Bättre lagerstyrning och inköp med EazyStock och Visma.net

Visma.net – den nya generationens affärssystem

Hur kan du som använder Visma.net effektivisera beställningsprocessen och säga hejdå till krångliga och tidsödande beräkningar i Excel?

Visma.net tillhör verkligen den nya generationens affärssystem. Snabbt och enkelt för användaren, tillgång i molnet, optimerade processer, bokföring med stöd av AI… Man kan till och med prata med Visma.net genom dess röststyrningssystem.

Visma är Nordens största mjukvaruleverantör med flera affärssystem i portföljen. Men det är det molnbaserade Visma.net som är den givna framtidslösningen. Slut med kundanpassade tillägg, fram för standard och enkla uppgraderingar. Frekventa releaser i molnet gör att kunden alltid har tillgång till den senaste versionen.

EazyStock är ett molnbaserat tillägg som hjälper dig som Visma.net-användare med automatiserade inköp och orderförslag, samt optimering av lagernivåer. Du har åtkomst till systemet i din webbläsare via EazyStocks färdiga Visma.net-integration.

Logistik, lagerstyrning och inköp i Visma.net

Logistik är ett område där komplexiteten i processer ofta underskattas. En enkel fråga som ”vad, när och hur mycket ska jag köpa in?” är inte alltid lika enkel att svara på.

Detta beror på att inköparen behöver ta hänsyn till många olika moment i beställningsprocessen och parametrar i beräkningarna. För att få fram de optimala beställningspunkterna- och kvantiteterna behöver man till exempel ha koll på: minsta orderkvantitet, artikelns ledtid, multiplar, hur man optimalt fyller en lastbil eller container, rabatter och kampanjer, artiklar som ersätter varandra, plats på lagret, säsongsmönster och inte minst, hur efterfrågan ser ut. Goda kunskaper om produkter och leverantörer är viktiga, men även bra system för att snabbt snappa upp förändrade efterfrågemönster.

Några vanliga beräkningsmetoder

Så hur gör då inköpare som har många, kanske 1000-tals artiklar att hålla reda på?

Den vanligaste metoden är faktiskt magkänslan. En erfaren lagerplanerare har koll på både artiklar och leverantörer och vet intuitivt när det är dags att beställa. Näst vanligast är en täcktidsberäkning och att ha ett säkerhetslager som täcker tex 1-3 månads behov, ofta baserat på historisk efterfrågan. Inköparen tittar alltså på hur artikeln sålde föregående period och baserar lager och inköpsparametrar på detta.

För att beräkna efterfrågeprognoser är det vanligt att använda ett snitt av försäljningen senaste halvåret eller året. Ett annat alternativ är att fråga säljavdelningen vad som är på gång baserat på deras säljprognoser. Informationen samlas i ett Excelark som i bästa fall sparas på en gemensam drive, men i praktiken ofta ligger hos någons egna filer.

Alla dessa sätt att arbeta på bäddar tyvärr för personberoenden och ökar risken för handhavandefel. Dessutom är det inte ovanligt att man långsamt, utan att märka det, bygger upp kostsamma överlager när man beställer lite för mycket av rädsla för att hamna i bristsituationer.

Produktlivscykelns betydelse för prognoser och säkerhetslagerberäkningar

EazyStock kompletterar Visma.net med information om produkternas livscykler. Allt eftersom en artikel förflyttar sig genom produktlivscykeln kommer efterfrågemönstret att förändras. En produkt som är ny på marknaden kanske börjar i en positiv trend, går över i ett regelbundet snabbt mönster för att så småningom bli döende och obsolet.

EazyStock kategoriserar in alla produkter i olika efterfrågemönster och kan på så sätt fatta olika beslut i olika stadier av en produkts liv.

Olika efterfrågemönster kräver olika prognosmetoder och beräkningar för att inköp och lagernivåer ska kunna optimeras utan att man riskerar att sälja slut. I EazyStock sköts allt detta helt automatiskt då systemet känner av var varje artikel befinner sig och uppdaterar lager- och inköpsparametrar därefter. Allt för att du ska känna dig trygg med att ha rätt produkt i lager vid rätt tillfälle!

