Reducera ditt överlager i fyra enkla steg

Om du söker på ordet ”överlager” kommer du att finna en uppsjö av företag som erbjuder sig köpa upp ditt överskottslager så att du omedelbart kan frigöra både kapital och hyllor på lagret. Kanske kan låta som en snabb lösning på kassaflödesproblem? Frågan är bara – till vilken kostnad?

Överlager har många nackdelar och risken att artiklarna blir inkuranta är en av dem. Att sälja av ett överskottslager är ett snabbt sätt att minska dina lagernivåer och mildra kassaflödesproblem, men det är definitivt inte det smartaste. Ofta leder strategin i stället till att din vinstmarginal får sig en törn.

I den här bloggposten kikar vi på sätt att proaktivt ta tag i överlager innan det förvandlas till inkurant lager. Och det bästa sättet är förstås att förebygga att problemet uppstår i första taget.

Identifiera ditt överlager och inkuranta lager

Börja med att dela in ditt lager i tre kategorier:

Hälsosamt lager: Kallas även omsättningslager. Det här är det lager du planerar att sälja, baserat på dina prognoser.

Överlager: Det lager som överstiger din prognostiserade efterfrågan + säkerhetslagret för en viss produkt.

Inkurant lager: Artiklar som finns kvar på lagret när det inte längre finns någon efterfrågan över en längre tid (oftast minst 12 månader).

Den här informationen är en bra utgångspunkt för att förstå om du har problem med överlager eller inkurant lager.

Utvärdera hur stor risk ditt överlager utgör (dvs riskerar det att bli inkurant?)

Ibland är det ok med högre lagernivåer än vad din prognostiserade efterfrågan kräver. Du kan till exempel ha höga nivåer av snabbrörliga produkter som du säljer kontinuerligt utan att det utgör något problem. Särskilt om enhetsprisen på artiklarna är relativt låga. Rör sig artiklarna snabbt kan du enkelt justera lagernivåerna genom att köpa in lite mindre nästa gång det är dags att fylla på.

Överlager blir en risk när du har överdrivet höga nivåer av artiklar som rör sig långsamt eller har oregelbundna mönster med perioder av väldigt låg vs hög efterfrågan. Det kan också bli problematiskt med artiklar som är i slutet av sin livscykel och därmed har en sjunkande efterfrågan. Du behöver därför identifiera högriskartiklarna och göra upp en plan för hur du ska minska lagret innan det hinner bli inkurant.

Förstå vad som orsakar ditt över- och inkuranta lager

Det finns en rad möjliga orsaker till varför du har för mycket lager. Oftast beror det på något av följande:

1. Dåliga efterfrågeprognoser
2. Ett behov av att hantera leveransrisker, tex när du ofta har leverantörsstörningar
3. Strävan efter att uppnå en 100%-ig servicegrad
4. En komplex logistikkedja (tex multi-echelon eller distribuerade lagerställen)
5. Helt enkelt dåliga inköpsbeslut

Implementera punkterna ovan som proaktiva strategier

Regel 1: Förebygg överlager med bättre efterfrågeprognostisering

Om dina eftefrågeprognoser regelbundet leder till för mycket eller för lite lager är det dags att se över hur du kan förbättra dem. Först och främst är efterfrågeprognoser baserade på antal “stock days” en förenklad och inadekvat metod för att förutse efterfrågan. Du bör i stället överväga att börja använda tekniker som tar hänsyn till skiftande efterfrågemönster, säsongsvariationer och kampanjer på artikelnivå.

Statistiska beräkningar av efterfrågan är de bästa och bör som sagt göras för varje enskild artikel, regelbundet. Har du ett för stort produktutbud för att sköta detta manuellt finns verktyg som EazyStock. EazyStock analyserar din produktportfölj på artikelnivå och tilldelar varje artikel ett efterfrågemönster beroende på var i produktlivscykeln de befinner sig. Detta innebär att allteftersom dina produkter förflyttar sig genom tillväxt, mognad och nedgångsstadierna kommer algoritmerna automatiskt att uppdateras för att prognosen ska bli så exakt som möjligt.

Regel två: Använd inte överlager för att hantera leveransrisker

Att bygga upp överlager är inget bra sätt att förebygga strul med leverantörsledtider och störningar i leveranskedjan. Istället bör du hantera problemet genom att:

Planera för distributörernas helgdagar i förväg: Om du har vet när dina distributörer stänger fabrikerna för årliga högtider som det kinesiska nyåret, Thanksgiving eller jul kan du i god tid justera inköpsdatumen därefter.

