Meldebestand im Einkauf optimal verwalten

Eine der Kennzahlen in der Lagerverwaltung ist der Meldebestand. In diesem Beitrag wollen wir diesen etwas genauer unter die Lupe nehmen. Dabei gehen wir auf die Funktionen, Aufgaben, den Unterschied zwischen Meldebestand und Mindestbestand und schließlich die Berechnung ein.

Was genau ist der Meldebestand? Eine Definition

Die Bezeichnung leitet es schon her. Wird innerhalb der Bestandsführung in einem Lager zu einem Artikel, einer Ware oder einem Gut ein bestimmter Bestand durch Entnahme erreicht, löst dies eine Meldung aus, deren Inhalt im Grunde besagt, das es Zeit ist, nachzubestellen. Vor der Einführung von Bestandsmanagementsoftware erfüllte diese Aufgabe die Lagerfachkarte beziehungsweise der Lager-Mitarbeiter, der die Entnahmen handschriftlich verzeichnete und ab einer bestimmten Stückzahl den Bestand beispielsweise an die Einkaufsabteilung meldete. Dies war oft mit Unsicherheiten begleitet, die sich mit der Einführung der Kanban-Methode verbesserte und seine wirkliche Effizienz erst durch den Einsatz von entsprechender Lagerhaltungssoftware sowie maschinenlesbaren Lager-Etiketten erreichte.

Meldebestand Aufgaben

Es ist nicht allein die Absicherung des Bestandes und damit dessen Verfügbarkeit für Handel und Produktion. Vielmehr ist der Meldebestand eine Marke oder eine Vorgabe für den verantwortlichen Einkauf des Unternehmens, zu dem jeweiligen Produkt entsprechend zu reagieren. Nicht immer bedeutet das Erreichen des Meldebestandes den sofortigen Nachkauf des Gutes oder der Ware, denn beispielsweise könnte zu diesem Zeitpunkt der Preis dafür ungünstig hoch liegen. Darum bestehen im Lagerwesen die beiden Lagerkennzahlen Meldebestand und Mindest- oder Sicherheitsbestand.

Was ist der Unterschied zwischen Meldebestand und Mindestbestand?

Während der Meldebestand einen gewissen Zeitraum zuläßt, indem etwa Preisverhandlungen durchgeführt werden können oder neue Anbieter zu suchen sind, besitzt der Sicherheits- oder Mindestbestand die Aufgabe, den Handel oder die Produktion vor Unwägbarkeiten zu schützen. Wie etwa der Ausfall oder die Verspätung einer Lieferung, die auf einen bestimmten Zeitpunkt terminiert war. Darum darf ein Mindestbestand auch nur dann genutzt werden, wenn eben ein solcher Notfall eintritt. Je nach Spezifikation des Gutes muss dementsprechend der Zeitraum zwischen dem Erreichen des Meldebestandes und dem darauf folgenden Erreichen des Mindestbestandes groß genug gewählt werden, um eine im üblichen Rahmen erfolgende Nachlieferung gewährleisten zu können.

Das Meldebestandsverfahren

Im modernen Lagerwesen kommen als Meldebestandsverfahren zwei Systeme zur Anwendung, die den optimalen Bestellzeitpunkt definieren. Beide Systeme orientieren sich am Verbrauch der Ware und unterteilen sich in das Bestellpunkt- und das Bestellrhythmus-Verfahren. Während das Bestellpunktverfahren den tatsächlich erreichten Meldebestand berücksichtigt und anhand dessen eine Neubestellung auslöst, beinhaltet das Bestellrhytmus-System einen konstanten Zeitintervall, in dem eine Bestellung ausgelöst wird, ohne dabei den tatsächlichen Bestand zu berücksichtigen. Diese intervallgesteuerte Bestellung findet vor allem dort ihre Anwendung wo der Verbrauch des Artikels kontinuierlich vorliegt und sich dementsprechend im Voraus berechnen lässt.

Der Vorteil dieser Art der Handhabung besteht darin, das zum einen Bestellvorgänge über die Bestandssoftware automatisiert ausgeführt werden können und zum anderen kann so unter Umständen ein günstiger Preis mit dem Lieferanten vereinbart werden, wenn dieser eine Abnahme über einen längeren Zeitraum gewährleistet sieht. Allerdings müssen für diese Art der Beschaffung entsprechend günstige Bedingungen vorliegen und es absehbar sein, das sich in der Preisstruktur wie auch den Lieferbedingungen keine dramatischen Veränderungen ergeben und ebenso der eigene Verbrauch gewährleistet ist. Es können sich auch Gefahren aus dem Bestellrhytmus-System ergeben wie etwa Überbestände oder Fehlmengen. In der Regel kann dem durch das Setzen von Meldemarken in der Bestandssoftware vorgebeugt werden, die dem Einkauf signalisieren, daß hier ein manueller Eingriff in die Bestandsführung notwendig ist.

Wie berechnet man den Meldebestand? Die Formel für den Meldebestand

Die einfachste Art der Berechnung oder Ermittlung des Meldebestandes ergibt sich aus dem Verbrauch in einem bestimmten Zeitraum und der Lieferzeit plus dem Mindestbestand. So können Sie den Meldebestand ausrechnen:

Meldebestand Formel: Täglicher Verbrauch x Lieferzeit + Sicherheitsbestand.

In einer Beispielrechnung würde dies dann folgendermaßen funktionieren: Der tägliche Verbrauch der Ware liegt bei 50 Einheiten. Die Beschaffungs- beziehungsweise Lieferzeit beträgt 9 Tage. Daraus ergibt sich also 50 x 9 = 450. Dazu kommt der im Vorfeld festgelegte Mindestbestand, hier im Beispiel 150 Einheiten, ausreichend für drei Tage, wenn sich die Lieferung verzögert. Insgesamt also 600 Stück, bei deren Erreichen der Meldebestandspunkt im System gesetzt wird.

Natürlich ist diese Formel zur Berechnung des Meldebestandes sehr einfach gehalten und beinhaltet keine weiteren Faktoren, die in einer solchen Beispielrechnung auch nicht aufgenommen werden können. Dazu bestehen zu viele Spezifikationen innerhalb der verschiedenen Güter, dem Verhalten der Lieferanten und dem damit verbunden Lieferantenrisiko, der eigenen Lagerstruktur, Schwankungen im Verbrauch genauso wie in der Nachbeschaffung oder markttechnischen Einzelheiten von Umweltkatastrophen über politische Einflüsse. Es benötigt dementsprechend etwas Fingerspitzengefühl und ebenso Erfahrung, die Höhe des Meldebestands in der Bestandssoftware richtig zu setzen.

Fazit

Sie sehen also, um den Meldebestand und verschiedene andere Bestandskalkulationen im Lager optimal durchführen zu können, ist es ratsam eine Software zur Bestandsoptimierung einzusetzen. Diese lässt sich schnell implementieren, erfordert keine zusätzliche IT-Infrastruktur und bringt bereits nach kurzer Zeit einen Return on Investment (ROI). EazyStock ist eins der führenden Tools, das sich praktisch als ERP Add-on einsetzen lässt und in der Regel die Lagerbestandskosten um 30% senken kann, während eine Produkt-Verfügbarkeit von bis 95% erreicht werden kann.

Einhergehend mit dem Meldebestand ist die Kennzahl des Sicherheitsbestandes. Eine wichtige Herausforderung hierbei ist es, diesen zu berechnen, um die gewünschte Produktverfügbarkeit zu erhalten. Mehr erfahren Sie in folgendem Ratgeber: