Beschaffungsplanung – Stets die richtige Bestellung aufgeben

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Tags: Blog, Einkauf & Nachschub, Lagerbestandsoptimierung

Daniel Martinsson   26 Juli 2019


Beschaffungsplanung vor Lagerhalle

Inhaltsverzeichnis

  1. Beschaffungsplanung Definition
  2. Beschaffungsplanung Aufgaben & Kriterien
  3. Hauptziele der Beschaffungsplanung
  4. Fragen bei der Beschaffungsplanung
  5. Fazit

Beschaffungsplanung Definition

Heutzutage kann man feststellen, dass die Märkte und damit die Lieferketten der Unternehmen immer globaler und vernetzter werden. Dies hat natürlich großen Einfluss auf die Einkaufs- und Beschaffungsprozesse eines Unternehmens. Durch diese steigenge Komplexität ist eine solide Beschaffungsplanung inzwischen das A und O, weshalb sie bei dem Großteil der Unternehmen inzwischen eine Schlüsselrolle einnimmt.

Grundlage für die Entscheidungsfindung ist im Beschaffungsbereich der Bedarf an Gütern. Bei Unternehmen aus dem (Groß-)Handel lässt sich dieser grundsätzlich anhand von zwei Hauptfaktoren ableiten: Erstens aus der Analyse der historischen Verkaufsdaten vergangener Perioden und zweitens auf Basis der vorhandenen, offenen Kundenbestellungen.

Die Beschaffungsplanung umfasst die Vorbereitung und das Treffen von Beschaffungsentscheidungen. Sie beziehen sich auf die Handlungsalternativen, die eine Unternehmung bei dem Bezug von Gütern besitzt. Etwa kann es für ein und das selbe Produkt verschiedene Lieferanten geben, die es zu evaluieren gilt.

Sie steuert somit den Fluss der Beschaffungsgüter vom Wareneinkauf bis zum Transport zum betrieblichen Standort. Besonderes Gewicht besitzen hierbei die Beschaffungsprogrammplanung und die Lieferantenpolitik als laufend anstehende Entscheidungstatbestände.

Beschaffungsplanung Aufgaben & Kriterien

Vad är lageroptimeringZu den Aufgaben der Beschaffungsplanung gehören die Festlegung von Bestellpunkten und Bestellmengen, dies auch im Zusammenhang mit der Planung der optimalen Bestands-Level. Generell ist dieser Bereich dem übergeordneten Gebiet der Disposition zuzuordnen.

1) Bestellpunktrechnung

Aufgabe dieses Bereiches ist es, den Zeitpunkt zu ermitteln, wann eine Bestellung ausgelöst werden soll. Die Berechnung des Sollbestandes und der dazugehörigen optimalen Höhen der Sicherheits- oder Mindestbestände steht dabei im Vordergrund. Eine Unterschreitung von letzterem wird von vielen Unternehmen als Auslöser genutzt, um als Konsequenz eine neue Bestellung im Einkauf einzuleiten bzw. auszulösen, damit die Wiederauffüllung rechtzeitig garantiert werden kann. Das Niveau des Sollbestandes kann für unterschiedliche Artikel(-gruppen) unterschiedlich hoch ausfallen, je nach angepeilter Produkt-Verfügbarkeit für den Artikel.

2) Bestellmengenrechnung

Im nächsten Schritt wird festgelegt, welche Menge eine Bestellung umfasst. Dies ist Aufgabe der Bestellmengenrechnung. Auch hier kann es für verschiedene Artikelgruppen unterschiedlche Möglichkeiten der Nutzung bestimmter Verfahren geben.
Die Bestellmengenrechnung wird von vielen Kriterien der Beschaffungsplanung beeinflusst, wie zum Beispiel durch:
(1) Lagerhaltungskosten,
(2) Bestellkosten,
(3) Lagerkapazitäten,
(4) Wareneingangskapazitäten,
(5) Einkaufskonditionen.
Generell sollten sich die Bestellmengen an den in der Beschaffungsplanung festgelegten Sollbeständen, Sicherheitsbeständen und Mindestbeständen orientieren.

Hauptziele der Beschaffungsplanung

Beschaffungsplanung Ziele SkizzeMaßgeblich für jede Planung sind die verfolgten Ziele. Deshalb müssen ausgehend von den übergeordneten Unternehmenszielen operationale Beschaffungsziele abgeleitet werden, auf welche die gesamte Beschaffungsplanung ausgerichtet wird.

Besondere Bedeutung bei Beschaffungsentscheidungen besitzen als Ziele der Beschaffungsplanung die Optimierung der Beschaffungskosten, die Verminderung von Beschaffungsrisiken, die Einhaltung qualitativer Standards sowie die Optimierung der Steuerung & Kontrolle der Beschaffungsprozesse.

1) Optimierung der Beschaffungskosten

Das Kostenziel leitet sich aus dem Erfolgsziel der Unternehmung ab. Beschaffungskosten bestehen vor allem aus den Bezugskosten für die Beschaffungsgüter, den Kosten der Lagerung und des Transports sowie den Kosten für die betriebliche Planung, Durchführung und Kontrolle von Beschaffungsentscheidungen. Bei allen Kostenarten ist zu prüfen, inwieweit ihre Höhe durch die jeweiligen Beschaffungsaktivitäten beeinflussbar ist und wo noch Optimierungspotentiale bestehen. Beispielweise können sich häufig noch Bestandskosten reduzieren lassen durch geeignete Maßnahmen, etwa durch den Einsatz einer Software zur Bestandsoptimierung.

