Interview: 7 Antworten eines Bestandsmanagement-Experten zu Saisonalität

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Tags: Blog, Einkauf & Nachschub, Lagerbestandsoptimierung, Tipps & Tricks

Dominik Seidel   11 Dezember 2017


Interview article

Viele Unternehmen stehen in wiederkehrenden Zeitabständen vor der gleichen Problematik: Plötzlich weicht die Nachfrage extrem vom Durchschnittswert ab und schießt entweder in die Höhe, oder rutscht in den Keller. Verantwortlich dafür kann Saisonalität sein. Das heißt, dass manche Artikel zu bestimmten Zeiten im Jahr besonders viel oder wenig gefragt sind. Zum Beispiel werden klassische Geschenkartikel vor der Weihnachtszeit einen großen Anstieg verzeichnen, der dann nach Weihnachten wieder nachlässt.

Den Unternehmen sind diese Wechsel in der Nachfrage in der Regel bekannt – sie zu managen stellt jedoch für viele eine größere Herausforderung dar und schnell kann die gesamte Lieferkette in Mitleidenschaft gezogen werden, wenn die Saisonalitäten nicht bereits früh in der Planung berücksichtigt werden.

Gerade weil diese Thematik so oft zu Problemen führt, haben wir von EazyStock ein Interview dazu für Sie durchgeführt. Genauer gesagt mit einem unserer erfahrensten Supply Chain Spezialisten, Herrn Peter Drakeley. Gleichzeitig ist er unser „Head of Global Customer Success“ und damit stets in engem Kontakt mit unseren Kunden. Viel Spaß mit dem Interview:

F: Guten Tag Peter, vielen Dank für deine Zeit, um dieses spannende Interview mit dir als Experte, der täglich mit den Kunden arbeitet, durchzuführen. Könntest du dich kurz unseren Lesern vorstellen?

Peter Drakeley Head of Global Customer Success, EazyStock

Peter Drakeley

Selbstverständlich. Mein Name ist Peter Drakeley und ich bin „Head of Customer Success“ hier bei EazyStock. Meine Aufgabe ist es, die Teams zu betreuen, welche EazyStock implementieren. Dadurch wird abgesichert, dass wir für unsere Kunden das Maximum herausholen können, bei deren Nutzung der EazyStock Lösung. Ich bin bereits fast ein Jahrzehnt tätig in der Supply Chain Optimierung und habe schon mit weltweit bekannten Firmen zusammengearbeitet wie JCB, Mazda, Safran Group und vielen anderen KMUs.

F: OK vielen Dank! Also das Thema heute ist Saisonalität in der Nachfrage und wie man diese managen kann – Ist dies generell ein Thema, mit denen viele Unternehmen zu kämpfen haben? Zum Beispiel jetzt gerade in der Vorweihnachtszeit?

Saisonalität kann ein großes Problem für Unternehmen nahezu jeder Industrie darstellen. Sei es durch saisonal beeinflusstes Kaufverhalten der Kunden, etwa zur Weihnachtszeit oder Ostern, wo die Kunden tendenziell mehr kaufen. Oder aber direkt in Verbindung stehend mit dem Wetter, wie zum Beispiel höherer Absatz von Anti-Frost Mitteln im Winter und Gartenzubehör im Frühling. Im Extremfall hatte ich die Situation erlebt, dass ein Unternehmen mehr als 50% ihres jährlichen Umsatzes während einer kurzen, saisonalen Stoßzeit verbucht.

Verzeichnet man einen signifikanten Anteil seines Umsatzes während einer saisonalen Periode, bedeutet dies, dass man während dieser Phase zwingend den richtigen Bestand führen muss. Damit sichert man ab, dass man die erhöhte Nachfrage bedienen kann und keine entgangenen Umsätze riskiert. Andererseits muss man es auf jeden Fall vermeiden, zu viel Bestand zu führen. Denn das wäre gleichbedeutend mit Überbestand, sobald die Hochsaison vorbei ist.

So gesehen ist dies also eine taffe Herausforderung und ein heikler Balance-Akt.

