Essco kapade ordertiden med 82 %
Essco Group, med huvudkontor i Southampton, är en ledande leverantör av energieffektiva produkter och system för värme-, ventilations-, luftkonditionerings- och processindustrin.
Sedan företaget blev självständigt 2007 har tillväxten gått snabbt. Nya produktområden har tillkommit och 2024 flyttade företaget till större lokaler för att möta den ökande efterfrågan.
Från fjärrvärme- och värmedistributionssystem till svenska vattenburna lösningar och kundanpassade moduler. Essco Groups arbete spänner över allt från bostadsprojekt till stora industrianläggningar. Kunderna förlitar sig på företaget för smidiga installationer, punktliga leveranser och lösningar som bidrar till att minska klimatavtrycket.
Esscos breda sortiment är en stor tillgång, men gör lagerstyrningen komplex. Med 7 300 artikelnummer och projektbaserade beställningar som strömmar in dagligen stod teamet inför utmaningen att hålla hyllorna välfyllda utan att binda för mycket kapital i överlager.
Den manuella lagerhanteringen, som byggde på SAGE och Excel, skapade onödig komplexitet och risk för kostsamma misstag. Överlagret växte till 1,8 miljoner pund, samtidigt som inaktuella artiklar gömdes i kalkylblad och ledde till avskrivningar som urholkade lönsamheten.
Samtidigt missades prognoser för andra artiklar, vilket resulterade i bristsituationer, utebliven försäljning och missnöjda kunder. Projektbaserade engångsbeställningar registrerades som standardartiklar, vilket triggade upprepade inköp av produkter utan framtida efterfrågan.
När behovet av att lämna föråldrade kalkylblad och kostsamma felbeslut blev uppenbart implementerade Essco Microsoft Dynamics Business Central som sitt ERP-system. Men de upptäckte snabbt att den inbyggda lagerfunktionaliteten var begränsad.
De behövde ett system som kunde komplettera Business Central för att:
Efter att ha jämfört flera alternativ valde Essco EazyStock, tack vare det användarvänliga gränssnittet och den färdiga integrationen mot Business Central.
Från start tog EazyStocks team sig tid att förstå Esscos utmaningar och erbjöd skräddarsytt stöd för att få lagerstyrningen på rätt spår. Detta underlättades ytterligare av EazyStocks unika modell med dedikerade Customer Success Managers, som nu arbetar nära teamet för att säkerställa att de får maximal nytta av systemet.
Innan EazyStock var beställningsprocessen långsam, stressig och fylld av felrisker, något som kostade både tid och pengar. Med införandet av EazyStock fick Essco den kontroll och trygghet som tidigare saknades. För General Manager James Cole och Assistant General Manager John Cole har det inneburit en helt ny arbetsvardag.
Vi ser fram emot måndagar nu, med lägre lagervärde, högre servicegrad och mer tid för strategiskt arbete.”— James Cole
Resultat i siffror:
Med EazyStock har Essco lyckats minska lagervärdet för standardartiklar med 300 000 pund och reducera överlagret med 24 %, utan att tumma på servicegraden. Idag har företaget full kontroll och insyn i vad som ska beställas och när.
Tidigare var beställningsprocessen både tidskrävande och monoton. Lagret skickade listor som James eller John fick mata in rad för rad. Nu har EazyStock förvandlat en tråkig rutin till något teamet faktiskt ser fram emot:
“Jag ser fram emot att se vad EazyStock rekommenderar varje vecka. Det ger oss artiklar vi annars hade missat,” fortsätter James.
“Det är skönt att se hyllorna fulla. Tidigare hade vi stora luckor, och lagret undrade varför vissa artiklar saknades. Vi fick panik, eftersom vi visste att det skulle ta en vecka innan vi kunde få en leverans.”