2) Verminderung von Beschaffungsrisiken

Die Beschaffungsrisiken können in vielerlei Hinsicht während des gesamten Beschaffungsprozesses anfallen. Sie reichen von dem internen Ausfall der Systeme/Software, über die man seine Beschaffung abwickelt bis hin zu externen logistischen Risiken, etwa dass die bestellte Ware auf dem Transportweg beschädigt wird oder abhandenkommt.

Aufgrund dieser Vielfältigkeit sollte man ein fundiertes Risikomanagement etablieren und konstant überwachen. Zusammengefasst fängt man am besten damit an, seine Beschaffungsrisiken zu erkennen und priorisieren. Als nächsten Schritt sollte man dann Notfallpläne erstellen, um bei Bedarf schnell reagieren zu können. Der letzte Schritt ist das Einrichten von Frühwarnindikatoren, wie zum Beispiel das Messen und überwachen geeigneter Beschaffungskennzahlen

3) Einhaltung qualitativer Standards

Qualitative Standards richten sich einerseits an die Eigenschaften der von der Beschaffung bereitzustellenden Güter, andererseits an die Qualität der dahinterliegenden Prozesse selber.

Ersteres beinhaltet, dass man gewisse Standards verfolgen sollte bei sämtlichen Gütern die man beschafft. So müssen die Güter alle gesetzlich geforderten Ansprüche erfüllen, je nach Markt wo man die Produkte anbietet, wie etwa erlaubte Materialien oder Prüfzertifikate, die gefordert sind. Bietet man ein Produkt an, bei diesem im Nachhinein gesundheitsschädliche Stoffe im Material entdeckt werden, kann dies ein kostspieliges Unterfangen werden und den Ruf des Unternehmens massiv schädigen.

Zweiteres, also die Beschaffungsprozesse selber, sollten ebenfalls Qualitätsstandards unterliegen. Zum Beispiel sollte man seine Lieferanten kontinuierlich evaluieren, ob diese etwa ihre versprochene Lieferzuverlässigkeit aufrecht halten können. Gibt es hier grobe, negative Abweichungen, kann man darüber nachdenken, neue Lieferanten als Alternative zu suchen, die die gewünschten Qualitätsstandards bieten können.

4) Optimierung der Steuerung & Kontrolle der Beschaffungsprozesse

Dieser Punkt ist eng verknüpft mit den vorher genannten Zielen: Um diese bestmöglich zu erreichen, sollte man logischerweise die zu Grunde liegenden Prozesse so effektiv und effizient wie möglich gestalten.

Viele Unternehmen machen hier den Fehler, diese Optimierung nicht regelmäßig neu zu betrachten und auszuwerten, sondern machen dies nur einmalig oder in sehr großen Zeitabständen. Dann läuft man Gefahr, Potentiale nicht zu erkennen und wichtige Trends/Best-Practices zu verpassen. Schlimmstenfalls verliert man sogar daraufhin den Anschluss zur Konkurrenz und man wird selbst als Partner für andere in der Lieferkette irrelevant.

Daher sollte diese Tätigkeit klar formuliert und strukturiert sein, und iterativ von verschiedenen Blickrichtungen und Stakeholdern regelmäßig durchgeführt werden.

Fragen bei der Beschaffungsplanung

Die Disposition wird hauptsächlich vom Bestellverhalten der Kunden sowie von der Zeitspanne bestimmt, welche benötigt wird, um eine Bestellung in der vom Kunden gewünschten Lieferzeit zu realisieren. Beide Determinanten sind dafür entscheidend, ob für ein Unternehmen eine bedarfsgesteuerte oder eine verbrauchsgesteuerte Disposition der Artikel notwendig ist.

Eine bedarfsgesteuerte Disposition kann nur dann durchgeführt werden, wenn die Wiederbeschaffungszeit des Produktes oder die eigene Durchlaufzeit bei Produktionsunternehmen, kürzer ist als die vom Kunden geforderte Lieferzeit.

Eine verbrauchsgesteuerte oder über eine Bestandsprognose gesteuerte Beschaffungsplanung ist dagegen zwingend, wenn Kundenbestellungen sehr kurzfristig und unregelmäßig eingehen und entsprechende Waren innerhalb der vom Kunden gewünschten Lieferzeit nicht beschafft oder produziert werden können

Fazit

Beschaffungsplanung Software LaptopDie Beschaffungsplanung ist äußerst wichtig im Supply Chain Management eines Unternehmens, z.B. zur Festlegung und Steuerung von Bestellpunkten und Bestellmengen. Ohne geeignete Beschaffungsprozesse verliert der Supply Chain Manager/Einkäufer schnell Überblick im Lager und kann keine adäquate Planung vornehmen. Zusätzlich leidet die Kundenzufriedenheit darunter, da Produkt-Verfügbarkeiten nicht eingehalten werden können und Bestandskosten unnötig in die Höhe getrieben werden. Weitere Details darüber, was Sie als Einkäufer im Bereich Beschaffungs- & Einkaufsmanagement beachten müssen, um optimal zu agieren, erhalten sie in unserem Ratgeber:


Ratgeber: Optimales Beschaffungs- & Einkaufsmanagement