Intervju: 7 svar om säsongsvariationer – från EazyStocks logistikexpert

4 min läsning

Tags: Blogg, Inköp & Varupåfyllnad, Lagerstyrning, Tips & Tricks

Ebba Hallman   23 september 2019


7-svar-om-säsongsvariationer

Kanske har du upplevt att efterfrågan på en produkt går som en berg- och dalbana en viss tid på året? Detta kallas för säsongsvariation och både företag och dess inköpare är oftast väl medvetna om dessa variationer och när de inträffar. Svårigheterna brukar snarare ligga i att hantera dessa säsongsvariationer i tid, innan det påverkar hela försörjningskedjan. 

Vi har sett att detta är ett vanligt problem för företag och har därför intervjuat en av våra mest erfarna logistikexperter, Peter Drakeley, Head of Customer SuccessEazyStock.

I intervjun berättar Peter självklart mer om de vanligaste utmaningarna våra kunder står inför, men också om olika infallsvinklar gällande säsongsvariationer. 
 

F:  Hej Peter!  Trevligt att ha dig  som logistikexpert  här. Du jobbar dagligen med våra kunder här på  EazyStock. Vill du  börja med att  berätta lite om dig själv  och din bakgrund? 

Peter Drakeley Head of Global Customer Success, EazyStock

Peter Drakeley

Som Head of Customer SuccessEazyStock ansvarar jag för att våra kunder får ut maximalt av EazyStock i form av höjd servicegrad, minskade lagernivåer och förenklade processer. I över ett decennium har jag arbetat med att optimera logistikkedjor för några av världens största företag som Mazda, JCB och Safran Group, men också många små och medelstora bolag. 

F: Idag ska vi prata om säsongsvariationer. Visst är detta något som många företag fightas med – speciellt inför Black Friday, jul och vintersäsongen? 

Ja, det stämmer! Säsongsvariationer kan vara ett stort problem för företag i nästan alla branscher.  Detta kan bero på  tidsbundna händelser som påverkar konsumenternas köpbeteende, till exempel Black  Friday eller jul. Men det kan även vara  kopplat till andra säsongsbetonade faktorer, som t.ex. vädret. Det är exempelvis vanligt att se en ökad försäljning av snöskyfflar under vintern, medan bordsfläktar är mer populära under sommaren.

I extrema fall har jag sett företag som har mer än 50% av sin totala årliga försäljning under en kort, specifik period. Att en så pass stor del av försäljningen kommer från stötvisa säsongstoppar innebär, såklart, att företagen behöver optimera sina lagernivåer. Detta för att kunna möta den ökade efterfrågan och undvika att förlora försäljning, men också för att inte riskera överlager när säsongen är slut. Så ja, det är en tuff utmaning som kräver en fin balans.

Black Friday efterfrågeprognostisering

F: Wow, det låter verkligen som något man måste ha stenkoll på. Har du några tips på hur man kan förbereda sig inför säsongsvariationer? 

De viktigaste utmaningarna med säsongsvariationer är:

  • Att förstå när topparna kommer att ske
  • Den relativa storleken på dessa toppar jämfört med normal efterfrågan
  • Att förstå den osäkerhetsnivå som förknippas med prognostiserade toppar

Förstår man dessa tre faktorer kan man proaktivt öka lagret i tid för säsongstopparna, till den nivå som krävs. Även säkerhetslagret behöver öka med motsvarande  mängd för att ta hänsyn till eventuell osäkerhet i prognosen. På samma sätt är det viktigt att justera inköpen inför perioderna med lägre efterfrågan utifrån basprognosen och de eventuella trender som finns.  

F: Så, med dessa faktorer i bakhuvudet – Vilka är de mest typiska utmaningarna du har stött på ute hos företag?

Det viktigaste,  och förmodligen det svåraste om du inte har rätt verktyg,  är att göra en exakt bedömning av de tre faktorer som jag förklarade tidigare. Men också att göra bedömningen i rätt tid.

Om du till exempel behöver öka tillgängligt lager för att ta hänsyn till säsongstoppar, måste du vara extra transparent för att ge leverantörerna tid att tillgodose ökade ordervolymer. Den ökade pressen på dina leverantörer vid en stor ökning av ordervolym görockså att ledtiderna kan bli längre än normalt.

Detta blir lättare att hantera om man har möjlighet att göra en tidig prognos, helst för ett år fram. Då kan du beställa i god tid och på så sätt förbereda leverantörerna. För att kunna göra detta behöver du ha stenkoll på både trender i din bransch och de säsongsvariationer som finns. Gör gärna en gemensam plan tillsammans med din leverantör där ni identifierar de utmaningar som finns, både för dig och leverantören. Genom att göra detta skapar du bra förutsättningar och rutiner för att hantera dina säsongsvariationer.

Besprechung Saisonalität Bestellungen

F: Har du ett konkret exempel på en situation i ett företag vad gäller detta?

Absolut! Vi arbetar med företag över alla typer av branscher som står inför olika säsongsutmaningar. Jag kan ta ett exempel med ett känt energibolag som är en av våra kunder.

Bolaget garanterar sina kunder att underhålla hushållsapparater och värmeutrustning, vilka i huvudsak är centrala värmesystem. Varje vinter, när många samtidigt slår på värmen och upptäcker att saker inte fungerar som de borde, har de en signifikant peak i efterfrågan.

Garantierna ger inget utrymme för misslyckade reparationer eller långa väntetider för åtgärder  För att öka komplexiteten ytterligare servar de många olika typer av centralvärmesystem, vilket innebär att de har ett stort antal olika reservdelar på lager att hantera.

 

F: Hur löser de efterfrågan, och vad kan man göra generellt för att undvika dessa problem?

Det fungerar precis som jag har beskrivit ovan. Varje reservdel har sin egen tillhörande prognos och de flesta reservdelarna grupperas i säsongsgrupper. Dessa aggregerade säsongsfaktorer för alla reservdelar i en grupp kan på så vis beräknas och prognosen justeras därefter. De reservdelar som inte ingår i en säsongsgrupp har sina egna individuella säsongsprofiler och prognoserna justeras därefter. De reservdelar som inte visade tillräckligt stark säsongsrelaterad korrelation utesluts automatiskt från säsongsprognoserna.

Baserat på de säsongvarierande prognoserna beräknar vi en orderprojektion (känd som orderschema i EazyStock) som företaget kan skicka till sina leverantörer så att  de i sin tur har möjlighet att förbereda för toppar och dalar under hela året.

Denna process är nästan helt automatiserad och alla avvikelser ger användaren en ”varning” så att denne kan ta åtgärder baserade på data från EazyStock.

EazyStock surfplatta och mobil

F: Sista frågan; Vad tror du om framtiden? Blir säsongsvariationer ett allt viktigare ämne?

På konsument sidan kommer det definitivt alltid att finnas stora säsongsvariationer och företag kommer alltid att konkurrera om försäljning. Särskilt med den alltmer dominerande e-handel där konsumenterna har ännu fler val, och ”alternativa” leverantörer bara några klick bort. Långa leveranstider på grund av bristande lager tolereras inte längre och det är därför avgörande att ha rätt produkter i lager under dina viktigaste försäljningsperioder.

Företagen kommer också att konkurrera om att få produkter från leverantörer som bara finns i en begränsad kvantitet. Dessa kommer utan tvekan att gå till de företag som är mest proaktiva och lägger tidiga beställningar.

Inom B2B, med fler IoT-aktiverade enheter, bör det teoretiskt bli lättare för företag att skapa prognoser baserade på sannolikhetsberäkningar. Detta bör innebära bättre noggrannhet i både ”vanliga” och säsongsbetonade prognoser. I praktiken finns det dock fortfarande stora utmaningar.

Företag som inte har tillgång till denna typ av data, alternativt inte kan hantera denna på ett bra sätt kommer därför att halka efter. Bland annat eftersom det blir svårare att planera leveranser i tid, vilket i sin tur kan leda till mer akuta beställningar med högre transportkostnader.

I båda fallen behöver företagen en korrekt säsongsprognos och kommunicera efterfrågan till leverantörerna så tidigt som möjligt.

Tack så mycket Peter, för de insikter du har gett oss.


För att lära dig mer om de utmaningar som de flesta återförsäljare står inför nu när vintersäsongen närmar sig kan du ladda ner vår guide nedan.

Gratis Guide - 8 steg till bättre efterfrågeprognoser