En närmare titt på Business Centrals inköpsplanering och påfyllnadsprinciper 

Att hålla koll på lagret är ingen enkel uppgift, särskilt om du använder ditt affärssystem (ERP) för att planera och lägga beställningar. Många inköpare och lagerplanerare upplever att affärssystemen snarare stjäl tid än besvarar en. 

Även de mest avancerade ERP-lösningarna kan bli en källa till frustration. Ofta krävs manuella beräkningar i separata kalkylblad för att ta fram påfyllnadsparametrar som sedan måste matas in i systemet igen inför varje inköpsbeslut. Resultatet blir ett tidskrävande och oftast monotont arbete. 

Microsoft Dynamics 365 Business Central är tyvärr inget undantag. Visst erbjuder systemet fler funktioner för lagerpåfyllnad än många andra affärsystem på marknaden, men det är fortfarande användaren som får göra mycket av jobbet själv. 

I den här artikeln tittar vi närmare på Business Centrals funktioner för lagerpåfyllnad och visar hur EazyStock kan ta planeringen ett steg längre. Med vår färdiga integration till Business Central (tillgänglig i AppSource) kan du automatisera och optimera lagernivåerna på ett helt annat sätt än enbart med affärssystemets standardfunktioner. 

Påfyllnadsprinciper i Business Central 

I Business Centrals lagerhanteringsmodul kan du manuellt ange en rad planeringsparametrar för varje artikel. Det handlar bland annat om beställningspunkter, säkerhetslager, ledtider, beställningscykler och olika orderbegränsningar som minsta/största orderkvantitet eller multiplar av orderstorlekar. 

När parametrarna är satta kan du välja mellan fyra olika påfyllnadsprinciper: Fast orderkvantitet, Maximalt antal, parti-för-parti (Lot-for-Lot) och Order.

Valet av princip avgör hur planeringsparametrarna samspelar och hur systemet räknar ut när och hur mycket som ska beställas. Med hjälp av denna logik kan Business Central ta fram förslag på inköp när lagret behöver fyllas på. 

Funktionaliteten är mer avancerad än i många andra ERP-system, men den kommer också med en rad utmaningar: 

• Tidskrävande att sätta upp – du måste räkna fram planeringsparametrar utanför systemet och sedan föra in dem manuellt. 
• Kräver god kännedom – du behöver veta vilken påfyllnadsprincip som passar bäst för varje artikel. 
• Beroende av prognoser – vissa principer bygger på manuella efterfrågeprognoser, andra använder inga prognoser alls. 
• Statiska parametrar – alla inställningar måste justeras manuellt vid förändringar.
• Oflexibla ledtider – systemet förutsätter att ledtider är konstanta.
• Parametrarna hänger ihop – exempelvis påverkas säkerhetslager av både ledtider och efterfrågevariation. Min- och maxkvantiteter kan i sin tur påverka beställningspunkter och beställningsstorlekar. Det innebär att om en parameter måste ändras, kan flera andra också behöva justeras. 

Bristen på automation gör att lagerpåfyllnad blir ett tidskrävande och manuellt arbete. Dessutom lever de flesta marknader i ständig förändring. Efterfrågan svänger, leverantörer ändrar villkor och osäkerheter uppstår. Det betyder att parametrarna måste uppdateras löpande för att undvika både överlager (eller i värsta fall inkuranta varor) och bristsituationer. 

Automatiserad påfyllnad med EazyStock 

En av de stora fördelarna med EazyStock är att du slipper allt manuellt arbete kring att välja rätt påfyllnadsstrategi och justera parametrar på egen hand. 

EazyStock beräknar automatiskt påfyllnadsprinciper och anpassar dem löpande efter förändringar i efterfrågeprognoser, lagerregler, servicenivåmål och leverantörernas ledtider. På så sätt blir påfyllnaden marknadsstyrd, den reagerar på kundernas beteende (eller produktionsbehov) och leverantörernas faktiska prestation. 

Låt oss titta på några exempel på hur EazyStock förbättrar lagerpåfyllnaden.

Säkerhetslager 

Många inköpare beräknar säkerhetslager manuellt genom att ta omsättningslagret för en viss period och sedan lägga till en buffert ”för säkerhets skull”. 

EazyStock tar istället hjälp av statistiska algoritmer som tar hänsyn till viktiga faktorer som servicenivå, prognosprecision och variationer i ledtider. Eftersom varje artikel har sitt eget unika efterfrågemönster anpassas säkerhetslagret därefter. Resultatet blir mer träffsäkra beräkningar och ett lager som bättre möter verkligheten. 

Beställningsvarningar 

I Business Central baseras beställningspunkter på fasta värden eller statiska prognoser, båda framräknade manuellt. 

Med EazyStock sker detta dynamiskt. Systemet tar hänsyn till efterfrågeprognoser som uppdateras löpande (så att inköp följer kundernas behov), säkerhetslager (för att undvika bristsituationer) och leverantörernas ledtider (inklusive faktorer som semestrar eller perioder med hög belastning). På så sätt får du varningar och beställningsförslag som är mer verklighetsanpassade. 

Orderkalender och operationella begränsningar 

Ibland kan beställningar eller leveransmottagning bara ske på vissa dagar i veckan eller månaden. Med EazyStocks orderkalender kan du lägga in dessa praktiska begränsningar direkt i systemet. Därefter räknar EazyStock om beställningskvantiteter, säkerhetslager och orderdatum, så att tillgängligheten inte påverkas. 

Beställningskvantiteter 

I Business Central styrs beställningskvantiteterna av vilken påfyllnadsprincip du valt: 

• Fast orderkvantitet – samma antal varje gång. 
• Maximalt antal – varierar för att hålla sig inom angivna kapacitetsgränser. 
• Parti-för-parti (Lot-for-Lot) – bygger på manuella prognoser och lägger order när första behovet uppstår. 

Problemet? Alla alternativ riskerar att ge antingen bristsituationer eller onödigt höga lagernivåer. Fasta och maxbaserade kvantiteter är statiska och tar inte hänsyn till marknadens svängningar. Lot-for-Lot kan i sin tur leda till att varor blir liggande länge i lagret om ackumuleringsperioden inte är kort nog. 

Med EazyStock ser det annorlunda ut. Systemet genererar dagliga orderförslag där kvantiteterna baseras på en kombination av aktuella lagernivåer, reserverat lager, pågående leveranser, restordrar, dynamiska efterfrågeprognoser, lagerregler och planeringsparametrar som säkerhetslager och min-/maxkvantiteter. På så sätt får du alltid fram den optimala orderkvantiteten. 

Ledtider 

EazyStocks funktion för dynamiska ledtider hjälper dig att minska effekterna av leveransförseningar. Genom att spåra faktiska ledtider kan systemet varna när de börjar avvika från det normala. Du kan då själv justera planeringsparametrarna för de berörda artiklarna eller låta systemet uppdatera dem automatiskt. 

Smart och effektiv lagerpåfyllnad 

I tidigare inlägg har vi undersökt hur EazyStock prognostiserar efterfrågan och klassificerar lagerartiklar innan systemet tilldelar rätt lagerstrategi till varje artikel. Därefter analyseras artiklarna kontinuerligt för att säkerställa att de hamnar i rätt efterfrågetyp och korrekt område i lager-matrisen. På så sätt följs rätt lagregler och påfyllnadsparametrar justeras automatiskt. 

Med dessa avancerade algoritmer som arbetar i bakgrunden får du varje dag en lista över artiklar och deras optimala orderkvantiteter. Du kan sedan antingen granska förslagen manuellt, vilket ofta görs för högprioriterade eller långsamt rörliga artiklar, eller automatisera beställningarna helt. Något som ofta fungerar bäst för snabbgående, lågvärdesartiklar där risken för överlager är låg. Orderförslagen kan sedan importeras direkt tillbaka till Business Central för vidare hantering. 

Genom att dagligen följa EazyStocks användarvänliga dashboard kan du snabbt kontrollera och validera påfyllnadsförslagen. Systemet främjar ett “manage by exception”-sätt, där lagerlarm och rapporter visar vilka produktkategorier eller artiklar som behöver extra uppmärksamhet eller finjustering. 

Resultatet blir effektivare dagliga påfyllnadsrutiner med beställningar som tar hänsyn till variationer i efterfrågan och leveranser, och minskad risk för överlager. 

I dagens komplexa supply chains, där inköpsavdelningar och lagerplaneringsteam jonglerar många uppgifter och hanterar både svängande efterfrågan och oförutsägbara leverantörsledtider, blir varje sparad minut värdefull. Med EazyStock kan planerare frigöra tid och resurser genom att automatisera prognoser och påfyllnadsberäkningar. Med tillgång till pålitlig och detaljerad data kan inköpsbeslut dessutom fattas snabbare och mer träffsäkert, vilket gör att verksamheten blir mer responsiv mot förändringar i efterfrågan eller leveranser. 

Om du vill veta mer om hur EazyStock kan stödja ditt lager- och inköpsarbete är du varmt välkommen att kontakta vårt team redan idag.