hib. minskade inköpstiden med 75 % och sänkte lagervärdet
Från sitt huvudkontor i Tamworth, Storbritannien, har hib. förändrat badrumsbranschen genom att lyfta speglar och skåp från praktiska detaljer till designade nyckelprodukter. Men det är inte bara ytan som räknas. Som innovationsledare har hib. varit tidigt ute med teknologier som LED-belysning, imfria speglar, integrerade USB-uttag och Bluetooth-anslutning.
För ett företag i tillväxt, med ett snabbt växande sortiment och hög kundförväntan, ställs stora krav på att lager och inköp fungerar sömlöst. Här började hib:s resa mot mer datadrivna och effektiva inköpsprocesser.
hib. hanterade ett omfattande lager med över 3 000 artikla, både ordinarie sortiment och reservdelar. Inköpen styrdes till stor del med hjälp av kalkylblad, vilket innebar mycket manuellt arbete och en ständig risk för mänskliga fel.
För att kunna fatta inköpsbeslut var teamet tvunget att sammanställa och tolka data från flera olika rapporter i affärssystemet, en tidskrävande process som tog flera timmar varje vecka innan en enda beställning kunde läggas.
På grund av den manuella arbetsbördan valde hib. att schemalägga beställningar till huvudleverantörer varannan vecka och till övriga leverantörer en gång i månaden. För att säkerställa lagertillgång valde man ofta att lägga större beställningar än nödvändigt, vilket ibland ledde till överlager, särskilt i avsaknad av realtidsdata som kunde stötta mer precisa beslut.
Den höga komplexiteten i inköpsprocessen gjorde det också svårt att snabbt och effektivt introducera nya medarbetare. Eftersom det krävdes både tid och noggrannhet för att säkerställa att arbetsrutinerna följdes korrekt.
I takt med att hib. växte stod det klart att företaget behövde ett verktyg som kunde stötta expansionen.
Lauren Nolan, inköpsansvarig på hib., hade tidigare erfarenhet av lageroptimeringssystem och visste vilken skillnad rätt verktyg kan göra. Tillsammans med Supply Chain Manager Richard Sutton började hon utvärdera olika alternativ och fick även värdefulla rekommendationer från andra tillverkare inom badrumsbranschen.
EazyStock utmärkte sig som det mest kostnadseffektiva valet, med ett intuitivt och lättanvänt gränssnitt som snabbt hamnade i topp på hib:s lista. I nära samarbete med EazyStocks team formulerade de tydliga mål för implementationen:
Sedan hib. implementerade EazyStock i februari 2023 har effekterna varit påtagliga. Inköpsprocessen har blivit betydligt mer effektiv, vilket lett till stora besparingar både i tid och kostnader. Samtidigt har lagertillgängligheten förbättrats trots att det totala lagervärdet har minskat.
• 75 % kortare inköpstid (motsvarar 150 timmar sparade)
• 96 % lagertillgänglighet på huvudartiklar (upp från 93 %)
• 98 % lagertillgänglighet på reservdelar (tidigare 80–90 %)
• 1 miljon pund i minskat lagervärde
Genom att automatisera inköpsprocessen med EazyStock har hib. kunnat eliminera det tidsödande arbetet med att manuellt sammanställa data från flera olika rapporter. Processerna har strömlinjeformats, vilket gjort de veckovisa inköpen både snabbare och mer träffsäkra. Resultatet är ett friare arbetsflöde och frigjord kapacitet inom teamet.
Effektiviseringen har också gett Lauren och hennes kollegor utrymme att fokusera på mer strategiska uppgifter, något som tidigare ofta prioriterades bort på grund av brist på tid.
Teamet litar nu fullt ut på EazyStocks orderförslag och slipper lägga in oplanerade artiklar manuellt. Det har lett till mindre överbeställning och ett mer balanserat lager.
”När vi använde kalkylblad fanns alltid en osäkerhet – hade vi verkligen lagt rätt beställning, eller hade någon formel ändrats utan att vi märkt det? Den osäkerheten är borta nu. EazyStock ger tydliga, datadrivna rekommendationer, och vi behåller kontrollen över det slutgiltiga beslutet.”
Träffsäkerheten i hib:s efterfrågeprognoser har förbättrats avsevärt tack vare EazyStocks avancerade algoritmer. Det är en precision som helt enkelt inte går att uppnå med traditionella kalkylblad.
Med hjälp av dynamisk prognostisering kan hib. även ta hänsyn till kampanjer och tillfälliga försäljningstoppar.
”Vi kan lägga in våra kampanjer, och EazyStock justerar lagernivåerna därefter”, förklarar Lauren.
EazyStocks prognosverktyg analyserar efterfrågan över hela året och identifierar både säsongsmönster och perioder med högre belastning. När systemet upptäckte att hib:s högsäsong infaller i september, oktober och november kunde ordernivåerna anpassas automatiskt för att möta efterfrågan i tid.
Richard Sutton, Supply Chain Manager på hib., lyfter fram styrkan i att kunna arbeta datadrivet med flexibilitet:
Tidigare krävde rapporteringen att man växlade mellan olika system och kalkylblad, vilket var både tidskrävande och ineffektivt. Nu får teamet på hib. den insikt de behöver direkt.
”Förut tog det mycket tid att granska varje artikel i detalj,” säger Lauren. ”Med EazyStock räcker det med ett klick – allt man behöver finns där. Det är toppen.”
Teamet använder regelbundet rapporten Risk of Run-Out för att identifiera artiklar som behöver tidigareläggas i produktionen eller snabbare leverans, vilket hjälper dem att vara proaktiva och behålla goda relationer med leverantörerna.
Dessutom har EazyStocks funktioner för datavalidering varit ett stort lyft. Tidigare kunde saknade eller felaktiga uppgifter gå obemärkta förbi. Nu hjälper systemet till att identifiera och rätta till det innan de påverkar verksamheten.
Leverantörskalendrarna har blivit ett värdefullt stöd för Lauren i planeringen kring leverantörernas driftstopp. Genom att registrera vilka dagar leverantörer håller stängt, kan EazyStock automatiskt justera inköpsschemat, tidigarelägga beställningar och anpassa säkerhetslagret. På så sätt säkerställer hib. tillgången på viktiga artiklar även under perioder då leveranser annars hade kunnat utebli.
Lauren och teamet lyfter fram utbildningen de fick av sin dedikerade Customer Success Manager på EazyStock som en viktig framgångsfaktor. Den beskrivs som tydlig, strukturerad och mycket effektiv.
När Lauren får frågan hur det skulle vara att återgå till det gamla arbetssättet med kalkylblad och manuella rutiner, är svaret tydligt:
”EazyStock har frigjort tid och gett oss möjlighet att ta tag i uppgifter vi tidigare aldrig hann med. Att gå tillbaka skulle bli väldigt tufft. Vi skulle antagligen behöva anställa en extra person för att klara av arbetsbördan.”
Till andra företag som brottas med liknande utmaningar har Lauren ett tydligt råd:
Besök din lokala sida för mer information och erbjudanden för din region
