Overtollige voorraad voorkomen met goed voorraadbeheer

Een belangrijke kostenpost binnen een onderneming is de aanwezige voorraad aan goederen, halffabricaten en producten. Niet alleen neemt deze voorraad plek in beslag, het levert ook renteverlies op en er kan een overtollige voorraad ontstaan – en dat kost weer geld.

Wat is voorraadbeheer?

Overtollige voorraad voorkomen voorraadbeheer

Om de voorraad te kunnen optimaliseren, is het belangrijk dat heel helder is waarover wordt gesproken. Het draait namelijk om veel meer dan wat er aan voorraad in het magazijn ligt opgeslagen; alle goederenstromen binnen het bedrijf moeten worden beheerd.De planning legt vast wat er aan voorraad nodig is om het aantal orders op tijd te kunnen leveren en houdt daarbij rekening met de op historische cijfers gebaseerde uitval tijdens het productieproces. De verkoopafdeling draagt haar steentje bij door een zo accuraat mogelijke prognose van de te verwachten orderstroom aan te bieden, waarop vooruit gewerkt kan worden. Zo ontstaan er overal binnen het bedrijf voorraden. Om de kosten zo laag mogelijk te houden, is het dus belangrijk om de goederenstroom optimaal te laten verlopen, om geen onnodige opslag te creëren en om te voorkomen dat ‘op verdacht’ voorraad gemaakt wordt, die achteraf geheel of gedeeltelijk overtollige voorraad blijkt.

Veiligheidsvoorraad

Voor klanten die langdurende orders hebben geplaatst of met wie het bedrijf een langdurige relatie heeft, kan een zogenaamde veiligheidsvoorraad aangelegd worden. Die is gebaseerd op verzoeken om snelle extra leveringen in het verleden. Een andere reden om een veiligheidsvoorraad aan te leggen, kan een te verwachten extra verkoopgolf zijn. Denk aan langdurig zomer- of winterweer, grote manifestaties of een nieuwe trend.
De keuze om dit te doen heeft dus met twee verschillende strategische overwegingen te maken:
1. het onderhouden van de relatie met een goede klant;
2. het inspelen op de te verwachten vraag.

Productlevenscyclus

Als ondernemer krijgt u natuurlijk ook te maken met zaken als de productlevenscyclus. Dat is de tijd die een product nodig heeft tussen het produceren en de verkoop aan de consument.
Dit proces kent vier fasen:

Fase 1 is het nieuw op de markt zetten van een product.
In fase 2 wordt reclame gemaakt om het product meer bekendheid te geven en de omzet te vergroten.
Wanneer het product in fase 3 een marktpositie heeft veroverd kunnen aanpassingen, extra reclame en productverbetering aan de orde zijn om minimaal de marktpositie te behouden en waar mogelijk uit te bouwen.
In fase 4 kan de concurrentie groot zijn, het product niet meer voldoen aan de eisen en verwachtingen van de tijd of van de klant of kan er een nieuw product in de startblokken staan. Het kan ook zijn dat de bekendheid van het product zodanig is dat er alleen cosmetische aanpassingen nodig zijn.

Voor ieder van deze fasen is een ander beheer van de voorraad noodzakelijk. Wie met te grote verwachtingen op de markt stapt, kan achteraf met een verlies geconfronteerd worden. Overigens kan dit ook gelden bij een te lage inschatting van de verwachtingen.

Overtollige voorraad

Beslissingen, inschattingen, maar ook het onverwacht instorten van de markt kan overtollige voorraad veroorzaken. Zo kan de uitschakeling van het Nederlands voetbalelftal in de eerste ronde van het Europese of wereldkampioenschap tot een groot overschot aan producten leiden. Soms is dat gewoonweg domme pech, soms is het een gevolg van te groot optimisme. Want door rekening te houden met een mogelijk tekort aan producten kan via de inzet van extra capaciteit eventueel extra geproduceerd worden, mocht dat nodig blijken.Dat vereist én een goede interne planning én heldere afspraken met eventuele leveranciers van grondstoffen en/of halffabricaten.

Het is nooit 100% te voorkomen dat er producten overblijven. Om die toch te kunnen verkopen zijn uitverkoop en outlet uitgevonden. Een te grote voorraad kan geld kosten, maar kan via een andere weg ook bijdragen aan extra verkoop (denk aan de outlet) of extra bekendheid van het merk, de fabrikant of het product zelf en kan dus indirect toch voor extra omzet en extra winst zorgen.

Optimaal voorraadbeheer

Optimaal voorraadbeheer is niet altijd even simpel en makkelijk. Een voorraad die te klein of net op het randje is, kan voor extra kosten zorgen als er kleinere hoeveelheden nabesteld moeten worden of als een klant extra producten wil kopen.

De hamvraag is dan ook hoe je je voorraad zodanig kunt inrichten dat het optimaal haalbare ook behaald wordt? Dat kun je bereiken met een voorraadoptimalisatie-software, die aangepast is aan de onderneming en het productieproces, en die gebaseerd is op betrouwbare gegevens uit het verleden en een realistisch verwachtingsproces.

Voorraadoptimalisatie

Alles begint bij een goed opgezette administratie, waardoor overal en altijd zicht is op wat zich binnen het bedrijf afspeelt. Deze gegevens zijn van grote waarde voor de voorraadoptimalisatie-software. Die bouwt namelijk op basis van de historische gegevens, de verkoopprognoses en de reëel aanwezige orders een voorraadpatroon op. Op die manier voorkomt de software dat er te veel voorraad aanwezig is. En voorraad kost geld. Niet alleen omdat grondstoffen, etc. ingekocht moeten worden, maar ook omdat alles ergens een plek moet krijgen.

Als de voorraad veel plek inneemt, stijgen de kosten voor huur of moet er misschien wel uitgebreid worden. Zo veroorzaakt een teveel aan voorraad dus extra kosten. Iedere euro die niet noodzakelijkerwijs binnen de onderneming wordt gebruikt, kost letterlijk geld. Of doordat er rente over moet worden betaald; geleend geld. Of doordat die euro onzichtbare winst is. Dankzij voorraadoptimalisatie voorkomt je overtollige voorraad, waardoor de lasten dalen en de winst kan toenemen. Welke ondernemer wil dat nou niet? Slimme keuzes dragen bij aan dat optimale productieproces en via die weg aan winstoptimalisatie.