Konkreta tips för lageroptimering i en värld med osäker efterfrågan
Osäkerhet har gått från att vara undantag till vardag för många verksamheter. Pandemier, Brexit geopolitiska konflikter, handelsrestriktioner, tullförändringar, strejker och störningar i transportflöden kan snabbt rita om spelplanen. För inköp och supply chain innebär det ofta en sak: efterfrågan blir mer volatil och svår att förutse.
När förutsättningarna förändras snabbt ställs organisationer inför svåra beslut, ofta under tidspress och med ofullständig information. Hur mycket ska vi köpa in? Vad vågar vi binda kapital i? Och hur undviker vi både brist och överlager när efterfrågan svänger? I sådana lägen blir effektiv lagerstyrning och en flexibel supply chain helt avgörande för att kunna fatta mer strukturerade och datadrivna beslut, även när osäkerheten är stor.
I den här intervjun delar Peter Drakeley, CRO på EazyStock, med sig av sina perspektiv och praktiska råd kring hur företag kan arbeta mer proaktivt med lager och inköp i en omvärld präglad av osäker efterfrågan och snabba förändringar.
Hur påverkas små och medelstora företag av snabba omvärldsförändringar?
Det varierar förstås mellan branscher, men det gemensamma för nästan alla företag jag pratar med är att de påverkas på något sätt och att en av destörsta utmaningarna är att efterfrågan blir extremt volatil och svår att prognostisera.
För vissa företag faller efterfrågan snabbt, medan andra upplever plötsliga och oväntade toppar. Samtidigt kan tillgången på vissa artiklar bli begränsad, ledtiderna förlängas och leveransprecisionen försämras, vilket gör både planering och inköp betydligt mer komplexa.
Vi ser också att osäkerhet kan leda till att investeringar skjuts på framtiden och att aktiviteten minskar i delar av näringslivet. Det får i sin tur konsekvenser för efterfrågan på exempelvis reservdelar, komponenter och insatsvaror. För många små och medelstora företag innebär det en svår balansgång mellan att säkra tillgänglighet och samtidigt undvika att binda för mycket kapital i lager.
Hjälper god lagerkontroll i en snabbt föränderlig omvärld?
Ja, det skulle jag absolut säga att det gör. När omvärlden är osäker och efterfrågan svår att förutse blir lagerkontroll en avgörande konkurrensfördel. Har du koll på ditt lager och tillgång till uppdaterade efterfrågeprognoser kan du fatta bättre informerade beslut, även när förutsättningarna förändras snabbt.
Det man verkligen vill undvika är att fatta beslut i panik, baserat på magkänsla. I stressade situationer leder det sällan till bra utfall. Med en tydlig helhetsbild av lagernivåer, efterfrågan och framtida behov får du istället ett mer strukturerat beslutsunderlag. Det ger helt enkelt bättre kontroll, även när efterfrågan är volatil och osäker.
Hur kan företag hantera leverantörsstörningar och osäkra leveranser?
Med EazyStocks “risk of runout”-rapport kan företag tidigt identifiera vilka produkter som riskerar att ta slut. Det gör det möjligt att arbeta mer proaktivt och prioritera lagret där det gör störst nytta. I vissa fall kan det till exempel handla om att öronmärka produkter för särskilt kritiska kunder.
Ett tydligt exempel är återförsäljare till vården, som med hjälp av bättre lagerinsikt kan säkerställa att kliniker och sjukhus får tillgång till de produkter som behövs mest, även när tillgången är begränsad.
När leveranserna sedan börjar stabiliseras kan EazyStock också hjälpa företag att snabbt möta uppgångar i efterfrågan på produkter som tidigare varit svåra att få tag i. Här spelar funktionaliteten för dynamiska ledtider en viktig roll. Den gör det möjligt att följa variationer i ledtider över tid och skapa rapporter baserade på faktisk leverantörsdata.
Även om datan inte alltid är helt exakt i perioder av hög osäkerhet, skapar den ändå ett stort värde. Till exempel kan en identifierad maximal ledtid på åtta veckor fungera som ett rimligt riktvärde för ”worst-case”-planering. Det ger inköp och supply chain-team bättre förutsättningar att planera, även när både leveranser och efterfrågan är osäkra.
Hur kan EazyStock hjälpa företag att hantera stora svängningar i efterfrågan?
