10 KPI’s voor voorraadbeheer

KPI’s voor effectief voorraadbeheer

Voorraadbeheer is een complexe aangelegenheid. Er zijn veel activiteiten, processen en mensen betrokken bij het bestellen, ontvangen, opslaan, picken en verzenden van artikelen met als uiteindelijke doel klanten tevreden te houden met complete bestellingen die op tijd binnen zijn.

KPI’s voor voorraadbeheer zijn essentieel, omdat ze helpen bij het analyseren en volgen van de prestaties van voorraadbeheeractiviteiten en giswerk elimineren, bijvoorbeeld bij het bestellen, beheren en verkopen van voorraad. Met gedetailleerde voorraadbeheergegevens kun je de status van je toeleveringsketen meten en verbeterpunten identificeren, zodat je strategische, gegevensgestuurde beslissingen kunt nemen.

Er zijn zoveel KPI’s beschikbaar om de prestaties van je processen te helpen beheren, maar hoe kies je de juiste voor je bedrijf? Welke zorgen voor optimale efficiëntie? Laten we eens kijken.

Welke KPI’s voor voorraadbeheer moet je bijhouden?

Elk bedrijf is anders en streeft andere doelen na, maar hier zijn enkele tips om de KPI’s te kiezen die het best bij jouw situatie passen.

• Kies KPI’s die waarde toevoegen en de effectiviteit van je voorraadbeheer verbeteren.
  
• Stem KPI’s af op je strategische bedrijfsdoelstellingen, zoals het verbeteren van de cashflow, doelstellingen voor klantenservice, groeistrategieën of winstgevendheidsdoelstellingen. Als je je doelstellingen aan het plannen bent, bedenk dan welke informatie je mist en welke vragen je directie zou kunnen stellen, zodat je KPI’s kunt kiezen die de antwoorden zullen geven.
  
• Beperk je focus niet tot interne processen. Denk ook aan je klanten en hun tevredenheidsniveaus, zodat je ervoor kunt zorgen dat ze terugkomen.
  
• Overweeg of je voorraadbeheersystemen de functionaliteit hebben om deze KPI’s te leveren of dat je moet upgraden of investeren in aanvullende software.

Zo bepaal je KPI’s voor voorraadbeheer

KPI’s moeten SMART zijn: specifiek, meetbaar, haalbaar (‘achievable’), relevant en tijdig. Vermijd dus het stellen van te brede doelen die moeilijk te kwantificeren en te meten zijn.  In plaats van te zeggen: “We willen onze voorraadomzet verhogen”, wordt het: “We willen onze voorraadomzet met 2% verhogen tegen het einde van dit jaar”.

KPI’s beïnvloeden de manier waarop medewerkers hun werk doen, dus zorg ervoor dat de meetwaarden die je kiest de juiste samewerking bevorderen en vermijd meetwaarden die concurrentie tussen afdelingen aanmoedigen.

Als je KPI’s er eenmaal zijn, moet je ze regelmatig bijhouden en communiceren binnen je bedrijf. Je bedrijfs- of voorraadbeheersysteem moet hierbij kunnen helpen. Zorg ervoor dat medewerkers het belang van KPI’s begrijpen en hoe ze bijdragen aan hun prestaties. Bied lof als je goed presteert en opbouwende feedback als de prestaties moeten verbeteren om iedereen gemotiveerd en op hetzelfde doel gericht te houden.

Voorbeelden van KPI’s voor voorraadbeheer

1. Voorraadbeheerkosten

Voorraadkosten omvatten alle (vaak verborgen) overheadkosten die je maakt door artikelen in je magazijn op te slaan. Deze kosten omvatten:

• Kapitaalkosten: alle kosten die verband houden met de investering in het kopen van voorraad, bijvoorbeeld de kosten van de voorraad zelf, de rente op het werkkapitaal en de opportuniteitskosten van het geïnvesteerde geld.

• Opslagkosten: een combinatie van de huur of hypotheek van het magazijn en onderhoudskosten, zoals verlichting, verwarming en airconditioning.
  
• Servicekosten: denk aan verzekering, beveiliging, IT-hardware en de kosten van de fysieke verwerking van de goederen.
  
• Risicokosten: dekken het risico dat artikelen hun waarde verliezen tijdens opslag, krimpen of verouderd raken.

De voorraadkosten worden berekend door de bovenstaande overheadkosten bij elkaar op te tellen en te delen door de gemiddelde jaarlijkse voorraadkosten. Voorraadkosten worden uitgedrukt in percentages; waarden variëren meestal van 15 tot 20 procent.

