Einkaufsplanung – Bedeutung, Prozesse und Strategien

Definition der Einkaufsplanung

Die Einkaufsplanung bildet einen Bestandteil der Beschaffung und gehört zu den tragenden Säulen jeder Unternehmenslogistik. Wie alle betriebswirtschaftlichen Tätigkeiten dient auch die Einkaufsplanung dem Wertschöpfungsprozess.

Aufgabe der Einkaufsplanung im Supply Chain Management ist es, durch Beschaffung der nötigen Artikel die Kundennachfrage bedienen zu können. Das Ergebnis ist dann der Ertrag, der vom Markt zur Unternehmung zurückfließt und die Finanzierung weiterer Beschaffungen durch neue Einkäufe ermöglicht.

Zur Beschaffung gehört das Bereitstellen sämtlicher Sachgüter, Rechte und Dienstleistungen, die dem Betriebszweck dienen, als da sind: Geld und Kapital; Immobilien; Waren, Maschinen, Werkstoffe; Urheberrechte und Patente; Arbeitskräfte; inner- und außerbetriebliche Transportleistungen.

Bedeutung der Einkaufsplanung

Besondere Priorität hat die Einkaufsplanung im Bereich der Warenbeschaffung. Sie bildet dabei das wichtigste Instrument in der kaufmännischen Kalkulation, denn die Kosten bestimmen die Gewinnspanne. Deshalb ist eine strategische Einkaufsplanung existenznotwendig für jeden Betrieb, der am Markt konkurrenzfähig bleiben will.

Teilprozesse der Einkaufsplanung

Optimale Ergebnisse lassen sich bei den Wareneinkäufen erzielen durch sorgfältige Planung und eine gute kaufmännische Strategie.

Erfahrungsgemäß sind bei der strategischen Einkaufsplanung folgende Schwerpunkte für den maximalen Gewinn und die längerfristige Stabilisierung eines Unternehmens entscheidend:

1. Korrekte Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs im Zuge der Bedarfsplanung
2. objektiver Lieferanten- und Bezugsquellenvergleich
3. Auswahl und Qualität des Sortiments im Allgemeinen und insbesondere mit Blick auf die Angebote der Konkurrenz
4. eine mit Bezug auf Kapitalbindung, Lager- und Anlieferungskosten sowie mögliche Absatzrisiken hin vertretbare Bestellmenge
5. Kostenminimierung durch saisonal möglichst günstige Bestell- und Liefertermine
6. das konsequente Einhalten von Preisobergrenzen

Nun die Punkte im Einzelnen erläutert:

1. Bedarfsermittlung

Bei der Warenbeschaffung muss von den realistischen Absatzmöglichkeiten ausgegangen werden. Sie sind vom Bedarf und den Wünschen der Kundschaft abhängig. Außerdem ist zu berücksichtigen, inwieweit die für den Verkauf nötigen Waren noch oder schon im Lager vorhanden sind. Auch ist wichtig, wie sich die Beschaffungssituation bei Ihren Lieferanten gestaltet – gerade in Zeiten wo Lieferketten unterbrochen sind oder es logistische Probleme gibt wie durch beispielweise eine Container-Knappheit. Deshalb gehört zur Bedarfsermittlung das Feststellen der Lagerbestände sowie deren bisherige Entwicklung. Eine ERP-Add-On für die Bestandsoptimierung ist heutzutage sehr hilfreich, wenn es darum geht, aus aktuellen Bestands-Kennzahlen die bestmöglichen Einkaufsentscheidungen abzuleiten.

2. Bezugsquellen- und Lieferantenvergleich

Außer vielleicht bei Start-Ups sind meistens dank bestehender Geschäftsverbindungen Bezugsquellen und Lieferanten für die Einkaufsplanung bereits bekannt und haben sich bewährt. Trotzdem empfiehlt es sich, einen kontinuierlichen Vergleich zwischen Lieferanten zu führen, diese immer wieder durch aktuelle Informationen zu ergänzen und auf dem Laufenden zu halten, denn bei den bestehenden Einkaufspreisen, bei Mängeln und wiederholtem Lieferverzug sollten Alternativen vorhanden sein.

Allerdings muss der günstigste Lieferant nicht immer der optimalste sein, sondern vielmehr spielen noch andere Faktoren, wie beispielweise die Liefertreue, eine entscheidende Rolle. Daher sollte die Unternehmensführung einen möglichst ganzheitlichen Evaluationsprozess ansetzen. Im Rahmen eines adäquaten Risikomanagements kann zudem das Lieferantenrisiko minimiert werden.

3. Die Sortimentsplanung

Im Handel sind durch Branche und Art des Betriebes (Großhandel, Einzelhandel oder Produzent) schon viele Rahmenbedingungen für das Warensortiment vorbestimmt. Ernstzunehmende neue Kundenwünsche bezüglich der Nachfrage werden aufmerksam registriert und an die Einkaufsabteilung weitergegeben.

4. Die Bestellmenge

Auf alle Fälle muss die Lieferfähigkeit des Unternehmens sichergestellt sein, sonst kann dies äußerst negative Auswirkungen auf die Kundenbeziehungen haben. Darüber hinaus kann der zukünftige Bedarf nur prognostiziert werden. Richtwerte sind dabei die Absatzzahlen und historischen Daten sowie alle Umstände, die den Absatz in der Zukunft beeinflussen könnten. Das sind möglicherweise:

• Events (Messen, Ausstellungen oder Kongresse);
• politische Geschehnisse, die zu Hamsterkäufen führen;
• neue Konkurrenz;
• Witterungsverhältnisse und Jahreszeiten bei Sport- und Saisonartikeln;
• konjunkturelle Änderungen bei der Kaufkraft und/oder dem Preisniveau;
• Veränderung des Kundenkreises durch Gentrifizierung;
• Änderungen durch staatliche Besteuerungsmaßnahmen.

Die Vorratsbestände im Lager sollten den planbaren wirtschaftlichen Abläufen entsprechen und nicht unverhältnismäßig groß sein. Überbestand lässt Zins- und Lagerkosten sowie das Lagerrisiko ansteigen, schwächt die betriebliche Zahlungsfähigkeit und bindet Kapital, das möglicherweise anderweitig sinnvoller investiert werden könnte. Lediglich in Zeiten von Engpässen in der Lieferkette kann es Sinn machen, Überbestände anzuhäufen.

Sorgfältige Beschaffungsplanung verfolgt also im Einkauf zwei Ziele:

1. die Lieferfähigkeit durch ausreichende Bestände abzusichern und
2. die Lagerhaltungskosten niedrig zu halten durch Vermeiden unnötiger Bestände.

Optimal für das Erreichen beider Ziele ist ein Bestandsmanagement-System für die Einkaufsplanung, das alle verfügbaren Daten abgleicht, dann diese gegeneinander strebenden Ziele miteinander abstimmt und im Ergebnis die beste Bestellmenge für jede Ware determiniert. Ein solches System bietet die beste Grundlage zur beständigen Lieferfähigkeit, zum Einholen von Abgleich bezüglich Mengenrabatten und Staffelpreisen und zur optimalen Einkaufspolitik.

Beim Bestellen größerer Mengen räumen die meisten Lieferanten günstigere Liefer- und Zahlungsbedingungen ein. Höhere Bestellmengen senken außerdem die Bestellkosten, weil sie weniger Bestellvorgänge erfordern.

Daraus könnte man schlussfolgern, dass möglichst große Bestellmengen und Lagervorräte für lange Zeiträume optimal seien. Andererseits erhöhen diese niedrigeren Beschaffungskosten jedoch die Lagerkosten und die Kapitalbindung, die bei der Einkaufsplanung ebenfalls berücksichtigt werden müssen. Die Lagerdauer für die Vorräte verlängert sich und der Lagerzins für das gebundene Kapital steigt an.

Eine Bestellmenge ist dann optimal, wenn die Summe aus Beschaffungs- und Lagerkosten pro Mengeneinheit am geringsten ist. Es gehört zu den wichtigsten Aufgaben eines guten Warenwirtschaftssystems, diese Summe für die Einkaufsplanung zu errechnen und ständig zu aktualisieren.

5. Der Bestelltermin

Die neue Ware muss verfügbar sein, bevor die alte Ware ausverkauft ist. Ein optimaler Bestellzeitpunkt hängt ab von den Lieferfristen und der Umschlagshäufigkeit bei den bestellten Waren, der Lagerfähigkeit, den Lagerkapazitäten, der zu erwartenden Preisentwicklung und dem saisonalen Warenangebot. Bei diesem Teilprozess der Einkaufsplanung werden Beschaffungs- und Absatztermine einander angepasst.

6. Preispolitik

Hierbei geht es darum, Preisobergrenzen konsequent einzuhalten und durch Kalkulation die größten Einsparmöglichkeiten auszuschöpfen. Die Preisobergrenze ergibt sich durch Subtraktion der Handelsspanne vom zu erzielenden Verkaufspreis (Retrogradkalkulation).
Außerdem müssen auf einheitlicher Basis die Angebotspreise der Lieferanten verglichen werden mit Berücksichtigung ihrer jeweiligen Preisabschläge und -zuschläge (Bezugskalkulation).

Kontrolle

Zur Einkaufsplanung gehört auch die Kontrolle der Lieferungen bezüglich

1. Liefertermin,
2. Wareneingang,
3. Rechnungsprüfung,
4. Buchung des Wareneingangs.

Letzter Schritt ist eine nachträgliche Überprüfung (Revision) der Richtigkeit der Einkaufsplanung, um Fehlerquellen zu entdecken und Korrekturen für die Zukunft vornehmen zu können.

Dies war nun ein Überblick zum Thema Einkaufsplanung. Wenn Sie noch mehr darüber erfahren möchten, wie Sie das Beschaffungs- & Einkaufsmanagement optimal gestalten können, empfehlen wir Ihnen folgenden, kostenfreien Ratgeber: