GPH Builders Merchants minskar överlager och gör enorma besparingar

GPH Builders Merchants (GPH) är en ledande distributör inom byggmaterialbranschen i Storbritannien. GPH erbjuder allt från cementblandare och grävmaskiner till betongblock, material och verktyg för att stödja byggindustrin.

Genom att kontinuerligt anpassa sig till föränderliga affärsbehov har GPH introducerat nya produkter och tjänster för att expandera och finns nu på fyra platser. Sedan 2021 driver de även en e-handelsplattform.

I detta kundcase för vi följa deras digitaliseringsresa närmare och kikar specifikt på hur GPH uppnådde betydande minskning av sina lagernivåer med EazyStock.

Utmaning: Manuell hantering av 25000 SKU:er över 4 lagerplatser

IT-chefen, Steve Greig, och hans team på GPH kände på sig bördan av att manuellt hantera 25 000 SKU:er över fyra lagerplatser och e-handel.

Utan systemstöd styrdes lagerhanteringen främst av inköparnas magkänsla och av leverantörers kampanjer vid beställning av varor. Rullande medelvärden och en ostrukturerad beställningsprocess gjorde att utbudet inte matchade efterfrågan, vilket resulterade i överlager och frekventa lagerbrister.

De behövde en lösning för att komplettera sitt ERP-system (Epicor BisTrack 3.9) och förenkla beställningsprocessen för atr effektivt hantera utmaningen med höga lagernivåer.

Bristen på tillförlitlig och tillgänglig data skapade även problem med synlighet. Återkommande problem med föråldrat lager upptäcktes för sent, och gjorde att de fick sälja produkter med stora rabatter för att frigöra kapital och ge plats åt nyare artiklar. GPH behövde en mer effektiv och proaktiv lösning med bättre lagersynlighet.

Lösning: Digitalisering för att fatta bättre inköpsbeslut

I strävan att optimera och effektivisera sin verksamhet tog GPH kontakt med en supply chain-konsult, vilket lade grunden för ett förändringsarbete. Ungefär samtidigt deltog Steve i ett event anordnat av Builders Merchants Federation (en branschorganisation för distributörer inom byggmaterial) som fokuserade på teknologi. Där träffade han EazyStocks Chief Revenue Officer, Peter Drakeley, som visade fördelarna med lageroptimering.

”Timing var perfekt! Under demonstrationen gick Peter igenom alla fördelar med EazyStock vilket överensstämde med de behov som vår supply chain konsult hade identifierat. Jag bokade en demonstration omedelbart, och Peter visade hur EazyStock, kunde hantera våra utmaningar. Det kändes snabbt mycket logiskt att använda mjukvara för att göra saker enklare och mer effektiva,” berättar Steve.

En annan fördel som Steve såg var att trots att systemet baseras på avancerade algoritmer och beräkningar i bakgrunden så var gränssnittet enkelt och användarvänligt.

”Ett intuitivt och enkelt gränssnitt var en viktig faktor för oss när vi valde system. EazyStock hittar balansen mellan att erbjuda komplex funktionalitet i ett lättanvänt gränssnitt!”

Nästa steg var att implementera EazyStock och säkerställa att GPH hade all rätt data i EazyStock för att börja optimera sina lagernivåer. Steve hade några farhågor om teamets systemkunskap för att ta sig ann ett nytt system, men det mildrades snabbt tack vare EazyStocks Customer Success-team och en bra upplärningsperiod. Steve berättar;

”En av de huvudsakliga sakerna som stod ut för mig under uppstartsperioden var vår utbildning. Vi gjorde allt online eftersom det var mitt under Covid-pandemin och valde att involvera all vår personal i utbildningen. EazyStocks Customer Success-team lyckades verkligen engagera teamet och visa hur EazyStock enkelt kan användas för att fatta bättre inköpsbeslut. Det gjorde övergången mindre skrämmande, och alla har anpassat sig bra, vilket har lett till en smidig övergång för alla våra filialer.”

Cristina, som är Customer Success Manager på EazyStock, förklarar;

”All utbildning ingår i prenumerationen av EazyStock, vilket gör att vi kunde arbeta tillsammans med Steve för att utveckla ett systematiskt och anpassat upplägg för just dem. Vi delade upp användarna i olika grupper med skräddarsydda behörigheter så att alla lärde sig det de behövde.”

Deras Customer Success-ansvariga hos EazyStock finns sedan löpande till hands för att erbjuda ytterligare stöd efter uppsättningen.

”Vi känner att det alltid finns stöd att få hos EazyStock; det blir nästan som en förlängning av vårt eget team,” säger Steve.

Resultat: Stora besparing, bättre lagerkoll och synlighet av lager

EazyStock har varit en banbrytande förändring för GPH, då de har kunnat ersätta sin manuella EazyStock har varit en banbrytande förändring för GPH, då de har kunnat ersätta sin manuella lagerhantering med ett systemstöd som ger stor synlighet över deras lagerhälsa, ökar effektiviteten och minskar deras överlager.

GPH har nu verktygen för att granska efterfrågetyper och överlager samt observera hur produkter rör sig genom sin livscykel. Möjligheten att identifiera föråldrade eller inkuranta produkter gör att GPH proaktivt kan fasa ut dessa och istället ersätta med nyare, mer relevanta artiklar. Den mest betydande förändringen för GPH har varit deras beställningsprocess.

Nu uppdateras denna information automatiskt i bakgrunden i EazyStock. GPH har en effektivare beställningsprocess som minimerar hanteringsfel. Genom att dela data mellan EazyStock och deras affärssystem, BisTrack, kan GPH generera inköpsorder direkt från EazyStock och undvika dubbelarbete.

Förutom det kan personalen nu noggrannare prognostisera efterfrågan och få mer insikter i sin lagerhållning. De omfattande rapporterna och den tillgängliga datan gör livet lättare för GPH.

”Vi kan gå tillbaka och titta på efterfrågan, samt faktiskt få användning av vår data för att få ut mer precisa prognoser. Det hjälper oss att förstå vad som händer med vårt lager. Vi är betydligt mer proaktiva när vi tittar på vårt lager och identifierar där efterfrågan förändras, och vi kan fatta välgrundade beslut baserade på den datan,” förklarar Steve.

Låt oss inte glömma de betydande kostnadsbesparingarna som GPH drar nytta av. EazyStocks funktion för omfördelning av lager har enbart bara den besparat GPH över £80 000 under sex månader genom att fördela lager från filialer med överlager till filialer där det fanns större efterfrågan, istället för att köpa in produkten på nytt från leverantören. Innan skötte varje lagerplats sitt lager oberoende av varande, vilket resulterade i nya lagerbeställningar även när ett annat lager hade täckning eller till och med ett överskott.

”Det som är bra med EazyStock är att vi kan följa utvecklingen varje dag. Vi kan sedan rapportera om dessa besparingar och förändringar månadsvis och dela med vår styrelse.”

Även funktionerna för säsongshantering och hantering av undantag har varit en ögonöppnare för GPH. Teamet kan snabbt svara på förändringar i efterfrågan och skapa mer precisa efterfrågningsprognoser. När EazyStock flaggar för avvikelser kan GPH välja om de ska inkludera ovanliga försäljningstoppar eller dalar i efterfrågningsprognoser baserat på om de är engångshändelser eller tecken på en trend för att undvika över- eller underprognoser.

”EazyStock gör det möjligt för oss att snabbt reagera på förändringar i efterfrågan jämfört med vad vi hade tidigare, vilket gör att vi kan justera våra inköpsbeslut baserat på den mest aktuella datan. En annan fantastisk funktion med EazyStock är order-fill-up, som enkelt visar vilka produkter som har kommande efterfrågan och behöver beställas näst om vi inte uppfyller leverantörens MOQ på en specifik inköpsorder. På så sätt kan vi fylla ordern med produkter vi faktiskt behöver.”

GPH har också fått en djupare förståelse för sitt lager.