Invopak ökar lagertillgängligheten till 97 %
Invopak, en del av Involvement Group, är en ledande aktör inom förpackningsindustrin och erbjuder skräddarsydda förpackningslösningar till tusentals tillverkare både i Storbritannien och globalt.
Med över 50 års erfarenhet har de byggt upp expertis för att anskaffa, lagerhålla och distribuera av över 4 000 artiklar (SKU:er), inklusive specialanpassade förpackningar, till olika industrier runt om i världen.
Trots sin framgång mötte Invopak stora utmaningar i sin inköpsprocess innan de implementerade EazyStock. Med sin hub-and-spoke distributionsmodell, där två centrala nav betjänar flera anläggningar, förlitade de sig på uppskattningar för att förutspå lagerbehov. Det ledde ofta till antingen lagerbrist eller överlager, vilket minskade effektiviteten och påverkade kundnöjdheten negativt.
Som distributör är Invopaks kunder beroende av att rätt produkter alltid finns på lager. Oliver Lancaster, Head of Supply Chain på Invopak förklarar vikten av detta:
I samband med att Invopak bytte affärssystem till Microsoft Dynamics Business Central, gjorde Oliver en genomgång av deras inköpsprocesser och identifierade flera förbättringsområden. Business Centrals efterfrågeprognoser visade sig inte vara tillräckligt avancerade för deras behov, vilket fick honom att söka efter en kompletterande lösning som skulle förbättra lagertillgängligheten. Deras mål var tydliga: förbättrade prognoser, automatiserade orderförslag, bättre lagerinsyn, hantering av säkerhetstlager och en lösning som kunde hantera föränderliga ledtider.
Efter att ha utvärderat flera system blev EazyStock det självklara valet för Invopak, tack vare sin färdiga integration med Microsoft Dynamics Business Central. Denna färdigbyggda koppling ökade förtroendet för EazyStock, då den eliminerade risken med skräddarsydda integrationer som ofta kräver kontinuerligt underhåll och kan medföra oväntade kostnader.
Utöver den tekniska lösningen var det EazyStocks flexibilitet, snabbhet i support och enkla funktionalitet det som gjorde starkt intryck på Invopak.
EazyStock har haft en enorm inverkan på Invopaks lagerhantering. Företaget har inte bara förbättrat sin lagerplanering utan också minskat både lagerbrister och överlager, vilket i sin tur har ökat kundnöjdheten. Dessa förändringar har strömlinjeformat verksamheten och resulterat i ökad effektivitet och betydande kostnadsbesparingar.
Här är en översikt över hur dessa resultat matchar Invopaks ursprungliga mål:
Optimerad hantering av säkerhetslager
Med hjälp av EazyStock har Invopak nu tillgång till nästan realtidsdata och insikter som gör det möjligt för teamet att bibehålla optimala nivåer av säkerhetslager. Denna datadrivna vägledning har visat sig ovärderlig för att förbättra lagerplaneringen och säkerställa att kundernas efterfrågan kan mötas, även när ledtider varierar.
Invopak har fått en klar och tydlig överblick över sitt lager och sina beställningar. Med EazyStocks avancerade prognos- och beställningsfunktioner har teamet inte bara ökat tillgängligheten av produkter, utan också förtroendet för sina lager- och inköpsprocesser. Oliver Lancaster, beskriver hur viktig denna förändring har varit för deras verksamhet:
Elise Wilkes, Procurement Lead på Involvement Group och Claire Rolfe, Procurement Officer at Invopak är del av inköpsavdelningen som nu lättare kan identifiera trender och förändringar i efterfrågan. Det har också bidragit till att deras säljteamen nu mer proaktivt kan justera kundprognoser.
Ökad lagertillgänglighet
Tack vare EazyStock har Invopak nått en imponerande 97 % tillgänglighet på sina A-artiklar, med till och med 100 % tillgänglighet under vissa perioder.
Tidigare saknade företaget en pålitlig rapportering om lagertillgänglighet, och att bygga rapporter var både komplext och tidskrävande. Oliver minns hur han först med hjälp av EazyStocks eGuide för ABC-analys byggde ett kalkylblad som var så komplext att det kraschade hans dator.
Idag slipper Oliver kalkylbladet då EazyStock automatiskt hanterar ABC-analysen och prioriterar artiklarna. Elise och Claire berättar att de uppskattar den nya tillgänglighetsrapporten, som är både användarvänlig och enkel att dela inom organisationen.
”Att ha all information samlad på ett ställe är ovärderligt när vi ska planera och säkerställa hög tillgänglighet,” säger Elise.
Claire förklarar vidare:
”EazyStock gör det enkelt att anpassa tillgänglighetsmålen för olika artiklar utifrån våra strategiska prioriteringar. Med ett par klick kan vi uppdatera säkerhetslager och beställningsnivåer på några minuter. Med vårt gamla system visste jag knappt var jag skulle börja.”
Striktare hantering av överlager
EazyStocks KPI:er för att få koll på överlager har också hjälpt Invopak att bli mer disciplinerade i sin lagerhantering. Nu kan de lättare identifiera vilka produkter som ska sluta lagerhållas och vilka som behöver marknadsföras för att öka försäljningen.