För John har EazyStocks smarta efterfrågeigenkänning varit en verklig game-changer. Systemet identifierar artiklar med regelbunden efterfrågan som tidigare försvann i kalkylblad, något som lett till ökad försäljning:
Med EazyStocks orderkalendrar har Essco revolutionerat sin planering och stärkt relationerna med leverantörer som har långa ledtider och säsongsstängningar.
“Eftersom våra svenska leverantörer stänger hela juli har vi tidigare riskerat att stå utan lager för att vi inte lagt beställningar i tid. Vi har också haft problem med leveranser från Tyskland. I år har vi haft bättre kontroll tack vare EazyStocks orderkalendrar,” säger James.
“Jag tror det här är första året vi inte fick slut på lager under sommaren,” tillägger John Cole, Assistant General Manager.
EazyStock besparar även Essco mycket tid i beställningsarbetet. Istället för att lägga 40–45 minuter på att gå igenom standardartiklar, kontrollera orderhistorik och ledtider, kan teamet nu hantera EazyStocks rekommenderade beställningar på bara 10 minuter. Det frigör tid för mer strategiska frågor och specialprojekt. EazyStock har också förändrat James måndagsmorgnar.
“Tidigare var beställningarna monotona och inget man såg fram emot, särskilt på en måndag när man visste att det skulle ta 2,5 timmar, och det var då misstagen uppstod. Nu går det så snabbt. Jag kan till och med göra det hemifrån. Man har ett leende på läpparna resten av morgonen.”
Förbättrad produkttillgänglighet har inte bara gjort James gladare, det har också lett till nöjdare kunder och färre klagomål på ledtider.
“Vi lovar leverans nästa dag för beställningar före kl. 14,” förklarar John. “Om vi måste säga ‘tyvärr, det tar två veckor från Sverige’, då går kunden någon annanstans. De kanske har en tekniker på plats som inte kan slutföra jobbet utan rätt produkt.”
Dessutom har behovet av expressleveranser minskat, vilket sparar stora fraktkostnader.
“Om en kund verkligen behövde något tidigare fick vi flyga in det från Kina. Det kostar inte £100, utan £1 500–£2 500. Vi har sparat enormt på minskad frakt”
Med komplexa montage att hantera säkerställer EazyStock att varje komponent i en Bill of Materials (BoM) finns på plats när den behövs för att leverera kompletta lösningar.
“Jag skriver in den leveransen i EazyStock, och systemet visar alla artiklar jag måste ha koll på, inte bara den aktuella. Det gör enorm skillnad för tillgängligheten, särskilt när vissa komponenter har 26 veckors ledtid från Kina,” säger John.
James magkänsla för lagernivåer backas nu upp av EazyStocks avancerade prognosfunktioner, som tar hänsyn till fler variabler än bara fjolårets efterfrågan. EazyStock identifierar säsongsmönster för värmeprodukter och bygger in dessa i prognoserna för att undvika både överlager och bristsituationer.
James var imponerad av den smidiga och personliga onboardingprocessen:
“Vi började med Marek, som alltid var tillgänglig och svarade direkt. När Michelle tog över plockade hon upp exakt där Marek slutade. Hon är också bra på att hålla oss alerta så att allt fungerar som det ska.”…“För mig är det ovärderligt eftersom vi har så mycket på gång. Det är som att ha en extern kollega,” fortsätter James.
Varken James eller John kan tänka sig att gå tillbaka till det gamla arbetssättet.
“Att gå tillbaka till det gamla sättet skulle vara en mardröm, springa ner i lagret, kolla hyllorna, ta fram penna och papper. Det skulle lägga till timmar på dagen. Måndagsmorgnar skulle bli plågsamma igen, jag skulle helst vilja stanna i sängen”, berättar James.
Nu kan James vara mer proaktiv, tänka strategiskt och planera framåt istället för att släcka bränder. Hela företaget, inklusive ledningen, har fått förtroende deras inköps- och lagerprocess. Hans råd till andra företag är enkelt:
Besök din lokala sida för mer information och erbjudanden för din region
