7 orsaker till onödigt höga lagernivåer

I några av våra senaste blogginlägg har vi tittat på nackdelarna med överlager, eller överskottslager som det även kallas, och hur man kan minska onödigt höga lagernivåer. I den här posten ska vi undersöka varför företag egentligen hamnar i situationer där de har för mycket lager och varför de gång på gång fastnar i fällor som resulterar i att de bygger upp ett överlager.

Men först en påminnelse om vad överlager egentligen är:

Överlager – en definition

Överlager, eller överskottslager, är när lagernivåerna för en artikel överskrider den prognostiserade efterfrågan på ett oreglerat sätt. Det ska alltså inte förväxlas med säkerhetslager, där en buffert utöver den prognostiserade efterfrågan är avsiktligt och planerat. Att sitta på för höga lagernivåer är ineffektivt, kostsamt och medför en del ekonomiska konsekvenser. Bland annat binder man upp kapital som kan behövas i andra delar av verksamheten, man får ökade driftskostnader och riskerar att lagret blir inkurant.

Vad finns det för orsaker till allt för höga lagernivåer?

Har du någonsin undrat över hur det kommer sig att ni har på tok för höga lagernivåer? Här är sju vanliga orsaker till ett ständigt överskott på lager.

1. Otillräckliga prognosmetoder

Felaktiga efterfrågeprognoser leder ofta till för lite eller för mycket lager. Dåliga lagerprognoser beror oftast på att man inte har rätt verktyg för jobbet. Det är vanligt att använda Excel för komplicerade beräkningar, eller en mjukvara som inte är tillräckligt bra. Till exempel är troligen inte ditt affärssystem (ERP) eller ditt lagerhanteringssystem (WMS) tillräckligt avancerat för att kunna göra statistiska prognoser för efterfrågan.

2. Man bortser från säsongsvariationer

Prognoser som ignorerar säsongsvariationer i efterfrågan är en annan viktig grund till överskottslager. Om du misslyckas med att identifiera artiklar som påverkas av säsongsbunden efterfrågan kommer dina prognoser för dessa artiklar aldrig att bli korrekta. Om till exempel en butik som säljer trädgårdsmöbler i Sverige baserar sin septemberprognos på de tre föregående månadernas efterfrågan, utan att ta hänsyn till säsongsvariationer, kommer den av naturliga skäl att överprognostisera. Det innebär att du står med valen att antingen lagra stora kvantiteter av trädgårdsmöbler fram till nästa vår eller försöka sälja av dem med rabatt.

3.  Bristande förståelse för marknaden

Det är mycket viktigt att inte glömma bort vikten av kvalitativa prognosaspekter, eller den ”mänskliga faktorn”. Även de bästa kvantitativa prognosverktygen kommer ha svårt att ha koll på faktorer som kan påverka efterfrågan, som till exempel nya konkurrenter som krymper marknadsandelar, eller trender som pushas hårt i populära tv-program eller sociala medier. Så en god marknaskännedom är alltid viktigt för att kunna göra goda prognoser och köpa in lagom mängd lager.

4. Produktens livscykel

Alla produkter genomgår en produktlivscykel, från marknadsintroduktion till tillväxt, mognad och nedgång. I varje fas förändras efterfrågan på produkten, t.ex. ökar efterfrågan vanligtvis när produkten etablerar sig på marknaden, den stabiliseras under mognadsfasen och blir sedan ofta oregelbunden och börjar sjunka när produkten går in i en nedgångsfas.

Många lagerplanerare misslyckas med att identifiera eller ta hänsyn till produktens livscykel i sina prognoser. Detta är särskilt riskabelt när produkterna börjar avvecklas och efterfrågan sjunker. Om prognoser och ombeställningsparametrar inte justeras för att återspegla den sjunkande försäljningen kan företag bli kvar med lageröverskott som snabbt föråldras om efterfrågan försvinner helt och hållet.

5. Att stirra sig blind på hög servicegrad

Hittills har den här bloggen fokuserat på hur dålig prognostisering av efterfrågan kan leda till överskottslager. Men ibland hamnar företag i en situation med överskottslager ”med flit”, t.ex. på grund av sina egna insatser och affärsbeslut.

Vi får ofta höra att man har mycket lager på grund av att man har höga mål för servicegrad. Det är inte ovanligt att rädslan för att få slut på lager instinktivt leder till att man beställer för mycket. Produkttillgänglighet är förstås viktigt för att hålla både försäljning och kundnöjdhet på topp. Men har man inte rätt verktyg och processer på plats kan detta tyvärr leda till att man bygger upp alltför kostsamma överlager.

6. Dåliga inköpsbeslut

Det är lätt att låta sig ryckas med i förhandlingar med leverantörer och lägga allt fokus på att få det bästa priset vid varje beställning. Köper du till exempel väldigt stora kvantiteter, så kallade bulkköp, får du kanske ner enhetskostnaden per artikel. Det som du kanske inte tänker på är att priset för ett lager fullt av överflödiga artiklar ofta blir bra mycket högre än det du sparade in på en bra bulk-deal.

7. Komplexa distributionskedjor

Företag med komplexa, globala leveranskedjor och distribuerade lagerställen upptäcker inte sällan att de sitter på överskottslager. Detta beror ofta på decentraliserade inköp, där man i varje led i leveranskedjan lägger till lite extra lager för att täcka eventuella felaktigheter i prognoser eller förseningar i leveransen. Resultatet är ett lageröverskott i varje steg i distributionskedjan som för sig må vara litet, men som när det läggs samman uppgår till ett betydande överskottslager.

Hur kan du förebygga överlager?

Överlager kan ställa till rätt stora problem och orsaka operativa och ekonomiska komplikationer som de flesta företag gärna skulle undvika. Kände du igen dig i någon av punkterna ovan är det kanske dags för förändring och bara genom att läsa den här bloggposten har du tagit det första steget.

Hur hälsosamt är mitt lager?

Om du misstänker att du har ett överlager kan vi på EazyStock hjälpa dig med en lageranalys där vi går igenom ditt nuvarande lager och identifierar sunda, överflödiga och inkuranta artiklar. Vi förser dig sedan med en lista med rekommendationer för att göra de nödvändiga förbättringarna.

Kontakta oss för mer information och för att boka ett digitalt möte.