10 KPIs für das Bestandsmanagement im Jahr 2025 und darüber hinaus

Bestandsmanagement Kennzahlen für eine effektive Bestandsverwaltung

Die Verwaltung von Beständen ist eine komplexe Angelegenheit. Viele Aktivitäten, Prozesse und Personen sind involviert, wenn es darum geht, Artikel zu bestellen, zu erhalten, zu lagern, zu kommissionieren und zu versenden, mit dem letztendlichen Ziel, Kunden mit termingerechten und vollständigen Bestellungen zufrieden zu stellen.

KPIs für die Bestandsverwaltung sind unerlässlich, denn sie helfen bei der Analyse und Verfolgung der Performance von Bestandsverwaltungsaktivitäten und machen Schluss mit dem Rätselraten, z. B. darüber, wie Bestände bestellt, verwaltet und umgeschlagen werden. Mit einer Reihe von Bestandsverwaltungsdaten können Sie den Fortschritt der Ziele in der Lieferkette messen und verbesserungswürdige Bereiche ermitteln, damit Sie auf dieser Grundlage strategische, datengestützte Entscheidungen treffen können.

Es gibt unzählige KPIs, die Ihnen helfen, die Effizienz Ihrer Prozesse zu steuern. Doch wie wählen Sie die richtigen für Ihr Unternehmen aus? Welche sorgen für optimale Effizienz? Schauen wir uns das mal an.

Welche KPIs für das Bestandsmanagement sollten Sie verfolgen?

Jedes Unternehmen ist anders und verfolgt individuelle Ziele, aber hier sind einige Tipps für die optimale Auswahl der KPIs für Ihr Unternehmen:

• Wählen Sie KPIs aus, die für Sie von Nutzen sind und die Effizienz Ihrer Bestandsverwaltung verbessern.

• Richten Sie die KPIs an Ihren strategischen Unternehmenszielen aus. Zum Beispiel die Verbesserung des Cashflows, Kundenservice-Ziele, Wachstumsstrategien oder Rentabilitätsziele. Wenn Sie Ihre Ziele planen, überlegen Sie, welche Informationen Ihnen fehlen und welche Fragen die Geschäftsführung stellen könnte, und wählen Sie KPIs, die die entsprechenden Antworten liefern.

• Konzentrieren Sie sich nicht nur auf das interne Umfeld. Denken Sie auch an Ihre Kunden und deren Zufriedenheit, damit Sie sicherstellen können, dass die Kunden wiederkommen.

• Überlegen Sie, ob Ihre Bestandsverwaltungssysteme über die nötigen Funktionen verfügen, um diese Kennzahlen zu liefern, oder ob Sie ein Upgrade vornehmen oder in zusätzliche Software investieren müssen.

Wie man Kennzahlen für das Bestandsmanagement festlegt

KPIs müssen SMART sein – spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitnah. Vermeiden Sie also zu weit gefasste Ziele, die sich nur schwer quantifizieren und messen lassen. Anstatt zu sagen: „Wir möchten unseren Lagerumschlag erhöhen“, heißt es dann: „Wir möchten unseren Lagerumschlag bis zum Ende dieses Jahres um 2% erhöhen“.

Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass die von Ihnen gewählten Kennzahlen das richtige kooperative Verhalten fördern und solche vermeiden, die zu einem Konkurrenzkampf zwischen den Abteilungen führen.

Sobald Sie Ihre KPIs festgelegt haben, müssen Sie diese in Ihrem Unternehmen regelmäßig überprüfen und kommunizieren. Ihr Unternehmens- oder Bestandsverwaltungssystem sollte Ihnen dabei helfen können. Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter die Bedeutung der KPIs verstehen und wissen, wie sie zu ihrer eigenen Effizienz beitragen. Loben Sie Ihre Mitarbeiter, wenn sie gute Leistungen erbringen, und geben Sie ihnen konstruktives Feedback, wenn sie ihre Leistung verbessern müssen, so dass alle motiviert bleiben und das gleiche Ziel vor Augen haben.

Beispiele für KPI zur Bestandsverwaltung

1. Lagerhaltungskosten

Zu den Lagerhaltungskosten gehören alle (oft versteckten) Gemeinkosten, die Ihnen durch die Lagerung von Artikeln in Ihrem Lager entstehen. Diese Kosten umfassen:

• Kapitalkosten – alle Kosten, die mit der Investition in den Einkauf von Beständen verbunden sind, z.B. die Kosten der Bestände, die Zinsen für das Betriebskapital und die Opportunitätskosten des investierten Geldes.