I perioder av stora osäkerheter ser vi ofta två ytterligheter. För vissa verksamheter kan efterfrågan minska kraftigt, eller i vissa fall nästan försvinna helt. I de lägena kan EazyStock snabbt hjälpa till att identifiera överlager, vilket ger ett betydligt bättre beslutsunderlag.
Det viktiga är att ha full insikt i värdet av överlagret, hur mycket kapital som är bundet, hur det påverkar rörelsekapitalet och vilka artiklar som sannolikt inte kan säljas i närtid. Med den transparensen kan man fatta mer genomtänkta och datadrivna beslut, även när efterfrågan är osäker.
Samtidigt finns det företag som upplever motsatt effekt, där efterfrågan istället rusar i höjden. Det kan handla om kritiska produkter, konsumentnära varor eller artiklar som snabbt får ökad relevans när kundbeteenden förändras. Här är ”risk of runout”-rapporten ett viktigt verktyg, eftersom den tidigt visar vilka artiklar som riskerar att ta slut. Systemet skickar även notifikationer när efterfrågan avviker från prognoserna, vilket gör det möjligt att snabbt identifiera trendbrott och agera proaktivt. På så sätt kan företag minska risken för bristsituationer, även när efterfrågan förändras snabbt och oväntat.
Hur kan företag mildra effekterna av osäkra leverantörsledtider och svårigheter att fylla ordrar?
Med hjälp av orderkalendrar i EazyStock kan du skapa orderprojiceringar som ger ökad transparens gentemot leverantörerna. Det gör det enklare för dem att planera sin produktion och förbättrar förutsättningarna för att faktiskt kunna leverera enligt plan.
Jag har tidigare nämnt funktionerna dynamiska ledtider och “risk of runout”, och båda är särskilt värdefulla här. De hjälper till att identifiera produkter där leveransproblemen är som störst. Om du till exempel ser att samma artikel gång på gång riskerar att ta slut, kan det vara en tydlig signal om att något inte fungerar hos leverantören. Då kan det vara läge att ta en dialog, eller i vissa fall utvärdera alternativa leverantörer eller lösningar.
EazyStock har även funktionalitet för orderscheman, där du kan planera framtida beställningar exempelvis 12 månader framåt i tiden. Även om planeringen sällan stämmer exakt i en osäker omvärld, kan den bli relativt träffsäker för artiklar med stabil efterfrågan. Genom att dela dessa orderscheman med leverantörerna skapar du bättre framförhållning, och frigör tid till att fokusera på mer komplexa och utmanande delar av sortimentet.
Om man har lager, men på fel platser till följd av plötsliga förändringar i efterfrågan, hur kan EazyStock stötta då?
EazyStock justerar automatiskt lagerpolicies på olika lagerställen i takt med att efterfrågan förändras. Det innebär att du slipper lägga tid på manuella justeringar och analyser varje gång efterfrågan skiftar mellan dina olika lager.
Utöver det kan du använda EazyStock för att omfördela befintligt lager. Överflödiga artiklar kan flyttas från ett lagerställe med låg efterfrågan till ett annat där behovet är större. Det bidrar till bättre tillgänglighet, lägre bristkostnader och mer effektiv användning av det lager du redan har.
När efterfrågan förändras långsiktigt – vad bör företag tänka på?
I en sådan situation behöver du egentligen inte göra någonting. EazyStock justerar automatiskt efterfrågeprognoser, lagerpolicies, säkerhetslagernivåer och beställningspunkter i takt med att efterfrågan förändras. Du kan i stället fokusera tid och resurser på mer prioriterade åtgärder för att anpassa verksamheten till nya förutsättningar. Förändringar av den här typen är ofta svåra att förutse i detalj, och EazyStock löser inte alla utmaningar. Men förhoppningsvis har du här fått några konkreta tips på hur du kan hantera inköp, lager och försörjningskedja i en föränderlig omvärld. Är du nyfiken på att se hur vi kan hjälpa er? Kontakta oss för en kostnadsfri demo!
Vill du lära dig mer om hur du kan arbeta med efterfrågeprognoser utan onödig komplexitet, även i tider av osäker efterfrågan? Missa då inte vårt webinar ”Prognoser utan huvudvärk”, där vi delar konkreta tips och insikter för inköp och supply chain.
