Warum ist Bestandsoptimierung besser als reines Bestandsmanagement?

Bestandsoptimierung ist ein oft missverstandener Begriff. Es ist nicht nur eine schicke Umschreibung für Bestandsmanagement, sondern eine Möglichkeit, dieses zu verbessern. Hier stellen wir die Bestandsoptimierung vor, erklären, was sie beinhaltet und warum Sie sie in Ihrem Bestandsmanagement unbedingt brauchen.

Was ist Bestandsoptimierung?

Wenn Sie Bestand verwalten, liegt Ihr Schwerpunkt auf der Bestellung, Verwaltung, Lagerung und Bewegung des Bestands, der Überwachung des Warenflusses von den Lieferanten zu den Lägern und via den entsprechenden Vertriebskanälen.

Die Bestandsoptimierung zielt darauf ab, kosteneffizient die richtigen Mengen der richtigen Produkte zu bestellen, um die Nachfrage zu decken. Dies geschieht durch Berücksichtigung der Volatilität von Angebot und Nachfrage und durch dynamische Anpassung der Bestandsregeln und Bestandsparameter. Bei der Bestandsoptimierung geht es darum, die Ziele hinsichtlich der Service-Level (Produktverfügbarkeit) mit den getätigten Bestandsinvestitionen in Einklang zu bringen, um eine optimale Verfügbarkeit bei gleichzeitiger Senkung der Bestandskosten und Minimierung des Risikos von Überbeständen oder veralteter Bestände zu gewährleisten.

Die Vorteile der Bestandsoptimierung

Die Verfahren der Bestandsverwaltung müssen in Bezug auf die Automatisierung zu anderen Geschäftsbereichen Schritt halten können. Wir haben die Effizienz einiger unserer Kunden verbessert, indem wir ihre manuellen Prozesse automatisiert und Tabellenkalkulationen durch Reports, die man durch einen simplen Mausklick erhält, ersetzt haben.

Wenn Sie ein ERP- oder WMS-System mit fortschrittlichen Funktionen zur Verwaltung Ihrer Bestände verwenden, sind Sie bereits auf dem richtigen Weg, aber diese Systeme haben oft Schwierigkeiten, genaue Prognosen zu erstellen oder optimale Bestellmengen, Sicherheitsbestände und Meldebestände zu berechnen. Möglicherweise verwenden Sie zur Unterstützung dieser Aufgaben immer noch Tabellenkalkulationen, was Zeit kostet, die Effizienz mindert und zu Problemen führt wie:

• Ungenaue Bedarfsprognosen können zu Fehlbeständen, verpassten Absatzchancen und unzufriedenen Kunden führen.
• Bei einer geschätzten Nachschubmenge kann Kapital in überschüssigen Beständen gebunden werden, was zu kostspieligen veralteten Beständen führen kann, die abgeschrieben oder mit einem starken Abschlag verkauft werden müssen.
• Die manuelle Auftragsabwicklung ist ineffizient und ressourcenintensiv. Außerdem ist sie anfällig für menschliche Fehler und Ungenauigkeiten, wodurch ungenaue Prognosen und fehlerhafte Nachbestellungen zu Stande kommen.

Durch die Optimierung Ihres Lagerbestands bestimmen Sie genau, wie viel Sie für jede einzelne SKU bestellen müssen und wann Sie diese bestellen müssen, um Ihre Kunden immer bedienen zu können. Die Bestandsoptimierung berücksichtigt Saisonalität und Kampagnen sowie Lieferzeiten und -pläne. Auf diese Weise haben Sie immer die richtigen Produkte im richtigen Lager, ohne zu viel Kapital im Lager gebunden zu haben.

Die Optimierung Ihres Bestands macht Sie wettbewerbsfähiger

Digitalisierung, Globalisierung und Sicherheitsrisiken sind nur einige der Makrotrends, die die Lieferanten weltweit beeinflussen. Neue Technologien machen es den Endkunden leichter, ihr Kaufverhalten und ihre Gewohnheiten schnell zu ändern und gegebenenfalls billigere und bessere Produkte aus der ganzen Welt zu beziehen. Infolgedessen sehen sich die Unternehmen mit komplexen Lieferketten und zunehmenden Wettbewerbsbedrohungen konfrontiert.

