Is er een optimale levertijd?

Een klant wil graag morgen het gekochte ontvangen, terwijl de leverancier liever iets meer tijd heeft. De levertijd speelt een steeds belangrijkere rol bij de verkoop van producten. Op welke manier kan de levertijd het best berekend worden, zodat zo min mogelijk kosten ontstaan en tegelijkertijd de overgrote meerderheid van de klanten tevreden is?

Levertijd

Als bedrijf heb je met verschillende situaties te maken:

1. Een product is op voorraad en kan direct geleverd worden.
2. Het product is weliswaar niet op voorraad, maar wel in productie, zodat het relatief snel geleverd kan worden.
3. Het product is niet op voorraad, maar gezien het feit dat alle onderdelen aanwezig zijn, kan snel gereageerd worden, waardoor de levertijd binnen het redelijke valt.
4. Er is geen voorraad en er zijn geen onderdelen. Alles zal besteld moeten worden en daarna gefabriceerd. Dat betekent een lange(re) levertijd.

Bij dit alles speelt de vraag naar een product natuurlijk een belangrijke rol. Is er sprake van een goed verkopend product dan zal de strategische voorraad voldoende zijn. Betreft het een product dat soms tijdelijk een grotere afzet kent, maar algemeen gesteld geen regelmatig afzet heeft, dan zullen er keuzes gemaakt moeten worden.

Strategische inkoop

Er zijn klanten die onregelmatig producten in kleine hoeveelheden bestellen. Zijn dat producten die een leuke winstmarge hebben, dan kan besloten worden altijd een kleine voorraad aan te houden of eventueel te kiezen voor strategische inkoop, waardoor op elk gewenst moment de producten geproduceerd kunnen worden. Deze overweging hangt samen met het feit dat het bijna niet mogelijk is een realistische levertijd te berekenen. Zelfs niet wanneer alle historische data bekend zijn en men de cumulatieve kans vaststelt.

Levertijd berekenen

Aan de hand van de aanwezige opdrachten, de historische vraag, de doorlooptijd van een product en de buffervoorraad kan de levertijd vastgesteld worden. Daar kan soms nog een extra factor aan worden toegevoegd. Dat kan te maken hebben met de grootte van het product. Zo zal een auto per schip en een kist prachtige wijn eerder per vliegtuig naar een buitenlandse klant geleverd worden. Om de levertijd vast te stellen, moeten keuzes gemaakt worden. Een strategische inkoop is daar slechts een van. Kostenafweging kan leiden tot inkoopkeuzes.

Uiteindelijk wordt winst niet alleen bepaald door de marge op een product, maar ook door kostenbeheersing. Zonder een betrouwbare vraagvoorspelling wordt het al moeilijker om de levertijd te berekenen. Hoeveel extra kosten wil of kan men toestaan om een klant binnen een redelijke termijn te beleveren? Kunnen die kosten omlaag dankzij de strategische inkoop? De inkoop zo regelen dat er op korte termijn onderdelen en grondstoffen geleverd worden, waardoor de vraag van een klant relatief snel kan worden ingevuld?

Wat mag het kosten?

Om de voorraadkosten te beperken wordt gebruik gemaakt van slimme programma’s, die door gebruik te maken van de historische omzet en de toekomstgerichte vraagprognose, vaststellen welke voorraadbuffer er aanwezig moet zijn. Door strategische inkoop kan een deel van de kosten bij de leverancier komen te liggen. Dat alles zal de verantwoordelijken echter niet vrijwaren van de vraag wat het mag kosten. Hoeveel voorraadkosten zijn verantwoord? Hoe kunnen we via strategische inkoop en gerichte inkoopkeuzes kosten voorkomen? Welke kostenafweging maken we per klant? Uiteraard zal voor een vaste klant een andere afweging gelden dan voor de individuele opdracht.

Vraagvoorspelling

Een ander element vormt de vraagvoorspelling. Hierop wordt de strategische inkoop uiteindelijk gebaseerd. Als extra factor geldt een eventuele campagne waarbij een product gepromoot wordt of waarbij een nieuw product op de markt gezet wordt. Hier wordt uitgegaan van een prognose, die gebaseerd kan zijn op de ervaringen met soortgelijke producten in het verleden. Het is echter moeilijk hiervoor een strategische inkoop vast te stellen, aangezien er nog geen historische gegevens bekend zijn. Een grotere order kan dit proces vergemakkelijken. Waarbij dan wel geldt dat of extra productietijd wordt ingezet of dat de klant weet dat de levertijd iets langer kan uitvallen in verband met mogelijke aanloopproblemen.

Voorkomen?

Zijn leverproblemen te voorkomen? Kan een dynamische levertijd helpen om een goede naam op te bouwen en te houden? Dynamisch betekent krachtdadig en actief, maar ook flexibel en dus minder voorspelbaar. Is dat de boodschap naar de klant toe? Dat alles in het werk gesteld wordt zo spoedig als mogelijk te leveren? En wanneer is er sprake van een te late levering? Wat te doen wanneer dat het geval is?

Bijvoorbeeld aanbieden de leveringskosten niet in rekening te brengen? Wie gebruik maakt van een strategische inkoop kan bij plotselinge grote vraag in het nauw komen met levertijden. Zeker wanneer korte levertijden worden beloofd. Strategische inkoop hangt daardoor samen met het verkoopmanagement. Wie bij de verkoop te veel beloofd, kan in de problemen komen bij de levering. Door gebruik te maken van slimme software kan veel voorkomen worden, maar nooit alles. Investeren in en slimme software en constante training van het personeel is een voorwaarde om de levertijd waar te maken, waar problemen ontstaan in te grijpen en, zeker niet onbelangrijk, om op tijd aan de bel te trekken en te waarschuwen wanneer er een leverprobleem ontstaat. Zoals gezegd kan dan een eventuele reductie op de leveringskosten mogelijk ondersteunend werken om de klant tevreden te houden.

Uit ervaring leren

Mensen die langer in het vak zitten, weten dat te veel beloven meestal leidt tot problemen met de levertijd. Goede software kan ondersteunend werken om die problemen te reduceren.