Att hantera lager på ett effektivt sätt är komplext. Flertalet aktiviteter, processer och personer är involverade i att beställa, ta emot, lagerhålla, plockning och skicka artiklar med det gemensamma målet att hålla kunder nöjda med rätt beställningar i rätt tid.
Nyckeltal (KPI:er) för lagerhantering är viktigt eftersom det hjälper verksamheter att analysera och förstå hur resultatet påverkas av dessa olika aktiviteter och processer. Med uppföljning och förståelse av sina nyckeltal blir det lättare identifiera förbättringsområden och skapa en effektiv supply chain.
Det finns dock en uppsjö av olika nyckeltal för lager och inköp att hålla koll på. Det är därför viktigt att säkerställa att ni använder rätt nyckeltal för just er verksamhet för att uppnå maximal effektivitet. Vi har nedan sammanställ de vanligaste nyckeltalen att hålla koll på för att mäta sina resultat inom lager- och inköpshantering.
När du definierar mål och nyckeltal måste du se till målen har betydelse och kan fungera som verktyg. Se nedan några riktlinjer för hur man sätter upp bra nyckeltal:
När dina KPI:er är på plats, glöm inte att de måste följas upp och regelbundet kommuniceras ut till alla i din verksamhet. Anställda behöver förstå dess betydelse och hur nyckeltalen individuellt påverkas av deras egna prestationer.
Lageromsättningshastighet mäter hur snabbt lager säljs och ersätts, eller omsätts, under en fördefinierad tidsperiod (vanligtvis under ett år).
Ett vanligt sätt att räkna ut sin lageromsättning är:
Lageromsättningshastighet är en bra indikator på effektiviteten i dina lagerhanteringsprocesser. En högre omsättning innebär generellt sett högre effektivitet. Var dock försiktig med att sänka lagernivåerna utan att utföra en ordentlig analys över hela lagret för att förbättra din omsättningshastighet, eftersom detta kan ske på bekostnad av orderuppfyllelsen.
Noggranna efterfrågeprognoser är avgörande för att kunna säkerställa lagertillgänglighet, maximerad försäljningen och hålla kunder nöjda utan att bygga upp överlager.
Detta nyckeltal analyserar hur pricksäkra dina prognoser är mot den faktiska försäljningen. Om glappet mellan prognosen och utfallet i försäljningen är litet så indikerar det att din efterfrågeprognos är pricksäker. Ju noggrannare dina efterfrågeprognoser är, desto bättre är din lageromsättningshastighet och vilket också ger möjlighet till sänka transportkostnader.
Efterfrågeprognoser kan sättas av säljavdelningen baserat på kvalitativ data eller historiska försäljningssiffror. Statistiska efterfrågeprognoser som även tar hänsyn till efterfrågetyper, trender och säsongsvariationer tenderar dock att vara mycket mer pålitliga.
Det finns många formler för att beräkna prognosnoggrannhet, eller prognosfel, inklusive MAPE (the Mean Absolute Percent Error) och MAD – (the Mean Absolute Deviation) – se vårt blogginlägg om beräkning av prognosfel för de specifika beräkningarna.
Även om ett affärssystem till viss del kan innehålla funktionalitet för efterfrågeprognoser, är vår rekommendation att överväga att investera i en programvara för lageroptimering. En mjukvara för efterfrågeprognoser kommer inte bara dynamiskt att prognostisera din efterfrågan, utan också blicka längre in i framtiden, och ta hänsyn till ledtider och potentiella lagernivåer.
Detta nyckeltal för lagerhållning håller reda på antalet försenade beställningar orsakade av lagerbrist. Den visar andelen beställningar som inte kan uppfyllas vid den tidpunkt då en kund vill göra en beställning.
En hög restorderfrekvens kan indikera att du har dåliga efterfrågeprognoser och planering, vilket påverkar kundnöjdheten negativt. Restorderhastighet beräknas enligt nedan formel:
Om dina beställningar ofta innehåller flera rader och försändelser så kan du också gå igenom de faktiska orderraderna för mer precision.
Lagerhållningskostnad innefatta alla omkostnader (många är dolda) som uppstår genom lagerhållning av artiklar. Dessa kostnader inkluderar:
Kapitalkostnader – alla kostnader relaterade till investeringen i att köpa artiklar, t.ex. den faktiska kostnaden för artikeln, räntan på rörelsekapitalet och alternativkostnaden för det investerade kapitalet.
Kostnader för lagerlokaler – en kombination av lagerhyran och bolåne- och underhållskostnader för lokalen – såsom belysning, värme och luftkonditionering.
Kostnader för lagerservice – dessa inkluderar försäkring, säkerhet, IT-hårdvaror och kostnaden för fysisk hantering av artiklar.
Kostnader för lagerrisk – kostnader som täcker risken för att artiklar tappar i värde när de lagras, minskas eller blir inkuranta.
Lagerhållningskostnader beräknas genom att summera ovanstående omkostnader och dividera med den genomsnittliga årliga lagerkostnaden. Transportkostnaderna uttrycks i procent och värdena varierar vanligtvis i genomsnitt mellan 15-20%.
Effektivare lager- och inköpsprocesser hjälper till att förbättra detta nyckeltal. Om du kan hålla artiklar i rörelse genom ditt lager och undvika överskott och inkurant lager, kommer ditt nyckeltal för lagerhållningskostnad att vara i gott skick!
Ordercykeltiden mäter tidsperioden mellan beställningar hos din leverantör till utleverans. Ger inblick i ledtiderna och snabbhet i leveransen vilket kan korrelera med kundnöjdheten.
Genom att analysera detta nyckeltal kan du förstå hur effektivt du förbereder och behandlar dina beställningar. Om du har effektiva processer eller automatisering bör du kunna hantera beställningar mer frekvent. Ju oftare du beställer, desto mindre lager behöver du hålla, vilket minskar fraktkostnaderna och förbättrar din omsättningshastighet.
Påfyllning kan dock begränsas av dina leverantörers beställningsbestämmelser när det gäller beställningsfrekvens och krav på minsta minsta beställningskvantitet..
Detta enkla nyckeltal mäter procentandelen av beställningar som returneras med hjälp av formeln:
Generellt vill man hålla detta nyckeltal så lågt som möjligt, eftersom det annars kan indikera kvalitetsproblem eller missbelåtenhet från kunder. Dock, inom vissa branscher, i synnerhet inom detaljhandeln, har antal returer ökat kraftigt på senaste år då det gjorts lättare tillgängligt för konsumenter.
För att effektiv mäta nyckeltalet andel returer bör man därför bryta ner och dela in returerna utefter olika retur-anledningar. På så vis kan du kategorisera in om returen berodde på att artikeln felaktig skickats eller om det var konsumenten som beställde flera av samma artikel för att utnyttja sin retur-policy.
Dessa nyckeltal för lagerhantering kan vara så övergripande eller specifika som du och ditt affärssystem tillåter. Processen att lokalisera artiklar, packa och skicka dem är kärnverksamheten för de flesta lager och därför är kontroll av effektiviteten i varje steg viktigt för att identifiera förbättrad produktivitet.
Nyckeltal för plock-, packnings- och leverans kan avslöja var din lagerprocess är särskilt stark och vart det krävs förbättringar.
Servicenivån är ett av de viktigaste nyckeltalen för lagerhållning och inköp.
Servicenivå mäter om en artikel var slut i lager när den efterfrågades, vilket leder till en ouppfylld beställning. Alla varor som inte finns i lager, även om det bara är en SKU, kommer att leda till en ofullständig beställning som kan påverka kundnöjdheten. KPI:er för servicenivå är därför nära korrelerad med kundservice.
Inledningsvis bör du ställa in önskad servicenivå baserat på hur kritisk lagervaran är för ditt företag (oftast baserat det på hur mycket intäkter den ger) och dess prognostiserade efterfrågan och volatilitetsnivå. Till exempel bör lönsamma produkter som ständigt säljer bra ha en hög servicegrad på cirka 99 %, medan olönsamma varor som har intermittent efterfrågan skulle kunna ha en lägre servicenivå på cirka 85 %. För att sätta dessa nivåer kan en ABC-analys användas.
Med dina servicenivåer inställda måste du sedan mäta dem när ordertransaktioner äger rum och rapportera den faktiska siffran mot målet.
Ett avancerat verktyg för lagerhantering som EazyStock använder mer komplexa algoritmer för att sätta servicenivåmål. Tillsammans med variablerna ovan tas också hänsyn till ledtiden för SKU:n, och både utbuds- och efterfrågefaktorer för att beräkna om ordern kommer att kunna uppfyllas. EazyStock använder sedan servicenivåmål för att ställa in lagerparametrar såsom återbeställningspunkter, säkerhetslager och orderkvantiteter för att säkerställa att efterfrågan kan uppfyllas och att risken för lagerbrist minimeras.
Det finns många nyckeltal som du kan använda för att analysera din lagerhantering och i det här blogginlägget har vi diskuterat åtta som vi tycker är viktigast.
På EazyStock tror vi dock att de viktigaste nyckeltalen för lager är de som visar hur väl du optimerar dina lagernivåer. Eftersom lageruttag och, omvänt, överlager orsakar en mängd problem för företag.
Om du vill veta mer om EazyStocks programvara för lageroptimering och hur den kan hjälpa dig att följa upp och förbättra nyckeltal för inköp och lagerhantering, tveka inte att höra av dig.