Lär dig grunderna i lageroptimering

Vad är lageroptimering?

”Vad är egentligen lageroptimering och hur passar det in i logistikkedjan?” är en fråga vi ofta får av logistiker och inköpare. Så låt oss reda ut saken och ge er en introduktion till lageroptimeringens ädla konst.

Wikipedia definierar lageroptimering som ”En metod för att balansera begränsningar eller mål för kapitalbindning och servicegradsmål över ett stort antal artiklar medan man tar hänsyn till volatilitet i tillgång och efterfrågan.”

Ett enklare sätt att uttrycka saken är att lageroptimering är konsten att ha rätt artiklar på lagret för att möta en verksamhets mål för servicegrad, utan att binda upp för mycket kapital i lager. För att göra detta måste man ta hänsyn till volatiliteten i både efterfrågan, och leveranser från producenter.

Att optimera lagret gör dig mer konkurrenskraftig

Världen går, i detta nu, igenom flera revolutioner och paradigmskiften. Digitalisering, globalisering och växande global oro med stora säkerhetshot är bara några makrotrender som påverkar distributörer världen över. Kundbeteenden förändras i snabbare takt än någon trodde möjligt för bara några år sen, medan ny teknologi gör det möjligt att köpa in både bättre och billigare produkter från hela världen. Detta resulterar i komplexa logistikkedjor där varje steg är en potentiellt svag länk. Men de som kan göra det rätt kommer ligga ett steg före sina konkurrenter och vara bättre rustade för en osäker framtid.

Många stora företag och globala jättar har redan avancerade system för att kunna köpa varor från hela världen och leverera, ibland så snabbt som samma dag ordern läggs. Men det är långt ifrån verkligheten för små och medelstora företag som fortfarande beräknar orderkvantiteter, säkerhetslager och beställningspunkter i Excel. Detta resulterar i grova estimeringar vilket i sin tur leder till överlager, eller till att man inte når sina mål för servicegrad. För tio år sen kanske det var okej att be kunden vänta en vecka eller två tills varan fanns på lager. Idag kommer du troligen förlora kunden till någon annan, din konkurrent finns trots allt bara ett klick bort.

För att optimera lagret behöver du bestämma exakt hur stor kvantitet du behöver av varje artikel och veta när du ska lägga beställningar för att kunna garantera leveranser till dina kunder i tid. Du behöver ta hänsyn till säsongsvariationer och kampanjer liksom dina leverantörers scheman och ledtider. På så sätt kommer du alltid att ha rätt produkter på rätt lagerställe utan att binda upp för mycket kapital i lager.

Man kan dela upp lageroptimering i tre delar:

1. Efterfrågeprognoser
2. Lagerpolicy och klassificering
3. Inköp och återanskaffning

Vi kommer nedan övergripande gå igenom dessa och länka till andra bloggposter som ger dig mer djupgående förklaringar av koncepten.

Efterfrågeprognostisering

Det finns olika sätt att prognostisera efterfrågan. Man kan till exempel titta på förra årets eller periodens efterfrågan, eller begära in prognoser från säljarna. Dessa metoder kan fungera på vissa artiklar, men i många fall kan det bli helt fel.

Efterfrågemönster i produktlivscykeln

Varje produkt har en livscykel. Till exempel; när en produkt först introduceras har den ingen historisk efterfrågan alls. Därifrån kommer den troligen förflytta sig in i en positiv trend för att sedan bli stabil och snabbrörlig. I nästa steg kanske den blir mer ojämn för att sedan gå in i en negativ trend med fallande efterfrågan. Därifrån blir den döende och slutligen inkurant. För att kunna göra korrekta prognoser behöver du veta vart i livscykeln varje artikel befinner sig just nu och hur den rör sig i cykeln.

Säsongsvariationer

Säsongsvariationer är ett annat koncept att ta med i beräkningarna. Efterfrågan på solkräm som endast säljer på sommaren kan tex inte räknas ut baserat på föregående periods efterfrågan. Men för en produkt som var ny på marknaden för ett år sedan kan man å andra sidan inte basera efterfrågeprognoserna på föregående års försäljning. Så det är viktigt att veta vilka av dina artiklar som har säsongsvariationer och behandla dem därefter.

