Varför är lageroptimering bättre än lagerhantering?

Lageroptimering är en term som ofta missförstås. Det är inte en finare benämning av lagerhantering, utan ett sätt att lyfta lagerhantering. Här introducerar vi lageroptimering, förklarar vad det innebär och varför det är viktigt för lagerhållande bolag.

Vad är lageroptimering?

Lageroptimering syftar till att kostnadseffektivt beställa rätt kvantiteter av rätt produkter för att möta efterfrågan. Detta görs genom att ta hänsyn till utbuds- och efterfrågevolatilitet och dynamiskt justera lagerregler och lagerparametrar. Lageroptimering fokuserar på att balansera mål för servicenivå (lagertillgänglighet) med begränsningar eller mål för kapitalbindning i lager för att säkerställa optimal tillgänglighet samtidigt som lagerkostnaderna minskar och risken för kostsamt överskott eller inkurant lager minimeras.

Enkelt uttryckt är lageroptimering konsten att ha rätt artiklar på lagret för att möta verksamhetsmål för servicegrad, utan att binda upp för mycket kapital i lager.

Fördelarna med lageroptimering

Lagerhanteringstekniker behöver komma i kapp andra affärsområden när det kommer till automatisering.

Om ni redan i dag använder affärssystem (ERPs) eller ett lagerhanteringssystem (WMS) med avancerade funktioner för att hantera lager, så har ni tagit steg i rätt riktigt. Dessa system är dock inte anpassade för att ge korrekta prognoser eller beräkna optimala beställningskvantiteter, säkerhetslagernivåer eller kvantiteter för orderpåfyllning. Det kan leda till problem som:

• Felaktiga efterfrågeprognoser kan leda till lagerbrister, missade försäljningsmöjligheter och missnöjda kunder.
• Felaktig lagerpåfyllnad kan leda till att onödigt kapital binds upp i lager, och skapar ett kostsamt föråldrat lager som behöver skrivas av eller säljas med rabatter.
• Manuell orderhantering är ineffektiv och resurskrävande. Det finns även risker för handhavande fel, vilket förstärker felaktiga prognoser och påfyllnad.

Genom att optimera lagret tar ni hänsyn till efterfrågevariabler, såsom säsongsvariationer och kampanjer, leverantörsledtider och beställningsscheman för att avgöra exakt hur mycket lager ni ska beställa och när, så att ni alltid kan ge bra service åt era kunder. På så sätt kommer ni alltid att ha rätt produkter på rätt lager för att möta efterfrågan utan att binda för mycket kapital i lagret.

Lageroptimering är viktigt för konkurrenskraft

Digitalisering, globalisering och växande global oro för säkerhetshot är bara några makrotrender som påverkar distributörer världen över. Kundbeteenden förändras i snabb takt och ny teknologi gör det möjligt att köpa in produkter från hela världen. Vilket resulterar i komplexa försörjningskedjor och ökad konkurrens.  

Företag måste rusta upp och modernisera sin lagerhantering för att automatisera processer ocg förbättra effektiviteten.

Tekniker för lageroptimering

Man kan dela upp lageroptimering i tre delar:

1. Efterfrågeprognoser
2. Lagerpolicy och klassificering
3. Inköp och återanskaffning

Efterfrågeprognostisering

Att prognostisera efterfrågan kan vara utmanande. Om efterfrågan aldrig förändras så är det tillräckligt med att använda förra årets försäljningssiffror. För många företag räcker inte det för att ge korrekta prognoser, eftersom det finns volatilitet i efterfrågan och utbud.

Varje produkt ni säljer har en egen produktlivscykel. Till exempel när en produkt först introduceras har den ingen historisk efterfrågan alls. Därifrån kommer den troligen förflytta sig in i en positiv trend för att sedan bli stabil och snabbrörlig.

I nästa steg kanske den blir mer ojämn för att sedan gå in i en negativ trend med fallande efterfrågan, och därefter bli döende och slutligen inkurant. För att kunna göra korrekta prognoser behöver ni veta vart i livscykeln varje artikel befinner sig just nu och hur den rör sig i cykeln.

En mjukvara för lageroptimering, som EazyStock, beräknar efterfrågan baserat på varje artikels plats i produktens livscykel med hjälp av sju olika efterfrågestadier. Istället för att behandla varje artikel lika, använder systemet den mest relevanta algoritmen så att ni får de mest exakta prognoserna för varje artikel.

Efterfrågeprognoser måste också ta hänsyn till säsongsvariationer. Att veta när ni kommer att få säsongsbetonade toppar och dalar i efterfrågan är viktigt så att ni inte går miste om försäljning eller står kvar med för stort lager i slutet av en säsong. Till exempel är det ingen idé att förutsätta att efterfrågan på till exempel solskydd är lika hög på vintern som på sommaren.

