Wie mit Überbeständen umgehen?

Unabhängig von der Wirtschaftlichkeit und der Bestandsverwaltung eines Unternehmens können sich im Lager überschüssige Bestände ansammeln. Dieser Überbestand beansprucht nicht nur wertvollen Lagerplatz, sondern löst auch Cashflow-Probleme aus, die sich auf das Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens auswirken können.

Was sind Überbestände?

Der Begriff „Überbestand“ ist vielen aus dem Bereich der Bestandsverwaltung bekannt und bezieht sich auf Bestände, die den prognostizierten Bedarf übersteigen. Überbestände werden auch als zu hohe Bestände, übermäßige Bestände oder Überschussbestände bezeichnet. Dieses gängige Problem kann die Bilanz Ihres Unternehmens ernsthaft gefährden.

Häufige Ursachen für Überbestände

Es gibt drei typische Ursachen für überhöhte Lagerbestände:

1. Ungenaue Nachfrageprognosen
2. Schlechte Nachschubstrategie
3. Mangelnde Verfolgung des Produktlebenszyklus

1. Überbestände durch ungenaue Nachfrageprognosen

Die Artikel werden sich im Lager anhäufen, wenn Sie die Marktnachfrage zu hoch einschätzen und mehr Bestand bestellen, als Sie voraussichtlich absetzen werden. Deshalb ist es wichtig, genaue Nachfrageprognosen zu treffen. Dazu gehört, dass Sie Artikel erkennen, die saisonalen Schwankungen und Trends unterliegen und ihre Prognosen entsprechend anpassen.

Ihre Nachfrageprognosen sollten auch externe Faktoren berücksichtigen, wie z. B. die Aktivitäten der Wettbewerber. Wenn Ihre Konkurrenten zum Beispiel ihre Preise senken oder ein neues Produkt auf den Markt bringen, könnte dies die Nachfrage nach Ihren Produkten verringern.

In unserem Blog-Beitrag erfahren Sie mehr über die Genauigkeit von Bestandsprognosen.

2. Schlechte Nachschubstrategie und dadurch Überbestände

Bei der Bestandsauffüllung geht es darum, die richtige Menge an Lagerbeständen zur richtigen Zeit zu bestellen, um den prognostizierten Bedarf zu decken. Eine unzureichende Bestandsauffüllung ist häufig auf manuelle Prozesse zurückzuführen, bei denen wichtige Informationen nicht berücksichtigt werden, wie z.B. die aktuellen Lagerbestände, die Vorlaufzeiten der Lieferanten bzw. der gesamten Lieferkette, das Stadium im Produktlebenszyklus und der Wert der Artikel für das Unternehmen.

Ihr Enterprise Resource Planning (ERP)- oder Bestandsverwaltungssystem verfügt möglicherweise nicht über die Funktionalität, Ihre Nachbestellungspunkte und -mengen kontinuierlich an die Schwankungen von Angebot und Nachfrage anzupassen.

Mit der richtigen, auf Bestandsoptimierung spezialisierten Software, die an Ihr ERP angebunden ist, können Sie jedoch Ihre Bestandsauffüllung automatisieren und alle diese Faktoren berücksichtigen. Mit dieser Automatisierung werden nicht nur die Berechnungen beschleunigt, sondern auch das Potenzial für menschliche Fehler und die Anhäufung überschüssiger Bestände ausgeschaltet, so dass Sie die volle Kontrolle über Ihre Bestandsverwaltung behalten.

3. Management von Überbeständen und des Produktlebenszyklus

Alle Produkte durchlaufen einen Lebenszyklus – von der Markteinführung über die Marktreife bis zum Absatzrückgang. Überschüssige Bestände treten häufig in der Abschwungphase des Produktlebenszyklus auf, wenn die Nachfrage allmählich nachlässt. Wenn Sie dies nicht erkennen, bestellen Sie auch weiterhin auf der Grundlage früherer Bedarfszahlen.

Wenn Sie die Bedarfsentwicklung Ihrer Artikel nicht aktiv überwachen können oder wollen, besteht die Gefahr, dass Sie aufgrund ungenauer Prognosen mit einem hohen Überbestand konfrontiert werden.