Kampanjer

Slutligen kan kampanjer ställa till det för planerare och inköpare. Det kan låta självklart att planera lagernivåer i god tid inför kampanjer, men i verkligheten görs detta oftast slarvigt, vilket i sin tur kan leda till att hela kampanjen går fel med missnöjda kunder eller stora överlager som följd.

Lagerpolicy

Nästa steg är att bestämma din lagerpolicy, eller lagerstrategi. Detta innebär att du behöver avgöra vilka produkter och hur mycket av varje artikel som ska finnas i lager och vilka du kan köpa in efterhand som du får beställningar.

ABC-analys

En vanlig metod för detta är en ABC-analys, som går ut på att man klassificerar lagret i A, B och C-klasser beroende på dess årsvärdesförbrukning. Guiden ABC-XYZ-analys för bättre lagerstyrning går in på djupet och förklarar hur du klassificerar lagret steg för steg. Poängen med den här analysen är att den hjälper dig bestämma vilka artiklar som bör finnas i lager och vilka som kan köpas in efterhand.

Säkerhetslager

Sedan behöver du bestämma hur stort ditt säkerhetslager behöver vara för att täcka plötsliga efterfrågetoppar, leverantörsstörningar eller andra oförutsedda händelser. I vår guide Lär dig dimensionera säkerhetslagret lär du dig olika metoder för att beräkna säkerhetslagret.

Planering av lagerställen

Slutligen spelar det ingen roll om du har exakt rätt kvantitet av rätt produkter om du lagerlägger dem på fel ställe. Har du fler än ett lagerställe behöver du därför se till att lagret distribueras på ett optimalt sätt, så att du har rätt kvantitet i rätt tid på rätt plats. Och har du inte tillräckligt med efterfrågan för en artikel i de enskilda regionerna men tillräckligt hög efterfrågan globalt, behöver du se till att den lagerläggs på en plats varifrån den kan skeppas ut så snabbt och kostnadseffektivt som möjligt.

Inköp och påfyllnad

Sist men inte minst kommer vi till inköp och påfyllnad. Nu behöver du beräkna orderpunkter och orderkvantiteter och se till att dessa blir till beställningar.

Några saker du bör se till för att optimera dina inköp är:

1. Att du har pålitliga leverantörer. Du behöver även veta ledtider för dina olika leverantörers olika produkter och produktionsscheman. Det är till exempel inte ovanligt att det kinesiska nyåret, då fabriker kan stänga ner i flera dagar, kommer som en överraskning för västerländska återförsäljare. Ett annat vanligt scenario är att vissa artiklar har extremt långa ledtider, ibland på flera månader. Om dina snabbrörliga storsäljare hör till dessa och dina kunder förväntar sig snabba leveranser kan du hamna i trubbel om du inte beställer rätt kvantiteter i tid.
2. Vad du har i transit. Om du lägger en beställning på en artikel är det inte tillräckligt att se hur mycket du har av denna i lager för att avgöra orderkvantiteten. Du behöver även veta vad du har i transit, på väg in till dina lagerställen från leverantören. Detta kan tyckas uppenbart, men de flesta affärssystemen har inte den här informationen enkelt tillgänglig, vilket gör det lätt att missa.

Sammanfattning

Alla dessa steg är avgörande för att ha rätt artiklar på rätt ställen i rätt tid, och fundamentet för ett optimerat lager. Du kan göra alla dessa beräkningar i Excel och manuellt föra över dem till ditt affärssystem, men har du några hundra, eller tusen artiklar i lager blir det näst intill omöjligt att hålla parametrar och beräkningar för alla artiklar uppdaterade manuellt.

EazyStock är ett verktyg som gör detta åt dig och automatiserar inköp och påfyllnad så att du bara behöver agera när systemet säger till.