Je kunt deze KPI verbeteren met efficiëntere processen voor magazijn- en voorraadbeheer. Als je goederen in beweging kunt houden in je magazijn en overtollige of verouderde voorraad kunt voorkomen, dan zal je voorraadkosten-KPI in orde zijn.

VALKUILEN

Oude voorraad is geen ‘vrije voorraad’. Het is niet omdat het al een tijdje in je magazijn ligt, deze voorraad nu niets kost. Je legt geld vast dat ergens anders aan besteed zou kunnen worden en neemt kostbare magazijnruimte in beslag waar je voor betaalt.

2. Voorraadverkoopdagen en voorraaddagen

Dit laat zien hoe lang het duurt om je voorraad om te zetten in verkoop, en is een maatstaf voor liquiditeit en efficiëntie.

Voorraaddagen meet de omloopsnelheid van de voorraad. Hoe kleiner dit getal, hoe beter, want dit betekent dat je je voorraad niet langer dan nodig vasthoudt of geld verspilt.   

Dit meet hoe lang het duurt voordat voorraad verkocht wordt en er geld vrijkomt. Een lage waarde duidt op een snelle omloopsnelheid van de voorraad en kan de aandacht vestigen op artikelen met een risico op voorraaduitputting.

VALKUILEN

Lang voorraad aanhouden om aan onverwachte bestellingen te voldoen is niet kosteneffectief. Het neemt ruimte in beslag voor artikelen die sneller zullen verkopen en voorraad kan beschadigd of verouderd raken, waardoor deze onverkoopbaar wordt. In plaats daarvan zal je deze voorraad moeten afschrijven, wat je resultaat zal beïnvloeden.   

Door het combineren van voorraaddagen met nauwkeurige vraagvoorspellingen en aanvulstrategieën kun je de voorraad bestellen die je nodig hebt op het moment dat het nodig is, waardoor je overtollige voorraden in je magazijn voorkomt.  

3. Voorraadverkoopdagen en voorraaddagen

De omloopsnelheid van de voorraad meet hoe snel voorraad wordt verkocht en vervangen (omgezet) in een vooraf gedefinieerde periode, meestal een jaar.

Een gebruikelijke manier om een omloopsnelheid van de voorraad te berekenen is als volgt:

Dit is een goede indicator voor de efficiëntie van je voorraadbeheerprocessen. Een hogere omzet betekent over het algemeen een grotere efficiëntie. Pas echter op dat je de voorraadniveaus in het magazijn niet verlaagt om je omloopsnelheid te verbeteren ten koste van de orderverwerking. Lees onze whitepaper over 7 manieren om voorraadomloopsnelheid te verbeteren voor meer tips.

VALKUILEN

Als je 500 eenheden inkoopt en er maar 100 verkoopt, is dat een langzame, stagnerende omzet. Op dezelfde manier waarop hoge verkoopdagen je nettowinst beïnvloeden, moet je ook rekening houden met de kosten van die extra 400 eenheden.  

Efficiënte processen of automatisering stellen je in staat om vaker te bestellen. Hierdoor kun je minder voorraad aanhouden, waardoor je minder draagkosten hebt en je omloopsnelheid verbetert.

4. Backorderpercentage

De backorderpercentage-KPI kijkt naar het aantal vertraagde bestellingen als gevolg van voorraaduitval. Het laat het percentage zien van klantorders die niet kunnen worden uitgevoerd op het moment dat ze worden geplaatst.

Als je bestellingen vaak meerdere lijnen en zendingen omvatten, kun je ook inzoomen op de werkelijke lijnbestellingen voor meer nauwkeurigheid.

Een hoog percentage nabestellingen kan duiden op een slechte prognose en planning van de vraag en kan de klanttevredenheid beïnvloeden. Het wordt berekend als:

VALKUILEN

Backorders zijn geen garantie voor verkoop. Als je een bestelling van een klant niet kunt uitvoeren en je artikelen moet nabestellen, dan is er geen garantie dat deze klant terugkomt voor de rest van zijn order. Het is zelfs zo dat tot 40 procent van de klanten elders op zoek gaat naar de resterende artikelen.

5. Orderdoorlooptijd

De orderdoorlooptijd is een waardevolle KPI voor voorraadbeheer. Het meet de tijd tussen het plaatsen en ontvangen van een bestelling door een klant. Dit is niet hetzelfde als de doorlooptijd, wat de tijd is tussen het plaatsen en ontvangen van de bestelling – deze KPI heeft enkel betrekking op de bestelling van de klant. De doorlooptijd kan deel uitmaken van de ordercyclustijd.