Ordner mit Saisonalität Bestellungen

F: Wow, das klingt nach einer wichtigen Angelegenheit, die man im Griff haben sollte! Was sind die verschiedenen Aspekte von Saisonalität, die man berücksichtigen sollte, um perfekt vorbereitet zu sein?

Im Hinblick auf die positiven Aspekte von Saisonalität, nämlich steigenden Umsätzen, sind die Hauptherausforderungen es zu verstehen, wann die Hochzeiten eintreten, wie stark diese die reguläre Nachfrage übertreffen sowie den Grad an Unsicherheit, der an die prognostizierte Nachfrage geknüpft ist. Versteht man diese 3 Elemente, erlaubt dies eine proaktive und rechtzeitige Aufstockung Ihrer Bestände, um dem Bedarf während der Hochsaison gerecht zu werden. Auch der Sicherheitsbestand und Mindestbestand können dann entsprechend angepasst werden, um jegliche Unsicherheitsfaktoren der Prognosen auszugleichen.

In den Perioden außerhalb der Hochsaison, wenn der Absatz für saisonale Produkte typischerweise geringer ist, ist es wichtig, die Höhe dieser fortlaufenden Verkäufe korrekt einzuschätzen und dementsprechend zu planen.

F: Basierend auf den eben genannten Aspekten, was sind dann die typischen Herausforderungen, denen Unternehmen gegenüberstehen, um diese in den Griff zu bekommen?

Die wichtigste und vermutlich schwierigste Aufgabe ohne die richtigen Tools ist das Durchführen einer akkuraten Bewertung der eben genannten 3 Faktoren. Darüber hinaus muss diese Bewertung zeitnah erfolgen. Wenn zum Beispiel die Bestände vor saisonalen Hochzeiten aufgestockt werden müssen, was wiederum bei Ihren Lieferanten für zusätzlichen Druck sorgen wird, sollten Sie diese zusätzliche Nachfrage frühzeitig ankündigen, damit diese genug Zeit haben, ein größeres Bestellvolumen abdecken zu können.

Oft reicht das simple Einkalkulieren der Regellieferzeit bei der Bestellung nicht aus, wenn es sich um Großbestellungen handelt, für die der Lieferant mehr Zeit benötigt. Hierbei ist es dann nötig, eine Prognose über die Bestellungen für eine bestimmte Zeitspanne aufzustellen, normalerweise für ein Jahr. Um einen wahren Vorteil zu erlangen, sollten in diesem Zeitraum von einem Jahr dann Faktoren wie Trends und saisonales Verhalten bereits einkalkuliert sein.

Sie können im Vornherein dann Ihren Bestell-Plan für das volle Jahr Ihrem Lieferanten zeigen. Zusammen können Sie dann Herausforderungen identifizieren, entweder für Sie selber oder aber den Lieferanten, und einen gemeinsamen Plan entwickeln, damit sichergestellt ist, dass die benötigten Artikel zur richtigen Zeit für Sie lieferbar sind und ein optimaler Bestellzeitpunkt gefunden wird.

Besprechung Saisonalität Bestellungen

F: Hast du ein konkretes Beispiel aus der Praxis in Zusammenhang mit Saisonalität?

Sicherlich! Wir arbeiten mit Kunden aus sämtlichen Industriesparten zusammen, die verschiedensten Herausforderungen mit Saisonalität gegenüberstehen. Ein naheliegendes Beispiel ist ein namhafter Energiekonzern, den wir mit unserer Software im Wartungsbereich unterstützen. Dieser schließt mit seinen Kunden Verträge ab, die die Wartung ihrer Haushaltsgeräte und Beheizungsanlagen, vorwiegend Zentralheizungen, garantiert.

Jeden Winter, wenn die Leute ihre Heizung wieder anschalten, hat das Unternehmen einen großen Bedarf an Ersatzteilen, sobald die Kunden merken, dass nach einer längeren Stillstandzeit die Dinge nicht mehr so funktionieren, wie sie eigentlich sollten. Die abgeschlossenen Garantien mit ihren Kunden erlauben keinerlei Spielraum für Fehler bei der Reparatur oder lange Verzögerungen für die Beschaffung. Sie bedienen außerdem eine große Vielzahl an Modellen von Zentralheizungen, was bedeutet, dass ein breites Spektrum an Teilen notwendig ist.