Lagerstrategi

Beroende på vilken servicegrad du önskar eller behöver ha mot dina kunder, räknar EazyStock automatiskt fram den optimala lagerstrategin så att du ska kunna nå dina mål. Mjukvaran bygger på en så kallad ABC-klassificering för att avgöra vilka produkter som bör lagerläggas samt de optimala kvantiteterna av varje artikel. ABC-klassificering, vilket anses vara bästa praxis inom lagerstyrning, går ut på att man delar in artiklarna i A, B, C och D (80%, 15%, 5%, 0%)-klasser baserat på försäljningsvolymen. EazyStock tar detta ett steg längre och optimerar lagret med hjälp av ännu fler dimensioner. På så sätt får inköparen hjälp både med att optimera lagret så för att upprätthålla den önskade servicegraden till kunderna, utan att riskera att binda för mycket kapital på lagret.

Säkerhetslager

Även säkerhetslagret beräknas automatiskt och dynamiskt i EazyStock, ner på artikelnivå. Även här kopplar det tillbaka till produktlivscykeln och de olika efterfrågemönstren. Du kommer tex att behöva mer säkerhetslager av en produkt med stor osäkerhet i efterfrågan och detta förändras ju som sagt över tid. Därför är det viktigt att systemet hänger med och uppdaterar beräkningarna så att man inte köper på sig för mycket när efterfrågan stabiliseras.

Säsongsvariationer

Har du säsongsartiklar kan du även få god hjälp med EazyStocks säsongshantering. Här är det viktigt att, först och främst kunna identifiera vilka artiklar som påverkas av säsong, för det andra kunna separera basprognosen från säsongsfaktorer och andra variationer. EazyStock automatiserar även detta och ser till att ev. säsongsavvikelser inte påverkar eftefrågeprognoserna på ett felaktigt sätt.

Inköpsförslag förenklar inköparens vardag

EazyStock lägger konkreta inköpsförslag för alla dina artiklar som du kan välja att hantera i EazyStock, i Visma.net eller godkänna automatiskt. Om du automatiserar dina dagliga inköp kan du lägga tid och energi på de artiklar som sticker ut eller på något sätt avviker, vilket systemet flaggar för. Leverantörsledtider och scheman tas med i beräkningarna och vill du fylla upp en container eller lastbil, finns automatiserad funktionalitet för det.

Högre servicegrad till lägre lagerkostnader mer effektivt med EazyStock

Ett externt system för lageroptimering kan hantera mycket större komplexitet än vad du själv kan i med hjälp av Visma.net eller något annat affärssystem. Detta innebär att beräkningar av lager- och inköpsparametrar regelbundet kan uppdateras för varje enskild artikel, så att du alltid hänger med i svängningarna på marknaden. Även små justeringar i inköpskvantiteter på varje artikel aggregerar upp och kan göra stor skillnad på dina totala lagernivåer. Kapital frigörs som kan investeras i andra delar av verksamheten och du minskar risken att produkter ska bli inkuranta och behöva slumpas ut. Med en högre servicegrad stärks kundlojaliteten och varumärket vilket på sikt kommer leda till ökad försäljning. Och det bästa av allt, du som inköpare slipper alla manuella beräkningar och kan fokusera på mer strategiska uppgifter, leverantörskommunikation och särskilt knepiga artiklar.

Hur integrerar Visma.net och EazyStock?

EazyStocks färdiga integration med Visma.net gör implementationen smidigare än någonsin. Med vår “one-click” process kan ni komma igång genom en automatiserad process där ni konfigurerar Visma.net-integrationen, väljer data som ska importeras, validerar datakvaliteten och kan lägga till användare med några få klick.

Integration mellan Visma.net och EazyStock ger optimala parametrar för att du ska kunna nå dina servicegradsmål utan att binda upp onödigt kapital i lager. Integrationen är snabb och enkel att implementera, och gör EazyStock till en naturlig förlängning av ditt affärssystem.

All masterdata såsom artikeldata och säljhistorik finns i Visma.net som tankas över till EazyStock med hjälp av den färdiga integrationen. EazyStock gör beräkningar och tar fram orderförslag på daglig basis. När inköparen är klar, går orderförslagen till Visma.net där all information om leverantörer finns och godsmottagning sker.

100% i molnet

EazyStock är liksom Visma.net ett standardsystem i molnet. Med vår färdiga koppling till Visma.net förkortas implementationstiden avsevärt.

På så sätt kan du som Visma.net-användare fortsätta att fokusera på det som är viktigt, nämligen relationerna med era kunder och leverantörer! Kontakta oss om du vill veta mer om hur EazyStock kan hjälpa dig till bättre lagerstyrning med Visma.net.