• Lagerraumkosten – eine Kombination aus Lagermiete oder -kredit und Instandhaltungskosten, wie Beleuchtung, Heizung und Klimatisierung.

• Servicekosten für den Bestand – hierzu gehören Versicherung, Sicherheit, IT-Hardware und die Kosten für die physische Handhabung der Waren.

• Bestandsrisikokosten – decken das Risiko ab, dass Artikel während der Lagerung an Wert verlieren, deren Nachfrage sinkt oder diese veralten.

Die Lagerhaltungskosten werden berechnet, indem die oben genannten Gemeinkosten addiert und durch die durchschnittlichen jährlichen Lagerhaltungskosten geteilt werden. Die Lagerhaltungskosten werden als Prozentsatz ausgedrückt; die Werte liegen in der Regel zwischen 15 und 20%.

Sie können diese Kennzahl durch effizientere Lager- und Bestandsverwaltungsprozesse verbessern. Wenn es Ihnen gelingt, den Warenfluss in Ihrem Lager aufrechtzuerhalten und überschüssige und veraltete Bestände zu vermeiden, ist die Kennzahl für Lagerhaltungskosten in bester Ordnung.

Lagerhaltungskosten = (Lagerkosten + Mitarbeitergehälter + Opportunitätskosten + Abschreibungskosten)/Gesamtwert des jährlichen Bestands

IT’S A TRAP 

Alte Ware ist keine „Gratisware“. Nur weil es schon eine Weile in Ihrem Lager liegt, heißt das nicht, dass es Sie jetzt keine Kosten mehr verursacht. Sie binden Kapital, das Sie anderweitig ausgeben könnten, und beanspruchen wertvollen Lagerplatz, für den Sie bezahlen.

2. Verkaufsdauer der Bestände in Tagen (DSI) und Bestandstage des Warenvorrats (DOH) 

Dies zeigt Ihnen, wie lange es dauert, Ihren Bestand in Umsatz umzuwandeln, und misst Liquidität und Effizienz.

(Durchschnittlicher Bestand/Kosten der verkauften Waren (COGS)) x 365

Die Bestandsdauer in Tagen misst die Geschwindigkeit des Lagerumschlags. Je kleiner die Zahl, desto besser, denn das bedeutet, dass Sie Ihre Bestände nicht länger als nötig halten und kein Geld verschwenden.

Lagerbestände in Tagen = (durchschnittlicher Lagerbestand pro Jahr / Kosten der verkauften Waren) x 365

Sie misst, wie lange es dauert, bis die Bestände verkauft sind, und gibt an, wie lange es dauert, bis sie zu liquiden Mitteln führen. Ein niedriger Wert für die Verkaufsdauer deutet auf einen schnellen Lagerumschlag hin und kann auf Artikel hinweisen, bei denen das Risiko von fehlenden Beständen besteht.

Durch die Kombination von Lagerbeständen in Tagen mit präzisen Bedarfsprognosen und Wiederbeschaffungsstrategien können Sie die benötigten Bestände zum richtigen Zeitpunkt bestellen und so die Bildung von riesigen Beständen in Ihrem Lager vermeiden.

3. Umschlagshäufigkeit der Bestände 

Die Umschlagshäufigkeit der Bestände misst, wie schnell die Bestände innerhalb eines bestimmten Zeitraums, in der Regel eines Jahres, verkauft und wiederbeschafft (umgeschlagen) werden.

Eine gängige Methode zur Berechnung der Umschlagshäufigkeit ist die folgende:

Umschlagshäufigkeit der Bestände = Kosten der verkauften Waren/ Durchschnittlicher Wert der Bestände

Durchschnittlicher Bestandswert = (Wert des Anfangsbestands + Wert des Endbestands) / 2

Die Umschlagshäufigkeit der Bestände ist ein guter Indikator für die Effizienz Ihrer Bestandsverwaltungsprozesse. Eine höhere Umschlagshäufigkeit bedeutet im Allgemeinen eine größere Effizienz. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie nicht die Bestände im gesamten Lager abbauen, um Ihre Umschlagshäufigkeit auf Kosten der Auftragserfüllung zu verbessern. Weitere Tipps finden Sie in unserem Handbuch zur Lösung von Problemen beim Warenumschlag.

