Vilka är nackdelarna med överlager?
Överlager, eller överskottslager, inträffar när ett företag har ett större lager än vad de behöver för att uppfylla den förväntade efterfrågan.
En del personer tror att det finns fördelar med att ha ett överlager då det hjälper företaget behandla kundernas beställningar snabbare och minska risken för lagerbrist. Vi på EazyStock hävdar bestämt att man kan uppnå detta utan att ha överlager.
Oavsett vad anledningen är bakom överskottslager så är en sak säker – det för med sig många nackdelar. I den här artikeln tittar vi närmare på de mest problematiska scenarierna med att bygga upp ett för stort överlager och hur man undviker det.
Vad innebär överlager
Överlager är det som finns kvar när du väl har mött kundernas efterfrågan. Om det inte finns någon efterfrågan på föremålen inom en rimlig tid, blir de överskott. Detta leder till en oavsiktlig lageruppbyggnad och kapitalbildning i lagret.
Det finns flera anledningar till att du byggt upp för mycket i lager, till exempel:
- Felaktiga efterfrågeprognoser som överskattat efterfrågan
- Dåliga inköpsbeslut
- Snabba förändringar i trender eller efterfrågan
Att hålla för mycket av vissa lagerartiklar kan orsaka operativa utmaningar och ekonomiska begränsningar.
Vad är skillnaden mellan överlager och säkerhetslager?
Säkerhetslager (buffertlager) är till skillnad från överlager ett i förväg kalkylerat ”extra lager” utöver den prognostiserade efterfrågan. Säkerhetslagret tar höjd för eventuella variabler i försörjningskedjan för att täcka upp för toppar och dalar i försäljningen eller leveransförseningar. Genom att beräkna lämpliga säkerhetslagernivåer kan du minska risken för överlager.
Vi förklarar mer om hur man förbättrar lagertillgängligheten utan att bygga upp överlager och beräknar säkerhetslager i våra blogginlägg.
Varför är överlager dåligt?
Nedan listar vi några av de främsta anledningarna till varför överlager kan vara dåligt för er verksamhet och vad som kan bli konsekvenserna.
För mycket varor i lager binder upp välbehövligt rörelsekapital
Kassaflödet är avgörande för företag. Utan ett bra kassaflöde kan företagen få svårt att betala löner, skulder och att ens bedriva verksamheten. Tyvärr är just överlager en stor anledning till att rörelsekapital blockeras. Om man har investerat mycket i artiklar som sitter i ett lager med liten eller skiftande efterfrågan, så är pengarna bortslösade på tillgångar som inte kommer generera intäkter på kort sikt.
Om du binder för mycket kapital i lager, överväg alternativkostnaderna. Det är investeringar som kunde använts i andra affärskritiska aktiviteter, såsom marknadsföringsaktivitet, nya maskiner eller utöka din personalstyrka.
Överflödigt lager ökar lagerkostnader
Överflödigt lager ökar även lagerkostnaderna. Lagerkostnader är kostnaderna för att förvara produkter i lagret och består av dessa olika element:
- Kapitalkostnader: Den största kostnaden, och inkluderar allt som är relaterat till investeringen i att köpa in lagret, t.ex. lagrets kostnad, räntan på rörelsekapital och alternativkostnaden.
- Kostnader för lagringsutrymmet: En kombination av lagerhyra eller lånekostnader och underhållskostnader, såsom belysning, uppvärmning och luftkonditionering.
- Servicekostnader: Saker som försäkring, säkerhet, IT-hårdvara och kostnaden för fysisk hantering av varorna.
- Lagerriskkostnader: Risken att artiklar kan minska i värde under den period de lagras och risken att de blir föråldrade.
Många av de här kostnaderna är inte direkt uppenbara, men om du har massor av överskottslager så kommer de alla stiga och minska ditt lagers lönsamhet.
Överlager kan ge produkterna lägre värde
Om du har höga nivåer av överskottslager, är chansen stor att du har låg lageromsättning, vilket innebär att du inte omsätter lagret regelbundet. Tyvärr kan överskottet som sitter på lagerhyllorna få sämre kvalitet. Det gör att företag ofta rear ut dessa produkter, för att slippa slänga dem och förlora dess värde helt och hållet. Att rea ut lager eller kassera det kan ha stora effekter på företagets lönsamhet.
Överlager kan resultera i inkurans
Orsakerna till ett överskott och föråldrat lager är ofta dåliga prognoser och inköp, till exempel att du har överskattat efterfrågan och/eller köpt in för mycket av fel produkter. Om efterfrågan på de artiklarna nollställs under en längre period resulterar det i inkurans i lagret.
Åter igen, inkurans är dåliga nyheter för lönsamheten. Artiklar utan efterfrågan måste ofta säljas till rabatterat pris eller ännu värre, skrivas av helt och hållet.
Åtgärder för att inte drabbas av överlager
Om du har överlager måste du agera snabbt för att förhindra inkurans. Läs mer om inkurans i vår bloggartikel med några snabba lösningar på hur man minskar kapitalbindning i lager. Det är självklart bättre att förebygga än att agera i efterhand när problemet redan har uppstått. Överskottslager kan lätt undvikas om du följer bra efterfrågeprognoser och påfyllningsprocesser.
Att använda ett affärssystem (ERP) eller WMS-system för hanteringen av lagret är en bra början, men när du har många artiklar, säsongspåverkade produkter eller oregelbunden efterfrågan så räcker deras funktionalitet eventuellt inte till.
EazyStocks programvara för lager- och inköpsoptimering ökar kapaciteten hos ditt nuvarande lagerstyrningssystem. EazyStock använder statistiska efterfrågeprognoser för att automatiskt beräkna din återanskaffning. Det justerar också beställningspunkter och mängder dynamiskt, baserat på eventuella förändringar i efterfrågan eller för att ta hänsyn till försörjningsvariabler, till exempel längre ledtider eller min/max orderkvantiteter.
Med EazyStock kan du enkelt kontrollera vilka artiklar som är hälsosamma (du har tillräckligt av dem för att täcka efterfrågan), som är ”överskott” (så du måste justera dina inköpsparametrar för att sänka sina nivåer) och som riskerar att ta slut (så att du kan göra de rekommenderade beställningarna så snart som möjligt).
Nyfiken på att lära dig mer om hur EazyStock kan hjälpa dig att minska ditt överlager? Då är du välkommen att boka en demo här.
Överlager är det lager som finns kvar efter att kundernas efterfrågan har tillgodosetts. När artiklar inte har någon efterfrågan under en viss period blir de överflödiga och tar upp utrymme som istället hade kunnat användas för produkter med faktisk efterfrågan. Överlager uppstår ofta till följd av felaktiga efterfrågeprognoser som överskattar kundbehov, inköpsbeslut som styrs av leverantörers MOQ:er eller mängdrabatter, samt förändringar i trender eller kundpreferenser.
Att hålla överlager binder rörelsekapital och begränsar kassaflödet. Kapital låses i artiklar som inte säljs och därmed inte genererar intäkter. Samtidigt ökar lagerhållningskostnaderna och risken för att lagret blir inkurant eller föråldrat. När överlager väl säljs sker det ofta till kraftigt rabatterade priser, eller så måste varorna skrivas av helt om de blir osäljbara.
För att beräkna lagerhållningskostnaden för överlager börjar du med att identifiera värdet på överlagret, exempelvis genom att använda lageromsättningshastighet och markera artiklar med en omsättning på 4 eller lägre.
- Beräkna kostnadskomponenterna för dessa artiklar, såsom kapitalkostnader (kopplade till investerat kapital i lagret), kostnader för lagringsutrymme (lager, hyra, underhåll), lagerrelaterade servicekostnader (försäkring, säkerhet, utrustning) samt riskkostnader (svinn, kassation, inkurans).
- Summera samtliga kostnadskomponenter för överlagret för att få den totala lagerhållningskostnaden.
- Dividera den totala kostnaden med det totala värdet av överlagret och multiplicera med 100 för att få fram hur stor andel av lagervärdet det kostar att bara ha varorna liggande i lager.
Säkerhetslager är en planerad buffert ovanpå prognostiserad efterfrågan som tar höjd för variationer i efterfrågan och osäkerheter i leveranskedjan, exempelvis leveransförseningar eller oväntade efterfrågetoppar. Säkerhetslager justeras löpande baserat på efterfrågetrender och marknadsförändringar för att undvika att överlager byggs upp. Eftersom säkerhetslager är planerat är det investerade kapitalet i regel återvinningsbart. Överlager uppstår däremot till följd av bristande prognosprecision och saknar koppling till faktisk efterfrågan. Det är inte planerat och kan lätt gå obemärkt förbi i manuella processer, vilket leder till oväntade och ibland irreversibla kostnader.
För stora lagernivåer binder kapital som istället hade kunnat användas till rätt lager, marknadsföring, nya maskiner eller andra operativa investeringar. Samtidigt ökar lagerhållningskostnaderna, inklusive kapitalkostnader, kostnader för lagringsutrymme, servicekostnader och riskkostnader som svinn och inkurans. Även om vissa av dessa kostnader kan verka små var för sig, blir de betydande när överlagret är stort och påverkar lönsamheten negativt. Ju äldre lagret blir, desto större är risken att varorna försämras, blir föråldrade eller osäljbara. Att sälja till reducerade priser eller kassera varor minskar eller eliminerar avkastningen på investeringen.
Överlager driver upp lagerhållningskostnader, såsom kapitalkostnader, lagringskostnader, servicekostnader och riskkostnader. När lagret blir föråldrat blir det allt svårare att sälja varorna med lönsamhet – om de ens går att sälja alls. Det försämrar avkastningen på investerat kapital, påverkar resultatet negativt och leder till minskade vinstmarginaler.
Att förebygga överlager är oftast enklare och billigare än att reducera det i efterhand.
- Börja med att se över era prognos‑ och påfyllnadsprocesser. Säkerställ att ni använder träffsäkra metoder för efterfrågeprognostisering, sätter rimliga nivåer för säkerhetslager och har rätt ombeställningspunkter.
-
På igenom leverantörsavtal och identifiera MOQ:er eller minimala ordervärden som inte matchar era efterfrågeprofiler.
- Överväg lageroptimeringsprogramvara för att automatisera lagerstyrningen. Specialiserade system beräknar påfyllnadsbehov och justerar dynamiskt ombeställningspunkter, orderkvantiteter och säkerhetslager baserat på förändringar i efterfrågan eller leveransförutsättningar. De gör det även möjligt att följa artiklar genom hela livscykeln och snabbt se om lagernivåerna är hälsosamma, för höga eller riskerar att ta slut.
När överlager väl har uppstått är det viktigt att agera snabbt för att förhindra att det blir inkurant.
- Genomför kampanjer och erbjud rabatter, eller paketera produkter för att öka attraktiviteten.
- Utforska nya marknader eller målgrupper, exempelvis nya branscher, länder eller försäljningskanaler. För B2B‑företag kan även B2C vara ett alternativ.
- Sälj lagret till en aktör som är specialiserad på överskottslager, även om det ofta innebär kraftiga rabatter.
- Som sista utväg kan varorna skrivas av och kasseras. Det genererar inga intäkter, men stoppar fortsatta lagerhållningskostnader.
