Beter voorraadbeheer en geoptimaliseerde inkoop met EazyStock en Visma.net

Visma.net: het bedrijfssysteem van de nieuwe generatie

Hoe kun je als gebruiker van Visma.net je bestelprocessen effectiever maken en afscheid nemen van omslachtige en tijdrovende berekeningen in Excel?

Visma.net behoort tot een nieuwe generatie van bedrijfssystemen. Snel en gebruiksvriendelijk, toegang in de cloud, geoptimaliseerde processen en boekhouding met AI. Je kunt zelfs met Visma.net praten via het spraakbesturingssysteem.

isma is de grootste softwareleverancier van Scandinavië en aanbieder van diverse bedrijfssystemen. Het cloudgebaseerde Visma.net is de oplossing voor de toekomst. Geen op maat gemaakte add-ons meer, maar standaardoplossingen en eenvoudige upgrades. Regelmatige updates in de cloud zorgen ervoor dat klanten altijd toegang hebben tot de nieuwste versies.

EazyStock is een cloudgebaseerde uitbreiding van Visma.net waarmee gebruikers inkooporders en verkoopoffertes kunnen opstellen en voorraadniveaus kunnen optimaliseren. Je krijgt eenvoudig toegang tot het systeem via je internetbrowser dankzij de kant-en-klare integratie van EazyStock met Visma.net.

Logistiek, voorraadbeheer en inkoop in Visma.net

De complexiteit van logistieke processen wordt vaak onderschat. Een simpele vraag als “wat, wanneer en hoeveel moet ik inkopen?” is niet altijd eenvoudig te beantwoorden.

Dit komt omdat de inkoper tijdens het bestelproces rekening moet houden met veel verschillende factoren en parameters. Om de optimale bestelpunten en -hoeveelheden te bepalen, moet je informatie hebben over minimale bestelhoeveelheden, doorlooptijden van de artikelen, multipliers, hoe vrachtwagens en containers optimaal gevuld kunnen worden, kortingen en aanbiedingen, reserveartikelen, locaties van magazijnen, seizoenspatronen en natuurlijk de vraagontwikkeling. Goede kennis van producten en leveranciers is belangrijk, maar dat geldt ook voor goede systemen om snel in te spelen op de veranderende vraag naar producten.

Veelgebruikte berekeningsmethoden

Hoe kunnen inkopers die misschien wel duizenden artikelen overzien, deze allemaal bijhouden?

De meestgebruikte methode is eigenlijk het onderbuikgevoel. Een ervaren voorraadplanner is bekend met zowel artikelen als leveranciers en weet intuïtief wanneer het tijd is om te bestellen.

Daarna volgt het berekenen van de takttijd en het aanhouden van een veiligheidsvoorraad van bijvoorbeeld 1-3 maanden, normaal gesproken op basis van de historische vraag. De inkoper kijkt dus vooral naar de verkoop van het artikel in de voorgaande periode en baseert daarop de voorraad- en inkoopparameters.

Voor het berekenen van vraagprognoses wordt normaal gesproken een gemiddelde genomen van de verkoop over de laatste zes maanden of het laatste jaar. Alternatief kan de verkoopafdeling worden gevraagd wat er op grond van hun verkoopprognoses in het verschiet ligt. Deze informatie kan worden verzameld in een Excel-bestand dat idealiter op een gedeelde schijf wordt opgeslagen, maar in de praktijk vaak alleen op iemands computer staat.

Helaas creëert deze benadering afhankelijkheden van specifieke personen en neemt het risico op fouten bij de verwerking van informatie toe. Bovendien is het niet ongebruikelijk dat er langzaam kostbare overschotten worden opgebouwd, wanneer er ongemerkt te veel wordt besteld uit angst dat producten opraken.

Het belang van productlevenscycli voor veiligheidsvoorraden

EazyStock vult Visma.net aan met informatie over de levenscyclus van producten. Naarmate een artikel de productlevenscyclus doorloopt, zal de vraag ernaar veranderen. Een product dat net op de markt is gekomen, begint vaak met een positieve trend. De vraag wordt op een gegeven moment stabiel, maar zal uiteindelijk afnemen naarmate het product veroudert en obsoleet wordt.

EazyStock categoriseert alle producten in negen verschillende vraagpatronen en kan op basis daarvan diverse beslissingen nemen in de verschillende stadia van de productlevenscyclus:
Verschillende vraagpatronen vereisen verschillende prognosemethodes en berekeningen voor het opstellen van inkooporders en optimaliseren van voorraden, zonder het risico te lopen dat producten uitverkocht raken. In EazyStock gebeurt dit allemaal automatisch: het systeem weet waar in de productlevenscyclus elk product zich bevindt en werkt voorraad- en inkoopparameters dienovereenkomstig automatisch bij. Zo weet je altijd zeker dat je het juiste product op het juiste moment op voorraad hebt!

