Därför är det dags att uppgradera dina inköpsprocesser

Att ha arbetat länge i samma företag innebär att du känner verksamheten utan och innan. Men det kan också innebära att gamla rutiner och system lever kvar. 

Kanske använder ni ett affärssystem eller en WMS-modul för att hantera inköp och lagerpåfyllnad. Processerna fungerar, men är tidskrävande. Kanske kräver de manuella kontroller av tusentals artikelrader i kalkylblad. Och visst, det rullar på, så varför ändra något som fungerar? 

Låt oss utmana det tankesättet. Har ni problem med överlager? Bristsituationer? Restorder? Missade försäljningstillfällen? Stressad personal? 

Affärssystem är i grunden skapade för att hantera helheten i verksamheten, inte för att optimera lager. De fungerar ofta bra för att hålla koll på artiklar och hantera inköps- och försäljningsordrar. Men när det gäller att planera och optimera beställningspunkter räcker funktionaliteten ofta inte till. 

Konsekvensen blir att ni behöver lägga mycket tid på manuellt arbete, med ökad risk för fel och dyra misstag. 

Genom att koppla ett dedikerat lageroptimeringssystem till ert affärssystem kan ni lyfta ert inköpsarbete till en helt ny nivå. Med verktyg som EazyStock får ni rätt varor på rätt plats i rätt tid – utan att binda upp onödigt mycket kapital. Överlager minskar, kalkylbladen kan läggas åt sidan och servicegraden ökar. 

I den här artikeln jämför vi hur era nuvarande arbetssätt står sig mot EazyStock. Vi belyser riskerna med att fortsätta som vanligt och visar hur rätt system kan bli mer kostnadseffektivt på sikt. Dessutom slår vi hål på några vanliga myter och visar hur små förändringar kan leda till stora resultat. 

Efterfrågeprognoser och lagerplanering

Många inköpssystem erbjuder grundläggande stöd för efterfrågeprognoser och inköpsplanering, men funktionaliteten bygger ofta på manuella dataöverföringar och kalkyler för att fungera. 

Ta Microsoft Dynamics Business Central som exempel. Systemet gör det möjligt att sätta ombeställningspunkter och säkerhetslager, men varje värde måste matas in manuellt och uppdateras på eget initiativ. Det innebär att du själv måste räkna fram rätt beställningskvantiteter för varje artikel i sortimentet, registrera dessa i systemet och kontinuerligt uppdatera dem i takt med att förutsättningarna förändras. 

Det här arbetssättet kan vara hanterbart vid ett begränsat antal artiklar. Men i takt med att företaget växer och sortimentet breddas, ökar komplexiteten snabbt. Snart står du inför ett överlager som binder kapital. Om efterfrågan dessutom sjunker riskerar du att behöva sälja till reapris, eller att produkterna blir inkuranta. Förr eller senare måste de skrivas av, vilket försämrar resultatet. 

Samtidigt ökar risken för bristsituationer, restorder och missnöjda kunder – vilket i sin tur kan skada företagets rykte. 

Kanske har du redan upplevt dessa utmaningar, eller börjat se tidiga varningssignaler. I så fall kan ett system för lageroptimering vara nyckeln till att vända utvecklingen och skapa bättre kontroll. 

Anpassad prognostisering för varje artikel 

Alla produkter går igenom en livscykel – från introduktion, via tillväxt och mognad, till nedgång. Under resans gång förändras efterfrågemönstret, vilket innebär att vissa artiklar får en jämn och stabil efterfrågan, medan andra uppvisar stora variationer. 

EazyStock identifierar dessa förändringar och anpassar prognoserna automatiskt. Systemet klassificerar varje artikel i en av nio olika efterfrågetyper och väger in faktorer som årlig volym och plockfrekvens. Det ger dig möjlighet att fokusera på de artiklar som har störst betydelse för din verksamhet. Resultatet blir mer exakta prognoser, smartare inköpsbeslut och en mer effektiv lagerpåfyllnad, direkt integrerat med ert affärssystem. 

EazyStock baseras på samma teknikplattform som vår ägare Syncron, vars lösningar används av globala industrijättar som Toyota, Mazda och Hitachi. Med hjälp av avancerade algoritmer prognostiserar systemet efterfrågetrender, säsongsvariationer och dynamiska säkerhetslager, för att nämna några exempel. Vi investerar kontinuerligt i forskning och utveckling för att säkerställa att EazyStock är ett av marknadens mest kraftfulla verktyg för lageroptimering. 

Målstyrda servicegrader (lagertillgänglighet) 

För att möta kundernas leveransförväntningar måste du ha rätt produkter i lager. Men vad räknas som rätt nivå? Vet du vilken servicegrad som är optimal för just ditt lager? 

I många affärssystem ställer du in antal lagerdagar manuellt. I EazyStock räknas optimala servicegrader fram automatiskt, så att du vet exakt vad och när du ska beställa för att möta efterfrågan – utan att överinvestera i varor som inte säljer. 

Simulering av servicegrad i realtid 

Vad skulle det kosta att öka din servicegrad med 5 %? Hur påverkar det kassaflödet? 

Många företag har svårt att förutse hur förändrad tillgänglighet påverkar resultatet eller vad som händer om de minskar lagervärdet för mycket. 