Automatisering
Genom att automatisera beställningsprocessen sparar företaget värdefull tid och kan snabbt svara på förändringar i ledtider. De rekommenderade beställningarna från EazyStock har blivit en ”game-changer” och förbättrat företagets effektivitet markant. Elise beskriver förändringen:
När beställningarna är bekräftade skickas de direkt till Business Central, vilket eliminerar behovet av att mata in order manuellt. Elise fortsätter:
”Det kan vara så enkelt som att klicka på en rad för att bekräfta, klicka på export, och processen startar. Beställningen importeras till Business Central, granskas, släpps och skickas.”
Smidig leverantörsöversikt och orderhantering
Claire uppskattar också att man kan granska varje leverantör individuellt.
”Jag går in på min leverantör och börjar med rapporten ”risk of run-out” och rekommenderade beställningar. Tidigare brukade vi skriva ut och granska varje rad på ett sex-sidigt kalkylblad. Sedan matade jag in detaljerna manuellt för att skapa preliminära inköpsorder, samtidigt som jag kontrollerade om containern var full och om jag uppfyllde minsta orderkvantitet (MOQ) eller samordnade ledtider. Nu kan jag enkelt filtrera rekommendationerna direkt på skärmen.”
En annan uppskattad funktion i EazyStock är ”order fill-up”, som ytterligare automatiserar beställningarna. Oliver samarbetade med EazyStocks Customer Success-team för att anpassa funktionen till deras specifika affärsbehov, vilket ytterligare ökade värdet av systemet.
Exception-based management/Hantering av undantag
EazyStock ger teamet en rad systemvarningar som lyfter fram problem som de tidigare inte kunde identifiera med sina kalkylblad. Detta har hjälpt dem att prioritera bättre, särskilt under hektiska perioder. Systemet har inte bara varit till nytta för inköpsavdelningen – även säljteamet har dragit fördel av den nya tekniken. Den förbättrade insynen gör att de kan ge kunderna mer exakt rådgivning kring orderkvantiteter, vilket förbättrar kundservicen.
Claire beskriver ett exempel där EazyStock identifierade en kund som regelbundet lade beställningar för att uppfylla ett minimum orderkrav på 6 000 artiklar, trots att de oftare beställde mindre mängder. Med EazyStocks hjälp kunde Claire rekommendera att kunden skulle beställa 24 000 för att optimera sina kostnader.
Planering och hantering av säsongsvariationer
Invopak importerar från europeiska fabriker, vilket kan vara utmanande under sommarstängningar. För att förhindra lagerbrist använder de leverantörskalendrar som gör det möjligt att planera inför stängningsperioder. Claire förklarar hur detta har förbättrat deras verksamhet:
”Baserat på kundernas prognoser och datan från EazyStock vet vi exakt vad de kommer att använda under stängningen, så vi kan bestämma vilka produkter vi behöver ta in innan leverantörerna stänger.”
De använder också kalendrar för att hantera beställningsgranskningar och teamets semesterplanering, vilket minskar stressen och säkerställer att beställningar planeras i förväg. Elise berättar att hon känner sig mindre stressad nu eftersom hon vet att allt är under kontroll:
”Jag lägger in mina scheman i EazyStock, och systemet vet när jag kommer att vara borta.”
Beställningsscheman och hantering av ersättningsprodukter
EazyStock har också hjälpt Invopak att effektivisera hanteringen av ersättningsprodukter. Tidigare kunde förändringar i produktförpackningar leda till att företaget lagerförde flera versioner av samma produkt, vilket resulterade i överlager.
Med EazyStock kan de nu enkelt föra över prognoser till nya produktkoder och säkerställa att äldre lager säljs först.
Claire och Elise använder också kalendrar för ordergranskning för att samordna teamets semestrar och planera beställningar i förväg för att undvika bemanningsproblem och minska stressen.
EazyStocks förmåga att hantera ersättningsprodukter har enorma fördelar. Ibland kan tryckta förpackningar behöva uppdateras om regler ändras, en ny logotyp krävs eller kunden ändrar något. Tidigare tappade Invopak ibland kontrollen, vilket kunde slutad med att det lagerförde flera versioner av samma produkt, som i sin tur ledde till inkurant lager. Genom att kunna spåra detta närmare kan de nu enkelt föra över prognoser till den nya produktkoden och sälja det äldre lagret först.
Sammanfattning
När Oliver ser tillbaka på beslutet att implementera EazyStock, är han övertygad om att det var rätt väg att gå:
”Jag är säker på att vi gjorde rätt, särskilt eftersom jag var tvungen att motivera kostnaden för företaget. Men resultaten talar sitt tydliga språk. EazyStock är en tredjepartslösning som vi framhåller som ett lysande exempel på hur saker och ting bör fungera. Om andra leverantörer inte når upp till den här standarden, omprövar vi vårt samarbete med dem.”
Claire, som tidigare inte hade använt ett liknande system, håller med:
”Jag hade aldrig arbetat med ett system som detta tidigare. Sedan jag började använda det känns det som att så här enkelt borde inköpsprocesser vara. Vårt gamla system var bara onödigt komplicerat. Det är först nu, med EazyStock, som man inser hur smidigt inköp faktiskt kan vara.”
Investeringen i EazyStock har mer än betalat sig, och Oliver skulle inte vilja återgå till de gamla arbetssätten:
Men detta är bara början för Invopak. Oliver ser fram emot ännu större framgångar när teamet börjar ta sig an fler av de funktioner som finns i EazyStock.
Besök din lokala sida för mer information och erbjudanden för din region
