VBH når 99% i leveransprecision 

VBH GB (VBH) är den brittiska filialen inom VBH Group, som verkar i över 20 länder världen över. Sedan 1982 har VBH levererat högkvalitativa produkter och tillbehör till tillverkare och installatörer av fönster och dörrar. Med sina tre anläggningar och lager i Storbritannien betjänar de kunder över hela landet.  

År 2009 lanserade VBH sitt eget varumärke, greenteQ, som erbjuder handtag, beslag och andra tillbehör för fönster och dörrar, designade för att möta de högsta kraven inom branschen. 

Utmaning: Långsamt och bristfälliga processer för prognoser

VBH hanterade nästan 14 000 artiklar med hjälp av sitt ERP-system, Microsoft Dynamics NAV, i kombination med ett annat prognosverktyg. Tyvärr var prognosverktyget både långsamt och förlitade sig på oprecisa algoritmer, vilket resulterade i en stor manuell arbetsbörda som slukade värdefull tid. 

Ett av de största problemen var att systemets ABC-analys misslyckades med att identifiera vilka artiklar som faktiskt behövde beställas. Detta tvingade teamet att gå igenom tusentals produkter manuellt, istället för att fokusera på de som verkligen behövde mer uppmärksamhet.  

Karl Thompson, logistikchef på VBH, insåg snabbt behovet av ett mer effektivt system som skulle kunna: 

1. Spara tid 

Tidigare tog processen för att granska lagernivåer en hel vecka, vilket lämnade väldigt lite tid över till mer värdeskapande aktiviteter. 

2. Förbättra leveransprecisionen (OTIF) 

Med stora variationer i leveransprecision, där OTIF låg på mellan 87 % och 95 % beroende på månad, blev det tydligt att mer exakta prognoser var nödvändiga för att konsekvent uppfylla kundernas förväntningar. 

3. Minska lagernivåer 

Genom att förbättra efterfrågeprognoser och få bättre insikt i lagerstatus, skulle VBH kunna minska sina buffertlager och optimera sina lagernivåer. 

Lösning: Microsoft Dynamics NAV kopplat till EazyStock

Efter att noggrant ha utvärderat olika verktyg för lageroptimering, insåg Karl Thompson att EazyStock var den mest exakta och passande lösningen för VBH. Han behövde ett system som kunde möta deras specifika krav på bättre efterfrågeprognoser, minskad manuell arbetsbörda och mer effektiv lagerhantering. 

EazyStock stack ut genom sin användarvänlighet och precision, men också tack vare sin redan etablerade koppling till Microsoft Dynamics NAV – något som var avgörande för att smidigt kunna integrera till VBHs befintliga system. Dessutom hade VBHs dotterbolag i Nederländerna redan implementerat EazyStock och upplevt betydande förbättringar i både lagerhantering och operativ effektivitet. Med deras positiva erfarenheter som vägledning blev valet enkelt för VBH. 

Resultat: Stora tidsbesparingar och konsekvent leveransprecision

Kombinationen av EazyStocks implementering och teamets dedikerade insats har varit en avgörande vändpunkt för VBH. Deras resultat talar för sig själva: 

1. Tidsbesparingar för mer strategiska beslut 

VBH har lyckats minska tiden för lagergenomgångar från en vecka till endast en och en halv dag. Karl förklarar: ”Genom att spendera mindre tid på att analysera vad som ska beställas kan vi nu arbeta mer proaktivt istället för att alltid agera reaktivt.” 

2. Konsekvent leveransprecision (OTIF) 

Leveransprecisionen (OTIF) har hållit sig stabilt på 98 % i över ett år, med ett rekord på 99 % i juni 2024. 

3. Minskade lagernivåer 

Tack vare förbättrade lagerstrategier och förmågan att identifiera snabb- och långsamt rörliga artiklar, har VBH (GB) kunnat reducera sitt lager med hela £1,5 miljoner. Detta har dessutom gjort det möjligt att genomföra produktgenomgångar oftare och mer effektivt. 

Dessa imponerande resultat har också haft en positiv inverkan på kundservicen. Karl berättar att en av VBH största kunder kommenterade: ”Den service ni levererar har gjort en stor skillnad för oss.” Sådan positiv feedback fungerar som en stark motivationskälla för inköpsteamet. 

EazyStocks funktioner som varit avgörande för VBH  

Lagringsstrategier 

Eazystocks Customer Success Managers samarbetade med Karl och hans team för att utveckla anpassade lagringsstrategier baserade på årlig användning och plockfrekvens. Genom att få en tydlig överblick över hela produktportföljen har Karls arbetsdag blivit betydligt smidigare, och EazyStocks rekommenderade orderskärm har gett konkreta fördelar. Karl förklarar:  

”Jag har satt upp det så att jag granskar specifika portföljer på vissa dagar med hjälp av en sparad vy. Orderskärmen berättar vilka 50 artiklar jag behöver gå igenom. Istället för att gå igenom 6 000 artiklar kan jag nu enkelt fokusera på dessa få med ett knapptryck.” 

Med mer exakta prognoser litar teamet nu på EazyStocks rekommendationer, vilket har frigjort tid och resurser för mer värdeskapande arbete och kostnadsbesparingar inom områden de tidigare inte haft utrymme att fokusera på. 

Artikelvarningar 

Artikelvarningar har förbättrat kommunikationen och samarbetet mellan avdelningarna genom att snabbt identifiera produkter med oväntat hög efterfrågan. Detta möjliggör proaktiva justeringar och förbättrar kundservicen. 

Han uppskattar också den översikt som riskrapporten för lagerbrist ger: ”Om leveranser riskerar att komma för sent kan vi snabbt kontakta leverantörer för att förbättra leveransdatum eller välja andra fraktalternativ.” 

Säsongsvariationer 

VBH möter säsongsvariationer i efterfrågan, särskilt under skollov, med upp till 50 % högre efterfrågan i september till november. ”EazyStocks säsongsfunktion hjälper oss att förbereda oss för dessa toppar,” förklarar Karl. ”Även om volymerna kan verka stora, kan vi med historiska data lita på att prognoserna är korrekta.” 

Kalendrar 

VBH använder kalendrar för att planera och hantera produktionsstopp, till exempel under kinesiska nyåret. ”Vi lägger in stoppdatumen, och EazyStock beräknar automatiskt rekommenderade beställningar och justerar buffertlagret, vilket sparar tid,” säger Karl. De har även lagt till extra dagar i kalendern för att hantera leveransförseningar, vilket förbättrat deras buffertlager.  

Order fill-up 

EazyStocks funktion för Order fill-up har hjälpt VBH att optimera sina transporter genom att möta minimala beställningskvantiteter och fylla fraktcontainrar effektivt. Karl förklarar: ”Istället för att lägga till vilka produkter som helst kan vi prioritera artiklar som vi behöver längre fram, vilket sparar oss pengar på frakt och containeravgifter.” 

Implementering och löpande support 

Karl berömmer implementeringsprocessen och beskriver den som smidig och enkel.  

Utbildningen var välstrukturerad med en bra balans mellan teori och praktisk övning, vilket gjorde det lätt för teamet att snabbt implementera systemet. Även efter den initiala installationen har teamet fortsatt att dra nytta av regelbundna uppföljningar för att säkerställa att de utnyttjar systemets fulla potential.  

”Utbildningen var skräddarsydd för våra behov och kombinerade både fysiska och digitala sessioner. När nya användare kom in, anpassades utbildningsmaterialet för att se till att alla kunde komma igång snabbt och enkelt.” 

VBH arbetar nu självständigt med systemet, men fortsätter att ha regelbundna möten för att diskutera framsteg och små förbättringar som kan effektivisera processerna ytterligare. 

Avslutande ord från Karl 

När Karl reflekterar över övergången till EazyStock berättar han att han inte kan föreställa sig att gå tillbaka till hur de arbetade tidigare då de satt i tidskrävande processer. En annan positiv inverkan är även att teamet har kunnat börja ta sig an fler ansvarsområden inom avdelningen efter att de börjat med EazyStock – något som var omöjligt med arbetsbelastningen tidigare.