Im Idealfall kann ein Unternehmen darauf hoffen, den größten Teil der überschüssigen Bestände abzuverkaufen und somit kostendeckend zu arbeiten oder nur einen kleinen Bruchteil des Gewinns zu verlieren. Werden die überschüssigen Bestände jedoch nicht liquidiert, enden sie in der Regel als veraltete oder tote Bestände, was gewöhnlich zu einem großen und schmerzhaften finanziellen Verlust in der Bilanz führt.

Häufige Irrtümer hinsichtlich Überbeständen

Unternehmen glauben manchmal fälschlicherweise, dass überschüssige Bestände von Vorteil sind. Hier sind einige häufige Trugschlüsse:

„Überbestände sind ein effizienter Weg, um ein höheres Service-Level zu erreichen (Auftragserfüllungsrate)“

Ein ständig vorrätiger Lagerbestand scheint ein logischer Weg zu sein, um jederzeit Produkte für den nächsten Auftrag bereit zu haben. Aber auch wenn Sie in der Lage sind, alle Ihre Aufträge zu erfüllen, binden Sie Kapital, das in andere Bereiche des Unternehmens investiert werden könnte, und verringern den Lagerumschlag. Außerdem könnten Mehrkosten entstehen, da die Gefahr besteht, dass der Bestand veraltet oder unbrauchbar wird und ausrangiert werden muss.

Wenn Sie Ihre Artikel nach deren Wert für Ihr Unternehmen klassifizieren, können Sie ausreichende Bestände vorhalten, um die Nachfrage zu decken, ohne dass Ihr Profit darunter leidet. Anstatt von allen SKUs die gleichen Mengen zu halten, können Sie die Lagerbestände nach der Bedeutung der Artikel für Ihr Unternehmen bemessen.

Bestandsoptimierung ist der Prozess, bei dem niedrige Bestände bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung eines hohen Servicelevels sichergestellt werden. Das ist effizienter, als von jedem Artikel maximale Mengen zu halten.

„Überbestand ermöglicht höheren Sicherheitsbestand (Pufferbestand)“

Es kann leicht passieren, dass Überbestände mit Sicherheitsbeständen verwechselt werden, aber beide sind verschieden. Der Sicherheitsbestand ist ein strategischer und kalkulierter Bestand, der dazu beiträgt, das Risiko von Fehlbeständen aufgrund unvorhersehbarer Faktoren zu verringern. Der Sicherheitsbestand wird in die Berechnung des Bestellpunktes einbezogen, um Variablen wie die Lieferzeiten der Lieferanten oder Nachfrageschwankungen zu berücksichtigen. Ein effektiver Sicherheitsbestand stellt sicher, dass immer ein Bestand verfügbar ist, um die Verkaufsnachfrage zu decken und die Kunden zufrieden zu stellen.

„Es lohnt sich, überschüssige Bestände zu kaufen, um bei Großbestellungen zu sparen.“

Manchmal kann der Kauf großer Mengen tatsächlich zu Kosteneinsparungen führen. Auch die Versandkosten können dadurch gesenkt werden, denn eine Großbestellung ist billiger als die Summe der Versand- und Bearbeitungskosten für mehrere kleinere Bestellungen. Allerdings ist es riskant, sich auf große Mengen von Artikeln festzulegen, ohne die Nachfrage zu berücksichtigen.

Intelligente Bedarfsprognosen und strategisch ausgerichtete Wiederbeschaffungsprozesse sorgen für eine höhere Kosteneffizienz ohne belastende Überbestände. Der Schlüssel liegt darin, den optimalen Bestellzeitpunkt und die optimale Bestellmenge zu finden, um ein kontinuierliches Bestandsgleichgewicht zu gewährleisten, damit die Nachfrage gedeckt werden kann, ohne dass sich die Bestände anhäufen.

In unserem Ratgeber zum Thema Nachschub wird erläutert, wie Sie die kosteneffizientesten Bestellzeitpunkte und -mengen festlegen können.

Nachteile von Überbestand

Überhöhte Lagerbestände haben viele negative Auswirkungen, von denen wir die drei wichtigsten im Folgenden erläutern:

• Hohe Opportunitätskosten: Eine exzessive Lagerhaltung bindet Kapital, das in andere Bereiche, wie Forschung und Entwicklung oder Marketing, investiert werden könnte. Die Kosten für die Bestände werden erst durch den Verkauf wieder hereingeholt, und je länger dies dauert, um so weniger Betriebskapital steht zur Verfügung. Bedenken Sie die Opportunitätskosten, wenn die Artikel letztendlich nie verkauft werden.

