Hemligheten till hög servicegrad med minsta möjliga lagernivåer

För de flesta distribuerande företag är hög servicenivå (eller servicegrad) en avgörande faktor för att kunna tillgodose bra kundservice, bygga ett starkt varumärke och driva tillväxt.

Hög servicegrad kan dock ibland komma till ett högt pris. För att säkerställa att man har rätt produkter på rätt plats är det många företag som bygger upp onödiga och kostsamma överlager.

Hemligheten för att undvika detta scenario är att optimera sin inköps och lagerprocesser. I denna artikel går vi igenom våra bästa tips på hur ni kan åstadkomma detta.

Utmaningen med hög servicenivå och överlager

Att behöva säga till sina kunder att ”nej, vi har tyvärr slut på lagret av den artikeln” är något många inköpare fasar för. Och med all rätt! Idag har kunder höga krav med många alternativa inköpsställen som finns ett telefonsamtal eller klick bort.

Med den överhängande risken att gå miste om försäljning och en försämrad kundnöjdhet kommer många företag välja att bygga upp ett överskottslager.

Detta är tyvärr en kostsam strategi av tre anledningar:

• det kommer att påverka ditt lageromsättningskvot negativt
• det kommer att binda rörelsekapitalet och öka kostnader
• det kommer att öka risken för överskott och föråldrat lager

Ett bättre sätt att möta kunders efterfrågan är att applicera lageroptimeringstekniker. Dessa metoder säkerställer att volatilitet i utbud och efterfrågan beaktas när ni fastställer era efterfrågeprognoser, lagernivåer, servicegradsmål och påfyllningsparametrar.

Vi går nedan igenom vardera i mer detalj.

Säkerställ precisa prognoser och optimala lagernivåer

Det första steget för effektiv lageroptimering är att kunna säkerställa precisa prognoser så att ni bara lagerhåller de produkter ni behöver för att möta efterfrågan. Med rätt verktyg, metoder och processer för prognostisering så går det i de allra flesta fall att både öka servicegraderna och minska lagret genom smartare efterfrågeprognoser.

Det finns både kvantitativa (historisk efterfrågedata) och kvalitativa (berfarenhet och åsikter) tekniker för att beräkna efterfrågan. Oftast är en kombination det bästa, men det finns en rad olika aspekter att ta med. I vår guide 8 steg till bättre efterfrågeprognoser går vi igenom i mer detalj vilka aspekter som bör tas i beaktning och hur ni kan säkerställa mer träffsäkra prognoser.

När ni vet hur era artiklar efterfrågas är det dags att bestämma era optimala lagernivåer.

Identifiera de mest värdefulla lagervarorna för ert företag och prioritera dem därefter genom en lagerkategorisering. ABC-klassificering (ABC-analys) är ett enkelt sätt att segmentera upp ert lager baserat på det värde de skapar för verksamheten.

En ABC-analys används för att särskilja och gruppera artiklar och med hjälp av detta förstå vilken inverkan olika kategorier av artiklar har på de totala lagerkostnaderna och för att kunna prioritera vilka produkter som ska ha högst tillgänglighet.

Bäst praxis är att gruppera artiklarna i tre kategorier A, B eller C.‘A’ produkter har god vinstmarginal, jämfört med ‘B’ som är mindre värdefulla och slutligen ‘C’ produkter. Vår guide om ABC -klassificering erbjuder mer information om hur ni gör denna klassificering rent praktiskt.

Sätt servicegradsmål för att optimera lagrets tillgänglighet

Nästa steg för att säkra tillgången på lagerartiklar är att sätta servicegradsmål för varje kategori eller artikel av er lagerklassificering.

Servicegradsmål mäter om en lagervara fanns i lager när den beställdes för att se till hur stor andel man lyckas att möta sin efterfrågan. Till exempel om en order alltid går igenom och levereras så är servicegraden 100% för den artikeln. Detta mål är oftast högre för produkter som plockas oftare och har ett lägre värde.

Utmaningen ligger i att hitta en balans mellan kapitalet som ni investerar i lager och era ideala mål för tillgänglighet på artiklar. Genom att kombinera lagerkategorisering och att sätta servicegradmål på varje enskild artikel med individuella lagernivåer blir risken att bygga upp överskottlager mindre.

Målet som ni anger för varje artikel i ert lager bör baseras på dess prognostiserade efterfrågan och reala efterfrågan. Till exempel om ni har snabba produkter där efterfrågan är konstant hög, kan ni ställa in en hög servicenivå på 98% eller högre. Medans för produkter med långsammare beställningsmönster så kan ni ställa in lägre servicenivåer, till exempel 90%.

Att övervaka servicegradsmålet som ett nyckeltal hjälper er att fastställa rimliga lagerhållningsregler och möta efterfrågan.

Granska er lagerpåfyllnadsprocess

Planering av lagerpåfyllning är också avgörande för att säkerställa att tillgång motsvarar kundernas efterfrågan.

Effektiva återanskaffningsmetoder säkerställer ett flöde av artiklar genom hela leveranskedjan. Grundläggande lagerpåfyllningsprocesser tenderar att fortfarande hanteras i kalkylblad vilket ger en endimensionell bild av verkligheten.

Beräkningar av ombeställningspunkter blir att baseras på en fast ordercykel eller när lagret träffar en viss triggerpunkt. Ombeställningskvantiteterna blir då även antingen att man beställer in samma mängd artiklar varje gång eller baserar på att fylla upp beställningen till min/max kapaciteten på lagret.

Det finns även en annan metod för lagerpåfyllnaden, EOQ-modellen (ekonomisk orderkvantitet), som går ut på att beräkna den idealiska mängd där både lagerhållningskostnader och beställningskostnader blir som lägst.

Dock tar ingen av dessa metoder hänsyn till variabler av utbud och efterfrågan.

Med en programvara för lageroptimering kan ni gå ett steg längre och även ta hänsyn till följande variabler i er påfyllningsprocess:

• efterfrågeprognoser – så att ni beställer utefter dina kunders behov
• leverantörstider – så att ni tar hänsyn till tex. leverantörsbegränsningar och helgdagar
• kostnadseffektiva orderkvantiteter– så att ni väger upp kostnaderna för transport och alternativa kostnader kan ställas mot billigare bulkköp
• säkerhetslager – så att ni aldrig får slut av en artikel

Lageroptimering för högre servicenivå utan stora överskottslager

Många av utmaningarna med att nå hög servicenivå är ett resultat av att man inte tar hänsyn till volatilitet i utbud och efterfrågan.

Genom att applicera mer träffsäkra efterfrågeprognoser tillsammans med optimala lagernivåer och servicegradmål i era inköpsprocesser så undviker ni att bygga upp onödiga och kostsamma överlager. Om ni kan lagra rätt varor i rätt mängd för att möta efterfrågan maximerar ni er lageromsättningshastighet. När varor har snabb lageromsättningshastighet så kan ni hålla ett bra kassaflöde och förhindra att bygga upp ett för stort och föråldrat lager.

Samtidigt har ni optimerat era lagernivåer för att säkerställa hög servicenivå.

Våra kunder har servicegrader på upp till 99% men minsta möjliga lagernivåer, vilket leder till högre kundlojalitet, ett starkare varumärke och mer försäljning. Vill ni veta mer om hur ni kan uppnå samma servicegrader genom EazyStock så kan ni boka en demo med en av våra experter här demo med en av våra experter här.