Essco Group verlaagt voorraadwaarde met 15% dankzij EazyStock in Business Central
Essco Group uit Southampton levert verwarmings- en hydronische systemen aan installateurs, woningbouwprojecten en industriële klanten. Het assortiment varieert van complete stadsverwarming-installaties tot Zweedse hydronische oplossingen en op maat gebouwde assemblages. Sinds 2007 is het bedrijf zelfstandig en flink gegroeid: in 2024 verhuisden ze naar een groter pand om de toegenomen vraag aan te kunnen.
Met 7.300 SKU’s en dagelijks projectorders die binnenkomen, werd voorraadbeheer een steeds complexer vraagstuk. Het bestelproces verliep via SAGE en Excel, en dat begon vast te lopen. De voorraadwaarde liep op tot ongeveer €5,2 miljoen, waarvan zo’n €2,1 miljoen voorraadoverschot. Tegelijkertijd kwamen er stockouts voor op artikelen die wel verkocht hadden moeten worden.
Een terugkerend probleem: eenmalige projectorders werden geboekt als reguliere voorraadartikelen, waarna het systeem ze automatisch bleef bijbestellen. Obsolete artikelen verdwenen in spreadsheets en kwamen pas in beeld bij de jaarlijkse afschrijving. Dat raakte direct de marge.
Essco stapte over op Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP, maar liep al snel tegen de grenzen van de standaard voorraadfunctionaliteit aan. Tailormade aanpassingen waren duur en losten het onderliggende probleem niet op: er was geen systeem dat actief meedacht over wat besteld moest worden, wanneer, en hoeveel. Meer over deze uitdaging lees je in onze eGuide Voorraadbeheer in Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Wat een groeiend assortiment van voorraadplanning vraagt
Het team wilde een oplossing die direct op Business Central zou aansluiten, zonder complexe integraties of maatwerk. Concreet zochten ze grip op vier dingen: de totale voorraadwaarde omlaag krijgen, zicht krijgen op overtollige en verouderde voorraad, beter omgaan met leveranciers met lange doorlooptijden, en het handmatige bestelwerk terugbrengen.
Waarom EazyStock direct op Business Central kon aansluiten
Het team vergeleek meerdere oplossingen. EazyStock viel op door de gebruiksvriendelijke interface en de kant-en-klare connector voor Business Central. Geen maatwerk, geen ingewikkelde integratie. Voor Essco was dat doorslaggevend: ze wilden Business Central als fundament behouden en de voorraadplanning daarbovenop laten werken.
Daar kwam bij dat EazyStock een vaste customer success manager toewijst. Eerst Marek Glaszewski, later Michelle Pederson. Voor James Cole (General Manager) en John Cole (Assistant General Manager) maakte dat het verschil tussen software aanschaffen en een werkbare oplossing krijgen. “Het voelt als een externe collega die ons scherp houdt”, aldus James.
De resultaten in cijfers
De overstap leverde binnen relatief korte tijd meetbare resultaten op:
“Maandagochtend kostte me eerst twee en een half uur handmatig bestelwerk. Nu is het tien minuten, en kan ik het zelfs vanuit huis doen”, zegt James Cole.
Vraag terugvinden die in Excel verdwenen was
Een onverwacht effect kwam uit de besteladviezen zelf. EazyStock signaleerde regelmatige vraag op artikelen die in de spreadsheets uit beeld waren geraakt. Die kwamen terug in de adviezen, met directe omzet als gevolg.
“Als we EazyStock niet hadden, zouden we klanten moeten vertellen dat het twee tot drie weken duurt”, legt John uit. “Dan gaan ze ergens anders heen, en zijn we niet alleen die verkoop kwijt, maar ook toekomstige orders van die klant.”
Voor het warehouseteam veranderde het beeld op de werkvloer mee. Geen lege plekken meer op de schappen, geen paniektelefoontjes meer naar leveranciers, geen klanten meer die op het laatste moment moesten horen dat een levering niet ging lukken.
Complexe assemblages en lange doorlooptijden
Essco bouwt op maat gemaakte assemblages waarbij elk onderdeel op tijd binnen moet zijn. Sommige componenten komen met 26 weken doorlooptijd uit China. EazyStock geeft per assemblage inzicht in alle onderdelen die op tijd besteld moeten worden.
“Ik typ die assemblage in EazyStock, en het systeem geeft me alle items die ik in de gaten moet houden”, zegt John. “Dat maakt een enorm verschil als sommige onderdelen een halfjaar onderweg zijn.”
Seizoenssluitingen voor het eerst goed doorgekomen
De bestelagenda’s met seizoenssluitingen van leveranciers ingebouwd, hebben de planning fundamenteel veranderd. Zweedse leveranciers sluiten de hele maand juli, Duitse leveranciers hebben hun eigen patronen. Eerder werd Essco daar regelmatig door verrast.
“Dit is het eerste jaar dat we de zomer zijn doorgekomen zonder stockouts”, aldus John.
Kosten omlaag, beschikbaarheid omhoog
De voorraadreductie en de tijdsbesparing zijn de meest zichtbare effecten, maar het kostenplaatje gaat verder. Doordat Essco minder vaak in noodsituaties zit, hoeven ze ook minder vaak met spoedzendingen te werken.
“Als een klant iets echt nodig had, gingen we het soms per vliegtuig uit China laten komen. Dat is geen €115, dat is €1.750 tot €2.900”, legt James uit. “Daar hebben we fors op bespaard, en dat zie je direct terug onderaan de streep.”
Vooruitblik
Essco heeft de basis op orde: schone data in Business Central, duidelijke processen voor nieuwe SKU’s, en een team dat vertrouwt op de besteladviezen. De komende periode richten James en John zich op het uitbreiden van rapportages en KPI’s, samen met Michelle.
James kijkt anders naar zijn werk dan voorheen. Hij is van bestellen op het laatste moment verschoven naar vooruitkijken en strategisch plannen. “De hele organisatie heeft nu vertrouwen in onze voorraadpositie, tot aan de directie aan toe.”
Herken je het patroon van handmatig bestelwerk, oplopende voorraadwaarde en stockouts op de verkeerde momenten? Vraag een demo aan en ontdek wat dit voor jouw voorraadplanning kan betekenen.
Bezoek de lokale website voor producten & diensten specifiek voor uw regio
