Voorraadplanning en -beheer in Business Central

Zoals veel supplychain-managers je zullen vertellen: het maakt niet uit hoe geavanceerd het ERP-systeem is, ze gebruiken nog steeds spreadsheets om handmatig de parameters voor voorraadaanvulling te berekenen om die informatie vervolgens weer in hun systeem in te voeren.

Helaas is dat voor Microsoft Dynamics 365 Business Central niet anders. Hoewel dit ERP-systeem aantoonbaar meer geavanceerde voorraadbeheermogelijkheden  heeft, moeten gebruikers nog steeds veel handmatige berekeningen uitvoeren.

In dit blog kijken we naar de voorraad- en bestelfunctie in Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV en vervolgens laten we zien welke extra mogelijkheden EazyStock biedt.

EazyStock is een voorraadoptimalisatie-oplossing die beschikbaar is in de Microsoft Appsource. Met deze kant-en-klare connector is het eenvoudiger dan ooit om EazyStock te integreren met Business Central en zo snel de geavanceerde mogelijkheden voor voorraadbeheer tot je beschikking te hebben.

Bestelregels van Microsoft Dynamics 365 Business Central

In de voorraadbeheermodule van Dynamics 365 Business Central kunnen gebruikers handmatig een reeks planningsparameters invoeren voor elk voorraadartikel. Deze parameters omvatten o.a. bestelpunten, doorlooptijden, veiligheidsvoorraad, bestelcycli en orderaanpassingen, bijvoorbeeld min/max-orderaantallen of orderveelvouden.

Je kunt vervolgens een van de vier bestelregels toewijzen: Vaste bestelhoeveelheid, Maximale hoeveelheid, Lot-For-Lot en Order.

De gekozen bestelregel bepaalt hoe de afzonderlijke planningsparameters samenwerken en berekent wanneer er opnieuw moet worden besteld en hoeveel er moet worden besteld. Met behulp van deze voorgeprogrammeerde logica produceert Business Central inkoopvoorstellen.

Hoewel deze functionaliteit geavanceerd is in vergelijking met veel andere ERP-systemen, heeft het een aantal nadelen:

• Het is tijdrovend, je moet bijvoorbeeld alle planningsparameters buiten Business Central berekenen en weer invoeren.
• Het vertrouwt erop dat je weet welke bestelregel het meest geschikt is voor elk voorraadartikel.
• Sommige regels voor het opnieuw bestellen zijn afhankelijk van handmatige vraagprognoses, andere gebruiken zelfs helemaal geen prognoses.
• Elke planningsparameter en elke bestelregel is statisch en moet handmatig worden aangepast.
• Het gaat uit van statische doorlooptijden.

Planningsparameters zijn met elkaar verbonden. Veiligheidsvoorraad, bijvoorbeeld, is afhankelijk van doorlooptijden en fluctuaties in de vraag. En min/max-bestelhoeveelheden kunnen van invloed zijn op bestelpunten en hoeveelheden. Dit betekent dat wanneer één parameter moet worden aangepast, ze allemaal moeten worden aangepast.

Het gebrek aan automatisering rond het toewijzen van de bestelregels en planningsparameters maakt de voorraadaanvulling een zeer tijdrovend en handmatig proces voor de gebruiker. Bovendien ervaren de meeste markten fluctuerende vraag- en aanbodvariabelen. Dit betekent dat de bestelregels en deze parameters regelmatig moeten worden herzien om te voorkomen dat nieuwe bestellingen resulteren in een overtollige voorraad of stock-outs.

Geautomatiseerd inkopen en aanvullen

Een belangrijk voordeel van EazyStock is dat het al het handmatige werk en het kiezen van de juiste aanvulstrategieën en -regels, wegneemt.

EazyStock berekent zelf inkoopvoorstellen en past deze automatisch aan aan de veranderingen in vraagprognoses, voorraadregels, beoogde serviceniveaus en doorlooptijden van leveranciers. Dit betekent dat de inkoop marktgestuurd wordt en reageert op klantgedrag (of productievereisten) en leveranciersprestaties.

Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden van deze functionaliteiten van EazyStock.

Veiligheidsvoorraad:

De meeste supplychain-managers of inkopers berekenen handmatig de veiligheidsvoorraad door de voorraadhoeveelheid over een bepaalde periode te nemen en daar een beetje aan toe te voegen, voor het geval dat.

Ter vergelijking: EazyStock gebruikt statistische algoritmen die rekening houden met belangrijke factoren, zoals serviceniveau, voorspellingsnauwkeurigheid en variabiliteit in doorlooptijd. Aangezien elk voorraadartikel een uniek vraagpatroon heeft, zal het de veiligheidsvoorraadniveaus dienovereenkomstig aanpassen.

