- Planera för leverantörsstörningar utan att skapa överlager – Lägg in helgdagar och stopp i systemet så att beställningsprofiler justeras automatiskt. Följ upp leverantörers ledtider och SLA‑uppfyllnad, samt använd beräknade säkerhetslagernivåer som kompenserar för risker utan att blåsa upp lagret..
- Skapa korrekta servicenivåer utan överlager – Använd ABC/XYZ‑klassificering för att styra lagerstrategier och säkerställa att bara de mest värdeskapande artiklarna har höga lagernivåer.
- Optimera lagernivåer över hela supply chain – En centraliserad överblick gör det möjligt att omfördela överlager från ett lagerställe till ett annat med låg nivå, vilket minskar risken för att varor blir liggande
- Köp klokt – Bulkinköp kan vara bra för snabbomsatta artiklar, men för långsamma artiklar skapar de lätt överlager och risk för inkurans. Försök förhandla lägre MOQ:er eller hitta leverantörer med mer flexibla villkor. Ibland är det bättre att betala ett högre styckpris än att binda kapital i varor som inte rör sig.
Varje artikel har en unik efterfrågeprofil genom sin livscykel. Under introduktions‑ och tillväxtfasen ökar efterfrågan, för att sedan stabiliseras under mognadsfasen. När produkten når nedgångsfasen blir efterfrågan ojämn eller ”lumpy” och till slut faller den till noll.
Genom att följa varje artikel genom dess livscykel kan du identifiera tidiga signaler på att efterfrågan faller och vidta åtgärder innan lagret blir överflödigt eller inkurant.
Automatiska varningar kan snabbt signalera när en artikels efterfrågeprofil förändras eller när lagernivåer börjar överstiga efterfrågan. Det gör det möjligt att agera innan överlager förvandlas till inkurant lager. Systemen justerar även prognosmodeller och rekommenderade ordernivåer för att förhindra att fler varor beställs in när efterfrågan sjunker.