Håll koll på dina leverantörsledtider: Se till att du har koll på dina leverantörers olika ledtider och huruvida dom håller sina SLAs (serviceavtal) eller om de ofta levererar för sent. Om det senare visar sig stämma är det någonting konkret att ta tag i och lösa tillsammans med leverantören. Under tiden kan ett väl avvägt säkerhetslager i viss grad täcka förseningar.

Regel tre: Sluta bygga överlager för att förhindra lagerbrist

Att skyhöga lagernivåer är det enda sättet att undvika lagerbrist är en vanlig missuppfattning. Av alla tips i den här bloggposten är detta det absolut viktigaste. Det är i allra högsta grad möjligt att ha en hög servicegrad utan att bygga upp stora överlager. Nyckeln är att använda tekniker för lageroptimering när du sätter upp dina inköps- och lagerstrategier.

En ABC-analys kan vara en bra utgångspunkt, men det är inte allt. Du behöver även prioritera vilka artiklar som ska lagerläggas baserat på dess efterfrågetyper, plockfrekvens, efterfrågevolatilitet och lönsamhet. Utifrån detta kan du sätta ultimata lagernivåer för varje artikel utifrån vilket värde de genererar för er verksamhet. En typisk lagermatris kan se ut såhär:

Artiklarna i de ljusoranga rutorna, längst ner till höger, plockas mest frekvent och har ett lågt styckpris. Dessa kan därför lagerhållas i större kvantiteter än de bruna som plockas mer sällan och är mycket dyrare.

Ditt företags lagermatris kommer vara unik för just er verksamhet. Och du kan ha flera olika matriser för olika produktkategorier.

För varje kategori i matrisen sätts ett servicegradsmål. Detta mål är oftast högre för produkter som plockas oftare och har ett lägre värde. Utmaningen ligger i att hitta en balans mellan kapitalet som du investerar i lager och dina ideala mål för produkttillgänglighet.

Om du har lagerstrategier på plats för varje artikel med individuella lagernivåer och servicegradsmål är risken att bygga upp överlager liten.

Att skapa en så detaljerad matris kan dock vara utmanande utan ett verktyg som gör alla uträkningar. Det är där EazyStock kommer in i bilden, systemet gör grovjobbet åt dig och flyttar samtliga artiklar genom matrisen vartefter de går genom sina produktlivscykler. Baserat på detta får du automatiskt de optimala lagernivåerna för att kunna nå högsta möjliga servicegrad utan att binda upp för mycket kapital.

Regel 4: Optimera lagernivåer genom hela logistikkedjan

Om du har flera distribuerade lagerställen blir det extra utmanande att förebygga överlager. Om du till exempel inte har centraliserat återanskaffningen är det inte ovanligt att inköpare och planerare beställer ’lite extra’ på flera olika håll, vilket kan leda till ganska stora överlager om man ser till hela lagernätverket.

I stället behöver du planera och hantera alla lagerställen i nätverket centraliserat. Med ett verktyg som EazyStock kan du ta hela lagernätverket med i dina efterfrågeberäkningar och inköp så att du har tillräckligt, men inte överdrivet mycket, av varje artikel på rätt lagerställe. Du kan även omdistribuera lager från ett ställe där efterfrågan är låg, till ett annat där du säljer mer av en viss produkt.

När du har en helhetsbild över hela ditt lager och kan hantera det centralt kommer du se att överlager snabbt reduceras till ett minimum.

Regel 5: Återanskaffa smartare

Det är lätt att frestas att köpa in stora kvantiteter för att få ett lägre styckpris. Och om det handlar om snabbrörliga produkter kanske den här strategin inte är så dålig. Men för långsammare artiklar med oregelbunden eller avtagande efterfrågan bör du tänka om. Det är sällan en bra idé att tvingas rea ut produkter då de riskerar att bli obsoleta, oavsett vilket styckpris du betalat från början. Gör matten: det kanske är mer lönsamt att betala ett högre enhetspris för en mindre kvantitet än att binda upp för mycket kapital i lagret.

Sammanfattning

Över- och inkurant lager kan leda till stora problem och att hitta proaktiva sätt att förebygga att för mycket lager byggs upp kan ha stora fördelar. Bättre kassaflöde, mer omsättningskapital, en bättre lageromsättning och lägre lagerkostnader kommer allt sammanlagt hjälpa dig till en mer hälsosam vinstmarginal.

Gör vår självutvärdering för att få bättre koll på din lagerhälsa eller kontakta oss för en personlig demo.