Mindestbestand im Lager: Was Sie wissen sollten!

Angemessene Bestandslevel festzulegen, ist eine der wichtigsten und schwierigsten Aufgaben, der sich Lager-Manager stellen müssen. Wenn Sie zu viel Bestand haben, binden Sie unnötig Geschäftskapital und riskieren das Anhäufen von Altbeständen. Haben Sie wiederum zu wenig Bestand, gehen Sie die Gefahr ein, dass Sie Ihre Nachfrage nicht bedienen können und Ihnen daher Umsätze entgehen bis hin zu dem Verlust von Kunden. Die Folgen von schlechtem Bestandsmanagement verdeutlicht die folgende Grafik:

Der Mindestbestand ist dabei eine der wichtigsten Supply Chain Kennzahlen aus dem Bereich der festzulegenden Bestandslevel, über die zusammen mit weiteren Kennzahlen die Wirtschaftlichkeit eines Lagers kontrolliert und gesteuert werden kann.

Die optimale Höhe der Lagerbestände Finden

Im Großhandel und in der Distribution umfassen die Bestände nicht einfach nur eine simple Bevorratung bestimmter Artikel, die für den Verkauf bestimmt sind, um die Kundennachfrage bedienen zu können. Vielmehr kommt im Lager und damit im gewählten Bestandsmanagement die Unternehmens- und Absatzstrategie maßgebend zum Tragen. Denn in den Beständen wird ein Großteil des Kapitals solcher Unternehmen gebunden, über was man keinen Falls die Kontrolle verlieren darf, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

So müssen etwa Unternehmen im E-Commerce, deren Läger oft nur sehr begrenzte Kapazitäten bieten, entscheiden, welche Artikel sie lagernd halten wollen, und welche im Gegensatz nur auf Kundenbestellung hin beim Lieferanten geordert werden. Beide Wege haben natürlich großen Einfluss auf die Produktverfügbarkeit und Lieferdauer, jedoch auch auf Lagerkosten und benötigten Lagerplatz. Diese Entscheidung ist keineswegs trivial und kann sich stets im Laufe der Zeit ändern, auch wenn weitere Faktoren wie Saisonalitäten und Trends miteinkalkuliert werden.

Deshalb sollte es immer eine Balance zwischen den Bestandskosten und der Produktverfügbarkeit geben. Eine wichtige Herausforderung hierbei ist es, den Mindestbestand zu berechnen, um die gewünschte Produktverfügbarkeit einhalten zu können und „Stock-Outs“ zu vermeiden.

Der Mindestbestand

Der Mindestbestand ist, ähnlich wie der Sicherheitsbestand, eine Bestandskennzahl, die dafür sorgen soll, dass im Notfall der Bestand einer Ware und damit deren Verfügbarkeit über einen bestimmten Zeitraum gesichert ist. Szenarien, wann ein solcher Notfall eintritt, sind sehr vielseitig. Beispielweise könnte es bei einem oder mehreren Lieferanten zu einem Lieferengpass kommen oder Probleme beim Transport zu Verzögerungen führen.

Die Festlegung des Mindestbestandes beruht bei vielen Unternehmen noch auf Erfahrungswerten, wobei die Qualität der gewählten Mindestbestände in der Regel umso besser wird, je länger das Unternehmen schon tätig ist und daher bereits eine Historie an Erfahrungswerten gesammelt hat. Unternehmen, die neu am Markt sind, haben es hier oft schwieriger, denn sie müssen erst ein Gefühl dafür bekommen, welche Höhen sie als Mindestbestand für ihre Artikel einplanen müssen, abhängig von den vorliegenden Absätzen.

Jedoch gehen moderne Firmen bereits den nächsten Schritt, um sich von dieser oft mit Unsicherheit verbundenen Methode der Erfahrungswerte zu trennen: Sie setzen auf softwarebasierte Unterstützung. So kann fortschrittliche Bestandssoftware die Mindestbestände für jeden Artikel dynamisch sowie automatisiert berechnen. Grundlage der Berechnung sind dann die historischen Absatzdaten, es können bei den fortschrittlichsten Lösungen aber auch Trends, Saisonalitäten sowie Verkaufspromotionen miteinfließen.

Gründe für das Führen eines Mindestbestandes

Der Mindestbestand wird als ein Zusatz zum Grundbestand kalkuliert und für jeden Artikel als Puffer gelagert, um die Lieferfähigkeit und/oder Produktion auch bei vorherrschenden Unsicherheiten aufrecht halten zu können. Dies ist auch der Hauptgrund, warum Unternehmen diesen zusätzlichen Bestand führen – denn sie streben es an, einen konstant hohen Servicegrad zu gewährleisten.

Ferner sind solche Unsicherheiten unvermeidlich und äußern sich in Form von abweichenden Ist-Beständen von den Soll-Beständen und ergeben sich aus den bereits erwähnten Faktoren wie etwa nicht eingeplanter sinkender/steigender Kundennachfrage, Vorhersageungenauigkeit oder Lieferverzögerungen.

Die Herausforderung liegt dabei auf der Hand: Das erforderliche Niveau des Grundbestands muss richtig beurteilt werden, bei dem einerseits so wenig Mindestbestand wie möglich aufgeschlagen werden sollte und andererseits ein angemessener Puffer für Schwankungen inbegriffen ist.

Mindestbestand berechnen

Die Berechnung vom Mindestbestand ist ein wichtiger Aspekt, um die eigene Bestandsführung zu optimieren. Im Prinzip setzt sich der Bestand eines jeden Artikels aus mindestens drei Lagerkennzahlen zusammen: Dem Mindestbestand, dem Meldebestand und dem Maximalbestand.

Zur Kalkulation des Mindestbestandes bedarf es Wissen um die Lieferzeit, den täglichen Verbrauch und die Höhe eines Sicherheitszuschlages. Ein kurzes Beispiel:

• Die Lieferdauert beim Lieferanten nach Bestelleingang beträgt 14 Tage
• Von dem Produkt werden täglich 100 Einheiten benötigt bzw. verkauft
• Das entspricht einem Bedarf von 1400 Einheiten in 14 Tagen
• Der Sicherheitszuschlag, der noch hinzugerechnet wird, ist auf den Zeitraum von 14 Tagen festgelegt und entspricht so ebenfalls 1400 Einheiten

Damit beläuft sich der Mindestbestand entsprechend auf 2800 Einheiten.

Best-Practice zum Mindestbestand

Wer es also schafft, den Mindestbestand immer aktuell zu berechnen und entsprechend im Lager führt, ist dadurch gegen einen Großteil der Risiken gewappnet und kann stets seine Nachfrage bedienen, bis die Wiederbeschaffung wieder regulär ablaufen kann oder ein alternativer Lieferant gefunden ist. Aber auch hier am Beispiel sieht man wieder: Die aktuelle Nachfrage bzw. die benötigten Einheiten eines Artikels können sich schnell ändern, somit ist die entsprechende Kalkulation wieder mit den aktualisierten Werten durchzuführen. Muss man dies für eine Vielzahl an Artikeln dauerhaft manuell erledigen und einpflegen in sein System, kann das schnell Überhand nehmen. Daher ist die Unterstützung durch ein geeignetes Tool ratsam.

Eine nicht weniger wichtige Kennzahl ist der Sicherheitsbestand. Zu diesem Zweck haben wir unser Wissen dazu in einen kompakten Ratgeber gepackt, samt Berechnungen, Best Practice Methoden und Tipps. Einfach hier herunterladen: