Hur skapar man en hållbar inköpsprocess

Kraven på hållbarhet går in i en ny era med EU:s nya direktiv för hållbarhetsrapportering, CSRD, som träder i kraft 2024. Kravet på att lämna en hållbarhetsrapport ska utvidgas till att gälla fler företag så nu pågår en febril aktivitet hos företag runt om i landet för att orientera sig i de nya omfattande reglerna

Hur hänger företags inköpsprocess och miljö ihop?

I dagens snabba affärslandskap spelar lagerhantering en avgörande roll för företagets lönsamhet. Oavsett om du är en mindre återförsäljare eller en stor global tillverkare, har effektiv lagerhållning och en hållbar inköpsprocess stor påverkan resultatet. I strävan på effektivitet och lönsamhet, överväger du även vilken miljöpåverkan dina val gör?

För många företag står försörjningskedjan för en stor del av företagets utsläpp, oftast mer än företagets kärnverksamhet. Här finns både vinster i form av kostnadsbesparingar och minskad miljöpåverkan att hämta.

I den här artikeln kommer vi att utforska hur hållbar inköpsprocess och lagerhantering kan ge ökad lönsamhet och lyfter fram våra främsta tips på gröna försörjningsmetoder.

Den dolda kostnaden av ineffektiv inköpsprocess

Låt oss inse det – att hantera lager kan vara en logistisk mardröm. Att förlita sig på kalkylblad och föråldrade manuella processer leder ofta till handhavande fel, överlager och onödiga transporter, vilket direkt resulterar i ökat avfall och högre koldioxidutsläpp.

Vår kund Cutwel, en ledande distributör av skärverktyg för precisionsteknik, stod inför utmaningar med manuella processer i form av kalkylblad och hade svårt att följa upp på ledtider. Vilket ledde till att de hade hög orderfrekvens och inte full kontroll på vilka produkter de skulle fylla upp ordrar med. Vi besökte nyligen deras lager och såg vilka förändringar de genomfört och blev inspirerade kring åtgärder som företag kan göra som inte bara har stor inverkan på lagerbesparingar, utan även går hand i hand med minskad miljöpåverkan.

Nedan listar vi några av de direkta effekterna som hållbarhet har på inköpsprocessen och lagerhållning:

• Förbättrade prognoser: De företag som använder molnbaserade mjukvaror för att bättre kunna förutsäga framtida efterfrågan har en stor fördel i att bättre kunna beställa in rätt lager, i rätt mängd. Istället för att enbart förlita sig på historisk försäljningsdata tar verktyg för efterfrågaprognoser hänsyn till olika faktorer, såsom marknadstrender och realtidsdata. Vilket gör det möjligt för företag att fatta välgrundade beslut om lagernivåer, vilket minskar onödig produktion, transporter och lagerhållningsyta.

• Effektiviserad verksamhet: Dagarna med manuell uppföljning i oändliga kalkylblad är räknade. Datadrivna system ger er i stället realtidsinsyn över ditt lager, vilket gör det enklare att hantera lagernivåer och planera effektiv varupåfyllnad. Detta sparar inte bara tid och resurser utan bidrar också till ett mer hållbart arbetssätt och inköpsteam och lagerplanerare kan fokusera på mer strategiska uppgifter.

• Lägre lagernivåer: Företag kan minska lagren avsevärt med bättre prognoser och optimerade lagernivåer. Att ha rätt lagernivåer innebär färre brådskande akutbeställningar, vilket leder till mindre förpackningsavfall och färre extra frakter med det snabbaste (även oftast det minst miljövänliga) fraktalternativet.

• Minimerad transportpåverkan: Genom att optimera lagernivåerna och minska nödbeställningarna kan företag även minimera antalet utskick och leveranser. Färre transporter leder till mindre bränsleförbrukning, lägre koldioxidutsläpp och ett positivt steg mot hållbarhet.

Få koll genom datadriven lageroptimering

Cutwel kom i gång med EazyStock i slutet av 2022, ett lageroptimeringssystem som utnyttjar kraften i historisk- och realtidsdata för att analysera trender, prognostisera efterfrågan och optimera lagernivåerna. Genom att anta en sådan lösning kan företag minimera överlager och eliminera lagerbrister, minska förpackningsavfall och minimera sitt koldioxidavtryck genom att minskade transporter.

Med bättre struktur på dina beställningsprocesser kan du även förse leverantörer med aktuell och konsekvent orderinformation. De kan kombinera dina beställningar i partier, vilket minskar antalet försändelser och hjälper dig att fylla fraktcontainrar effektivt.

Hur man uppnår en hållbar inköpsprocess och försörjningskedja

Mjukvaror för att effektivisera inköpsprocessen spelar en stor roll i arbetet mot en hållbar försörjningskedja, och genom att kombinera det med andra initiativ för hållbarhet skapar det en avgörande förutsättning för att nå hållberhetsmål.

Låt oss nu fördjupa oss i de praktiska stegen du kan ta.

1. Byt från reaktiv till proaktiv lagerhantering

Att granska rutiner för lagerhantering är ett utmärkt ställe att börja på. Dela upp din försörjningskedja och dess komponenter och identifiera var du kan förbättra.

Du kanske har tagit på dig mer lager eller ökat dina brådskande beställningar för att motverka leveranshinder och osäkerhet för att kunna möta oväntad efterfrågan.

Att bygga upp motståndskraft på det sättet kan bli kostsamt och visa sig bygga upp onödigt stort lager. När försörjningskedjorna blir mer stabila, minskar övergången till lagerhanteringsmetoder som under tider med krisande försörjningskedjor har lett till att man byggt upp högra fasta kostnader och risk för föråldrat lager.

Att byta från reaktiv till proaktiv lagerhantering ger dig mer kontroll. Det bästa sättet att få större kontroll på sina inköp är via träffsäkra efterfrågeprognoser. Noggranna efterfrågeprognoser gör att du proaktivt kan optimera dina lagernivåer, så att du kan informera leverantörer i förväg och gemensamt sätta upp olika beredskapsplaner och alternativa leverantörer så att du inte behöver vidtar kostsamma reaktiva åtgärder.

2. Se över energiförbrukning och transporter

De största koldioxidstjuvarna för lagerhållande bolag är oftast uppvärmning och transport. Genom att övervaka din användning av el kan du lyfta fram ineffektivitet och möjligheter till omfördelning eller förändring av energikällor. Några enkla ändringar inkluderar byte till LED-lampor och montering av rörelsesensorbelysning.

Om du har egna transporter, överväg att uppdatera de till elektriska eller soldrivna fordon för att minska ditt koldioxidavtryck. Detta kan göras stegvis när dina fordon når slutet av sin livscykel. Hittar dina ruttplaneringssystem de mest effektiva leveransvägarna? Du kan identifiera körsträckor som kan minska bränsleförbrukningen, spara pengar och minska CO2-utsläpp.

Skulle du kunna bättre isolera lagret för att förhindra att värme och energi strömmar ut? Specialdörrar kan hålla värmen inne under vintern och säkerställa att klimatkontrollen fungerar korrekt under varmare månader.

3. Tänk på den cirkulära ekonomin

Den cirkulära ekonomin innebär att hitta sätt att förlänga livscykeln för produkter eller deras komponenter. Det kan vara genom att dela, leasa, återanvända, reparera, renovera eller återvinna material så länge som möjligt. Detta minskar avfallet och uppmuntrar hållbara metoder. När priserna på råvaror ökar bidrar det också till kostnadsbesparingar när företag hittar alternativa metoder för att förlänga livscykeln på deras produkter.

4. Engagera leverantörer

Dina leverantörer är grundläggande för att lyckas bygga in hållbarhet i er inköpsprocess och försörjningskedja. Förutom att förbereda ditt företag måste du förstå deras metoder och hur de påverkar din strävan att minska ert koldioxidavtryck.

Du bör se över dina leverantörer regelbundet och rangordna dem efter olika faktorer, inklusive ledtider, plats och miljöhänsyn. Geografisk placering är oftast väldigt kritiskt utifrån ett hållbarhetsperspektiv men också ur tillgänglighetssynpunkt.

De senaste tidens störningar och osäkerhet i försörjningskedjor har visat att det kan vara riskabelt att förlita sig på leverantörer som har lång fraktväg. Vilket har lett till att många företag väljer nu att till viss del eller helt återgå till nearshoring och multishoring strategier. Det är både för att få fler alternativ i att säkerställa tillgänglighet och för att kunna minska eventuella störningar. Samtidigt som detta även har en direkt påverkan på minskat koldioxidavtryck.

Kostnadseffekten av en hållbarare inköpsprocess och försörjningskedja

Hållbarhetsarbete ses oftast som en direkt kostnadspost men när du väl har identifierat var du kan uppnå förbättringar baserat på hållbarare val kan du prioritera mål och tidsplaner, samtidigt som kostnadsbesparingar kan uppnås.

Till exempel, fann Cutwel att en mjukvara för lageroptimering och efterfrågeprognoser betalade för sig själv inom en och en halv månad. De fortsätter att se besparingar genom att de nu gör färre varupåfyllningar och mindre brådskande beställningar, samtidigt som de har rätt produkter på lager vilket ökat deras försäljning. Samtidigt som de såg över sin inköpsprocess genomförde de även flertalet förbättringar i deras logistikhantering och effektiviserade sin lagerhållning. Ni kan läsa mer och se vår film vi spelade in när vi besökte Cutwel här.

Utmana dig själv att överväga den positiva inverkan förbättrad inköps- och lagermetoder kan ha på din vinstmarginal och miljön.