Um diese turbulenten Zeiten zu meistern, brauchen Unternehmen umfassende IT-Systeme, um Prozesse zu automatisieren, die Effizienz zu verbessern und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Mit zuverlässigen Prognosen und optimierten Lagerbeständen können Sie die Kundennachfrage befriedigen, wenn Ihre Konkurrenten es nicht können, und so Kunden an sich binden und neue hinzugewinnen.

Techniken zur Optimierung der Bestände

Es gibt drei wichtige Bereiche für die Bestandsoptimierung, auf die wir im Folgenden näher eingehen werden:

1. Nachfrageprognose
2. Bestands-Richtlinien
3. Nachschub

1. Nachfrageprognose

Bei der Nachfrageprognose ist es möglich, die Verkaufszahlen des letzten Jahres zu verwenden, jedoch nur wenn sich die Nachfrage nicht ändert. Bei einer schwankenden Nachfrage und einem schwankenden Nachschub lassen sich so keine genauen Prognosen erstellen.

Jedes Produkt, das Sie verkaufen, durchläuft einen Lebenszyklus. Wenn ein Produkt zum Beispiel erstmals auf den Markt kommt, wird es keine historische Nachfrage haben. Dann wird es wahrscheinlich in einen positiven Trend übergehen, da die Nachfrage ständig steigt, bis es zu einem stabilen und schnelldrehenden Gut wird. Von da an kann die Nachfrage unregelmäßiger werden und dann in einen negativen Trend übergehen, bevor es zu einem aussterbenden und dann veralteten Produkt mutiert. Um die Genauigkeit der Nachfrageprognose zu gewährleisten, müssen Sie verfolgen, wo sich jede SKU im Produktlebenszyklus befindet.

Software zur Bestandsoptimierung, wie z.B. EazyStock, berechnet die Nachfrage auf der Grundlage der Position jedes Artikels im Produktlebenszyklus anhand von sieben verschiedenen Nachfragekategorien. Anstatt jeden Artikel gleich zu behandeln, kann das System so den relevantesten Algorithmus verwenden, so dass Sie die genauesten Prognosen für jeden Artikel erhalten. Bei der Nachfrageprognose muss auch die Saisonalität berücksichtigt werden. Es ist wichtig zu wissen, wann saisonale Nachfragespitzen und -tiefs auftreten, damit Ihnen keine Umsätze entgehen oder Sie am Ende der Saison einen Überbestand haben. Die Identifizierung der saisonalen Nachfrage ist der Schlüssel zur Genauigkeit der Prognosen. Es macht beispielsweise keinen Sinn, die Nachfrage im Winter für ein Produkt zu prognostizieren, das nur im Sommer verkauft wird (z.B. Sonnencreme), und sich dabei auf die Verkäufe des vorherigen Quartals zu stützen.

Anstatt manuell zu versuchen, den saisonalen Bedarf zu berechnen, übernimmt die Bestandsoptimierungssoftware die harte Arbeit für Sie und prognostiziert den Bedarf unter Berücksichtigung von Saisonalität, Trends, Vorlaufzeiten der Lieferanten und Lieferplänen.

2. Bestands-Richtlinien

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Lagerhaltungspolitik festzulegen, um zu bestimmen, welche Produkte auf Lager gehalten werden sollen und wie viel davon vorrätig sein soll.

ERPs sind geeignet für die Verwaltung einzelner Lagerartikel, aber nicht so gut für die Optimierung des gesamten Sortiments. Bestandsoptimierungssoftware übertrumpft die Bestandsverwaltung dank der statistischen Optimierung auf Artikelgruppen-Ebene.

Die Optimierung auf aggregierter Ebene ermöglicht Analysen über mehrere Produkte, Standorte und Zeiträume hinweg, um Trends und Muster aufzuzeigen. Dies bedeutet, dass Sie die Lagerbestände optimieren, Kosten senken und die Effizienz verbessern können. Es stellt auch sicher, dass Sie die richtigen Mengen vorrätig haben, um die Kundennachfrage zu befriedigen, und minimiert gleichzeitig die Überbestände und die damit verbundenen Kosten.

Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine Bestandsklassifizierungsmethode wie die ABC-Analyse anzuwenden, um die Artikel mit dem größten Wert für Ihr Unternehmen zu ermitteln. Die ABC-Analyse klassifiziert Ihre Bestände (A, B und C) nach ihrem jährlichen Verbrauchswert, so dass Sie wissen, welche Artikel Sie auf Lager halten müssen und welche Sie bei Bedarf bestellen können. In unserem Blogbeitrag zur ABC-Analyse finden Sie genauere Informationen zur Klassifizierung Ihrer Artikel.

Ein weiterer Teil der Festlegung Ihrer Bestands-Richtlinien ist die Schaffung eines ausreichenden Sicherheitsbestandes. Mit dem richtigen Sicherheitsbestand können Sie auf unerwartete Nachfragesteigerungen, Lieferunterbrechungen oder andere unvorhergesehene Ereignisse reagieren. In unserem Blogbeitrag erfahren Sie mehr darüber, wie Sie den Sicherheitsbestand berechnen können.

Wenn Sie über mehr als ein Lager verfügen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie in jedem Lager die richtigen Artikel vorrätig haben, da sonst die Gesamtheit der optimierten Lagerbestände wieder zunichte gemacht wird. Bei der Optimierung der Bestände an mehreren Standorten müssen Sie nämlich Ihre Bestände in den richtigen Mengen und zur richtigen Zeit auf Ihre Lager aufteilen. So können Sie Artikel aus Regionen mit geringer Nachfrage in Regionen mit hoher Nachfrage verlagern. Auf diese Weise können Sie Produkte schnell und kostengünstig an lokale Kunden liefern.

3. Nachschub

Und nicht zuletzt die Auffüllung der Lagerbestände. Hier geht es darum, genaue Meldebestände und kosteneffiziente Bestellmengen zu berechnen und in entsprechenden Bestellungen umzusetzen.
Um Ihre Einkaufstätigkeiten zu optimieren, sollten Sie immer Folgendes berücksichtigen:

1. Zuverlässigkeit der Lieferanten
Die Lieferzeiten und Lieferantenbeschränkungen für jede Artikelgruppe und deren Lieferanten zu kennen, ist für eine effektive Nachschubplanung von entscheidender Bedeutung, da die Lieferzeiten der Lieferanten die Verfügbarkeit der Bestände und das Service-Level erheblich beeinflussen. Das chinesische Neujahrsfest beispielsweise führt häufig zu erheblichen Lieferunterbrechungen, da viele chinesische Hersteller ihre Produktion einstellen, was viele westliche Händler bei ihrer Nachschubplanung nicht berücksichtigen.

2. Bestellungen auf dem Transportweg
Um genaue Nachbestellmengen festzulegen, müssen Sie nicht nur wissen, was Sie derzeit auf Lager haben, sondern auch einen vollständigen Überblick über Ihre ausstehenden Bestände haben. Das bedeutet, dass Sie auch wissen müssen, was von Ihren Lieferanten bald angeliefert wird, und dass Sie über fortschrittliche, trendgesteuerte Nachfrageprognosen verfügen müssen, die auch saisonale und andere Schwankungen berücksichtigen. Dies mag zwar offensichtlich erscheinen, aber die meisten ERP- und anderen Systeme verfügen entweder nicht über diese Informationen in einer leicht zugänglichen Form oder überhaupt nicht, so dass sie leicht übersehen werden können.

Schlussfolgerung: Bestandsoptimierung ist besser als reines Bestandsmanagement

Wie wir bereits erläutert haben, kann die Einbeziehung der Kernfunktionalitäten der Bestandsoptimierung – Nachfrageprognose, Bestands-Richtlinien und Nachschub – die Effizienz Ihrer Bestandsplanung steigern und die Kosten senken. Jeder Aspekt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Bestand zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben, um die Kundennachfrage zu erfüllen.

Sie können zwar zu gewissem Maße eine Bestandsoptimierung in Excel durchführen und manuell in Ihr ERP-System eingeben, aber bei Hunderten oder Tausenden von Artikeln ist es fast unmöglich, genaue und aktuelle Daten zu pflegen.

Die Bestandsoptimierungssoftware EazyStock automatisiert Ihre Prognosen, Lagerhaltungs-Richtlinien und Nachbestellungsprozesse. Sie generiert täglich Bestellvorschläge, so dass Bestandsmanagement-Teams wählen können, ob sie jede Bestellung automatisiert genehmigen lassen oder gewisse Ausnahmen selbst verwalten wollen. Das Ergebnis ist eine optimierte Bestandsverwaltung, die Zeit, Geld und Ressourcen spart.

Wenn Sie mehr über EazyStock oder die Optimierung von Lagerbeständen erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an einen unserer Experten.