Veiligheidsvoorraad berekenen

Als ondernemer probeer je zoveel mogelijk te voorkomen dat je een klant niet kunt helpen. Het kost geld als je een klant niet kunt helpen en het kan een klant afschrikken. Zeker wanneer dat vaker gebeurt. Om dat te vermijden, kun je een veiligheidsvoorraad berekenen, per order, per klant of per product. Hiervoor heb je gegevens nodig, zoals de historische verkoopgegevens, de verkoopvoorspelling en de aanwezige voorraden. Met een ERP‑systeem (enterprise resource planning) kunnen veel gegevens direct opgevraagd worden. Met voorraadoptimalisatie-software kan dat via een cloud‑ of SaaS‑oplossing, op elk gewenst moment, op iedere plek. Door het bepalen van de veiligheidsvoorraad wordt direct voorkomen dat klanten niet geholpen kunnen worden en dat je verkoop mist.

Klandizie

Veel hangt natuurlijk af van de aard van de producten die je verkoopt. Het is een groot verschil of je een supermarkt, een wijnhandel of een metaalconstructiebedrijf runt. In het laatste geval zijn er vaak vaste klanten die jaarlijks heel wat orders plaatsen en/of doorlopende orders hebben geplaatst. Hier speelt het aanhouden van de levertermijnen een grote rol bij het berekenen van de veiligheidsvoorraad. Er zullen altijd kant-en-klare producten aanwezig moeten zijn en een constante aanvoerlijn die ervoor zorgt dat er steeds producten geleverd kunnen worden. Bij een doorlopende order leidt het even niet kunnen leveren mogelijk tot productieproblemen bij de klant.

Betrouwbaar

Het berekenen van de veiligheidsvoorraad vereist dus meer dan alleen de juiste cijfers. Het heeft ook te maken met de betrouwbaarheid die je als ondernemer wilt uitstralen naar klanten. Zo kan een wijnhandel de klant aanbieden het product te bestellen en direct aan huis te leveren. Bij een bedrijf dat drank aan een discotheek levert, ligt dit anders. Niet leveren heeft dan directe gevolgen voor de omzet en kan tot problemen met de klant leiden. Daar staat tegenover dat wel kunnen leveren, bijvoorbeeld in een noodgeval, omdat er plots veel meer wordt omgezet, vaak extra krediet oplevert. Zo gelden voor iedere onderneming andere spelregels voor het berekenen van de veiligheidsvoorraad. Een ander aspect is de betrouwbaarheid van de eigen leveranciers, want als die je in de steek laten, ontstaan er ook problemen.

Voorraadvoorspelling

Wie de veiligheidsvoorraad berekenen wil, krijgt met heel wat vragen te maken.

• Hoeveel voorraad hebben we nodig voor een goed productieverloop?
• Hoeveel kosten kunnen we aan voor wat betreft de aan te houden voorraad?
• Hoeveel voorraad is in het bedrijf aanwezig?
• Gaat een klant akkoord met een backorder en is hij bereid even te wachten? Backorders kunnen een belangrijke orderbron zijn, zoals onlangs weer te zien was bij de aanbieding van een nieuwe elektrische auto; meer dan een kwart miljoen mensen gaven een backorder, terwijl de auto nog gebouwd moet worden. Een ondernemer die een goede naam opgebouwd heeft, kan soms van deze opdrachtvorm gebruikmaken. Het mag echter geen regel worden.
• Hoe groot moet de veiligheidsvoorraad per product zijn?
• Welke marge leggen we vast? Altijd alles kunnen leveren, is onmogelijk. Hoe vaak mag een klant ‘momenteel niet leverbaar’ horen? Dit is belangrijk omdat dit mede bepaalt hoe hoog een eventuele voorraad moet worden.

Een voorbeeld:

Veiligheidsvoorraad berekenen

Met de formule k * σ * √ (R + L) kun je de veiligheidsvoorraad berekenen.

Hiervoor wordt de doorlooptijd vermenigvuldigd met de afwijking tussen de voorspelling en de werkelijke verkoop en vervolgens vermenigvuldigd met het door het management bepaalde serviceniveau. Vervolgens is het een strategische vraag of de voorraad op dat niveau moet worden vastgesteld of dat het risico wordt genomen van zo nu en dan nee moeten verkopen.

Een voorbeeld:

Automatisch de veiligheidsvoorraad berekenen

Voorraadoptimalisatie-software berekent de veiligheidsvoorraad dynamisch en houdt hierbij rekening met de vraagvoorspelling, ook wel verkoopvoorspelling genoemd. Sommige berekenen ook automatisch de levertijd, waardoor de hoogte van de veiligheidsvoorraad nog nauwkeuriger is.

Service

Als goede ondernemer werk je aan een uitstekend serviceniveau, want dat draagt bij aan de opbouw van een vaste klandizie. Het heeft een bijkomend effect dat klanten je aanbevelen bij vrienden, familie, buren en collega’s; dat levert nieuwe clientèle op, zonder extra reclame. Het is daarnaast van belang bij grote klanten, die vaak een jarenlange verbintenis aan willen gaan en die vertrouwen op een ononderbroken levering. De betrouwbaarheid die je als ondernemer graag wilt aanbieden, is hierbij van zeer groot belang voor toekomstige opdrachten. Het maakt eigenlijk niet uit of dit een mkb’er is of iemand met een webwinkel. Voor iedere ondernemer gelden op dit gebied dezelfde spelregels. Wie goed voor de klant zorgt, zal door die tevreden klant beloond worden met een vervolgorder.

Waarom dan die veiligheid?

In het kort gelden een paar regels die het noodzakelijk maken de veiligheidsvoorraad te berekenen.

1. Altijd kunnen leveren, zorgt voor meer inkomsten en tevreden klanten.
2. Seizoensinvloeden of evenementen kunnen de verkoop plotseling aanjagen. Daar wil je op voorbereid zijn.
3. Een grote klant, met doorlopende orders, moet verzekerd zijn van constante levering. Zelfs op momenten dat hij vraagt om een extra levering. Met name in deze gevallen is het cruciaal voor de onderneming de veiligheidsvoorraad te berekenen.
4. Goede afspraken met de eigen leveranciers zorgen voor een afname van de voorraden, maar het biedt nooit 100% zekerheid bij onverwachte gebeurtenissen.
5. Hoe vaak durf je, ben je bereid, nee te verkopen?
6. Hoeveel geld mag er in de voorraad zitten? Dit is een belangrijke vraag, omdat extra voorraad extra kosten met zich meebrengt. Daarnaast kan het zorgen voor een groter gebruik van oppervlakte en voor renteverlies. Veiligheid boven alles is daarom misschien een stap te ver.

Hierdoor plant u vooruit zonder winstverlies.

eGuide: Bepalen van een gezond voorraadniveau

Om een beter beeld te krijgen van de huidige stand van uw voorraad en om te zien waar u aanpassingen dient te maken, kunt u onze whitepaper raadplegen en dit diagnosen op basis van 12 gedetailleerde vragen.