Door deze KPI te analyseren, kun je begrijpen hoe efficiënt je bestellingen voorbereidt en verwerkt. Hoe korter het duurt voordat de klant de bestelling ontvangt, hoe beter, want ze zullen tevredener zijn en waarschijnlijk terugkomen.  

Aanvulling kan worden beperkt door de bestelvoorwaarden van leveranciers met betrekking tot de bestelfrequentie en de minimale bestelhoeveelheid.

VALKUILEN

Loyale klanten zullen niet op je voorraad wachten als ze die bij iemand anders kunnen krijgen. Tijd is geld en als jouw levertijd te lang is, zullen ze iemand anders vinden die sneller kan leveren. Zelfs als ze zeggen dat het alleen om deze ene bestelling gaat, als een concurrent een betere service biedt, is het risico op het kwijtraken van de klant reëel.

6. Nauwkeurigheid van vraagvoorspellingen

Het zo nauwkeurig mogelijk voorspellen van de vraag is essentieel om de voorraadbeschikbaarheid te garanderen, de verkoop te maximaliseren en klanten tevreden te houden terwijl overtollige voorraad wordt voorkomen.

Deze KPI analyseert hoe nauwkeurig je prognose was ten opzichte van de werkelijke verkoop. Hoe kleiner het verschil tussen wat je hebt voorspeld en wat er is verkocht, hoe nauwkeuriger je vraagvoorspelling. Nauwkeurige vraagvoorspellingen verbeteren de omloopsnelheid van je voorraad en verlagen je inkoopkosten.

Er zijn veel formules voor het berekenen van de nauwkeurigheid van de vraag, of vraagfout, waaronder de Mean Absolute Percent Error (MAPE) en Mean Absolute Deviation (MAD), die we in meer detail uitleggen in ons blogartikel over het berekenen van prognosefouten.

Als je worstelt met de nauwkeurigheid van vraagvoorspellingen door de beperkte functionaliteit van je ERP- systeem, moet je overwegen om te investeren in voorraadoptimalisatiesoftware. Een ERP-plug-in voor voorraadoptimalisatie voorspelt niet alleen dynamisch je vraag, maar geeft ook gegevens over de nauwkeurigheid van je voorspellingen en past ze aan voor de toekomst.

VALKUILEN

Voortschrijdend gemiddelde prognoses in Excel werken niet in de echte wereld. We leven niet in een perfecte wereld waarin de vraag altijd consistent is. Economische omstandigheden veranderen voortdurend en als je prognoses geen rekening houden met trends, seizoensinvloeden, promoties en andere factoren, zullen ze niet nauwkeurig zijn. Je aanvullingen zullen verkeerd zijn en je zult eindigen met de verkeerde voorraadhoeveelheden.

7. Voorraad-verkoopratio

De voorraad-verkoopratio controleert de gezondheid van je voorraadniveaus door te vergelijken hoeveel voorraad je beschikbaar hebt om te verkopen met wat je al hebt verkocht.

Je kunt deze verhouding gebruiken om je voorraadniveaus aan te passen zodat ze voortdurend geoptimaliseerd zijn om de houdbaarheidskosten te verlagen, de kasstroom te verbeteren, hoge marges te behouden en de kans op voorraaduitval te verkleinen.

De verhouding tussen voorraad en verkoop toont de resterende voorraad aan het einde van de maand na de verkopen die je hebt gedaan. Het markeren van stijgende voorraadniveaus tegenover dalende verkopen helpt je om aanvullingen en bestellingen aan te passen om potentiële cashflowproblemen te voorkomen.  

Het helpt je ook om aanvulhoeveelheden te berekenen om aan de vraagprognoses te voldoen zonder gebruik te maken van nabestellingen.  

VALKUILEN

Je denkt misschien dat het een goed idee is om voorraad over te houden aan het einde van de maand om aan onverwachte bestellingen te voldoen, maar als dit elke maand gebeurt, loopt het al snel op. Het is veel beter om realistische veiligheidsvoorraden te gebruiken met nauwkeurige vraagvoorspellingen om ervoor te zorgen dat je optimale voorraden aanhoudt.  

8. Voorraadkrimp

Door krimp te meten kun je voorraadverlies door diefstal, schade of fouten kwantificeren om problemen met de nauwkeurigheid en controle van voorraadbestellingen te zien. Het voorkomt dat je artikelen aanbiedt die niet beschikbaar zijn of die je niet kunt verkopen.  

VALKUILEN

Voor elk onverkocht artikel gooi je geld weg. Je moet de voorraadniveaus regelmatig controleren om ervoor te zorgen dat je geen artikelen te koop aanbiedt die je niet hebt en klanten naar concurrenten duwt.

