Därför bör du sluta använda Excel för lageroptimering

”Excel svarar inte.” 

”En återställd version av filen har hittats.” 

Känns det igen? Du är inte ensam. 

Efter 11 år på Syncron och EazyStock, där jag stöttat hundratals företag med inköp och lagerplanering, har jag sett Excelark som skulle kvala in till ett VM i Excel (ja, det finns faktiskt!). Fulla av formler, pivottabeller, makron och korslänkade flikar som bara upphovsmakaren själv, “Excel-gurun på kontoret”, har modet att ändra i. Imponerande? Absolut. Robust? Inte alltid. 

Det räcker med en större datamängd, en glömd uppdatering eller en bruten cellreferens… och plötsligt sitter du där och tvångsavslutar Excel, håller tummarna och hoppas att senaste versionen går att rädda.  

Supply chains är redan sårbara. Varför lägga på ett extra lager av osäkerhet? 

Därför räcker inte Excel till för lageroptimering 

För lagerhållande företag är lagret både en tillgång och risk. För mycket lager binder kapital och riskerar inkurans. För lite lager ger restnoteringar, tappade intäkter och missnöjda kunder. Nyckeln är att balansera rätt artikel, i rätt mängd, på rätt plats och tid, kontinuerligt. 

Det kräver mer än kalkylblad och formler. Du behöver kunna hantera: 

• Efterfrågeprognoser som hanterar trender, säsong och kampanjeffekter, inte bara “senaste kvartalet × 4”.  
• Ledtidsvariationer och leverantörskalendrar (stängda veckor, fasta leveransdagar) som förändrar när och hur mycket du bör beställa.  
• Servicenivåmål per artikelklass (A/B/C, XYZ‑volatilitet) och säkerhetslager beräknat utifrån faktisk osäkerhet.  
• MOQ/MOQ, minsta ordervärden och fraktkonsolidering som påverkar optimal orderkvantitet.  
• Flera lagerställen, omlokalisering och prioritering när efterfrågan skiftar i mellan olika lagerställen.  

Excel saknar inbyggd logik för variation, scenarioanalys och produktionsstyrning. Resultatet blir tidskrävande handpåläggning, personberoenden och beslutsrisker. 

Många av de kunder som kommer till EazyStocks har nått en brytpunkt där kalkylbladen blir ett hinder snarare än ett stöd. Där det dagliga arbetet med att underhålla kalkylarken nästan blir till ett heltidsjobb, vilket gör att tiden för att utveckla processer blir lidande. Ett tydligt exempel är vår kund Estrid. 

Personberoenden – en dold operativ risk 

Har ni också “Katarinas fil” som bara Katarina kan uppdatera? Eller “Kalles flik” med leverantörernas specialregler? När nyckelpersoner byter roll, går på semester eller blir sjuka uppstår luckor som snabbt slår igenom i försenade beställningar, restnoteringar och högre lagervärden. Ett modernare arbetssätt minskar dessa single‑point‑of‑failure. 

Dessa personberoenden är en risk. 

Det är inte heller ovanligt att de som arbetar med inköp och lagerplanering sitter på unik kunskap och personliga kontakter som är svåra att överföra till en kollega. Vilket kan leda till förseningar, missade beställningar och allmän förvirring i organisationen, med direkta effekter på lagernivåer och leveranssäkerhet som följd. 

Och en lugn semester? Ja, det brukar va svårt att ta ut. 

Ett system som är byggt för jobbet  

Ett dedikerat system för lageroptimering, som EazyStock, är utvecklat för att hantera det Excel kämpar med. Det kopplas till ert affärssystem och samlar försäljningsdata, inköpsparametrar och lagerstatus i ett gemensamt arbetssätt för hela teamet. Du får bland annat: 

• Träffsäkra efterfrågeprognoser med trend, säsong och kampanjstöd.  
• Automatiskt optimerade parametrar (säkerhetslager, beställningspunkt, orderkvantitet) och dagliga orderförslag, baserat på faktisk efterfrågan och ledtider.  
• Lagersegmentering (ABC/XYZ) och policyer som prioriterar kapital där det gör störst nytta.  
• ”What‑if”‑simuleringar av servicenivåer och kassaflöde innan du ändrar policy.  
• Leverantörskalendrar och begränsningar (MOQ, leveransdagar) direkt i beställningslogiken.  
• Multi‑site‑planering och smart omlokalisering mellan lagerställen. 

Det här är inte bara “mer funktioner”, det är mindre gissningar och färre brandkårsutryckningar. Teamet ser samma sanning, kan fördela ansvar smidigt och slipper jaga rätt version av “det där bladet”. 

Checklista: 5 varningssignaler på att Excel hämmar din lageroptimering 

1. Ni “lappar och lagar” parametrar inför varje säsong/kampanj.  
2. Servicenivån varierar trots hög lagernivå.  
3. Minst en kritisk process sitter hos en enskild person.  
4. Panikordrar och expressfrakter har blivit vardag.  
5. Semestrar kräver handover‑dokument som är längre än inköpspolicyn. 

Ta steget från kalkylblad till automatiserad lageroptimering 

Låt oss vara ärliga, din tid är värdefull. Att sitta och felsöka Excelark borde inte vara en del av din arbetsbeskrivning. 

Excel är ett kraftfullt verktyg, men det är inte optimerat för att hantera inköp och lager i större skala. Ju mer data och komplexitet, desto större blir risken för fel, versionstrassel och frustration. 

Om du någon gång har tänkt: “Det måste finnas ett bättre sätt.” 

Så har du rätt. Det gör det. Och vi hjälper dig gärna. 

Vill du veta hur andra företag gått från kalkylblad till ett system som faktiskt är byggt för lageroptimering? Kontakta oss eller läs våra kundberättelser för att se vad som är möjligt.