Med EazyStocks simuleringar kan du testa olika scenarier och fatta strategiska beslut baserat på fakta – utan att ta onödiga risker. 

Leverantörsplanering 

Leverantörer har ofta flera olika krav som minsta orderkvantiteter, ordervärden, bestämda leveransdagar, längre ledtider eller planerade stängningar. Att hålla reda på detta för flera leverantörer blir snabbt komplicerat, särskilt om du arbetar i kalkylblad. Ofta slutar det med att man fyller på lagret med artiklar som inte behövs, bara för att nå upp till villkoren, vilket leder till onödiga överlager. 

Automatiska varningar – arbeta med undantag 

I traditionella system måste du själv gå igenom varje orderrad för att inte missa något viktigt. Med EazyStock får du istället automatiska varningar när något kräver din uppmärksamhet. Det kan gälla avvikande efterfrågan, risk för bristsituationer eller behov av påfyllnad. Du slipper dubbelkolla allt manuellt och får tid över till mer värdeskapande uppgifter. 

EazyStock bygger på samma ”back end” som vårt moderföretag Syncron; ett system som används av välkända företag som Mazda, Hitachi, Volvo och JCB. Mjukvaran bygger på avancerade algoritmer som bevakar trender, säsongsvariationer, säkerhetslager och mycket annat. För att se till att hålla oss i framkant gör vi stora investeringar i forskning och utveckling.

Rapporter och nyckeltal – snabbt och tydligt 

EazyStocks dashboard för KPI:er ger dig full överblick över viktiga nyckeltal, både på produktnivå och för hela produktgrupper. Här hittar du bland annat analyser av lagrets hälsa, servicegrader och lageromsättning. 

Vanliga myter om lageroptimering – och varför de inte stämmer

I dagens digitaliserade värld räcker det inte att ha en överblick över lagret. När produktutbudet växer och kundernas krav på snabba leveranser ökar, behövs mer exakt information för att hänga med i konkurrensen. Som vi har sett räcker inte affärssystem och manuella processer till när det gäller att hantera dagens komplexa lagerutmaningar. Många moderna affärssystem saknar den funktionalitet som ett specialiserat verktyg för lageroptimering erbjuder. EazyStock har färdiga integrationer till de flesta stora affärssystem, vilket gör det enkelt att komma igång med att optimera lagret. 

”Det är för dyrt” 

Det är lätt att tänka att ett nytt system är en stor investering. Men eftersom EazyStock är ett molnbaserat SaaS-verktyg behövs varken egna servrar eller dyr IT-infrastruktur. Det är enkelt att komma igång och du betalar en  årsavgift. Redan efter några veckor börjar du se avkastning på investeringen. En kund, Cutwel, rapporterade att systemet hade betalat sig självt efter bara sex veckor, medan en annan minskade sitt lagervärde med över 1,2 miljoner kronor på ett år. 

”Det kommer störa verksamheten för mycket”

Eftersom EazyStock är ett SaaS-system kan det integreras snabbt och smidigt som en förlängning av ert befintliga affärssystem. Det enda som behövs är att systemet får tillgång till försäljningsdata och aktuell lagerstatus, ofta via automatiserad Excel-uppladdning eller FTP-koppling till ert befintliga ERP- eller WMS-system. Implementeringen sker parallellt med den dagliga verksamheten, utan avbrott eller driftstopp. 

”Det kommer vara för komplicerat att använda”

Trots att EazyStock använder avancerade analyser och algoritmer är det ett mycket användarvänligt verktyg. Gränssnittet är tydligt, enkelt att navigera och kan anpassas efter behov. 

Vår dedikerade Customer Success-team hjälper dig genom hela processen – från integration och uppstart till löpande stöd. Varje kund får en egen Customer Success Manager som fokuserar på att visa hur du snabbt får effekt av systemet. Allt eftersom användarna växer in i systemet introduceras fler funktioner. 

”Det är för stor risk att investera i ny mjukvara” 

Som nämnts tidigare kräver EazyStock en mycket liten initial investering. Eftersom det är ett molnbaserat system som erbjuds via årsavtal blir både de ekonomiska och operativa riskerna mycket begränsade. 

”Vår data kommer inte vara säker – vi riskerar cyberattacker”

Cyberhot är ett växande problem, och det är förståeligt att man känner en viss oro inför att koppla in ett nytt system. Men informationssäkerhet är en högsta prioritet för EazyStock. Vi är certifierade enligt ISO 27001, ISO 27017 och SOC-2 Type 2. Det innebär att vi skyddar er data mot obehörig åtkomst, skador och otillbörlig databehandling. Du kan läsa mer om vårt säkerhetsarbete i vår bilaga om dataskydd. 

”Jag tror inte att det kommer att fungera” 

Om du fortfarande är osäker på om EazyStock verkligen kan ge ett mätbart resultat, kan vi visa er EazyStock i en demot var det finns besparingsmöjligheter och hur ni kan effektivisera era processer. 

Avkastningen kommer i slutändan från att förbättra tillgängligheten och minska lagervärdet – särskilt genom att reducera överlager. Samtidigt får ni tillgång till en mängd andra funktioner som stödjer ett mer optimerat arbetssätt. 

Vill du veta mer om hur EazyStock kan hjälpa er verksamhet, eller vill att vi pratar med fler i teamet, är du varmt välkommen att boka ett möte eller en demo med oss.