Bestelpunten:

In Business Central zijn de bestelpunten ofwel een vast bedrag ofwel gebaseerd op een statische prognose, die beide handmatig worden berekend.

EazyStock daarentegen werkt met dynamische vraagprognoses. Dus de bestellingen weerspiegelen de vraag van de klant, maar ook de veiligheidsvoorraadniveaus en doorlooptijden van leveranciers worden continu aangepast aan de actuele situatie.

Als bestellingen of een acceptatie van leveringen alleen kan plaatsvinden op specifieke dagen van de week of maand, kun je deze operationele beperkingen toevoegen aan de bestelkalenders van EazyStock. Het systeem berekent vervolgens de bestelhoeveelheden en veiligheidsvoorraadniveaus opnieuw uit.

Bestelhoeveelheden:

In Business Central zijn de bestelhoeveelheden, ofwel een gespecificeerd vast bedrag (met behulp van de bestelregel voor vaste bestelhoeveelheid), variëren om een ​​gespecificeerde max/min-capaciteit te halen (Maximale bestelhoeveelheid). Of ze worden vastgesteld op basis van een vraagprognose (Lot-For-Lot).

Alle opties kunnen resulteren in stock-outs of het aanhouden van overtollige voorraden. Vaste of maximale bestelhoeveelheden zijn statisch en houden geen rekening met de marktdynamiek. Terwijl de Lot-For-Lot-strategie steunt op een handmatige prognose en de bestelling plaatst wanneer de eerste vraag nodig is, kunnen artikelen dus onnodig lang in het magazijn worden bewaard.

In plaats daarvan genereert EazyStock dagelijks automatisch bestelvoorstellen waarbij de bestelhoeveelheid wordt berekend op basis van de huidige voorraadniveaus, gereserveerde voorraad, goederen in transit en nabestellingen, dynamische vraagprognoses en voorraadregels, evenals planningsparameters zoals veiligheidsvoorraad, min/max-bestelhoeveelheden etc.

Levertijden:

De dynamische doorlooptijdfunctie van EazyStock helpt om de impact van leveringsvertragingen op je proces te verminderen. EazyStock doet dit door de werkelijke doorlooptijden bij te houden en je te waarschuwen wanneer deze beginnen af ​​te wijken van de norm. Gebruikers kunnen vervolgens handmatig de planningsparameters aanpassen voor de betrokken artikelen, of het systeem deze automatisch laten bijwerken.

Slim en efficiënt nabestellen

Het systeem analyseert continu alle items om ervoor te zorgen dat ze allemaal in het juiste vraagtype en het juiste gebied van de voorraadmatrix vallen, zodat ze voldoen aan de juiste voorraadregels en de hierboven besproken aanvullingsparameters dienovereenkomstig worden aangepast.

Met deze geavanceerde algoritmen, die op de achtergrond werken, biedt EazyStock een dagelijkse lijst met artikelen en hun optimale bestelhoeveelheden. Gebruikers kunnen vervolgens beslissen of ze de inkoopvoorstellen willen bekijken of eenvoudig het bestelproces volledig automatisch laten  verlopen. De inkooporders kunnen vervolgens weer in Business Central worden geïmporteerd voor verdere verwerking.

Gebruikers kunnen de inkoopvoorstellen dagelijks controleren op het dashboard van EazyStock. De uitzonderingen zijn zichtbaar via ‘management by exception’. Het systeem levert waarschuwingsrapporten zodat aandacht kan worden besteed aan productcategorieën of zelfs SKU’s die moeten worden herzien of verfijnd vanuit een menselijk perspectief.

Het resultaat is dat de dagelijkse inkooptaken vele malen efficiënter worden, met bestellingen die rekening houden met de variabiliteit van vraag en aanbod, en overbevoorrading voorkomen.

Toeleveringsketens zijn complexer dan ooit, de vraag is grillig en de doorlooptijden van leveranciers soms onvoorspelbaar. Hoe minder tijd je aan voorraadberekeningen hoeft te besteden, hoe beter. Met EazyStock kunnen planners kostbare tijd en middelen besparen door prognoses en berekeningen te automatiseren. Met een schat aan nauwkeurige en analyseerbare gegevens bij de hand, kunnen ze ook betere inkoopbeslissingen nemen, waardoor ze beter kunnen reageren op veranderingen in vraag of aanbod.

Wil je meer weten over EazyStock? Neem dan contact op met ons team of vraag een demo aan.