Zo verminder je overtollige en verouderde voorraad in 5 stappen

Als je ‘overtollige voorraad’ of ‘verouderde voorraad’ intikt in een willekeurige zoekmachine, vind je talloze bedrijven die je er maar wat graag vanaf helpen. Het levert je weliswaar snel geld op en maakt ruimte vrij in je magazijn, maar tegen welke prijs?

Overtollige voorraad heeft veel nadelen, waaronder het risico dat deze verouderd raakt. Door overtollige voorraad met korting te verkopen, verminder je snel je voorraadniveaus en verlicht je je cashproblemen, al zal dit ongetwijfeld ten koste van je winstmarge gaan.

In dit artikel bespreken we proactieve maatregelen voor voorraadbeheer die je kunt nemen om overtollige en verouderde voorraad in je bedrijf te verminderen.

Identificeer je overtollige en verouderde voorraad

Probeer je voorraad in drie categorieën in te delen:

Gezonde voorraad (cyclusvoorraad): dit is de voorraad die je van plan bent te verkopen op basis van vraagprognoses.

Overtollige voorraad: hiervan is sprake wanneer de voorraad van een product plus de buffervoorraad de voorspelde vraag overschrijdt.

Verouderde voorraad: wanneer voorraad gedurende een langere periode (doorgaans minimaal twaalf maanden) in het magazijn blijft liggen, zonder dat er vraag naar is.

Dit is een goed uitgangspunt om te bepalen of je te maken hebt met overtollige en verouderde voorraad.

Beoordeel of de overtollige voorraad ‘risicovol’ is (verouderd kan raken)

Soms is het oké om meer voorraad te hebben dan de vraag vereist. Bijvoorbeeld wanneer je grote hoeveelheden artikelen hebt die continu goed verkopen. Je kunt je huidige voorraadniveau voor dit soort artikelen eenvoudig verlagen door minder vaak nieuwe artikelen te bestellen en eerst je voorraadoverschot te gebruiken.

Overtollige voorraad wordt echter een risico wanneer je grote hoeveelheden artikelen in je magazijn hebt liggen die een lage omloopsnelheid of een schommelende vraag hebben, bijvoorbeeld als de verkoop seizoensgebonden is of als de vraag afneemt omdat ze het einde van hun levencyclus naderen. Je moet deze artikelen daarom identificeren en een plan maken om de voorraadniveaus te verlagen en veroudering te voorkomen.

Begrijp de oorzaken van je overtollige en verouderde voorraad

Er kunnen veel redenen zijn waarom je overtollige voorraad hebt. Vaak komt het neer op:

1. Slechte voorraadprognoses
2. De behoefte om leveringsrisico’s te beperken, bijvoorbeeld door regelmatig wisselende levertijden van leveranciers
3. Streven naar 100% voorraadbeschikbaarheid (serviceniveaus)
4. Een complexe toeleveringsketen (dit kan een gelaagde (echelon-) of keten met meerdere locaties zijn)
5. Verkeerde keuzes op het gebied van voorraadbeheer

Gebruik deze regels als proactieve strategieën om overtollige en verouderde voorraad te voorkomen

Regel één: voorkom overtollige voorraad door betere vraagprognoses

Als je vraagprognoses regelmatig leiden tot te veel of te weinig voorraad, is het tijd om te kijken hoe je dit kunt verbeteren. Sommige methoden, zoals het voorspellen van de toekomstige vraag op basis van het aantal voorraaddagen, zijn te simpel en niet nauwkeurig genoeg. Om de vraag beter te voorspellen, kun je beter kijken naar vraagprognosetechnieken die rekening houden met trends, seizoensinvloeden en promotieactiviteiten.

Statistische vraagprognoses door gespecialiseerde software voor voorraadoptimalisatie, zoals EazyStock, analyseren elk product in je portefeuille en wijzen een vraagtype toe op basis van de levenscyclus ervan. Zo kan het meest relevante algoritme worden gebruikt om de vraag te voorspellen.

Dit betekent dat naarmate producten de groeifase, volwassenheidsfase en afnamegolf doorlopen en hun vraagpatronen veranderen, de algoritmen die worden gebruikt om de vraag te berekenen dynamisch worden bijgewerkt om de nauwkeurige van de prognoses te garanderen.

Lees meer over de nauwkeurigheid van vraagprognoses en de vraagvoorspellingssoftware van EazyStock.

Regel twee: gebruik geen overtollige voorraad om leveringsrisico’s te beperken

Het aanhouden van overtollige voorraad is niet de oplossing voor problemen met de levertijden van je leveranciers. In plaats daarvan moet je dit probleem aanpakken door:

Planning for supplier holidays in advance: If you know when your suppliers shut down, e.g. for annual holidays, Chinese New Year etc, add these periods of closure to your lead times and adjust reordering points accordingly. Inventory optimisation software like EazyStock can make this easier by automating recommended orders.

De levertijden van je leveranciers in de gaten te houden: houd de levertijden van je leveranciers bij om te zien of ze hun afgesproken serviceniveau halen. Als ze consequent te laat leveren, moet je contact met ze opnemen om hun serviceniveau weer op de rails te krijgen of op zoek gaan naar andere leveranciers. Bouw in de tussentijd voldoende veiligheidsvoorraad (buffervoorraad) op om vertragingen op te vangen.

Regel drie: stop met het aanhouden van overtollige voorraad om voorraadtekorten te voorkomen

De belangrijkste les uit dit artikel is dat het aanhouden van grote voorraden niet de enige manier is om de beschikbaarheid van producten te garanderen. Je kunt een hoog serviceniveau bieden en een uitstekende voorraadbeschikbaarheid realiseren zonder grote hoeveelheden van elk artikel in je magazijn te bewaren. De sleutel is om voorraadoptimalisatietechnieken te gebruiken bij het vaststellen van je voorraadbeleid.

Dit betekent dat je verder moet kijken dan een simpele ABC-analyse. In plaats daarvan moet je prioriteiten stellen voor welke voorraadartikelen je wilt aanhouden op basis van meerdere criteria, zoals vraagtypen, pickfrequentie, vraagvolatiliteit en verkoopkosten (of winstgevendheid). Zo kun je de voorraadniveaus van elk artikel in je magazijn bepalen op basis van hoe goed het verkoopt en wat de kosten ervan voor het bedrijf zijn. Een typische voorraadbeleidsmatrix ziet er ongeveer zo uit:

Hier worden de donkerpaarse artikelen in de categorieën rechtsonder het vaakst gepickt en kost de verkoop ervan weinig geld. Dit soort artikelen worden meestal in grotere hoeveelheden opgeslagen dan de donkerroze cirkels, die minder vaak worden gepickt en duurder zijn voor het bedrijf.

De voorraadmatrix van elk bedrijf ziet er anders uit en kan bovendien verschillen voor elke productcategorie. Een postorderbedrijf wil bijvoorbeeld alle artikelen op voorraad hebben en zou daarom alle vakjes in meer of mindere mate aangevinkt hebben.

Je moet voor elke categorie een serviceniveaudoelstelling (voorraadbeschikbaarheid) vaststellen. Deze zijn doorgaans hoger voor artikelen die vaker worden gepickt en waarvan de verkoopkosten lager zijn. Het doel is om een evenwicht te vinden tussen het geld dat vastzit in voorraad en je ideale beschikbaarheiddoelstellingen.

Met een voorraadbeleid voor elke SKU, waarin afzonderlijke voorraadniveaus en bijbehorende leveringsdoelen zijn vastgelegd, verminder je het risico op overtollige en verouderde voorraad aanzienlijk.

Het opstellen van een gedetailleerde voorraadmatrix kan een hele uitdaging zijn zonder gespecialiseerde software voor voorraadoptimalisatie. Een programma als EazyStock kan je gelukkig het zware werk uit handen nemen. Als de vraag, pickfrequentie en kosten veranderen, verplaatst EazyStock automatisch artikelen naar de juiste voorraadcategorie en past het de aanbevolen voorraadniveaus dynamisch aan.

Regel vier: optimaliseer de voorraadniveaus in je hele toeleveringsketen

Als je een toeleveringsketen hebt die uit meerdere lagen bestaat (multi-echelon) of voorraad op meerdere locaties aanhoudt, kan het lastig zijn om overtollige voorraad te voorkomen. Zo is het bij gedecentraliseerde bestellingen gebruikelijk dat voorraadplanners ‘een beetje extra’ bestellen en hun prognoses opblazen om het risico op uitverkoop te dekken. Deze extraatjes kunnen al snel leiden tot grote overtollige voorraden als dit op elke voorraadlocatie gebeurt.

De oplossing is om je voorraad te plannen en te beheren vanuit één centraal overzicht. Systemen zoals EazyStock baseren hun prognoses en nabestellingen op de vraaggegevens van het verkooppunt, niet op de vraag in elke fase van de keten. Een overzicht van de voorraadniveaus op alle locaties kan de voorraad in evenwicht brengen. Dit betekent dat je overtollige voorraad van de ene locatie kunt verplaatsen naar een andere locatie met een laag niveau van hetzelfde artikel, voordat je een nieuwe bestelling plaatst bij je leverancier.

Door je voorraad op alle niveaus en locaties te beheren, ruim je snel overtollige voorraad in je toeleveringsketen op en minimaliseer je het risico dat verouderde artikelen in het magazijn blijven liggen.

Regel vijf: bestel je voorraad verstandig

Het is verleidelijk om veel artikelen in te kopen voor de beste prijs, vooral als die artikelen een hoge omloopsnelheid hebben. Voor artikelen die minder vlot verkopen en waarvan de vraag onregelmatig is of daalt, kan dit echter problemen opleveren. Hoewel je misschien geld bespaart op de voorraadkosten, zit je met overtollige voorraad als de artikelen niet verkopen en loop je het risico dat ze verouderen en je ze met korting moet verkopen.

Overtollige voorraad kan ook het gevolg zijn van hoge minimale bestelhoeveelheden (MOQ’s). Als dit het geval is, kijk dan of je met je leveranciers kunt onderhandelen of alternatieven kunt vinden met lagere MOQ’s. Het kan beter zijn om een hogere eenheidsprijs te betalen voor kleinere bestelhoeveelheden dan dat je geld vast komt te zitten in voorraad die niet snel genoeg je magazijn verlaat.

Samenvatting

Overtollige en verouderde voorraden kunnen bijzonder problematisch zijn voor bedrijven. Het vinden van proactieve manieren om voorraadopbouw te voorkomen kan dan ook aanzienlijke voordelen opleveren. Continue verbetering van de cashflow, meer werkkapitaal, een betere voorraadomloopsnelheid en lagere opslagkosten dragen allemaal bij aan een gezonde winstmarge.