Voorraadstrategie

Afhankelijk van het serviceniveau dat je wilt bieden of je klanten vereisen, berekent EazyStock automatisch de optimale voorraadstrategie waarmee je deze doelstelling kunt bereiken. De software gebruikt een zogenaamde ABC-classificatie om te bepalen welke producten op voorraad moeten worden gehouden en wat de optimale hoeveelheden van elk artikel zijn. De ABC-classificatie wordt beschouwd als een best practice voor voorraadbeheer en houdt in dat artikelen op basis van het verkoopvolume worden verdeeld in categorieën A, B, C en D (80%, 15%, 5% en 0%). EazyStock gaat nog een stap verder en optimaliseert de voorraad aan de hand van diverse andere dimensies. Zo kunnen inkopers hun voorraad optimaliseren en het gewenste serviceniveau aan klanten bieden, zonder hier te veel kapitaal in vast te zetten.

Veiligheidsvoorraad

EazyStock berekent ook automatisch en dynamisch de veiligheidsvoorraad, tot op het niveau van individuele artikelen aan toe. Ook hier wordt dit aan de productlevenscyclus en de verschillende vraagpatronen gekoppeld. Zo zul je bijvoorbeeld een grotere veiligheidsvoorraad moeten aanhouden van producten waarvan de vraag onzeker en veranderlijk is. Het is daarom belangrijk dat het systeem hier rekening mee houdt en de berekeningen op tijd bijwerkt, zodat je niet te veel hebt ingekocht voor als de vraag stabiliseert.

Seizoensvariatie

Bied je seizoensartikelen aan, dan kan het seizoensbeheer van EazyStock voor jou een nuttige oplossing zijn. Hierbij is het in eerste instantie belangrijk dat je kunt identificeren van welke producten de vraag per seizoen verschilt, en ten tweede dat je de basisprognose kunt scheiden van seizoensfactoren en andere variabelen. EazyStock automatiseert dit proces en zorgt ervoor dat eventuele seizoensvariaties je vraagvoorspellingen niet op de verkeerde manier beïnvloeden.

Inkoopsuggesties maken het werk van inkopers eenvoudiger

EazyStock biedt concrete inkoopsuggesties voor al je artikelen, die je naar keuze kunt beheren in EazyStock, Visma.net of automatisch kunt goedkeuren. Door je dagelijkse inkopen te automatiseren, kun je je richten op de opvallende of ongebruikelijke artikelen die door het systeem worden gesignaleerd. EazyStock houdt rekening met de levertijden en planningen van leveranciers, en als je een container of vrachtwagen wilt vullen bestaat daar een geautomatiseerde functie voor.

Hogere serviceniveaus en lagere voorraadkosten met EazyStock

Een systeem dat is gespecialiseerd in het optimaliseren van je voorraad kan omgaan met veel meer flexibiliteit dan Visma.net of andere bedrijfssystemen. Dit betekent dat de berekeningen van voorraad- en inkoopparameters regelmatig voor elk artikel kunnen worden bijgewerkt, zodat je altijd snel op veranderende marktomstandigheden kunt reageren. Zelfs kleine aanpassingen aan je inkooporders kunnen grote gevolgen hebben voor je totale voorraadniveaus. Dit maakt kapitaal vrij dat je in andere delen van je bedrijf kunt investeren en vermindert het risico dat producten verouderd raken en moeten worden afgeschreven. Een hoger serviceniveau verbetert de klantenbinding en het merkimago, wat op lange termijn een positief effect op de verkoop zal hebben. Maar bovenal hoef je als inkoper zelf niet langer handmatig complexe berekeningen uit te voeren en kun je je concentreren op strategische onderwerpen, de communicatie met leveranciers en andere kwesties die jouw aandacht vereisen.

Hoe integreren Visma.net en EazyStock?

Alle mastergegevens, zoals informatie over artikelen en historische verkopen, staan in Visma.net en worden dankzij de kant-en-klare integratie automatisch geïmporteerd in EazyStock. EazyStock voert dagelijks berekeningen uit en doet ordervoorstellen. Wanneer de inkoper klaar is, worden de ordervoorstellen naar Visma.net gestuurd. Hier wordt alle leveranciersinformatie opgeslagen en vindt de ontvangst van goederen plaats.

100% in de cloud

Net als Visma.net werkt EazyStock standaard volledig in de cloud. Dankzij onze kant-en-klare integratie met Visma.net wordt de implementatietijd aanzienlijk verkort. Zo kunt je je als gebruiker van Visma.net blijven concentreren op dat wat belangrijk is, namelijk de relaties met je klanten en leveranciers. Neem contact met ons op als je meer wilt weten over hoe EazyStock je kan helpen bij het verbeteren van je voorraadbeheer met Visma.net.