• Höhere Lagerhaltungskosten: Die Kosten für die Lagerhaltung können den Lagerplatz, die Betriebskosten und die Instandhaltung des Lagerraums umfassen. Einige Bestände müssen möglicherweise besonders aufbewahrt werden, z. B. durch Temperierung, um die Qualität des Materials zu erhalten. Überschüssige Bestände von Produkten mit geringer Umschlagshäufigkeit verbrauchen Lagerfläche, die stattdessen für Produkte mit höherer Nachfrage genutzt werden könnte. Sie können Ihre Lagerbestände um bis zu 30% reduzieren, indem Sie lediglich die Prognosemethoden und die Nachschubverfahren verbessern.
  
• Qualitätseinbußen und Produktverschleiß: Wenn Artikel länger als vorgesehen gelagert werden, kann dies zu Qualitätseinbußen führen. In solchen Situationen müssen Sie möglicherweise Lagerbestände zu einem reduzierten Preis verkaufen oder neue Artikel als Ersatz kaufen – beides kann kostspielig sein.

Wie wird man überschüssige Bestände los?

Wenn Sie überschüssige Bestände halten, gibt es Möglichkeiten, diese zu reduzieren. Danach ist es wichtig, dass Sie die richtigen Prozesse einführen, um sicherzustellen, dass sich der Überbestand nicht wieder aufbaut.

• Rabatte und Sonderangebote. Dies ist die häufigste Vorgehensweise. Wir beobachten regelmäßig Schlussverkäufe und Sonderangebote am Ende der Saison, wenn sich die Unternehmen auf neue Produkte vorbereiten. Wenn Ihre Gewinnspannen gering sind, verlieren Sie vielleicht einen Teil Ihrer ursprünglichen Investition, aber das ist besser, als die Artikel komplett abzuschreiben.
• Wiedervermarktung von Produkten. Wenn Ihr Bestand für den ursprünglichen Zweck oder das ursprüngliche Kundenprofil nicht nachgefragt wird, könnte er dann für eine andere Branche oder einen anderen Markt funktionieren?
• Produktbundles. Können Sie, ähnlich wie bei Rabattaktionen, Artikel bündeln, um sie für Ihre Kunden noch interessanter zu machen?
• Rückgabe von Waren an Lieferanten. Erkundigen Sie sich bei Ihren Lieferanten, ob sie eine Rückkauf-Option oder eine Möglichkeit zur Rückgabe von Artikeln gegen einen Rabatt bei zukünftigen Käufen anbieten.
• Liquidationsunternehmen. Sie könnten ein Unternehmen finden, das bereit ist, Ihre gesamten überschüssigen Bestände aufzukaufen, und obwohl dies wahrscheinlich mit starken Preisnachlässen verbunden ist, können Sie so Platz in Ihrem Lager schaffen.
• Abschreiben. Wenn Sie überschüssige Bestände nicht verkaufen können, müssen Sie sie möglicherweise abschreiben und den finanziellen Verlust hinnehmen.
• Spenden oder recyceln. Wenn es machbar ist, könnten Sie Lagerbestände spenden oder nach Möglichkeiten des industriellen Recyclings suchen, um zu vermeiden, dass sie auf der Mülldeponie landen.

Habe ich Überbestand?

Wenn Ihr Lager aus allen Nähten platzt und Sie keine neuen Waren einlagern können, ist davon auszugehen, dass Sie Überbestände haben. Wenn Sie sich jedoch nicht sicher sind, ob es sich um überschüssige Bestände handelt, müssen Sie Ihre Bestände analysieren und sie in eine der drei folgenden Kategorien einordnen:

Umlaufbestand („Gesunder Bestand“): Der Bestand, den Sie auf der Grundlage von Nachfrageprognosen verkaufen wollen.
Überbestand: Lagerbestände, die über den Umlauf- und Sicherheitsbeständen liegen und den prognostizierten Bedarf übersteigen.
Veraltete oder tote Bestände: Bestände, die ohne Nachfrage im Lager liegen bleiben (in der Regel nimmt man hier einen Zeitraum von mindestens 12 Monaten als Richtwert).

Der Status Ihres Lagerbestands gibt einen ersten Einblick in dessen Zustand. Im Idealfall sollten Sie nur gezielt Umlaufbestände oder „gesunde“ Lagerartikel führen, mit denen Sie die Kundennachfrage decken können.

Management von Überbeständen: Ein Lösungsansatz

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