Bestandscontrolling – Alles auf einen Blick

Notwendigkeit des Bestandscontrolling

Bestände richtig zu überprüfen erfordert ausgeklügeltes Bestandscontrolling. Anlagenintensive Unternehmen halten in dem Bemühen, eine hohe Anlagenverfügbarkeit zu erreichen, verhältnismäßig umfangreiche Bestände an Ersatz- bzw. Reserveteilen bereit. Seit einiger Zeit lässt sich allerdings feststellen, dass die Höhe der vorgehaltenen Bestände immer öfter einer kritischen Überprüfung unterzogen wird, um die Vorräte zu reduzieren und damit die für deren Bereithaltung anfallenden Kapital- und Lagerkosten zu senken. Andererseits stoßen Bestrebungen zum Abbau von Ersatzteilbeständen jedoch zunehmend auf Grenzen, da sich die Reparaturtechnologien derart weiterentwickeln, dass komplexe Instandhaltungsaufgaben oft nur noch vom Anlagenhersteller bewältigt werden können. Dies führt dazu, dass Anlagenbetreiber in vielen Fällen dem oft schnelleren und kostengünstigeren Teiletausch den Vorzug vor der Reparatur geben. Einem erfolgsorientierten technisch-wirtschaftlichen Bestandscontrollings sowie der damit einhergehenden Anlagenteil- bzw. Ersatzteillogistik ist insofern eine zunehmende Bedeutung beizumessen.

Aufgaben im Bestandscontrolling

Das Bestandscontrolling beschäftigt sich mit der Ermittlung, Aufbereitung und dem Soll-Ist-Vergleich von Bestandskennzahlen bzw. Lagerkennzahlen der Materialwirtschaft.

Die Aufgaben des Bestandscontrollings lassen sich folgendermaßen beschreiben:
(a) Kontinuierliche Betreuung des Vorratsvermögens in der Entwicklung des Auftragseinganges und des Umsatzes,
(b) Mitwirkung bei der Vorräteplanung,
(c) Transparenz für alle Bestände auf allen Ebenen des Unternehmens herstellen,
(d) Differenzierung der Bestände nach den unternehmensspezifischen Anforderungsprofilen,
(e) Offenlegung unproduktiver Bestände zwecks deren Abbau,
(f) Schaffung von Controlling-Instrumenten für die operativen Bereiche,
(g) Laufende Berichterstattung zur Entwicklung der Bestandskontrolle und -situation.

Ziele des Bestandscontrolling

Hauptziel des Bestandscontrollings ist die Minimierung der Bestandskosten. Das Ziel der Senkung von Bestandskosten und Fehlmengenkosten verhält sich gegenläufig, weil Bestandskosten eher durch niedrigen Lagerbestand vermieden werden können und für minimale Fehlmengenkosten eher hoher Lagerbestand vorteilhaft ist. Sowohl Bestandskosten als auch Fehlmengenkosten lassen sich nicht gänzlich verhindern.

Instrumente im Bestandscontrolling

Die bekantesten Möglichkeiten, das Teilespektrum im Hinblick auf ein anforderungsgerechtes Bestandscontrolling zu strukturieren, stellen die ABC- und XYZ-Analyse dar. In der Praxis ist beim Einsatz dieser Verfahren zu beachten, dass sie in bestimmten zeitlichen Abständen zu wiederholen sind. Um eine Bestandsanalyse durchführen zu können, muss sowohl die Anzahl der Klassen als auch die Klassengrenze festgelegt werden. In der Regel erfolgt die Umsetzung dann mit Hilfe einer Bestandscontrolling Software.

ABC-Analyse

Der Grundgedanke der ABC-Analyse bezieht sich auf die Erkenntnis, dass ein Unternehmen A-Erzeugnisse (sehr wichtig), B-Erzeugnisse (wichtig) und C-Erzeugnisse (weniger wichtig) besitzt. Die Kriterien für die Einteilung der Bestände in diese drei Kategorien richten sich nach dem mengen- und wertmäßigen Anteil eines Artikels am Lagerumsatz:

(1) A-Artikel: Artikel mit einem hohen Wert- und einem geringen Mengenanteil (ca. 10 bis 20 Prozent).

(2) B-Artikel: Artikel mit mittleren Wert- und Mengenantelen (ca. 20 bis 30 Prozent).

(3) C-Artikel: Artikel mit niedrigem Wert- und hohem Mengenanteil (ca. 60 bis 70 Prozent).

XYZ-Analyse

Neben dem Gesamtverbrauch in einer Planperiode ist auch der Verbrauchsverlauf der einzelnen Artikel während einer Planperode von Interesse. Die Einstufung in drei Gruppen erfolgt hierbei nach der Vorhersagegenauigkeit des Verbrauchs und somit der Dispositionsfähigkeit. Durch drei verschiedene Klassen (X, Y und Z) kann zusammen mit der ABC-Analyse eine Einteilung hinsichtlich des Bedarfsverlaufs und der Vorhersageganauigkeit vorgenommen werden:

(1) X-Artikel sind durch einen regelmäßigen Verbrauch gekennzeichnet. Der Bedarf ist gleichbleibend und weist nur gelegentliche Schwankungen um ein konstantes Niveau auf, so dass die Vorhersagegenauigkeit des Verbrauchs hoch ist.

(2) Für Y-Artikel ist charakteristisch, dass der Verbrauch stärkeren Schwankungen unterliegt. Der Verbrauchsverlauf ist trendförmig steigend oder fallend oder unterliegt saisonalen Schwankungen. Es besteht eine mittlere Vorhersagegenauigkeit bezüglich des Verbrauchs.

(3) Bei Z-Artikeln ist der Verbrauch unregelmäßig, wobei er stark schwanken oder lediglich sporadisch auftreten kann. Die Vorhersagegenauigkeit des Verbrauchs ist daher niedrig.

Das Bestandscontrolling und die Kontrolle über die Bestände ist auch ein Thema, das viele CFOs interessiert, denn die Bestände machen meist den Großteil des gebundenen Kapitals aus. Wie man die Kontrolle über die eigenen Bestände übernimmt, haben wir daher in einem Ratgeber zusammengefasst, damit Sie nicht den Anschluss verlieren: