Konkreta tips för lageroptimering under Coronautbrottet

Det har varit ett par tuffa veckor för människor, organisationer och företag världen över. Ett virus, med namn efter sin kronlika form, lamslog plötsligt världen och satte oss i ett tillstånd vi aldrig tidigare upplevt. Verksamheter jorden runt vaknade upp till en ny verklighet med konsekvenser vi knappt inte sett början av ännu. Många organisationer behöver just nu fatta snabba beslut under stor press. Situationen kan kännas överväldigande, men det finns en hel del saker du, som EazyStockanvändare, kan tänka på för att hantera störningar i logistikkedjor och lager.

Peter Drakeley, Head of Customer Success på EazyStock, delar i den här intervjun med sig av sina bästa tips för att hantera lagret under krisen vi ser just nu.

Hej Peter, tack för att vi får ställa några frågor till dig.
Många verksamheter påverkas av coronakrisen på ett eller annat sätt. Vilka konkreta utmaningar ser du att små-medelstora företag har just nu?

– Det beror lite på branschen, men som du säger är i stort sett alla organisationer och företag jag pratat med är drabbade.

Efterfrågan är extremt volatil. Många sektorer har det riktigt tufft, t ex de som säljer till nöjes-, rese- eller fordonsindustrin. Andra branscher har i stället extrema uppgångar i efterfrågan, såsom leverantörer av sjukvårdsmaterial, skyddsutrustning eller utrustning till hemmakontoret. Att få tag i vissa produkter kan vara svårt och ledtider är längre än normalt. Vi kommer sannolikt även se nedgångar i inom bygg-,  och tillverkningsindustrin, vilket bromsar försäljningen av reservdelar.

I en extrem situation som denna, hjälper det då alls att ha god lagerkontroll och effektiva processer för lagerstyrning implementerade?

– Ja, det skulle jag säga att det gör. Att ha kontroll över lagret hjälper dig ta bättre informerade beslut, vilket kan vara avgörande. Man vill helst undvika ogenomtänkta beslut baserade på magkänslan i panikartade situationer som denna… det brukar inte sluta så bra. Men har du en komplett bild av lagret och efterfrågeprognoser som snabbt reagerar på förändringar kommer du ha bättre kontroll och kunna ta mer välgrundade beslut.

Det var ändå lite goda nyheter! Låt oss nu gå in på några specifika utmaningar.Många företag har personalbrist just nu. Hur kan EazyStock underlätta i det här läget?

– Det stämmer. Anställda kan behöva ta ledigt, jobba hemifrån eller lägga mer tid på att hantera oförutsedda arbetsuppgifter. Vi på EazyStock hjälper gärna till med extra support till företag och organisationer i drabbade sektorer för att hjälpa till att hantera situationen. Tveka inte att kontakta oss om du behöver extra stöd!

Andra åtgärder som kan vara till hjälp är att automatisera mer av orderprocesserna. Om du har produkter med fortsatt stabila leveranser kan EazyStock automatisera beställningarna av dessa så att du kan fokusera på mer utmanande delar av lagret.

Hur är det med leverantörsstörningar på grund av stängda gränser, fabriker och avvikelser i transporter?

– Med EazyStocks “risk of runout”-rapport kan du identifiera produkter som riskerar att ta slut. Om du använder rapporten kan du vara smart och proaktiv med ditt övriga lager och kanske öronmärka det för kritiska kunder. Återförsäljare till vården kan till exempel se till att hålla lager till de kliniker och sjukhus som behöver det som mest.

När leveranserna börjar återgå till det normala kan EazyStock hjälpa dig möta uppgångar i efterfrågan av produkter som kanske varit svåra att få tag i under en tid.

EazyStocks funktionalitet för dynamiska ledtider kan hjälpa dig spåra variationer i ledtider och skapa rapporter på hur dina leverantörer presterar, baserade på faktisk leverantörsdata. Detta kan vara bra när ledtiderna börjar återgå till det normala. Just nu, när vi befinner oss i stormens öga, kanske inte rapporterna blir helt korrekta, men mitt perspektiv är att data ändå adderar värde. Till exempel, även om de dynamiska ledtiderna inte är 100% kan en längsta ledtid på 8 veckor vara ett riktvärde för en ”worst-case” planering.

Många företag upplever drastiska nedgångar i efterfrågan. Hur kan EazyStock hjälpa till I den situationen?

– Tyvärr är många sektorer väldigt negativt påverkade och efterfrågan på kan ha dött helt, eller minskat dramatiskt. I den situationen kan EazyStock snabbt identifiera överskottslager så att du kan planera bättre. Under normala omständigheter vill man göra sig av med överlager så snabbt som möjligt, men givet det aktuella affärsklimatet kanske du bör överväga att hålla kvar artiklar tills läget stabiliseras. Trots detta är det viktigt att identifiera värdet på öveskottslagret så att du vet hur det påverkar rörelsekapitalet och hur mycket du har uppbundet i artiklar som du troligen inte kommer kunna sälja idag

Andra upplever stora, plötsliga toppar i efterfrågan. Några tips på hur det kan hanteras?

– För vissa verksamheter har efterfrågan tvärt om rusat i höjden. Det kan gälla produkter som sjukvårdsmaterial och skyddsutrustning, mat eller artiklar såsom utrustning för hemmakontoret eller hemmagymmet. Här är återigen ”risk of runout”-rapporten bra på att tala om när vissa artiklar håller på att ta slut. Systemet ger dig också notifikationer när efterfrågan avviker från prognoserna så att du snabbt kan identifiera potentiella trendbrott och ta proaktiva åtgärder.

Hur kan man mildra effekter av osäkra leverantörsledtider och svårigheter för vissa leverantörer att fylla ordrar?

– Med orderkalendrar i EazyStock kan du skapa orderprojiceringar, eller ”order projections”, vilket ger mer synlighet för leverantörer och förenklar för dom att planera och fylla ordrar.
Jag nämnde tidigare funktionerna ”dynamiska ledtider” och ”risk of runout”. Båda dessa rapporter lyfter fram produkter där du har som störst problem med leveranser. Om du till exempel ser att du får slut på en produkt vecka efter vecka, kan du misstänka problem med just den leverantören. Då kan det läge att ta en diskussion med leverantören eller kanske utvärdera alternativa lösningar.
EazyStock har också en funktion för orderscheman som kan hjälpa dig planera framtida beställningar, exempelvis 12 månader framåt i tiden. Även om det kanske inte är sannolikt att planeringen exakt kommer stämma överens med verkligheten kan planerna för några artiklar med stabil efterfrågan bli ganska korrekta. Du kan dela orderschemat för dessa med dina leverantörer och på så sätt få mer tid att fokusera på mer utmanande delar av produktportföljen.

Om man har lager, men på fel ställen på grund av plötsliga ändringar i efterfrågan, hur kan EazyStock då hjälpa till?

– EazyStock ändrar automatiskt dina lagerpolicies vid de olika lagerställena vart eftersom efterfrågan förändras. På så sätt behöver du inte spendera så mycket tid på att fundera ut hur du bör justera inköpen till olika lager.
Du kan även använda EazyStock för att omfördela ditt befintliga lager och flytta överflödiga artiklar från ett lagerställe till ett annat där du har högre efterfrågan.

Många företag förutspår att efterfrågan kommer att förändras med permanent då deras kunder kommer ha andra behov än tidigare. Någonting särskilt att tänka på för att göra övergången så smidig som möjligt?

– I det här fallet behöver du egentligen inte göra någonting. EazyStock justerar automatiskt efterfrågeprognoser, lagerpolicies, säkerhetslagernivåer och beställningspunkter. Du kan fokusera tid och resurser på mer brådskande åtgärder för att få verksamhet tillbaka på rätt spår.

Situationer liknande den som vi för närvarande befinner oss i är svåra att förbereda sig på och EazyStock löser inte alla utmaningar. Men förhoppningsvis fick du här några tips på hur du kan hantera inköp, lager och logistikkedja. Våra konsulter och partners finns här när du behöver support och vi är dedikerade till att göra vad vi kan för att hjälpa våra kunder, både i den akuta fasen och i framtiden. Vi finns här och vi hjälper gärna till!