F: Wie konnten sie das Problem lösen und was kann generell unternommen werden?

Sie gingen exakt so vor wie oben beschrieben. Für jede einzelne Artikelposition wurde eine Prognose getätigt, wobei viele Artikelpositionen zu saisonalen Gruppen zusammengefasst wurden. Damit konnten aggregiert saisonale Faktoren für alle Artikel in der Gruppe kalkuliert werden und die Prognose entsprechend angepasst werden. Jedes Teil das nicht in einer Gruppe war, hat sein individuelles saisonales Profil und konnte so entsprechend prognostiziert werden. Teile mit einer schwach ausgeprägten saisonalen Korrelation wurden automatisch von den saisonalen Prognosen ausgeschlossen.

Auf Basis der saisonal angepassten Prognosen berechneten wir eine Bestell-Hochrechnung (in EazyStock als Bestellplan hinterlegt), die sie ihren Lieferanten senden konnten. Das erlaubte den Lieferanten, auf die Hochzeiten vorbereitet zu sein als auch auf die regulären Bestellungen während des Jahres.

Dieser Prozess ist nahezu vollständig automatisiert und jegliche Abweichungen werden dem Benutzer sofort als “Alarm“ angezeigt, damit proaktiv eine Reaktion erfolgen kann unter Anwendung der Daten von EazyStock.

EazyStock Produkte

F: Zum Abschluss: Was ist deine Voraussage für die Zukunft? Wird sich diese Problematik sogar noch verschärfen?

Definitiv werden auf der Konsumentenseite immer Hauptsaisonen auftreten und Unternehmen werden kontinuierlich um Umsätze konkurrieren. Vor allem durch den immer stärker dominierenden Online-Handel als Marktplatz werden die Kunden noch mehr Auswahlmöglichkeiten haben, mit hunderten von “alternativen“ Händlern nur einen Klick weit entfernt. Lange Lieferzeiten durch fehlende Bestände werden von den Konsumenten nicht mehr toleriert und so ist es umso wichtiger, den richtigen Bestand für die Hochsaisonen verfügbar zu haben. Unternehmen konkurrieren auch aufwärts der Lieferkette miteinander um von ihren Lieferanten beliefert zu werden, welche auch nur eine endliche Produktionskapazität besitzen. Zweifellos werden jene Unternehmen zum Zuge kommen, die proaktiv vorgehen und den Lieferanten frühestmöglich benachrichtigen.

Auf der B2B-Seite, mit immer mehr IoT-fähigen Geräten, sollte es theoretisch einfacher sein, für Artikel geeignete Prognosen zu erstellen, basierend auf Wahrscheinlichkeitsrechnungen. Letztendlich sollte damit eine höhere Genauigkeit bei den regulären und saisonalen Prognosen möglich sein. In der Praxis jedoch existieren aber noch große Schwierigkeiten damit und führen regelmäßig zu Lieferengpass. Nicht zuletzt da der Zugriff auf diese Art von Daten allgemein recht beschränkt ist auf eine kleine Gruppe an Unternehmen der Lieferkette, die vom Hersteller selektiert werden. Abermals erschwert dies Zulieferern, die keinen Zugriff auf diese Daten haben, mit der Konkurrenz mithalten zu können. Außer jedoch, wenn sie das Versprechen halten können, stets pünktlich und zu einem angemessenen Preis lieferfähig zu sein. Dafür muss aber gegeben sein, dass sich die Frachtkosten minimal halten lassen sowie der Bestand bereits auf Lager ist, anstatt erst auf Basis der Kundennachfrage beschafft wird.

In beiden Fällen ist der Schlüssel zum Erfolg, die saisonalen Prognosen korrekt vorliegen zu haben und ferner die saisonalen Bedürfnisse frühzeitig an Ihre Lieferanten zu kommunizieren!

Vielen Dank Peter, für diesen spannenden Einblick! An unsere Leser: Wollen Sie noch mehr dazu erfahren, wie Sie eine optimale Lieferbereitschaft erreichen können? Dann werfen Sie einen Blick in den folgenden Ratgeber:

White Paper - Ratgeber: Lieferbereitschaft erhöhen