Inkoopplan: Basics, keuzes en voorbeelden

De basics van het inkoopplan

Het Inkoopplan is voor een business-to-business distributeur kritisch. De inkoop is direct gerelateerd aan de voorraadniveaus, en kan dan ook het verschil vormen tussen winst en verlies. In de B2B-distributie wordt de voorraad verkocht tegen een prijs per eenheid die niet veel hoger is dan de inkoopprijs. Overbodige voorraad drukt dus direct de winst.

Bij het inkopen zijn ook andere punten van belang: Zo is het belangrijk om bij iedere order voldoende te bestellen. Je beperkt de transportkosten en profiteert van eventuele bulkkortingen. Tegelijkertijd kan teveel bestellen tot overtollige voorraad leiden. U moet daarin een balans vinden om de winst te optimaliseren. Inkoopmanagers moeten kiezen tussen een reactieve en een pro actieve inkoopplan door de voor- en nadelen af te wegen.

Een reactieve benadering van de inkoop – zoals bij de ‘Just In Time’ (JIT) aanpak – houdt in dat het bedrijf alleen inkoopt zodra er voorraad nodig is. Met deze aanpak zit er minder werkkapitaal vast in voorraden. Tegelijkertijd is er het risico dat vertragingen bij leveranciers leiden tot tekorten en een afname van het vertrouwen bij klanten. Dat kan de verkoop en omzet schaden. Een proactieve aanpak van het inkoopproces betekent dat er altijd voldoende voorraad is om in de behoefte te voorzien. Maar de voorraad moet wel zodanig worden gemanaged dat overtollige voorraad wordt voorkomen. In de praktijk is een mix van bovengenoemde aanpakken nodig om tot een strategie te komen die zowel voor de klanten als het bedrijf goed werken.

Belangrijkste overwegingen

Er zijn vier belangrijke zaken om te overwegen bij het ontwikkelen van je inkooplan:

1. Klantbehoeften

Allereerst kijkt ieder bedrijf naar zijn klanten. Want zonder klanten is er geen omzet. In de business-to-business distributie van goederen is de klant meestal onderdeel van een grotere toeleveringsketen, waarin betrouwbaarheid centraal staat. De inkoopplanning moet de beschikbaarheid van voorraad altijd kunnen garanderen, en dat zou dan ook de primaire doelstelling moeten zijn.

2. Bedrijfsdoelstellingen

Natuurlijk is een goede klantrelatie van het grootste belang om voor een stabiele omzet te zorgen. Tegelijkertijd moet de bedrijfsvoering een stevige basis hebben om die klanten ook echt te kunnen bedienen. Te veel voorraad beperkt het werkkapitaal, en daarmee komen doelstellingen als groei en diversificatie in het gedrang. Het kan ook leiden tot verouderde voorraden, waarmee je rechtstreeks de winstgevendheid vermindert. Er moet dus balans zijn tussen de klantbehoeftes en de eisen vanuit de bedrijfsvoering.

3. Magazijnbeheer en opslagfaciliteiten

Magazijnbeheer heeft eigen opslagkosten die bovenop de reguliere operationele kosten komen. Denk daarbij aan personeel en gebouwen. Het is dan ook essentieel dat een bedrijf optimaal gebruik maakt van deze faciliteiten om de omzet zo groot mogelijk te maken. Tegelijkertijd moet de inkoopstrategie rekening houden met de maximaal beschikbare opslagcapaciteit. Opslagruimte voor overtollige voorraad kan niet worden gebruikt voor andere producten. Inkooporders moeten dus zo goed mogelijk zijn afgestemd op de vraag. Maar ook moet het bedrijf in staat zijn om items waarvan ruim voldoende voorraad is, te verplaatsen naar magazijnen met een tekort. Dat levert weer opslagruimte op voor andere goederen.

4. Budget

Los van de inkoopkosten van de voorraad, moet het bedrijf ook nadenken hoe de kosten van de voorraadketen in de begroting passen. De gehanteerde inkoopstrategie moet de kosten van onder andere magazijnpersoneel en HR-management zoveel mogelijk beperken. Tegelijkertijd moeten de primaire

 processen gestroomlijnd worden voor een maximale efficiëntie. Door op deze manier de kosten te beperken, voorkomen we dat die de winst afromen.

Ondersteuning bij je inkoopplan

Om inkoopbeslissingen te nemen waarbij je rekening houdt met alle genoemde zaken, moet je een compleet overzicht hebben over je bevoorradingsprocessen. Inkoopsoftware helpt je te de relatie tussen klantorders en inkoop helder te krijgen en erop te sturen.
Op soortgelijke wijze kan een koppeling tussen inkoopsoftware en voorraadmanagement software je real-time inzicht geven in het magazijnbeheer. Daarmee is het mogelijk om voorraad naar die plekken binnen het bedrijf te verplaatsen waar dat nodig is. Je voorkomt er over-bevoorrading en verouderde voorraad mee.

Deze verbeterde efficiëntie verlaagt de kosten van ondersteunende functies, en verbetert daarmee de winstgevendheid. Bovendien kan met behulp van historische data uit de softwaresystemen een hybride inkoopstrategie worden gehanteerd. Je kunt snel reageren op ad hoc orders maar evengoed de historische data gebruiken om seizoenvariaties en vraagpieken te voorspellen. Dat draagt bij aan een proactieve inkoopstrategie.

Om de voordelen van een goed inkoopplan te benutten, is Enterprise Resource Planning (ERP) software de beste optie om mee te starten in het magazijn. Check onze whitepaper De gids voor uw ERP-systeemuitbreidingen. Het helpt je bij de keuze van het juiste ERP-systeem voor je bedrijf.

Meer weten over de mogelijkheden van EazyStock? Vraag dan een gratis demo aan!