IT’S A TRAP 

Wenn Sie 500 Einheiten kaufen und nur 100 verkaufen, ist das ein langsamer, stagnierender Absatz. Genauso wie sich eine lange Verkaufsdauer auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt, sollten Sie auch die Kosten für diese zusätzlichen 400 Einheiten berücksichtigen.

Effiziente Prozesse oder Automatisierung ermöglichen es Ihnen, häufigere Nachbestellungen zu bewältigen. Dadurch brauchen Sie weniger Waren zu lagern, was die Lagerkosten senkt und Ihre Umschlagshäufigkeit verbessert.

4. Rückständige Bestellungen

Der KPI für die Auftragsrückstände erfasst die Anzahl der verzögerten Aufträge aufgrund von Fehlmengen. Sie zeigt den Prozentsatz der Kundenaufträge, die zum Zeitpunkt der Auftragserteilung nicht ausgeführt werden können.

Wenn Ihre Aufträge häufig mehrere Positionen und Sendungen umfassen, können Sie auch die einzelnen Positionen analysieren, um die Genauigkeit zu erhöhen.

Eine hohe Rückstandsquote kann auf eine schlechte Bedarfsprognose und -planung hinweisen und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Sie wird berechnet als:

Rückstandsquote = (Anzahl der nicht ausführbaren Aufträge / Gesamtzahl der Aufträge) / 100

IT’S A TRAP 

Rückständige Bestellungen sind keine Verkaufsgarantie. Wenn Sie eine Bestellung für einen Kunden nicht erfüllen können und die zusätzlichen Artikel für ihn bestellen, gibt es keine Garantie, dass er den Rest bei Ihnen kaufen wird. Tatsächlich könnten bis zu 40 % der Kunden die restlichen Artikel woanders kaufen.

5. Auftragsdurchlaufzeit

Die Auftragsdurchlaufzeit ist ein wertvoller KPI für die Bestandsverwaltung. Sie misst die Zeit zwischen der Bestellung eines Kunden und dem Erhalt einer Bestellung. Dies ist nicht dasselbe wie die Vorlaufzeit, die die Zeit zwischen Auftragserteilung und Auftragseingang ist – sie bezieht sich auf die Bestellung des Kunden. Die Vorlaufzeit kann einen Teil der gesamten Auftragszykluszeit ausmachen.

Durch die Analyse dieses KPI können Sie feststellen, wie effizient Sie Bestellungen vorbereiten und bearbeiten. Je kürzer die Zeit ist, die der Kunde braucht, um seine Bestellung zu erhalten, desto besser, denn dann ist er zufriedener und wird wahrscheinlich auch wiederkommen.

Die Wiederbeschaffung kann jedoch durch die Bestellvorgaben der Lieferanten hinsichtlich Bestellhäufigkeit und Mindestbestellmenge eingeschränkt werden.

IT’S A TRAP 

Auch loyale Kunden werden nicht auf Ihre Ware warten, wenn sie sie von einem anderen Anbieter bekommen können. Zeit ist Geld, und wenn Ihre Lieferzeiten zu lang sind, werden sie einen anderen Händler finden, der ihnen die Ware schneller liefern kann. Selbst wenn sie sagen, dass es sich lediglich um diese eine Bestellung handelt, könnten Sie den Kunden dadurch verlieren, wenn ein Konkurrent einen besseren Service bietet.

6. Genauigkeit der Bedarfsprognose

Eine möglichst genaue Bedarfsprognose ist von entscheidender Bedeutung, um die Verfügbarkeit der Bestände zu gewährleisten, den Umsatz zu maximieren, die Kunden zufrieden zu stellen und gleichzeitig Überbestände zu vermeiden. 

Mit dieser Kennzahl wird analysiert, wie genau Ihre Prognose im Vergleich zu den tatsächlichen Absätzen war. Je kleiner die Lücke zwischen den Prognosen und den Umsätzen ist, desto genauer ist Ihre Nachfrageprognose. Genaue Bedarfsprognosen verbessern die Umschlagshäufigkeit Ihrer Bestände und senken Ihre Lagerhaltungskosten.

Es gibt viele Formeln zur Berechnung der Nachfragegenauigkeit oder des Nachfragefehlers, einschließlich des mittleren absoluten prozentualen Fehlers (MAPE) und der mittleren absoluten Abweichung (MAD), die wir in unserem Blogbeitrag zur Berechnung des Prognosefehlers näher erläutern.

