De voordelen van goed artikelbeheer

Artikelbeheer

Als er twee zaken zijn waarvan iedere manager droomt, dan zijn het wel zicht op het gehele productieproces en kostenbeheersing. Helaas blijkt maar al te vaak dat deze twee onderwerpen grillig en onvoorspelbaar zijn. Of zijn er wel degelijk oplossingen voor te vinden?Het bedrijf dat zowel aan de inkoop- als verkoopzijde zicht heeft op de stroom en voorraad aan artikelen krijgt daarmee ook vat op het assortimentsbeheer en kan werken aan voorraadoptimalisatie.

Goed artikelbeheer kan namelijk naast verkoopprognoses geplaatst worden, waardoor er snel zicht komt op wat werkelijk nodig is, wat voorhanden is en waar al dan niet bijgespijkerd moet worden. Op die manier worden artikelparameters ontwikkeld die bijdragen aan het op peil brengen van de aanwezige voorraden en zo ook bijdragen aan het beheren van kosten. Uiteraard zal als extra analyseonderdeel ook het historisch uitvalpercentage een rol spelen aangezien foutproducten wel voorraad opslokken, maar geen verkoop genereren. Er is dus altijd belang bij foutreductie.

Stamgegevens

Waar vaak mee geworsteld wordt, is het naast elkaar plaatsen van de stamgegevens van de producten en het aanbod van onderdelen en halffabricaten. Artikelnummers die niet corresponderen, een ruim aanbod door verschillende leveranciers. Het is een wirwar die veel tijd vraagt om het passend te maken. Daar staat tegenover dat een dergelijk overzicht ideaal is voor een goed artikelbeheer.

Snel en eenvoudig het juiste artikelnummer bij de hand hebben past binnen een strategie van optimale voorraad, flexibele inkoop en het snel leveren van gegevens voor een voorcalculatie. ERP-systemen kunnen hierbij een belangrijke rol spelen. Wie namelijk de stamgegevens eenmaal op orde heeft, zal weinig tijd nodig hebben om zaken toe te voegen of te verwijderen. Hierdoor wordt het eveneens makkelijk een assortimentsanalyse door te voeren.

Prijsbeheer

Uitgangspunt is dat de voorcalculatie helpt een prijs vast te stellen die uiteindelijk een zo optimaal mogelijke winst genereert. Door courante en heldere cijfers binnen de productielijn, kan een foutreductie snel ontwikkeld worden. Wie op ieder moment, op iedere plek, de productiegegevens inzichtelijk heeft, kan tevens snel en effectief ingrijpen. Artikelbeheer speelt daarbij een rol van betekenis aangezien de planning dankzij de actuele gegevens zicht heeft op de resultaten van de foutreductie, het voorraadpeil van zowel onderdelen als verkoopklare producten en de stand van zaken aangaande de order. Goed artikelbeheer draagt op die wijze bij aan het prijsbeheer en de winstoptimalisatie.

Systeembeheer

Systeembeheerders weten als geen ander hoe moeilijk het kan zijn om artikelparameters te combineren met de assortimentsanalyse. Met name wanneer het complexe producten met veel verschillende onderdelen betreft. Daar staat tegenover dat goed artikelbeheer omgekeerd ondersteunend kan werken bij het ontwikkelen van nieuwe producten. Wie zijn artikelbeheer zodanig op orde heeft dat het bij de ontwikkeling van een nieuw product direct zicht geeft op de aanwezige onderdelen, kan mogelijk de aanwezige onderdelen gebruiken bij de ontwikkeling van het product. Hierdoor kan het aantal op voorraad benodigde artikelen teruggedrongen worden. Systemen zoals een ERP-systeem zijn op die manier voor meer dan alleen puur artikelbeheer te gebruiken.

Assortimentsbeheer

Door optimaal artikelbeheer ontstaat er zicht op wat er aanwezig is, wat er gebruikt wordt, wanneer wat gebruikt wordt, voor welk product het gebruikt wordt en of hetzelfde onderdeel bij meerdere leveranciers besteld wordt. Zo kan een prijsvergelijking gemaakt worden en wordt onder andere de strategische overweging om een leverancier wel of niet aan te houden zichtbaar. Dat helpt bij het prijsbeheer, maar ook bij het aanbieden van producten. Wanneer de verkoopafdeling direct gegevens op kan vragen betreffende bestaande producten kan de levertijd snel worden bepaald. Assortimentsanalyse biedt op die wijze veel meer dan een pure opsomming van wat aanwezig is, bij wie verkrijgbaar, tegen welke prijs en welke levertijd gehanteerd wordt. Het levert makkelijk te verwerken optimale gegevens gebaseerd op letterlijk voorraad en historische productiegegevens, die zowel de verkoop van producten kunnen intensiveren als kunnen helpen de levertijd te verkorten.

Productie ondersteunen

Tussen inkoop en verkoop zit normaliter het productieproces. Dat kan heel eenvoudig zijn aangezien het te verkopen product alleen opgeslagen hoeft te worden. Of het kan letterlijk betekenen dat er een product moet worden gerealiseerd. In het eerste geval helpt de voorraadoptimalisatie het voorkomen van winkeldochters, die uiteindelijk met korting hun weg moeten zien te vinden of letterlijk als verliespost eindigen. In het tweede geval betekent goed assortimentsbeheer dat de productielijnen goed zichtbaar worden.

Wie kennis heeft van de aanwezige voorraad halffabricaten en eindproducten voorkomt dat er teveel producten op voorraad gehouden worden. Dankzij een perfect artikelbeheer geldt dit voor het gehele proces, dus vanaf de inkoop. Dankzij een strikte voorraadoptimalisatie is er direct zicht op wat wel en niet kan, en krijgt de planning steeds sneller zicht op eventuele bottlenecks en op leververtragingen doordat er onverwachte storingen ontstaan. Dankzij een ERP-systeem is een analyse snel gemaakt, kunnen gegevens snel naast elkaar gelegd worden en kan efficiënt ingegrepen worden waar dat noodzakelijk is.

Voordelen artikelbeheer

Een goed artikelbeheer is de basis van een goed productieproces. Drie redenen waarom deze ondersteuning zoveel oplevert, zijn:

1. Het voorkomen dat een te grote voorraad aan onderdelen aangehouden wordt.
2. Het voorkomen dat een te grote voorraad aan eindproducten aangehouden wordt.
3. Zicht krijgen op de productieflow. Dat helpt uitval terug te dringen, bottlenecks op te lossen, mogelijk zelfs delen van het productieproces aan te passen en kan helpen voorkomen dat er voor nieuwe producten steeds weer nieuwe onderdelen ontworpen worden, waar mogelijk reeds aanwezige ingezet zouden kunnen worden. Zo kan assortimentsbeheer helpen de winstmarge te verhogen.

Voorraadniveaus verlagen?

Download dan ons whitepaper