Så får du bättre inköpsplanering i Business NXT 

Business NXT är ett kraftfullt och flexibelt affärssystem för företag med komplexa krav på bland annat ekonomi, order, inköp, lager och logistik. Med stora integrationsmöjligheter och ett öppet API kan Business NXT fungera som ett nav för verksamhetens data och processer, samtidigt som det kan kompletteras med specialiserade lösningar när behoven växer. 

För lagerhållande företag uppstår ofta just sådana behov när sortimentet blir större och inköpsplaneringen mer komplex. Att ha tillgång till rätt data är en sak. Att kontinuerligt avgöra hur mycket av varje artikel som bör finnas i lager och när det är dags att köpa in mer är en annan. 

Kanske känner du igen några av utmaningarna: 

• Lagret växer, trots att vissa artiklar fortfarande tar slut. 
• Inköpare lägger mycket tid på att manuellt gå igenom artiklar och orderförslag. 
• Beställningspunkter och säkerhetslager är svåra att hålla uppdaterade. 
• Prognoser görs i Excel eller bygger mycket på erfarenhet och magkänsla. 
• Säsongsvariationer gör det svårt att veta när lagret ska byggas upp – och när inköpen ska bromsas. 
• Det är svårt att prioritera vilka artiklar som faktiskt kräver uppmärksamhet idag. 

Känner ni igen er är inte lösningen att byta affärssystem. I stället kan nästa steg vara att bygga vidare på Business NXT och den data som redan finns där med specialiserad lageroptimering. 

Från Business NXT-data till bättre lager- och inköpsbeslut 

Business NXT ger er kontroll över centrala flöden inom lager och inköp och samlar mycket av den information som behövs för att fatta bra beslut. Men när sortimentet växer blir nästa utmaning att omsätta all denna data till rätt beslut för varje enskild artikel. 

Det är här ett lageroptimeringssystem kommer in. 

Ett ERP-system och ett lageroptimeringssystem fyller olika funktioner. Business NXT fungerar som navet där ni bland annat hanterar artiklar, leverantörer, inköpsorder, försäljningsorder och lagerdata. Lageroptimering använder informationen för att analysera efterfrågan och kontinuerligt räkna på vad som bör finnas i lager och köpas in. 

Det handlar om att besvara frågor som: 

• Hur mycket kommer vi sannolikt att sälja? 
• Hur mycket säkerhetslager behöver vi? 
• När bör vi beställa igen? 
• Hur mycket bör vi köpa? 
• Vilka artiklar riskerar att ta slut? 
• Var har vi mer lager än vi faktiskt behöver? 

För några hundra artiklar kan många av dessa beslut fortfarande hanteras manuellt. Men när sortimentet växer till tusentals artiklar blir antalet parametrar och beslut snabbt omfattande. Dessutom förändras förutsättningarna hela tiden: efterfrågan går upp och ner, ledtider förändras, säsonger kommer och går och vissa artiklar blir viktigare än andra. 

Lageroptimering handlar därför inte bara om att automatisera inköpsarbetet. Det handlar om att löpande använda data från Business NXT för att prognostisera efterfrågan, anpassa lagernivåerna och ge inköparen bättre beslutsunderlag för vad som behöver köpas, när och i vilken mängd. 

Business NXT ger er grunden och datan. Lageroptimering hjälper er att omsätta den till bättre lager- och inköpsbeslut. 

5 tecken på att ni kan behöva komplettera Business NXT med lageroptimering 

När lager- och inköpsarbetet blir mer komplext finns det ofta några tydliga tecken på att affärssystemets data behöver kompletteras med mer specialiserat stöd för prognostisering och lageroptimering. 

Här är fem vanliga utmaningar där lageroptimering kan hjälpa er att få mer ut av Business NXT.  

1. Om ni har både överlager och lagerbrist 

Det kan låta motsägelsefullt, men många lagerhållande företag har för mycket och för lite lager samtidigt. Vissa artiklar ligger länge på hyllan och binder kapital, medan andra tar slut när kunderna behöver dem. 

Problemet är därför sällan bara den totala lagernivån. Utmaningen är att ha rätt artiklar i rätt mängd vid rätt tidpunkt. 

Genom att analysera efterfrågan på artikelnivå kan ett lageroptimeringssystem hjälpa till att sätta dynamiska säkerhetslager och beställningspunkter utifrån bland annat efterfrågan, variationer och önskad servicegrad. 

Resultatet blir ett mer nyanserat sätt att styra lagret än att använda samma regler för stora delar av sortimentet. 

2. Om era beställningspunkter snabbt blir inaktuella 

Efterfrågan förändras. Leveranstider förändras. Artiklar går igenom olika faser i sin livscykel. En beställningspunkt som fungerade bra för sex månader sedan behöver därför inte vara rätt idag. 

Det blir särskilt svårt när ni hanterar hundratals eller tusentals artiklar. Att manuellt kontrollera och uppdatera parametrarna för varje artikel blir snabbt ett omfattande arbete. 

Med lageroptimering kan beställningspunkter och säkerhetslager i stället beräknas och uppdateras löpande när förutsättningarna förändras. 

3. Om prognoserna kräver mycket manuellt arbete 

Historisk försäljning är en bra början för att förstå framtida efterfrågan, men olika artiklar beter sig på olika sätt. En stabil reservdel, en tydlig säsongsprodukt och en snabbt växande artikel bör inte nödvändigtvis prognostiseras på samma sätt. 

Ett lageroptimeringssystem kan analysera historisk efterfrågan och automatiskt använda lämpliga prognosmetoder för olika efterfrågemönster. 

Det minskar behovet av att bygga och underhålla omfattande prognoser i Excel och ger inköparen mer tid att arbeta med de artiklar och avvikelser där den mänskliga bedömningen faktiskt behövs. 

4. Om säsong gör inköpsplaneringen svår 

För företag med säsongsvariationer räcker det inte alltid att titta på vad som sålde förra månaden. Lagret behöver ofta byggas upp innan efterfrågan kommer. Samtidigt behöver inköpen bromsas i tid för att inte stå med stora mängder kvar när säsongen är över. 

Genom att identifiera återkommande säsongsmönster kan prognoser och lagerparametrar anpassas inför både toppar och dalar. 

Det gör det lättare att planera inköpen framåt istället för att reagera först när lagret redan börjar ta slut eller när överlagret redan har byggts upp. 

5. Om inköparen behöver gå igenom för mycket data 

Mer data betyder inte automatiskt bättre beslut. Har ni tusentals artiklar är det sällan rimligt att en inköpare ska kontrollera varje artikel varje dag för att avgöra vad som behöver beställas. 

Ett bättre arbetssätt är att låta systemet göra de löpande beräkningarna och hjälpa inköparen att fokusera på undantagen: 

• Vad riskerar att ta slut? 
• Var bygger vi överlager? 
• Vilka inköp behöver göras nu? 
• Vilka order bör tidigareläggas eller senareläggas? 
• Vilka artiklar avviker från det normala? 

På så sätt går inköpsarbetet från att leta efter problem till att hantera de problem som faktiskt kräver uppmärksamhet. 

Så fungerar EazyStock tillsammans med Business NXT 

Du behöver inte ersätta Business NXT för att få mer avancerat stöd för prognostisering, lageroptimering och inköpsplanering. 

EazyStock är en certifierad tredjepartsintegration som kopplas direkt till Business NXT, medan affärssystemet fortsatt är den centrala källan för verksamhetens data. 

Information om bland annat artiklar, leverantörer, lagersaldon, försäljning och inköp förs automatiskt över till EazyStock. Där används datan för att skapa efterfrågeprognoser, optimera säkerhetslager och beställningspunkter samt ta fram optimerade inköpsförslag. 

Inköpsförslagen kan sedan skickas tillbaka till Business NXT och skapas som inköpsordrar. 

Systemen kompletterar alltså varandra: 

Från Business NXT till optimerade inköp – så kommer ni igång 

Den färdiga integrationen gör att ni snabbt kan koppla samman systemen och börja använda er befintliga Business NXT-data för lageroptimering. 

1. Koppla ihop systemen 

Anslut EazyStock till Business NXT med den färdiga connectorn. Konfigurationen sker genom en guidad process som minimerar behovet av manuellt integrationsarbete. 

2. Importera och validera data 

Relevant artikel-, lager-, försäljnings-, leverantörs- och orderdata hämtas från Business NXT. EazyStock genomför datakvalitetskontroller för att säkerställa att rätt underlag finns på plats innan optimeringen startar. 

3. Lägg till användare och behörigheter 

Lägg till användare och konfigurera behörigheter så att rätt personer kan börja arbeta i EazyStock. 

4. Börja optimera lager och inköp 

EazyStock beräknar löpande optimala lagerparametrar, som säkerhetslager och beställningspunkter, och tar hänsyn till inköpsbegränsningar som MOQ, batchstorlekar och orderfyllnad. Utifrån detta skapas optimerade inköpsförslag som kan skickas tillbaka till Business NXT. 

5. Fortsätt optimera 

När ni är igång fortsätter EazyStock att anpassa prognoser och lagerparametrar när efterfrågan och förutsättningarna förändras. En dedikerad Customer Success Manager hjälper er genom uppstarten och finns kvar som stöd i det fortsatta arbetet. 

Vad kan du göra med EazyStock och Business NXT? 

Genom att koppla EazyStock till Business NXT kan ni bland annat: 

• automatisera efterfrågeprognoser 
• identifiera säsongsmönster och förändringar i efterfrågan 
• optimera säkerhetslager och beställningspunkter 
• upptäcka risk för lagerbrist tidigare 
• identifiera och minska överlager 
• optimera orderkvantiteter utifrån exempelvis MOQ och orderfyllnad 
• få automatiska inköpsförslag 
• planera lager över flera lagerställen 
• prioritera de artiklar och avvikelser som kräver inköparens uppmärksamhet 

Målet är inte bara att automatisera fler moment. Det är att ge inköparen ett bättre beslutsunderlag för vad som ska köpas, när det ska köpas och hur mycket som faktiskt behövs. 

Behöver ni lageroptimering till Business NXT?

Business NXT ger er en stark grund för att hantera lager, inköp och verksamhetens data. Men om ni samtidigt känner igen utmaningar som överlager, återkommande lagerbrist, osäkra prognoser, statiska beställningspunkter eller tidskrävande manuellt inköpsarbete kan det finnas mer att hämta ur den data ni redan har.

Det är där lageroptimering kan bli nästa steg.

Med EazyStocks färdiga integration till Business NXT kan ni bygga vidare på era befintliga processer och använda datan för att skapa bättre prognoser, optimera lagernivåer och ge inköparna ett tydligare beslutsunderlag.

Vill ni veta hur EazyStock kan komplettera Business NXT i just er verksamhet? Kontakta oss så berättar vi mer och visar hur integrationen och lageroptimeringen fungerar i praktiken.