Wenn Sie aufgrund der begrenzten Funktionalität Ihres Warenwirtschaftssystems Probleme mit der Genauigkeit Ihrer Bedarfsprognosen haben, sollten Sie die Investition in eine Software zur Bestandsoptimierung in Betracht ziehen. Ein ERP-Plug-in zur Bestandsoptimierung wird nicht nur Ihre Nachfrage dynamisch prognostizieren, sondern auch Daten über die Genauigkeit Ihrer Prognosen liefern und sie in Zukunft anpassen.

IT’S A TRAP 

Gleitende Durchschnittsprognosen in Excel funktionieren in der realen Welt nicht. Wir leben nicht in einer perfekten Welt mit gleichbleibender Nachfrage. Die wirtschaftlichen Bedingungen ändern sich ständig, und wenn Ihre Prognosen keine Trends, saisonale Schwankungen, Werbeaktionen und andere Faktoren berücksichtigen, sind sie ungenau. Ihr Nachschub wird falsch sein, und Sie werden am Ende mit den falschen Bestandsmengen dastehen.

7. Verhältnis zwischen Lagerbestand und Umsatz  

Das Verhältnis von Beständen zu Verkaufszahlen gibt Aufschluss über den allgemeinen Zustand Ihrer Bestände, indem es die zum Verkauf verfügbaren Bestände mit den bereits abverkauften Mengen vergleicht.

Anhand dieses Verhältnisses können Sie Ihre Lagerbestände so anpassen, dass sie kontinuierlich optimiert werden, um die Lagerkosten zu senken, den Cashflow zu verbessern, möglichst hohe Gewinnspannen aufrechtzuerhalten und die Gefahr von Fehlbeständen zu verringern.

Verhältnis von Lagerbestand zu Umsatz = durchschnittlicher Bestandswert / Nettoumsatzwert

Das Verhältnis zwischen Lagerbestand und Umsätzen zeigt den verbleibenden Bestand am Ende des Monats nach den getätigten Abverkäufen. Die Gegenüberstellung von steigenden Lagerbeständen und sinkenden Umsätzen hilft Ihnen, den Nachschub und die Bestellungen anzupassen, um mögliche Cashflow-Probleme zu vermeiden.

Es hilft Ihnen auch bei der Berechnung von Nachschubmengen, um Bedarfsprognosen ohne Rückstände zu erreichen.

Bestand am Monatsende / Umsatz für den Monat

IT’S A TRAP 

Man könnte meinen, dass es eine gute Idee ist, am Monatsende einen Restbestand zu haben, um unerwartete Bestellungen zu erfüllen, aber wenn dies jeden Monat geschieht, summiert sich das schnell. Es ist viel besser, realistische Sicherheitsbestände mit genauen Bedarfsprognosen zu verwenden, um eine optimale Lagerhaltung zu gewährleisten.

8. Schwund der Bestände

Die Messung des Warenschwunds ermöglicht es Ihnen, Bestandsverluste aufgrund von Diebstahl, Beschädigung oder Fehlern zu quantifizieren, um die Genauigkeit der Bestände und Fehler bei der Kontrolle zu erkennen. Es verhindert, dass Sie Artikel führen, die Sie nicht vorrätig haben oder nicht verkaufen können.

(Erfasster Bestand – tatsächlicher Bestand) / Erfasster Bestand x 100

IT’S A TRAP 

Für jede nicht erfasste Einheit verschenken Sie Geld. Sie müssen die Lagerbestände regelmäßig überwachen, um sicherzustellen, dass Sie keine Artikel versprechen, die Sie nicht auf Lager haben, und dadurch Kunden zur Konkurrenz abwandern.

9. Verkaufsquote

Die Verkaufsquote stellt den insgesamt verkauften Bestand dem gesamten von einem Lieferanten erhaltenen Bestand gegenüber. Dies kann Ihnen dabei helfen, die Genauigkeit Ihrer Nachfrageprognosen zu verstehen, beliebte Produkte zu identifizieren und die Lagerkosten zu senken, was alles zu einer besseren Effizienz der Lieferkette beiträgt.

Verkaufsquote = (Verkaufte Einheiten / Erhaltene Einheiten) x 100 

IT’S A TRAP 

Gute Lieferantenbeziehungen sind für einen reibungslosen Ablauf unerlässlich. Wenn Sie wissen, an welchen Stellen Sie zu viel oder zu wenig bestellen, können Sie diese Beziehungen verbessern, indem Sie präzisere Warenbestellungen aufgeben. So können Sie Eilaufträge vermeiden, die Sie und Ihre Lieferanten nur unnötig unter Stress setzen.