9. Doorverkooppercentage

Het doorverkooppercentage vergelijkt de totale verkochte voorraad met de totale ontvangen voorraad van een leverancier. Dit kan je helpen om inzicht te krijgen in de nauwkeurigheid van je vraagvoorspelling, populaire producten te markeren en opslagkosten te beperken.

VALKUILEN

Goede relaties met leveranciers zijn essentieel voor het leveren van goede service. Als je begrijpt waar je te veel of te weinig bestelt, kun je die relaties verbeteren door nauwkeurigere verkooporders te geven. Je kunt dan spoedbestellingen vermijden die jou en je leveranciers onnodig stress bezorgen.

10. Serviceniveau

Bij EazyStock geloven we dat het serviceniveau een van de meest kritische voorraad-KPI’s is die je kunt analyseren en volgen omdat het nauw samenhangt met klantenservice.

Het serviceniveau meet of een voorraadartikel niet op voorraad was op het moment dat het werd aangevraagd voor levering, wat leidt tot een onvervulde bestelling of dat de verkooporder kon worden voldaan met de voorraad die aanwezig was.

Elk artikel dat niet op voorraad is, zelfs al gaat het maar om één SKU, zal leiden tot een onvolledige bestelling, wat schadelijk is voor de klanttevredenheid.

In eerste instantie moet je het gewenste serviceniveau instellen op basis van hoe essentieel het voorraadartikel is voor je bedrijf (hoeveel omzet of winst het maakt) en de verwachte vraag en het volatiliteitsniveau. Winstgevende producten die constant goed verkopen zouden bijvoorbeeld een hoog serviceniveau van rond de 99 procent moeten hebben, terwijl onrendabele producten met een intermitterende vraag een lager serviceniveau van rond de 85 procent zouden kunnen hebben. Lees onze blogs om te leren hoe je ABC-analyse of andere voorraadclassificatiemodellen hiervoor kunt gebruiken.

Als je eenmaal je serviceniveaus hebt ingesteld, houd ze dan bij als er ordertransacties plaatsvinden en rapporteer over de werkelijke cijfers ten opzichte van de doelstelling.

Een geavanceerd voorraadbeheersysteem zoals EazyStock gebruikt complexere algoritmes om serviceniveaus vast te stellen. Naast de bovengenoemde variabelen wordt ook de doorlooptijd van de SKU in aanmerking genomen, waarbij vraag- en aanbodfactoren worden gebruikt om te berekenen of orders zullen worden gehaald.

EazyStock gebruikt vervolgens de serviceniveaudoelstellingen om voorraadparameters in te stellen, zoals herbestelpunten, veiligheidsvoorraad en bestelhoeveelheden, om ervoor te zorgen dat je aan de vraag kunt voldoen en om het risico op voorraaduitval te minimaliseren.

VALKUILEN

Stel dat een klant 60 artikelen bij je wil kopen, maar je hebt er maar 30 op voorraad. Als ze alle 30 artikelen kopen, is dat geen 100 procent serviceniveau. Dat is een verlies van 50 procent. Ze hebben nog steeds niet de 30 artikelen die ze nodig hebben, dus zullen ze die bij iemand anders kopen.  

KPI’s voor het optimaliseren van voorraden

Er zijn veel KPI’s die je kunt gebruiken om de efficiëntie van je voorraadbeheer te analyseren, en in dit blogartikel hebben we er tien besproken die we het meest gebruikt zien worden. Zorg er echter voor dat je de KPI’s kiest die het beste passen bij je bedrijfsbehoeften, zodat je nuttige informatie bijhoudt waarmee je je voorraadbeheerprocessen en efficiëntie kunt verbeteren.

De belangrijkste voorraad-KPI’s laten zien hoe goed je je voorraadniveaus optimaliseert. Het afschrijven van overtollige voorraden veroorzaakt vaak veel problemen voor bedrijven, van financiële zorgen tot marketingrampen.

Voorraadoptimalisatie-KPI’s richten je analyse op hoe goed je aan de vraag voldoet en tegelijkertijd je voorraadniveaus beheert om over- en onderbevoorrading te voorkomen. In onze eGuide over zes belangrijke voorraadbeheer-KPI’s gaan we hier dieper op in.

Om je KPI’s te verbeteren (of gemakkelijker te beheren) kun je een voorraadvolgsysteem gebruiken om je voorraadniveaus en verkooporders in bijna realtime te volgen.

Als je meer wilt weten over de voorraadoptimalisatiesoftware van EazyStock en hoe het je kan helpen bij het instellen, volgen en beheren van voorraad-KPI’s, neem dan contact met ons op.