Ein Review der Bestandsplanungs- und Nachbestellungspolitik von Business Central

Jeder Bestandsplaner wird Ihnen bestätigen, dass es keine Rolle spielt, wie fortschrittlich seine ERP-Software ist: Er muss immer noch Tabellenkalkulationen verwenden, um die Parameter für die Nachbestellung manuell festzulegen und die Informationen dann wieder in sein System einzupflegen, damit sie als Grundlage für die Bestellungen im Einkauf dienen können.

Leider ist das bei Microsoft Dynamics 365 Business Central nicht anders. Das marktführende ERP-System für kleine und mittelständische Unternehmen verfügt zwar über fortschrittlichere Nachbestellungsfunktionen, aber die Benutzer müssen immer noch viele manuelle Berechnungen durchführen.

In diesem Beitrag werden wir uns die Bestellfunktionalität für den Einkauf in Microsoft Dynamics 365 Business Central/NAV ansehen und dann erklären, wie EazyStock zusätzliche Funktionen bereitstellen kann.

EazyStock ist eine bewährte Lösung zur Bestandsoptimierung, die in Microsoft AppSource zu finden ist. Mit unserem vorgefertigten Konnektor ist es einfacher denn je, EazyStock in Business Central zu integrieren, um erweiterte Funktionen für das Bestandsmanagement bereitzustellen. Hier finden Sie einen Überblick über die Wiederauffüllungsfunktionen.

Nachschubplanung in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Im Bestandsmanagementmodul von Dynamics 365 Business Central haben die Benutzer die Möglichkeit, eine Reihe von Planungsparametern für jeden Bestandsartikel manuell einzugeben. Zu diesen Parametern gehören Meldebestände, Sicherheitsbestandsvorlaufzeiten, Sicherheitsbestandsmengen, Meldezyklen für Bestellungen und Bestellmodifikatoren, z. B. Mindest-/Maximalbestellmengen oder Bestellmultiplikatoren.

Sie können dann eine von vier Bestellrichtlinien zuweisen: Eine feste Wiederbestellmenge, Höchstmenge, Los-für-Los oder auftragsbasierte Menge.

Die von Ihnen gewählte Nachbestellrichtlinie bestimmt, wie die einzelnen Planungsparameter zusammenwirken und wie das ERP-System berechnet, wann und wie viel nachbestellt werden muss. Anhand dieser vorprogrammierten Logik erstellt Business Central Nachbestellungsvorschläge, wenn Nachschub erforderlich ist.

Diese Funktionalität ist zwar fortschrittlicher als bei vielen ERP-Systemen, hat aber dennoch eine Reihe entscheidender Nachteile:

• Die Konfiguration ist zeitaufwändig, z.B. müssen Sie alle Planungsparameter außerhalb von Business Central berechnen und sie dann wieder zurückschreiben.
• Es basiert darauf, dass Sie wissen müssen, welche Nachbestellungspolitik für jeden Lagerartikel am besten geeignet ist.
• Einige Nachbestellungsstrategien sind von manuellen Bedarfsprognosen abhängig, andere verwenden gar keine Prognosen.
• Alle Planungsparameter und Nachbestellungsrichtlinien sind statisch und müssen manuell angepasst werden.
• Sie setzt voraus, dass die Vorlaufzeiten statisch bleiben.
• Die Planungsparameter sind miteinander verknüpft, z.B. ist der Sicherheitsbestand von den Vorlauflaufzeiten und der Volatilität der Nachfrage abhängig. Mindest-/Maximalbestellmengen können sich auf Meldebestände und Mengen auswirken. Das bedeutet, wenn ein Parameter angepasst werden muss, dies für alle Parameter Auswirkungen haben kann.

Die fehlende Automatisierung bei der Zuweisung von Nachbestellungsrichtlinien und Planungsparametern macht die Wiederbeschaffung zu einem sehr zeitaufwändigen und manuellen Prozess für den Benutzer. Hinzu kommt, dass die meisten Märkte schwankende Nachfrage- und Angebotsvariablen aufweisen. Das bedeutet, dass diese Richtlinien und Parameter regelmäßig überarbeitet werden müssen, um Nachbestellungen zu vermeiden, die zu überschüssigen (oder sogar veralteten) Beständen oder Fehlbeständen führen.

Automatisierte Nachbestellung & Auffüllung

Ein wesentlicher Vorteil von EazyStock ist, dass die manuellen Arbeitsschritte und Auswahl der richtigen Nachschubstrategien und -regeln entfallen.

EazyStock berechnet alle Nachbestellungsrichtlinien und passt sie automatisch an Änderungen der Bedarfsprognosen, der Lagerhaltungsregeln, der angestrebten Service-Level und der Vorlaufzeiten der Lieferanten an. Das bedeutet, dass die Nachbestellung marktorientiert durchgeführt wird und auf das Kundenverhalten (oder die Produktionsanforderungen) und die Lieferantenleistung reagiert.

Sehen wir uns einige Beispiele für die Nachschubplanung in EazyStock an:

Sicherheitsbestand:

Die meisten Bestandsplaner berechnen die Sicherheitsbestandsmengen manuell, indem sie die Zyklusbestandsmenge über einen bestimmten Zeitraum nehmen und für den Fall der Fälle etwas mehr hinzufügen.

Im Vergleich dazu verwendet EazyStock statistische Algorithmen, um wichtige Faktoren wie Service-Level, Prognosegenauigkeit und Vorlaufzeitschwankungen zu berücksichtigen. Da jeder Artikel ein einzigartiges Nachfragemuster aufweist, werden die Sicherheitsbesände entsprechend angepasst.

Wiederbestell-Benachrichtigungen:

In Business Central sind Wiederbestellpunkte entweder fix festgelegt oder basieren auf einer statischen Prognose – beides muss jedoch vorab manuell berechnet werden.

Im Gegensatz dazu berücksichtigt EazyStock automatisch dynamische Bedarfsprognosen (so dass die Bestellung die Kundennachfrage widerspiegelt), Sicherheitsbestände (so dass Fehlbestände vermieden werden können) und Vorlaufzeiten der Lieferanten (so dass Feiertage oder Stoßzeiten der Lieferanten berücksichtigt werden).

Wenn Bestellungen oder Lieferungen nur an bestimmten Tagen in der Woche oder im Monat möglich sind, können Sie diese operativen Einschränkungen in die Bestellkalenderfunktion von EazyStock aufnehmen. Das System berechnet dann die Wiederbestellmengen und Sicherheitsbestände neu, um eine Beeinträchtigung der Bestandsverfügbarkeit zu vermeiden.

Nachbestellmengen:

In Business Central sind die Wiederbestellmengen entweder ein fester Betrag, variieren, um eine bestimmte Max/Min-Kapazität zu erreichen, oder werden auf der Grundlage einer Bedarfsprognose kumuliert.

Alle dieser Optionen können zu Fehlbeständen oder Überbeständen führen. So sind beispielsweise feste oder maximale Bestellmengen statisch und tragen der Marktdynamik nicht Rechnung. Die Los-für-Los-Strategie beruht auf einer manuellen Vorhersage und gibt erst die Bestellung auf, wenn Bedarf besteht. Sollte der Zeitraum der Losgröße nicht relativ kurz sein, werden die Artikel unnötig lange im Lager gehalten.

Stattdessen generiert EazyStock automatisch tägliche Bestellvorschläge, bei denen die Bestellmenge auf der Grundlage des aktuellen Lagerbestands, des reservierten Lagerbestands, der Ware im Transit und der rückständigen Aufträge, der dynamischen Bedarfsprognosen und der Bevorratungsregeln sowie der Planungsparameter, wie z.B. dem Sicherheitsbestand, Mindest-/Maximalbestellmengen usw., berechnet wird, so dass stets die optimale Bestellmenge vorgeschlagen wird.

Vorlaufzeiten:

Die dynamische Vorlaufzeitfunktion von EazyStock trägt dazu bei, die Auswirkungen von Lieferverzögerungen auf die Auftragsabwicklung zu mildern. Dazu werden die tatsächlichen Durchlaufzeiten verfolgt und Warnungen ausgegeben, wenn Bestandsniveaus von der Norm abweichen. Die Benutzer können dann entweder die Planungsparameter für die betroffenen Artikel manuell anpassen oder sie automatisch vom System aktualisieren lassen.

Intelligente und effiziente Nachbestellung

Das System analysiert laufend die Artikel, um sicherzustellen, dass jeder Artikel in die richtige Bedarfsart und den richtigen Bereich der Bestandsmatrix fällt, so dass er den richtigen Lagerhaltungsregeln unterliegt und die oben beschriebenen Nachschubparameter entsprechend angepasst werden.

Mit diesen fortschrittlichen Algorithmen, die im Hintergrund arbeiten, liefert EazyStock täglich eine Liste von Artikeln und ihren optimalen Nachbestellmengen. Die Benutzer können dann entscheiden, ob sie die Bestellungen überprüfen wollen (etwa bei Artikeln mit hoher Priorität und langsamer Umschlaggeschwindigkeit) oder ob sie den Bestellvorgang einfach automatisieren wollen (was häufig bei Artikeln mit schnellerer Umschlaggeschwindigkeit und geringem Wert geschieht, bei denen das Risiko eines Überbestands gering ist). Die Bestellungen können dann zur Bearbeitung wieder in Business Central importiert werden.

Letztendlich können die Benutzer durch eine tägliche Überprüfung des benutzerfreundlichen Dashboards von EazyStock ihre Bestellvorschläge überprüfen. Das System arbeitet auf „Managed-by-Exception“-Basis, indem es Benachrichtigungen generiert, sodass Produktkategorien oder sogar SKUs, die einer Überarbeitung oder Feinabstimmung bedürfen, dem Einkäufer vorgelegt werden.

Das Resultat ist, dass die täglichen Aufgaben im Einkauf effizienter getätigt werden können, mit Nachbestellungen, die die Schwankungen von Angebot und Nachfrage berücksichtigt und eine Überbevorratung verhindern.

Die Lieferketten sind komplexer denn je, und die Mitarbeiter für die Bestandsverwaltung müssen sich mit der schwankenden Nachfrage und den unvorhersehbaren Vorlaufzeiten der Lieferanten auseinandersetzen. Je weniger Zeit sie für Bestandsprognosen aufwenden müssen, desto besser. Mit EazyStock können Planer wertvolle Zeit und Ressourcen einsparen, indem sie Prognosen und Nachschubberechnungen automatisieren. Mit einer Fülle von präzisen und aufschlussreichen Daten können sie auch bessere Einkaufsentscheidungen treffen und so besser auf Nachfrage- oder Angebotsänderungen reagieren.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie EazyStock Ihr Bestandsmanagement unterstützen kann, setzen Sie sich bitte mit unserem Team in Verbindung.