10. Service-Level

Wir bei EazyStock sind der Meinung, dass das Service-Level eine der wichtigsten Bestands-KPIs ist, die Sie analysieren und verfolgen sollten, da diese eng mit dem allgemeinen Kundenservice korreliert.

Der Service-Level misst, ob ein Lagerartikel zum Zeitpunkt der Bestellung nicht vorrätig war, so dass ein Auftrag nicht erfüllt werden konnte, oder ob der Kundenauftrag mit dem vorhandenen Bestand erfüllt werden konnte.

Jeder nicht vorrätige Artikel, selbst eine Artikelposition, kann zu einer unvollständigen Bestellung führen und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.

Zunächst sollten Sie den gewünschten Servicegrad auf der Grundlage der Bedeutung des Lagerartikels für Ihr Unternehmen (wie viel Umsatz oder Gewinn er einbringt) und der prognostizierten Nachfrage und Volatilität festlegen. Für profitable Produkte, die sich konstant gut verkaufen, sollte beispielsweise ein hoher Servicegrad von etwa 99 % angesetzt werden, während für unrentable Waren mit unregelmäßiger Nachfrage ein niedrigerer Servicegrad von beispielsweise 85 % angesetzt werden kann. Lesen Sie unseren Blogbeitrag, um zu erfahren, wie Sie die ABC-Analyse zur Bestandsklassifizierung einsetzen können.

Sobald Sie Ihre Service-Level festgelegt haben, überwachen Sie sie bei den laufenden Bestellvorgängen und erstellen Sie einen Bericht über den Ist-Wert im Vergleich zum Soll-Wert.

Ein fortschrittliches Bestandsmanagementsystem wie EazyStock verwendet komplexere Algorithmen zur Festlegung von Service-Level-Zielen. Neben den oben genannten Parametern wird auch die Vorlaufzeit der SKU berücksichtigt, wobei anhand von Angebots- und Nachfragefaktoren berechnet wird, ob die Bestellungen erfüllt werden können.

EazyStock verwendet dann Service-Level-Ziele, um Bestandsparameter wie Meldebestände, Sicherheitsbestände und Bestellmengen festzulegen, um sicherzustellen, dass die Nachfrage erfüllt werden kann und das Risiko von Fehlbeständen minimiert wird.

IT’S A TRAP 

Angenommen, ein Kunde möchte 60 Artikel bei Ihnen kaufen, aber Sie haben nur 30 auf Lager. Wenn er dann alle 30 Artikel kauft, ist das natürlich nicht ein 100%iges Servicelevel. Das wäre ein Verlust von 50%. Er hat dann immer noch nicht die 30 Artikel, die er braucht, und wird sie aller Voraussicht nach bei einem anderen Anbieter kaufen.

Bestandskennzahlen für die Optimierung der Warenbestände

Es gibt viele KPIs, mit denen Sie die Effizienz Ihrer Lagerhaltung analysieren können. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen zehn der am häufigsten verwendeten vor. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie diejenigen auswählen, die am besten zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passen, damit Sie die richtigen Informationen erfassen, die Ihnen helfen, Ihre Bestandsverwaltungsprozesse und Effizienz zu verbessern.

Die wichtigsten Bestands-KPIs zeigen, wie erfolgreich Sie Ihre Lagerbestände optimieren. Fehlmengen und im schlimmsten Fall überschüssige Bestände verursachen viele Probleme für Unternehmen, von finanziellen Sorgen bis hin zu marketingtechnischen Desastern.

Die Kennzahlen für die Bestandsoptimierung konzentrieren Ihre Analyse darauf, wie gut Sie die Nachfrage befriedigen und gleichzeitig die Lagerbestände so verwalten, dass eine Über- oder Unterbevorratung vermieden wird. In unserem Ratgeber gehen wir näher auf die wichtigsten Bestandsmanagement-KPIs ein.

Um diese Kennzahl zu verbessern (oder um ihre Verwaltung zu vereinfachen), sollten Sie ein Tracking-System verwenden, mit dem Sie Ihre Lagerbestände und Kundenaufträge nahezu in Echtzeit verfolgen können.

Wenn Sie mehr über die Bestandsoptimierungssoftware EazyStock erfahren möchten und wie diese Sie bei der Festlegung, Verfolgung und Verwaltung von Bestands-KPIs unterstützen kann, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.