Laat uitzonderlijke vraag de inkoopprognoses niet verstoren

Elke ondernemer probeert zijn data te begrijpen. Maar in de praktijk zijn gegevens vaak niet eenvoudig te interpreteren en patronen moeilijk te herkennen. Bij uitzonderlijke veranderingen in de vraag naar een product, een zogenaamde outlier, reageren veel bedrijven niet adequaat. De incidenteel hoge vraag wordt meegenomen in de inkoopprognose waardoor er te veel wordt ingekocht. Het is belangrijk om outliers tijdig te signaleren. Uitzonderlijke pieken in de vraag hebben namelijk een groot effect op de voorraadomvang en dus op de winstgevendheid van de onderneming.

Wat is een outlier?

Een outlier is een waarneming die exponentieel afwijkt van andere waarden in een willekeurige steekproef van een populatie. Zie het voorbeeld in figuur 1. Er is een outlier binnen de verkooptransacties. Het is overduidelijk dat de vraag in augustus aanzienlijk hoger is dan de vraag in de maanden juni en juli.

Figuur 1: Een outlier in de verkooptransacties.

Oorzaken van outliers

Voor een inkoopafdeling is het van belang te weten dat er binnen een periode een outlier geconstateerd is en wat hiervan de oorzaak is. Zo kan de inkoopafdeling tijdig de juiste acties ondernemen. Het ontstaan van een outlier kan verschillende oorzaken hebben:

Een ‘run’ op het artikel vanwege populariteit
Een speciale verkoopactie met het product
Een incidenteel hoge vraag van een klant of een grote projectorder

In het geval van een run op het artikel moet de afdeling inkoop snel schakelen. Bij een populair artikel moet er snel worden ingekocht om aan de vraag te kunnen blijven voldoen en geen omzet mis te lopen. Zelfs inkoop tegen een hogere kostprijs dan normaal is dan gerechtvaardigd.

Wanneer het een promotie- of verkoopactie betreft is het van belang dat de verkoopafdeling vooraf een goede forecast doorgeeft aan de inkoopafdeling. Afhankelijk van de software die wordt gebruikt kan de inkoopafdeling hier meestal goed op inspelen. Met een voorraadoptimalisatiesysteem kan een percentage worden toegevoegd aan de normale verkoopprognose. Deze kan de te verwachte extra verkopen van de actie dekken.

Bij fors toegenomen vraag van slechts één klant is het belangrijk om te weten of deze toename een trend of eenmalig is. Alleen dan kan de inkoopafdeling bepalen of de voorraad moet worden opgehoogd of dat de voorraadhoogte juist stabiel moet blijven.

Het handmatig herkennen, beheren en inspelen op outliers is een intensieve en tijdrovende klus voor een inkoopafdeling. Zeker als het artikelbestand erg groot is en er veel transacties zijn.

Voorraadoptimalisatie-software kan hierbij ondersteunen. In figuur 1 is te zien dat de verkoopprognose (forecast) stabiel blijft na de piek in de vraag. De outlier wordt automatisch herkend door de voorraadoptimalisatie-software. Echter, in het geval van meerdere outliers achter elkaar, bijvoorbeeld binnen een periode van 3 maanden zal een voorraadsysteem de outliers meenemen als normale vraag en een positieve trend signaleren voor dat artikel. Zo worden de juiste hoeveelheden besteld.

Transactionele outliers en periodieke outliers

Figuur 2: Periodieke outlier

Binnen verkooptransacties kunnen outliers op verschillende manieren worden gemarkeerd. We spreken van een periodieke outlier als er een uitzonderlijke vraag is binnen een bepaalde periode van bijvoorbeeld een maand. Figuur 2 toont een periodieke outlier. Hier is te zien dat in de maand februari er een bovengemiddelde vraag was, omdat het totaal van alle orders hoger is dan in de voorgaande maanden.

Figuur 3 toont een transactionele outlier. We zien in de periode een vraag van in totaal acht stuks. Daarvan zijn vijf stuks op één order zijn besteld. Deze transactie wijkt dusdanig af van de andere transacties dat deze uitgesloten kan worden voor de inkoopprognose.

Transactionele outliers markeren is nauwkeuriger dan periodieke outliers markeren. Bij een transactionele outliers worden alleen de echte uitschieters uitgesloten en niet de gehele periode. Dat levert een veel nauwkeuriger beeld en dus betere inkoopvoorstellen op.

Zonder voorraadoptimalisatie-software is het markeren van transactionele outliers arbeidsintensief. Er moeten ingewikkelde statische formules gebruikt worden, zoals het bepalen van de interkwartielafstand, om tot de juiste inzichten te komen. Met de juiste voorraadoptimalisatie-software worden deze ingewikkelde statistische berekeningen automatisch gedaan.

Figuur 3: Transactionele outlier.

Goed voorraadbeheer is essentieel

Het op de juiste manier omgaan met outliers om zo de inkopen optimaal aan te laten sluiten op de te verwachte verkopen is slechts één van de vele optimalisatiemogelijkheden. Andere aandachtspunten zijn:

Het verlagen van de voorraadniveau’s
Het vrijmaken van werkkapitaal
Het verbeteren van de servicegraad en minder nee-verkopen

Voorraadoptimalisatie-software helpt hierbij, onder andere door op de juiste manier om te gaan met pieken in de vraag en voorraadniveaus hierop af te stemmen. Wat je wil voorkomen is te veel of juist te weinig inkopen, omdat dit leidt tot extra kosten, lagere marges en dus lagere financiële prestaties. Geoptimaliseerde voorraadplanning leidt tot de best mogelijke financiële prestaties.