Istället för att manuellt försöka beräkna säsongsbetonad efterfrågan, eller än värre gå på magkänsla, så ser en mjukvara för lageroptimering till att efterfrågan beräknas med hänsyn till säsongsvariationer, trender, leverantörsledtider och leveransscheman.

Slutligen kan kampanjer ställa till det för planerare och inköpare. Det kan låta självklart att planera lagernivåer i god tid inför kampanjer, men i verkligheten görs detta oftast slarvigt, vilket i sin tur kan leda till att hela kampanjen går fel med missnöjda kunder eller stora överlager som följd.

Lagerpolicy och klassificering

Nästa steg är att bestämma din lagerpolicy, eller lagerstrategi. Detta innebär att ni behöver avgöra vilka produkter och hur mycket av varje artikel som ska finnas i lager och vilka ni kan köpa in vart eftersom ni får beställningar.

Affärssystem fungerar vanligtvis tillräckligt bra för att hantera enskilda lagerartiklar men är oftast bristfälliga på att optimera över ett intervall.  Det är just där som lageroptimering överträffar lagerhantering, tack vare statistisk optimering på aggregerad nivå.

Optimering på aggregerad nivå tillåter analys över flera produkter, platser och tidsperioder för att belysa trender och mönster. Att optimera lagret på aggregerad nivå säkerställer att ni lagerför rätt kvantiteter för att möta kundernas efterfrågan samtidigt som ni minimerar överskottslager och dess kostnader.

Ett sätt att göra det är att använda en lagerklassificeringsmetod som ABC-analys för att identifiera de artiklar som är mest värdefulla för ert företag. ABC-analys klassificerar ditt lager (A, B och C) beroende på årsvärdesförbrukning, vilket hjälper er att bestämma vilka artiklar som bör finnas i lager och vilka som kan köpas in efterhand. Vår artikel om ABC-analys ger er en mer detaljerad beskrivning hur ni kan gå tillväga.

Sedan behöver ni bestämma hur stort ert säkerhetslager behöver vara för att täcka plötsliga efterfrågetoppar, leverantörsstörningar eller andra oförutsedda händelser. I vår guide Lär dig dimensionera säkerhetslagret lär ni er att beräkna säkerhetslagret.

Slutligen spelar det ingen roll om ni har exakt rätt kvantitet av rätt produkter om de lagerläggs på fel ställe. Har ni fler än ett lagerställe behöver ni se till att lagret distribueras på ett optimalt sätt, så att rätt kvantitet, finns i rätt tid på rätt plats. Och har ni inte tillräckligt med efterfrågan för en artikel i de enskilda regionerna men tillräckligt hög efterfrågan globalt, behöver ni se till att den lagerläggs på en plats varifrån den kan skeppas ut så snabbt och kostnadseffektivt som möjligt.

Inköp och påfyllnad

Sist men inte minst kommer vi till inköp och påfyllnad. Det är i detta steg som ni behöver beräkna orderpunkter och orderkvantiteter och se till att de blir till beställningar.

Några saker ni bör se över för att optimera inköp är: 

1. Pålitliga leverantörer – Att veta ledtider för era olika leverantörers produkter och produktionsscheman är viktigt. Det är till exempel inte ovanligt att det kinesiska nyåret, då fabriker kan stänga ner i flera dagar, kommer som en överraskning för västerländska återförsäljare. Ett annat vanligt scenario är att vissa artiklar har extremt långa ledtider. Om era snabbrörliga storsäljare hör till dessa kan ni hamna i trubbel om ni inte beställt rätt kvantiteter i tid.
2. Varor i transit – Om ni lägger en beställning på en artikel är det inte tillräckligt att se hur mycket ni har av denna i lager för att avgöra orderkvantiteten. Ni behöver även veta vilka varor som är i transit, dvs på väg in till era lagerställen. Det kan tyckas uppenbart, men de flesta affärssystemen har inte den informationen enkelt tillgänglig, vilket gör det lätt att missa.

Slutsats – lageroptimering höjer lagerhantering

Genom att använda lageroptimeringstekniker för efterfrågeprognoser, lagerpolicyer och påfyllningsaktiviteter kan ni öka effektiviteten och sänka lagerkostnader. Alla dessa steg är avgörande för att lyckas med balansgången att ha rätt artiklar på rätt ställen i rätt tid.

Ni kan till viss del göra dessa beräkningar i Excel och manuellt föra över dem till ert affärssystem, men har ni några hundra, eller tusen artiklar i lager blir det näst intill omöjligt att hålla parametrar och beräkningar för alla artiklar uppdaterade manuellt.

EazyStock är ett verktyg som gör detta åt er och automatiserar inköp och påfyllnad så att ni bara behöver agera när systemet säger till. Resultatet är optimerad lagerhantering som sparar tid, pengar och resurser.