Bättre datakvalitet = smartare inköp och starkare lönsamhet

Har du någon gång lovat en kund en leverans, bara för att i sista stund upptäcka att artikeln inte finns på lager? Du öppnar ordern, ser en ledtid på tre veckor, men trots att fyra passerat lyser varorna med sin frånvaro. När du ringer leverantören säger de att ledtiden alltid har varit åtta veckor.

Stressnivån stiger. Kunden är frustrerad. Och situationen känns obekväm, men egentligen är den allt annat än ovanlig.

Kanske har du till och med försökt rädda läget med dyr expressfrakt. Men det spelar ingen roll när kunden hade behövt varorna redan, ja helts igår.

Och problemet återkommer, gång på gång, eftersom du helt enkelt inte kan lita på att er grunddata stämmer. I en vardag där leverantörer justerar villkor, sortiment förändras och artiklar rör sig snabbt så är det lätt hänt att missa att uppdatera verkligheten i systemet.

Bra datakvalitet hamnar ofta långt ner på att-göra-listan. Du hanterar tusentals artiklar, olika leverantörer, skiftande kundkrav och flera system som inte alltid spelar i samma lag. Men konsekvenserna av felaktig data är tydliga: förlorade affärer, obalanserade lager, onödiga kostnader och relationer som tar skada.

Om du ständigt brottas med osäkra ledtider, felaktiga minsta orderkvantiteter, inaktuella beställningsdatum eller svajiga prognoser är det dags att ta kontroll över din datahygien. Det är en investering som snabbt lönar sig, både i kronor och i en mer förutsägbar, stressfri arbetsvardag.

Vad är datahygien?

Precis som hygien hjälper oss att hålla ordning i vardagen, handlar datahygien om att hålla din information ren, korrekt och strukturerad. Det innebär att arbeta systematiskt med att uppdatera, validera och kvalitetssäkra den data som styr dina beslut. När grunddatan är pålitlig blir arbetet både snabbare och träffsäkrare, och du kan utnyttja hela potentialen i dina system, processer och analyser.

Vanliga utmaningar med datahygien

Dubbletter

Flera poster för samma SKU skapar snabbt oreda i dina register. Det kan leda till felaktig efterfrågespårning, dubbla inventeringar och i värsta fall överbeställningar som binder onödigt kapital.

Inkonsekvent formatering

När data matas in på olika sätt, olika stavningar, format eller kategoriseringar, blir strukturen svår att navigera. Uppgifter som egentligen borde vara enkla tar längre tid eftersom du måste tolka, jämföra och rätta informationen innan du kan agera på den.

Felaktig eller ofullständig data

Saknas viktig leverantörsinformation som ledtider, MOQ:er, MOV:er eller order- och stängningsdatum hamnar du ständigt i en reaktiv position. Att lägga in uppskattade siffror eller använda samma standardledtid för alla leverantörer skapar dessutom orealistiska förväntningar och försämrar kundservicen. Om dina BOM:ar inte är korrekt länkade riskerar du att missa kritiska komponenter, vilket i sin tur kan leda till att kundorder helt uteblir.

Föråldrad data

Om ditt kalkylblad innehåller inaktiva SKU:er som fortfarande visas som aktiva kan de trigga upprepade beställningar trots att det inte finns någon efterfrågan. Lagret fylls med produkter som aldrig säljs och tar upp värdefullt utrymme och kapital.

Saknad data

Om du inte kan svara på frågor som:

• Har du säsongsvariationer i efterfrågan?
• Vilka produkter driver mest försäljning?
• Hur mycket kapital är bundet i lager?

… då saknar du viktiga insikter för att kunna fatta rätt inköpsbeslut. Brist på data gör att din strategi riskerar att styras av magkänsla istället för fakta.

Flera datakällor

När olika kalkylblad, system och ERP-lösningar inte är synkade uppstår snabbt förvirring och fel. Använder du dessutom papper och penna i vissa delar av arbetet kan du aldrig vara säker på att informationen faktiskt överensstämmer med det som finns i systemet. Utan en gemensam, pålitlig “one source of truth” ökar risken för ineffektivitet och felaktiga beslut.

Tidskrävande manuellt arbete

Det finns sällan tid över för att gå igenom, rensa och uppdatera data. Ju längre det dröjer, desto svårare blir arbetet, och desto mindre användbar blir informationen. Manuell inmatning innebär dessutom en konstant risk för mänskliga misstag. Ett enda fel i en nyckelparameter kan kosta företaget tusentals kronor utan att någon märker det förrän det är för sent.

Vilka är fördelarna med god datahygien?

Kostnadsbesparingar

Dålig eller saknad data, som felaktiga ledtider eller inaktiva artiklar som fortfarande visas som aktiva, leder ofta till beslut som kostar både tid och pengar. Genom att arbeta med regelbunden rengöring och validering säkerställer du att inköpsbesluten baseras på faktisk efterfrågan och korrekt information. Det ger dig bättre kontroll över lagret, minskar risken för bristsituationer och gör att du kan upprätthålla en hög servicenivå utan onödiga expressbeställningar. Sammantaget stärker detta ditt rykte och gör dig till en mer pålitlig partner på marknaden.

Minskad administrationstid

Datahygien kan uppfattas som en tidskrävande uppgift, men dålig data är i längden en betydligt större belastning, inte minst på kassaflödet. När du investerar tid i att strukturera och kvalitetssäkra datan nu minskar behovet av framtida brandkårsutryckningar och akuta rättningar. Efter ett initialt arbete räcker det ofta med regelbundna, enklare kontroller för att hålla informationen ren. Din framtida arbetsvardag blir smidigare, och lagerhanteringen fungerar som den ska.

Enklare integrationer

Ren, välstrukturerad data gör det betydligt enklare att koppla nya system, som ett affärssystem eller ett lageroptimeringsverktyg. Eftersom resultaten aldrig blir bättre än dina indata är korrekt data en förutsättning för tillförlitliga analyser, bra prognoser och smarta automatiseringar. Med rätt kvalitet i grunden får du ut maximal effekt av dina systeminvesteringar.

Så övervinner du utmaningarna med datahygien

Känns dina kalkylblad som ett enda virrvarr där du knappt vet var du ska börja? Du är långt ifrån ensam. Bristande datakvalitet är en av de största tidstjuvarna inom inköp och supply chain, men med rätt arbetssätt går det att vända trenden. Här är några praktiska och beprövade metoder som hjälper dig att skapa ordning, struktur och långsiktig hållbarhet.

1. Börja med en datastädning – men gör det smart

Att ta tag i all data på en gång kan kännas överväldigande. I stället för att avsätta flera dagar kan du göra en konkret lista och börja med en timme om dagen. Det gör arbetet mer hanterbart och mindre stressigt.

Kom också ihåg att du inte behöver göra allt själv. Fördela ansvaret i teamet, det skapar engagemang, delaktighet och gör att jobbet faktiskt blir roligare. Fira även de små stegen framåt!

2. Skapa ett ramverk för datastyrning

När du väl har ren och korrekt data gäller det att hålla den i gott skick. Ta fram tydliga riktlinjer för hur information ska samlas in, valideras och lagras.

Granska policyn regelbundet och justera den när verksamheten utvecklas, nya leverantörer tillkommer eller processer förändras. Ett starkt ramverk är fundamentet för hållbar datakvalitet över tid.

3. Utbilda och involvera teamet

Om bara en person förstår värdet av datahygien kommer arbetet snabbt att rinna ut i sanden. Dela därför policyn med hela teamet och förklara varför den är viktig för att säkra leveransprecision, undvika akuta situationer och förbättra kundservicen.

Kör gärna korta, återkommande utbildningar och visa konkreta exempel:
 ”När vi uppdaterade leverantörernas ledtider ökade vår leveransprecision.”
 ”När BOM-informationen blev korrekt kunde vi montera kompletta produkter utan förseningar.”

4. Standardisera format och namngivning

Bestäm gemensamma regler för hur data ska matas in, till exempel standardiserade format, strukturerade kategorier och enhetliga namn.

Använd fördefinierade värden, drop-down-menyer och valideringsregler som stoppar felaktig information redan innan den sparas. Det minskar variationer och fel som annars sprider sig i systemet.

5. Schemalägg regelbundna kontroller

Skapa en checklista för återkommande uppgifter, som att:

• Rensa dubbletter
• Uppdatera leverantörers ledtider
• Kontrollera inaktiva artiklar

Bryt ner arbetet för att göra det hanterbart, en leverantör eller produktgrupp per månad är oftast betydligt mer realistiskt än att försöka ta allt i ett svep.

6. Automatisera där det går

Ju mer du kan automatisera, desto mindre risk för manuella fel och desto mer tid frigörs till strategiskt inköpsarbete. Koppla gärna ett lageroptimeringssystem som EazyStock till ditt ERP. Då kan viktiga uppdateringar ske automatiskt – exempelvis att omorderpunkter justeras när ledtider förändras.

Resultatet? En mer balanserad lagerstruktur, mindre kapital bundet i överskottslager, lägre lagringskostnader och en högre servicegrad mot dina kunder.

Kontakta våra experter och upptäck hur EazyStock kan hjälpa dig att ta kontroll över din data, och skapa en mer effektiv, hållbar och förutsägbar inköpsprocess.